UI za revizijo in skladnost: Nepretrgano spremljanje namesto panike v trenutku
Revizije so stresne. Revizorji prihajajo. Poiskati morate podporno dokumentacijo za tisoče transakcij. Preizkusite kontrole. Dokazati, da so bili postopki upoštevani. Razložiti izjeme.
Poskušate zbrati dokaze. Vzemite vzorce. Sestavite revizijske datoteke. Odgovarjate na vprašanja. Upajte, da se ne bo našlo nič pomembnega.
Notranje kontrole je treba stalno spremljati. Razdelitev dolžnosti. Delovni tokovi odobritve. Pravice dostopa. Pregledi vnosov v dnevnik. Večina podjetij preverja enkrat letno med revizijo. Težave so več mesecev neodkrite.
Predpisi se nenehno spreminjajo. Novi računovodski standardi. Posodobljena davčna pravila. Zahteve panoge. Nekdo mora spremljati, kaj velja za vas, in zagotavljati skladnost.
To je preverjanje dela. Zaznavanje vzorcev. Prepoznavanje izjem. Spremljanje pravil. Umetna inteligenca je ustvarjena prav za to.
UI ne nadomešča revizorjev ali presoje. Neprestano spremlja transakcije. Označuje izjeme, ko se zgodijo. Samodejno pripravlja dokumentacijo. Omogoča zgodnje odkrivanje težav, namesto da jih odkrijete med revizijo.
Izziv revizije in skladnosti
Tradicionalna revizija in skladnost sta točkovni:
Letna revizija:
Pojavijo se revizorji. Preizkusite vzorec transakcij. Preglejte stanja ob koncu meseca ali leta. Preverite, ali so bili postopki upoštevani. Vse težave, ki jih odkrijejo, so se zgodile pred meseci. Prepozno, da bi jih zlahka odpravili.
Četrtletni pregledi:
Nekoliko pogosteje, vendar še vedno v trenutku. Pogled nazaj. Odkrivanje težav po tem, ko so že vplivale na vaše finančne rezultate.
Kontrolno testiranje:
Preizkusite vzorec 25 ali 50 transakcij. Upajte, da vzorec predstavlja celotno populacijo. Upajte, da v tisočih drugih transakcijah ni ničesar izmaknjenega.
Ročno spremljanje:
Kontrolorji in vodje računovodstva preverjajo na kraju samem. Preglejte dnevniške zapise. Poiščite nenavadne transakcije. Vendar ne morejo preveriti vsega. Zanašajo se na vzorčenje in presojo.
Sledenje skladnosti:
Nekdo mora spremljati regulativne spremembe. Določiti vpliv. Posodobiti postopke. Usposobiti osebje. To je veliko, s čimer je treba biti na tekočem.
Rezultat: Težave se skrijejo do revizije. Kontrole lahko več mesecev ne delujejo, kot je bilo predvideno, preden kdo to opazi. Težave s skladnostjo se kopičijo.
Umetna inteligenca to spreminja iz rednega preverjanja v neprekinjeno spremljanje.
Kaj umetna inteligenca naredi za revizijo in skladnost
Nenehno spremljanje transakcij
UI namesto vzorčenja preveri vsako transakcijo. Ne mesečno. Ne četrtletno. Neprekinjeno.
Spremljanje na podlagi pravil:
Določite pravila. Umetna inteligenca vsako transakcijo preveri glede na ta pravila:
- Vnosi v dnevnik nad $50K potrebujejo odobritev
- Poročila o izdatkih, ki presegajo omejitve pravilnika, mora podpisati direktor.
- Plačila prodajalcem brez naročilnic je treba pojasniti
- Medpodjetniške transakcije morajo biti uravnotežene
- Pripoznavanje prihodkov mora biti v skladu s sodili
Kršeno pravilo? UI ga takoj označi. Ne med pregledom naslednji mesec. Takoj zdaj.
100% testiranje, ne vzorčenje:
Revizorji preizkušajo vzorce, ker je ročno preizkušanje vsega nemogoče. Umetna inteligenca preizkusi vse. Vsako posamezno transakcijo. Vsak dan.
Če se pojavi težava, jo takoj odkrijete. Če ga ni, imate dokaz, da nadzor deluje za celotno populacijo in ne le za vzorec.
Opozorila v realnem času:
Odkrita težava? Obvestilo se takoj pošlje. E-pošta, Slack, Teams, mobilni potisni sistem. Vse, kar je primerno za vašo ekipo. Težave se obravnavajo, dokler so sveže in jih je mogoče odpraviti.
Samodejno zaznava nepravilnosti
Nekatere težave ne kršijo posebnih pravil. So le nenavadni. Umetna inteligenca to opazi.
Statistične anomalije:
Znesek transakcije je 3 standardne odklone od povprečja za ta račun. Lahko je zakonit. Lahko gre za napako. Vredno je preveriti.
Prekinitve vzorca:
Ta prodajalec običajno dobi $5,000-$7,000 mesečno. Ta mesec znaša $25,000. Kaj se je spremenilo?
Časovne anomalije:
Velik dnevniški zapis, objavljen ob 23:47 na zadnji dan četrtletja. Morda je v redu. Morda gre za upravljanje dobička. Označite za pregled.
Anomalije v odnosih:
Prihodki so se povečali za 20%, vendar so stroški pošiljanja ostali nespremenjeni. Običajno se gibljejo skupaj. Zakaj tokrat ne?
Anomalije vedenja uporabnikov:
Ta uporabnik običajno objavi 5-10 vnosov v dnevnik na mesec. Ta mesec jih je objavil 47. Kaj se dogaja?
Umetna inteligenca ne obtožuje. Označuje. "To je videti nenavadno. Nekdo bi moral to preveriti." Vaša ekipa to preveri in potrdi, da je vse v redu, ali pa odkrije težavo.
Samodejno preizkusi kontrole
Notranje kontrole je treba preizkusiti. Običajno se izvaja enkrat letno ali četrtletno z vzorčenjem. UI testira neprekinjeno.
Ločevanje dolžnosti:
Umetna inteligenca preveri: Ali je ustvarila in odobrila ista oseba? Ali je ista oseba naročila in prejela? Ali je ista oseba vnesla in knjižila? Kršitve so takoj označene.
Delovni tokovi odobritve:
Ali je bila pred obdelavo pridobljena odobritev? Ali je odobritev izdala pooblaščena oseba? Ali je bil znesek odobritve zadosten glede na velikost transakcije? Vsaka transakcija je bila preverjena.
Nadzor dostopa:
Kdo ima dostop do česa? Ali je dostop koga presegel njegovo vlogo? Ali so odpuščeni zaposleni še vedno aktivni v sistemih? Umetna inteligenca spremlja neprekinjeno.
Skladnost z uskladitvijo:
Ali se računi usklajujejo pravočasno? Ali se uskladitve pregledujejo? Ali se uskladitvene postavke sproti obračunavajo? UI vse to spremlja.
Skladnost s politiko:
V pravilniku o izdatkih je navedeno, da so obroki pod $75. Nekdo predloži $120. Pravilnik pravi, da je za mednarodno potovanje potrebna odobritev podpredsednika. Nekdo rezervira brez nje. UI ugotovi kršitve pravilnika.
Rezultat: Rezultat: Veste, da kontrole delujejo, oziroma natančno veste, katere ne, in jih lahko takoj popravite.
pripravlja revizijsko dokumentacijo
Ko pridejo revizorji, zahtevajo dokumentacijo. UI jo ima pripravljeno.
Samodejne revizijske sledi:
Za vsako transakcijo umetna inteligenca dokumentira:
- Kdo ga je ustvaril in kdaj
- Kdo ga je odobril in kdaj
- Katera dokazila obstajajo.
- Katere kontrole so bile preizkušene in rezultati
- morebitne izjeme in način njihovega reševanja
Celotna pot. Ročno beleženje ni potrebno.
Organizirani dokazi:
Revizorji želijo videti transakcije po vrstah? Po znesku? Po datumu? Umetna inteligenca vse uredi na poljuben način. Nobenega brskanja po datotekah.
Poročila o izjemah:
Tukaj so vse transakcije, pri katerih so bile kršene kontrole. Tukaj je opisano, kako je bila vsaka od njih rešena. Tukaj je odobritev za razveljavitev pravilnika. Vse je dokumentirano in urejeno.
Rezultati kontrolnega testiranja:
Preizkusili ste vsako transakcijo in ne vzorca. Tukaj je metodologija testiranja. Tu so rezultati. Tu so dokazi, da kontrole delujejo. Ekstrapolacija na podlagi vzorcev ni potrebna.
Spremni dokumenti:
Je za to transakcijo potreben račun? AI ga ima povezanega. PO? Povezan. Elektronsko sporočilo o odobritvi? Povezano. Potrdilo o prejemu? Povezano. Vse na enem mestu.
Namesto da bi dva tedna zbirali revizijsko dokumentacijo, porabite dve uri za pregled dokumentacije, ki jo je umetna inteligenca že pripravila.
Spremlja spremembe predpisov
Predpisi se nenehno spreminjajo. Umetna inteligenca vam pomaga, da ste v koraku z njimi.
Spremlja ustrezne vire:
Izjave FASB. Posodobitve IRS. Obvestila panožnih regulatorjev. Državne davčne spremembe. UI spremlja vire, ki so pomembni za vaše poslovanje.
Filtri za tisto, kar je pomembno:
Vse spremembe ne vplivajo na vas. Umetna inteligenca prepozna, kaj je pomembno glede na vašo panogo, strukturo in delovanje.
Povzema učinek:
Nov standard za obračunavanje najemov? AI povzema, kaj se je spremenilo in kako to lahko vpliva na vaše finančne izkaze. Ne gre za pravni nasvet, ampak za informiran povzetek.
Roki za zastave:
Datumi veljavnosti. Roki za uskladitev. Zahteve za vložitev. UI spremlja pomembne datume, tako da ničesar ne zamudite.
predlaga spremembe postopkov:
Na podlagi regulativnih sprememb umetna inteligenca predlaga, katere procese bi bilo morda treba posodobiti. Izhodišče za načrtovanje skladnosti vaše ekipe.
Za razlago in izvajanje še vedno potrebujete strokovno znanje. Toda umetna inteligenca zagotavlja, da boste o spremembah izvedeli zgodaj in da ne boste ničesar zamudili.
Prepoznavanje kazalnikov tveganja goljufije
Umetna inteligenca ne more dokazati goljufije. Lahko pa označi vzorce, ki zahtevajo preiskavo.
Nenavadni vzorci transakcij:
Računi prodajalcev, ki so tik pod pragom odobritve. Ponavljajoči se zaokroženi zneski v dolarjih. Transakcije ob koncih tedna ali praznikih. Zaporedne številke računov različnih prodajalcev.
Vedenjske rdeče zastavice:
Uporabnik dostopa do sistemov ob neobičajnem času. Nenavadna količina ročnih vnosov v dnevnik. Prekrivanje kontrolnih mehanizmov. Dostop do sistemov zunaj običajne vloge.
Rdeče zastave prodajalca:
Nov prodajalec brez postopka zbiranja ponudb. Naslov prodajalca se ujema z naslovom zaposlenega. Več prodajalcev z istim bančnim računom. Prodajalec, ki samo izdaja račune, nikoli pa ne dostavlja.
Finančne rdeče zastave:
Popravki zalog se vedno zmanjšajo, nikoli povečajo. Vračila prodaje takoj po koncu četrtletja. Prerazvrstitve med konti ob koncu obdobja.
Ti podatki ne dokazujejo ničesar. Vendar jih je vredno raziskati. Umetna inteligenca nanje opozori, da se ne skrijejo v tisočih običajnih transakcij.
Kaj to pomeni za vas
Za finančne direktorje in vodje financ
Bolje spite pred klici o zaslužkih:
Če nadzor spremljamo neprekinjeno in težave odkrijemo zgodaj, je presenečenj manj. Manj panike v smislu "med pripravo na revizijo smo odkrili težavo".
nižji stroški revizije:
Če je dokumentacija urejena in kontrole stalno preizkušene, so revizije hitrejše. Hitrejše revizije stanejo manj. Nekatera podjetja prihranijo 30-50% pri stroških revizije.
Boljše notranje kontrole:
Točkovno preizkušanje prikazuje samo kontrole, ki so delovale za vzorec. Neprekinjeno spremljanje pokaže, da delujejo za vse. Boljši dokazi. Večje zaupanje.
Zgodnje odkrivanje težav:
Težave poiščite v nekaj dneh in ne mesecih. Odpravite jih, dokler so majhne. Izogibajte se bistvenim pomanjkljivostim, ki jih je treba razkriti.
Zagotavljanje skladnosti z zakonodajo:
Vedite, da ste seznanjeni z ustreznimi spremembami. Vedeti, da so roki upoštevani. Veste, da se postopki posodabljajo. Manj skrbi, da bi zamudili kaj pomembnega.
Za kontrolorje in vodje računovodstva
Prenehajte se bahati med revizijo:
Dokumentacija je pripravljena. Kontrolno testiranje je opravljeno. Obstajajo poročila o izjemah. Namesto sestavljanja pregledate.
Zgodnje odkrivanje napak:
Napačna koda GL? Ujeto takoj. Manjkajoča odobritev? Ujeto takoj. Popravite jo zdaj, namesto da jo kasneje razlagate revizorjem.
Dokazi, da nadzor deluje:
Ne pa "preizkusili smo 25 transakcij in so bile uspešne". Pač pa "neprekinjeno smo testirali vseh 15.000 transakcij in tukaj so rezultati."
Osredotočite se na izboljšave in ne na gašenje požarov:
Če so težave označene takoj, lahko odpravite temeljne vzroke, namesto da nenehno odkrivate nove težave.
Boljše poročanje o upravljanju:
Finančnemu direktorju in revizijski komisiji poročajte o uspešnosti nadzora z dejanskimi podatki in ne z ocenami na podlagi vzorcev.
Za revizorje (notranje in zunanje)
Boljši revizijski dokazi:
Testiranje populacije namesto vzorčenja. Popolne revizijske sledi. Organizirana dokumentacija. To so boljši dokazi za revizijska mnenja.
Hitrejše revizije:
Manj časa za zbiranje informacij. Več časa namenite presoji in področjem tveganja. Revizije so hitreje zaključene.
Osredotočite se na področja presoje:
Opravljajo se redni kontrolni testi. Porabite čas za ocene, vrednotenja in področja presoje vodstva. Opravite revizijsko delo z višjo vrednostjo.
Možnosti stalnega zagotavljanja:
Za notranjo revizijo to omogoča programe stalnega zagotavljanja. Spremljanje skozi vse leto namesto rednih revizij.
Pogosti scenariji revizije in skladnosti
Spremljanje razmejitve dolžnosti
Vaša polica: Ista oseba ne more ustvarjati in odobravati računov.
Umetna inteligenca spremlja vsak račun:
- Račun, ki ga je ustvaril uporabnik A
- Uporabnik A odobri račun
- Odkrita kršitev ločevanja nalog
- Opozorilo, poslano računovodji
- Vodja preiskuje: Uporabnik A je nadomeščal nekoga, ki je bil na dopustu, in je pozabil na drugačno odobritev
- Račun je ponovno posredovan ustreznemu odobrilcu.
- Incident zabeležen za razpravo o kontrolnih pomanjkljivostih
Težava je bila takoj ugotovljena in odpravljena. Ni bila odkrita med revizijo ob koncu leta.
Odkrivanje nenavadnih vnosov v dnevnik
UI spremlja vpise v dnevnik:
- Velik ročni vnos v dnevnik, objavljen zadnji dan četrtletja
- Vnos se stornira prvi dan naslednjega četrtletja
- Vnos ima minimalno dokumentacijo.
- Vzorec se ujema s kazalniki tveganja upravljanja dobička
- Označeno za pregled krmilnika
- Kontrolor preiskuje: Zakonito zaračunavanje za znane stroške, dokumentacija je nezadostna
- Pridobljena in priložena dodatna dokumentacija
- Vnos je bil pregledan in odobren za nazaj
Legitimen vnos, vendar je umetna inteligenca pred revizijo odkrila pomanjkljivosti v dokumentaciji.
Glavni prodajalec Preprečevanje goljufij
V sistem je dodan nov prodajalec:
- UI preveri naslov prodajalca glede na naslove zaposlenih
- Najdeno ujemanje: naslov prodajalca se ujema z domačim naslovom uradnika AP
- Takojšnje opozorilo kontrolorju in finančnemu direktorju
- Začela se je preiskava
- Izkazalo se je, da je zaposleni ustvaril navideznega prodajalca za predložitev lažnih računov.
- Goljufije zaustavljene pred obdelavo prvega plačila
Brez spremljanja z umetno inteligenco bi to lahko ostalo neopaženo več mesecev ali let.
Priprava na revizijo
Revizorji pridejo na letno revizijo:
- Zahtevajte seznam PBC (ki ga zagotovi stranka)
- Umetna inteligenca samodejno ustvari večino podatkov PBC:
- Bilanca stanja? Generirano.
- Vodilni urniki? Ustvarjeno.
- Vzorec transakcij po kategorijah? Ustvarjeno.
- Rezultati kontrolnega testiranja? Za 100% populacije je bilo že opravljeno.
- Poročila o izjemah? Pripravljeno.
- Podporna dokumentacija? Urejena in povezana.
Kar je včasih trajalo dva tedna, zdaj za pregled in dokončanje potrebujemo dva dni.
Česa umetna inteligenca ne more storiti
Umetna inteligenca je učinkovita pri spremljanju in dokumentiranju. Vendar ima jasne omejitve:
Ne more izrekati pravnih sodb:
Ali je ta računovodska obravnava skladna z GAAP? Ali naj to razkrijemo? To zahteva računovodsko strokovno znanje in presojo.
Ne more oblikovati nadzora:
Umetna inteligenca lahko preveri, ali nadzor deluje. Ne more oblikovati, katere kontrole bi morali imeti. Za to je potrebno razumevanje vašega poslovanja in tveganj.
Ne more zagotoviti revizijskih mnenj:
Revizorji podajajo mnenja na podlagi strokovne presoje. UI zagotavlja dokaze in rezultate preizkušanja. Mnenje zahteva človeško strokovno znanje.
Ne more razlagati zapletenih predpisov:
Umetna inteligenca lahko označi regulativne spremembe in jih povzame. Natančno določanje, kako se nanašajo na vašo konkretno situacijo, pa zahteva strokovno znanje in izkušnje.
Ne more dokazati goljufije:
Umetna inteligenca označi sumljive vzorce. Za preiskavo in dokazovanje so potrebni človeška analiza, razgovori in presoja.
Ne more nadomestiti upravljanja:
Revizijski odbori. Nadzor upravnega odbora. Odgovornost uprave. To so še vedno človeške funkcije. Umetna inteligenca jih podpira, vendar jih ne nadomešča.
Umetna inteligenca odlično obvladuje preverjanje, spremljanje in dokumentiranje. Strokovno znanje, presoja in odgovornost ostajajo pri ljudeh.
Začetek
Začnite s področjem z največjim tveganjem ali največjimi napori:
Najprej izberite eno kontrolo, ki jo boste spremljali:
Ločevanje dolžnosti? Delovni postopki odobritve? Skladnost s pravili? Izberite tisto, ki je pomembna in jasno opredeljena. Dokažite, da spremljanje z umetno inteligenco deluje.
Določite jasna pravila:
UI potrebuje jasna pravila za spremljanje. "Stroški morajo biti razumni" je preveč nejasno. "Stroški prehrane nad $75 zahtevajo odobritev direktorja" je jasno.
Začnite z opozorili v majhni skupini:
Na začetku vseh ne preplavite z opozorili. Posredujte jih kontrolorju ali manjši skupini. Prilagodite pravila. Zmanjšajte število lažno pozitivnih rezultatov. Nato se razširite.
Dokumentirajte koristi:
Spremljajte, koliko težav je bilo ugotovljenih. Kako zgodaj so bile ugotovljene. Koliko časa je bilo prihranjenega pri reviziji. Izdelajte poslovno utemeljitev za širitev.
Postopoma se razširite:
Dodajte več kontrol za spremljanje. Dodajte več pravil. Dodajte več oseb, ki prejemajo opozorila. Sčasoma vzpostavite celovito spremljanje.
Sodelovanje z revizorji:
Pokažite jim, kaj počnete. Pridobite njihov prispevek. Cenili bodo populacijsko testiranje pred vzorčenjem. To lahko zmanjša obseg in stroške revizije.
Neprekinjeno spremljanje se ne zgodi čez noč. Lahko pa začnete z majhnimi koraki in jih sčasoma nadgradite.
Ste pripravljeni na neprekinjeno spremljanje namesto panike v trenutku?
Vsako podjetje ima različna tveganja. Različne kontrole. Različne revizijske zahteve. različne predpise.
Ne prodajamo splošnih kontrolnih seznamov skladnosti. Preučujemo vaše specifične kontrole. Vaša tveganja. vaše revizijske zahteve.
Nato sestavimo nadzor z umetno inteligenco, ki ustreza vašemu okolju. Isti nadzor, kot ga imate zdaj. Le da se spremlja neprekinjeno in ne občasno.
Začnemo z enim področjem. Dokažite, da neprekinjeno spremljanje deluje. Nato ga razširimo. Praktična avtomatizacija skladnosti, ki zmanjšuje tveganje in prihrani čas.
Pogovorite se z nami o svojih potrebah po reviziji in skladnosti
