Umetna inteligenca za uvajanje zaposlenih: Ustvarite odličen prvi vtis v velikem obsegu
Prvi vtis je pomemben. Ko nov zaposleni začne delati, mu prvi teden pove vse o vašem podjetju.
Nemoteno uvajanje? Strokovno. Organiziranost. Prepričani so, da so se pravilno odločili.
Neurejeno uvajanje v delo? Izgubljeno. Zmedeni. Sprašujejo se, v kaj so se zapletli. Nekateri odidejo, še preden zares začnejo.
Težava: uvajanje je ponavljajoče se, vendar podrobno. Enak postopek za vsako zaposlitev. Vendar je za vsakega zaposlenega potrebna dokumentacija, dostop do sistemov, oprema, usposabljanje, uvajanje. Če kaj izpustite, se pojavijo težave.
Umetna inteligenca se s tem odlično spopada. Vsakič sledi istemu postopku. Nikoli ne pozabi nobenega koraka. Spremlja, kaj je bilo opravljeno in kaj še ni. Na vprašanja novih zaposlenih odgovarja takoj.
Vaša ekipa preneha z urejanjem papirjev in začne sprejemati ljudi.
Zakaj je vkrcavanje težje, kot bi moralo biti
Na papirju je vključitev v sistem videti preprosta. Nova zaposlitev. Papirologija. Usposabljanje. Opravljeno.
Realnost je bolj zapletena.
Obrazci prispejo nepopolni. Dostop do IT se zavleče, ker je nekdo pozabil predložiti vozovnico. Naloge usposabljanja so ročne - nekdo mora poiskati, kaj je potrebno za posamezno vlogo. Naročila za opremo se ne morejo izvesti. Nove zaposlitve imajo vprašanja, vendar je kadrovska služba zaposlena z drugimi zadevami.
Novi zaposleni sedi in čaka. Morda na dostop do sistema. Morda na opremo. Morda na nekoga, ki mu bo povedal, kaj mora storiti. To ni dober začetek.
Vaša kadrovska služba se zaveda, da je to slabo. Niso leni ali nesposobni. So preobremenjeni. Vsaka nova zaposlitev pomeni več kot 20 nalog v več sistemih. Če to pomnožite z vsako zaposlitvijo na mesec, nastane kaos.
Nekaterim novim zaposlenim se je uvajanje v delo odlično posrečilo, ker jim je pomagala prava oseba. Drugi pa imajo grozno izkušnjo, ker so začeli delati med napornim tednom. Doslednost je nemogoča, če je vse ročno.
To ni težava ljudi. Gre za problem procesa. In umetna inteligenca je ustvarjena za procese.
Kako umetna inteligenca vpliva na prijavo na delovno mesto
Umetna inteligenca ne nadomešča kadrovske službe pri uvajanju v delo. Zagotavlja, da nič ne pade skozi razpoke. Tukaj je opisano, kako.
Obdelava dokumentov, ki dejansko deluje
Nove zaposlitve predložijo obrazce. Davčni dokumenti. Informacije o neposrednem pologu. Kontakti za nujne primere. Prijava na prejemke. Potrdila o sprejetju pravilnika.
Vsak obrazec mora nekdo pregledati. Izbrati podatke. Vnesti jih v sisteme. Dokumente je treba vložiti v datoteko. Prepričajte se, da ničesar ne manjka.
Umetna inteligenca to stori samodejno.
Obrazec prispe. Umetna inteligenca pridobi informacije. Potrdi, da so zahtevana polja izpolnjena. Podatke usmeri v prave sisteme - HRIS, plačilni sistem, platformo za ugodnosti. Dokument vloži v evidenco zaposlenega. Označi vse manjkajoče ali nepravilne podatke.
Ni ročnega vnosa podatkov. Ni napak pri prepisovanju. Nobenih obrazcev, ki bi se izgubili v uporabnikovem poštnem predalu. Samo obdelani in končani.
Če so obrazci nepopolni, UI takoj obvesti novega zaposlenega: "Na obrazcu za direktno nakazilo manjka številka računa. Prosimo, da ga ponovno predložite." Ne tri dni pozneje, ko ga kadrovska služba končno pregleda - takoj.
Samo to prihrani ure na novo zaposleno osebo. Pri več deset ali več sto zaposlitvah na leto se to hitro sešteje.
Naloga za usposabljanje, ki je dejansko prilagojena
Za vsako vlogo je potrebno usposabljanje. Usposabljanje o skladnosti. Sistemsko usposabljanje. Usposabljanje za posamezno vlogo. Navodila za oddelke.
Ročno dodeljevanje je zamudno. Preverite, kaj je potrebno za to vlogo. Preverite zahteve, specifične za posamezno lokacijo. Dodajte vsebino, značilno za oddelek. Ustvarite načrt usposabljanja. Vključite osebo. Spremljajte dokončanje usposabljanja.
AI se s tem ukvarja.
V sistem se vnesejo podatki o novi zaposlitvi - vloga, oddelek, lokacija. Umetna inteligenca ve, kakšno usposabljanje je potrebno za vsako kombinacijo. Samodejno ustvari prilagojen načrt uvajanja. Novo zaposlenega vpiše v prave tečaje. Določi roke glede na prednostne naloge.
Prodajni zastopnik v Kaliforniji? Opravijo usposabljanje za prodajo, skladnost s predpisi za Kalifornijo, seznanitev s podjetjem in usposabljanje CRM. Inženir programske opreme v Nemčiji? Drugačna skladnost, drugačna orodja, drugačna pot uvajanja.
Enaka kakovost za vse. Ničesar ne zamudite. Ni ročnega iskanja.
Spremljanje dokončanja, ki omogoča, da se stvari premikajo
Uvajanje v delo ni ena naloga, temveč 30 nalog. Nekatere so hitre. Nekatere trajajo več dni. Nekatere so odvisne od tega, ali so najprej opravljene druge naloge.
Kdo vse to spremlja? Običajno kadrovski koordinator s preglednico. "Ali je oddelek za informatiko nastavil njihov račun? Ali so opravili usposabljanje o skladnosti? Ali so predložili svoj obrazec I-9? Ali je njihov vodja določil kontrolni sestanek?"
Umetna inteligenca vse spremlja samodejno.
Vsako opravilo ima status. Ni se začela. V izvajanju. Zaključena. Zamujeno. Umetna inteligenca vse to spremlja v realnem času.
Ko nekaj zamuja, umetna inteligenca pošlje opomnike. novemu zaposlenemu, če mora nekaj narediti. kadrovski službi, če je nekaj zastalo. vodjem, če morajo ukrepati.
Nič ne pade skozi razpoke. Nikomur ni treba ročno spremljati 30 nalog za 10 novih zaposlenih. Sistem to uredi.
Kadrovska služba vidi nadzorno ploščo: stanje uvajanja za vsakega novega zaposlenega na prvi pogled. Kdo je na pravi poti. Kdo je blokiran. Na kaj je treba opozoriti. To je to.
Podpora za nove zaposlene, ki je vedno na voljo
Novi zaposleni imajo vprašanja. Veliko jih je.
"Kje naj parkiram?" "Kako nastavim e-pošto?" "Kdaj se začnejo ugodnosti?" "Kje najdem priročnik za zaposlene?" "Kakšen je kodeks oblačenja?" "Kako lahko predložim stroške?"
To so preprosta vprašanja. Toda nekdo mora nanje odgovoriti. In novi zaposleni jih pogosto dobijo zunaj delovnega časa - na primer v nedeljo zvečer pred začetkom dela v ponedeljek.
Za to poskrbi klepetalni robot z umetno inteligenco. 24/7. Takoj.
Pozna vaše politike. Pozna vaše postopke. Pozna pogosta vprašanja novih zaposlenih. Odgovarja natančno in takoj.
Pri zapletenih ali občutljivih vprašanjih se obrnete na človeka s kontekstom. Rutinska vprašanja 80% pa obravnava brez vključevanja kadrovske službe.
Novi zaposleni se počutijo podprte. Kadrovska služba ne postavlja vedno istih vprašanj. Vsi so bolj zadovoljni.
Dosledna izkušnja ne glede na količino
Prava težava pri ročnem uvajanju je, da je kakovost različna.
Ena nova zaposlitev se začne, ko je kadrovska služba mirna. Dobili so storitev z belimi rokavicami. Vse je popolno. Naslednji novinec začne delati med napornim tednom. Prehitro uvajanje v delo. Stvari se zamudijo. Slabša izkušnja.
Z umetno inteligenco je vsak nov zaposleni enako kakovosten. Enak postopek. Enako popolnost. Enako odzivnost.
Ni pomembno, ali v tem tednu uvajate 1 osebo ali 20 oseb. Umetna inteligenca to opravi enako kakovostno.
To je še posebej pomembno za podjetja s spremenljivim zaposlovanjem - sezonski vzponi, faze rasti, zamrznitev zaposlovanja. Umetna inteligenca se takoj prilagodi.
Kaj to pomeni za vas
Za kadrovske direktorje in vodje kadrovskih služb
- Dosledno uvajanje v sistem v velikem obsegu. Enake kakovosti, ne glede na to, ali v tem mesecu zaposlujete 2 ali 20 ljudi.
- Hitrejši čas za doseganje produktivnosti. Novi zaposleni imajo vse, kar potrebujejo, že od prvega dne. Ni treba čakati na dostop ali informacije.
- Boljše zadrževanje novih zaposlenih. Dobre izkušnje pri uvajanju so neposredno povezane z zadrževanjem. Ljudje, ki čutijo podporo na začetku, ostanejo dlje.
- Manjše upravno breme za kadrovsko službo. Manj časa za iskanje obrazcev. Manj časa za spremljanje izpolnjevanja. Manj časa za odgovarjanje na rutinska vprašanja.
- Pregled nad kakovostjo vkrcavanja. Podatki o stopnjah dokončanja, ozkih grlih, času do proizvodnje. Vidite, kaj deluje in kaj ne.
- Boljša blagovna znamka delodajalca. Pogovori z novimi zaposlenimi. Dobro uvajanje na delovno mesto ustvarja pozitivne govorice. Slabo uvajanje povzroči nasprotno.
Za vodje in koordinatorje kadrovskih služb
- Nehajte se ukvarjati s papirji. Umetna inteligenca samodejno obdeluje dokumente. Pregledate samo izjeme.
- Prenehajte ročno slediti opravilom. Sistem spremlja vse. Vidite, na kaj je treba opozoriti, ne pa na vsako podrobnost.
- Nehajte odgovarjati na ista vprašanja. UI obravnava rutinske poizvedbe. S kompleksnimi ali občutljivimi vprašanji se ukvarjate vi.
- Več časa za človeške stvari. poskrbite, da se novi zaposleni počutijo dobrodošle. Obravnava težav. Vzpostavljanje odnosov. Stvari, ki so dejansko pomembne.
- Manj stresa v napornih obdobjih. Ko se zaposlovanje poveča, se umetna inteligenca poveča. Ne utapljate se v administraciji, ki se ukvarja z vkrcavanjem.
Za nove zaposlene
- Jasen postopek od prvega dne. Veste, kaj morate storiti. Kdaj to storiti. Kaj je potrebno. Brez zmede.
- Hitri odgovori na vprašanja. Na preproste informacije ne čakajte več dni. Umetna inteligenca se odzove takoj.
- Vse, kar potrebujete, ko to potrebujete. Dostop do sistema. Oprema. Usposabljanje. Ni čakanja na stvari, ki bi morale biti že pripravljene.
- Strokovne izkušnje. To je podjetje, za katerega ste mislili, da se mu pridružujete. Organizirano, učinkovito, strokovno.
- Osredotočite se na učenje dela. Ne za iskanje obrazcev ali ugotavljanje osnovne logistike. Osredotočite se lahko na dejansko produktivnost.
Česa umetna inteligenca ne bo naredila
Bodimo realni glede omejitev.
Umetna inteligenca ne nadomešča dobrodošlice človeka. Nima možnosti prijave pri vodji. Ne gradi odnosov v ekipi. Ne zazna, kdaj ima nov zaposleni težave in potrebuje podporo.
Vodi upravni postopek. Obrazci. Naloge usposabljanja. Sledenje nalogam. Rutinska vprašanja.
Človeška povezava še vedno prihaja od ljudi. Pogovor "Kako se počutite?". Ekipno kosilo. Mentorstvo. Prenos kulture.
Umetna inteligenca poskrbi, da administrativne zadeve ne ovirajo človeških. Ko novi zaposleni ne čakajo na dostop do sistema in niso zmedeni zaradi obrazcev, se lahko vaša ekipa osredotoči na njihovo sprejemanje.
Tudi umetna inteligenca ne more popraviti slabega postopka uvajanja. Če je vaš postopek vkrcavanja v osnovi pokvarjen, bo umetna inteligenca le učinkoviteje izvedla pokvarjen postopek. Najprej morate popraviti postopek, nato pa ga z umetno inteligenco dosledno izvajati.
Učinek v resničnem svetu
Kako je to videti v praksi?
Rastoče podjetje uvede umetno inteligenco za prijavo na delovno mesto. Pred tem so kadrovski koordinatorji potrebovali od 6 do 8 ur za vsakega novega zaposlenega. Po: 2 uri. To je 4-6 ur prihranka na osebo.
Za podjetje, ki zaposli 5 ljudi na mesec, to pomeni 20-30 ur na mesec. To je pol polnega delovnega časa samo zaradi avtomatizacije.
Zmanjša se čas, potreben za doseganje produktivnosti novih zaposlenih. Pred tem so novi zaposleni potrebovali povprečno 8 dni, da so imeli vse potrebne dostope in opravili obvezno usposabljanje. Po tem: 3 dni. To je 5 dni povečane produktivnosti na zaposlenega.
Izboljšajo se ocene zadovoljstva novih zaposlenih. Hitri odzivi. Jasen postopek. Strokovne izkušnje. Ljudje se dobro počutijo ob svoji odločitvi, da se pridružijo.
90-dnevno zadrževanje se izboljša za 8%. Če je uvajanje v delo nemoteno, v prvih mesecih odide manj ljudi.
To ni teoretično. To se zgodi, ko umetna inteligenca pravilno upravlja administracijo za vkrcavanje.
Začetek
Ni treba avtomatizirati vsega naenkrat. Začnite z največjo bolečino.
Za večino podjetij je to obdelava dokumentov. Obrazci, ki pridejo nepopolni. Ročno vnašanje podatkov. Stvari se izgubljajo. Začnite tam.
Ali pa gre morda za nalogo usposabljanja. Preveč ročno. Stvari se spregledajo. Različni ljudje dobijo različno kakovost. Najprej popravite to.
Morda pa so to vprašanja o novih zaposlenih. Vedno znova ista vprašanja. Počasen odzivni čas. Pustite to umetni inteligenci.
Izberite eno ozko grlo. Izvedite umetno inteligenco. Izmerite učinek. Nato razširite na druge dele uvajanja.
V vsakem podjetju je uvajanje na delovno mesto drugačno. Vaši obrazci so edinstveni. Vaši sistemi imajo posebne zahteve. Vaš proces ima določene faze.
Zato uvajanje umetne inteligence v sistem ni "plug-and-play". Prilagoditi se mora vašemu dejanskemu delovnemu procesu. Vašim dejanskim orodjem. Vašim dejanskim zahtevam.
Spodnja linija
Uvajanje v delo je pomembno. Vpliva na zadržanje, čas do produktivnosti in izkušnjo zaposlenih. Slabo uvajanje je drago - ljudje odidejo ali ostanejo, vendar potrebujejo več časa, da postanejo produktivni.
Umetna inteligenca ne nadomešča človeške plati uvajanja. Obravnava administrativno plat, tako da se lahko vaša ekipa osredotoči na človeško plat.
Rezultat: dosledna kakovost, hitrejša produktivnost, boljše ohranjanje zaposlenih in kadrovske ekipe, ki se v obdobjih rasti ne utapljajo v papirjih.
To ni hipnotizacija. To je tisto, kar umetna inteligenca naredi pri uvajanju v delo, če je pravilno izvedena.
Ste pripravljeni izboljšati svoje vkrcavanje?
Ne prodajamo splošne umetne inteligence za vkrcavanje. Upoštevamo vaš specifičen postopek. Vaše obrazce. Vaše sisteme. Vaše zahteve. Vaš obseg.
Nato ustvarimo umetno inteligenco, ki ustreza dejanskemu načinu zaposlovanja ljudi. Ne z nekim idealiziranim procesom - z vašim dejanskim procesom.
Brez šumenja. Brez pretiranega prodajanja. Samo praktična umetna inteligenca, ki izboljšuje uvajanje v delo za vse.
