Ми створюємо робочі процеси Power Automate, які автоматично обробляють сповіщення, погодження та оновлення даних безпосередньо в середовищі Microsoft 365. Структуровані, задокументовані та створені для роботи у виробництві, а не лише в демо-версії.
Ваша команда робить вручну те, з чим Microsoft 365 може впоратися автоматично.
Отримувати схвалення електронною поштою, оновлювати статуси вручну, надсилати нагадування вручну - це вирішувані проблеми. Power Automate підключає ваші інструменти Microsoft 365 і виконує ці завдання автоматично, щоб вашій команді не довелося цього робити. Питання не в тому, чи можна це автоматизувати. Питання в тому, чи достатньо добре побудований цей процес, щоб йому можна було довіряти.
Запити на затвердження загубилися у вхідних
Лист зі схваленням ховається під п'ятдесятьма іншими. Затверджувач не відповідає, ніхто не знає статусу, і через два тижні хтось розуміє, що процес застопорився. Немає жодного аудиторського сліду, жодної ескалації та жодного запису про те, хто, що і коли схвалив. Коли аудитор запитує, ніхто не може відповісти.
Ручні нагадування про прострочені завдання
Перегляд політики, поновлення контрактів, дедлайни пом'якшення наслідків, перевірки дотримання вимог - хтось має не забувати про них. Зазвичай це нагадування в календарі, яке переноситься, потім знову переноситься, потім пропускається. Коли дедлайн минає непомітно, витрати непропорційні тому, наскільки простим могло б бути нагадування.
Дані, введені в одному місці, ніколи не потрапляють в інше
Новий постачальник додається до одного списку, але не до фінансової системи. Статус ризику оновлюється в реєстрі, але інформаційна панель все ще показує старе значення. Користувачі переписують дані між інструментами, вносять помилки, і ніхто не довіряє жодному єдиному джерелу істини.
Робочі процеси, які ми будуємо для наших клієнтів.
Ми створюємо потоки Power Automate, які об'єднують SharePoint, Outlook, Teams та інші інструменти Microsoft 365. Від одного сповіщення до багатокрокового ланцюжка затвердження з ескалаціями, умовами та обробкою помилок.
Сповіщення та сповіщення електронною поштою
Автоматичні імейли, що запускаються подіями у ваших списках SharePoint - новими елементами, змінами статусів, оновленнями полів або датами, що минають. Налаштовані на надсилання потрібній людині, в потрібний час, з потрібною інформацією в тілі повідомлення. Типові потоки включають
- Сповіщення про прострочене пом'якшення - надсилається власнику ризику, коли пом'якшення не було оновлено після певного періоду
- Сповіщення про призначення зацікавленої сторони - автоматично надсилає повідомлення на електронну пошту вказаній зацікавленій стороні, коли її позначено на ризик або пункті дій
- Сповіщення про зміну статусу - сповіщає власника про зміну статусу запису в SharePoint
- Нагадування про майбутні дедлайни - запланований потік, який перевіряє елементи з терміном виконання протягом наступних N днів і надсилає дайджест
- Сповіщення про ескалацію - надсилає менеджеру, коли завдання прострочено більше, ніж на визначений поріг
Робочі процеси затвердження
Багатокроковий процес узгодження, який замінює узгодження електронною поштою на структурований процес, який можна відстежувати. Побудовані за допомогою логіки маршрутизації, ескалації на основі часу та повного аудиторського сліду. Типові потоки включають
- Послідовне затвердження: Затверджуюча сторона А повинна схвалити до того, як про це буде повідомлено затверджуючій стороні Б - з автоматичною ескалацією, якщо відповідь не надійшла протягом N днів
- Паралельне схвалення: одночасно повідомляється декілька схвалюючих органів, потік продовжується, коли всі (або кворум) надали відповідь
- Умовна маршрутизація: шлях затвердження визначається значеннями полів - наприклад, запити понад 10 тис. євро надходять до фінансового директора, інші - до лінійного керівника
- Обробка відхилень: відхилені матеріали автоматично повертаються автору з коментарями апробатора та чітким описом наступного кроку
- Аудиторський слід: кожне рішення про затвердження має часову мітку та записується в історію елементів SharePoint
Автоматизація SharePoint
Потоки, що запускаються подіями у ваших списках SharePoint, які оновлюють записи, створюють пов'язані елементи або запускають наступні процеси. Поширені приклади включають
- Коли статус ризику змінюється на "Закрито", автоматично створювати запис "Вивчений досвід" в окремому списку
- Коли додається новий постачальник, створіть відповідний елемент огляду постачальника з терміном виконання на 12 місяців вперед
- Коли проміжний етап проєкту буде позначено як завершений, оновіть статус проєкту та повідомте про це власника проєкту
- Коли елемент створюється в одному списку, скопіюйте ключові поля до пов'язаного списку та збережіть зв'язок між ними
Системні інтеграції
Підключайте Microsoft 365 до інших систем за допомогою стандартних і преміум-конекторів Power Automate. Обмін даними між інструментами без ручних циклів експорту/імпорту. Поширені інтеграції включають
- SharePoint → Календар Outlook: створення або оновлення подій календаря з елементів списку SharePoint
- Microsoft Forms → SharePoint: збирайте відповіді з форм безпосередньо в структурований список SharePoint
- SharePoint → Teams: надсилати картку в канал Teams, коли додається або оновлюється високопріоритетний елемент
- Зовнішня система → SharePoint: отримуємо дані зі сторонньої системи через веб-хук і записуємо їх до списку SharePoint
Як це працює.
1. Мапування процесів
Перш ніж щось створювати, ми детально описуємо процес, який ви хочете автоматизувати: що є тригером, які умови, які дії, які винятки і що відбувається, коли щось йде не так. Все це документується та узгоджується з вами до початку розробки. Потік, побудований на незрозумілому процесі, дає ненадійний результат.
2. Побудова та тестування
Потоки створюються та тестуються у вашому середовищі Microsoft 365 з використанням реалістичних тестових даних. Ми тестуємо не лише щасливий шлях - тригери спрацьовують, потоки запускаються, листи надходять - але й крайні випадки: що станеться, коли узгоджувача не буде в офісі, коли елемент SharePoint буде видалено посеред потоку, коли поле адреси електронної пошти буде пустим. Більшість збоїв у виробничому потоці відбувається саме через ці сценарії.
3. UAT та підписання
Ви тестуєте потік на основі реальних сценаріїв з вашої повсякденної діяльності. Ми виправляємо будь-які проблеми, документуємо відомі обмеження та підтверджуємо, що обробка помилок та шляхи ескалації працюють так, як було узгоджено, перед підписанням.
4. Передача та документація
Повна передача, включаючи письмовий опис умов запуску, логіки та дій кожного потоку - достатньо зрозумілий для вашої команди, щоб зрозуміти та підтримувати його без нашої допомоги. Включає 3 місяці на усунення дефектів. Постійна підтримка доступна за окрему плату.
Що автоматизують наші клієнти.
Прострочені попередження щодо пом'якшення наслідків
Запланований потік запускається щодня, перевіряє всі відкриті пом'якшення в реєстрі ризиків для елементів, де остання дата оновлення була більше 30 днів тому, і надсилає кожному власнику контролю персоналізованого електронного листа з переліком прострочених елементів. Власник ризику отримує резюме. Перевірка списку вручну не потрібна.
Повідомлення зацікавлених сторін
Коли власник ризику позначає колегу як зацікавлену особу в реєстрі ризиків SharePoint, потік негайно запускається і надсилає цій особі структурований електронний лист із номером ризику, назвою і посиланням на запис. У повідомленні підтверджується, що доступ надано, і пропонується внести свій вклад. Раніше це робилося вручну шляхом надсилання знімка екрана.
Ланцюги затвердження
Запит на закупівлю, поданий через Power Apps запускає послідовний процес затвердження: спочатку лінійний менеджер, потім фінансовий директор, якщо вартість перевищує певний поріг. Кожен затверджувач отримує структуровану адаптивну картку Teams з повною інформацією про запит і кнопками "Затвердити" / "Відхилити". Якщо відповіді немає протягом 48 годин, спрацьовує нагадування. Повна історія рішень записується назад до елемента SharePoint.
Сповіщення про зміну статусу
Коли в реєстрі ризиків ризик підвищується від "значного" до "великого" або "критичного", потік надсилає негайне повідомлення керівнику відділу ризиків і відповідному функціональному керівнику - не щоденний дайджест, а саме негайне сповіщення. Електронний лист містить назву ризику, поточну оцінку, власника та пряме посилання на запис.
Нагадування про перегляд документів
Запланований потік перевіряє бібліотеку політик і процедур на наявність документів, дата наступного перегляду яких не перевищує 30 днів. Він надсилає нагадування власнику документа з назвою документа, поточною версією і терміном перегляду. Друге нагадування спрацьовує через 7 днів, якщо статус не було оновлено. Раніше це відбувалося за допомогою спільного календаря, який ніхто не підтримував.
Синхронізація даних між списками
Коли запис про постачальника в реєстрі постачальників оновлюється - зміна контакту, продовження контракту, зміна статусу - потік оновлює відповідні записи в списку відстеження закупівель та реєстрі ризиків. Одне оновлення - три списки синхронізуються. Усуває розбіжності, які виникали, коли користувачі оновлювали один список, але забували про інші.
Прозоре ціноутворення.
Ми працюємо за принципом "час і матеріали". Ви платите за фактично відпрацьовані дні за фіксованою денною ставкою. Ніяких сюрпризів з фіксованою ціною, ніякого розширення обсягу робіт без вашої згоди.
| Тип потоку | Типова сфера застосування | Орієнтовна вартість (нетто) |
|---|---|---|
| Простий потік сповіщень або оповіщень | 1-2 дні | €800-€1.600 |
| Багатокроковий процес затвердження | 3-6 днів | €2.400-€4.800 |
| Денна ставка | від €800/день (нетто) - пульт 100% | |
Потоки часто є частиною більшого SharePoint або Power Apps комбіновані завдання - комбіновані завдання отримують вигоду від єдиного денного тарифу на весь обсяг робіт.
Довіряють командам по всій Європі.
LeapLytics створив потоки Power Automate, які надсилають автоматичні сповіщення про прострочені заходи зі зниження ризиків і повідомляють стейкхолдерів, коли вони призначені на той чи інший ризик. Те, що раніше вимагало ручного контролю, тепер відбувається без необхідності думати про це.
- Risk & Team, Логістика, Німеччина
Чому LeapLytics?
Ми працюємо з крайніми випадками
Базовий потік Power Automate, створений за 20 хвилин, працює чудово, доки елемент SharePoint не буде видалено посеред затвердження, обліковий запис апробатора не буде вимкнено або в полі адреси електронної пошти не з'явиться помилка. Ці сценарії спричиняють необроблені помилки, тихі збої та потоки, які припиняють роботу непомітно для користувача. Ми вбудовуємо обробку помилок, логіку повторних спроб і сповіщення про збої в кожен потік, щоб, коли щось піде не так - а це станеться, - правильна людина негайно дізналася про це.
Знання процесів, а не лише побудова потоків
Ми не просто перекладаємо ваш запит на послідовність тригерних дій. Ми запитуємо, що відбувається, коли апробатор у відпустці, який шлях ескалації, яке бізнес-правило для винятку. Правильне розуміння логіки процесу перед побудовою потоку економить значно більше часу, ніж помилки та перероблення. Ми нанесли на карту достатньо бізнес-процесів, щоб знати, які питання ставити.
Стек M365, кінець в кінець
Наші потоки з'єднують SharePoint, Power Apps, Команди, Outlook та Power BI. Якщо вам потрібно належним чином структурувати список SharePoint, перш ніж потік запрацює, ми зробимо і це. Та сама команда, та сама участь, та сама денна ставка - жодних переходів між окремими робочими потоками.
Часті запитання.
Чи потрібні додаткові ліцензії для Power Automate?
Ні, для стандартних сценаріїв використання. Power Automate зі стандартними роз'ємами M365 - SharePoint, Outlook, Teams, Forms - входить до більшості планів Microsoft 365, включно з Business Standard, E3 і E5. Преміум-конектори (Salesforce, SAP, ServiceNow) або великі потоки можуть потребувати додаткових ліцензій. Перед початком роботи ми підтвердимо ваші права та повідомимо, чи потрібні додаткові ліцензії.
Чи може Power Automate підключатися до систем інших виробників?
Так. Power Automate має сотні роз'ємів. Стандартні з'єднувачі охоплюють більшість служб Microsoft і поширених сторонніх служб без додаткових витрат. Преміум-конектори для корпоративних систем, таких як Salesforce, SAP або ServiceNow, вимагають ліцензії Power Automate Premium на кожного користувача. Ми заздалегідь повідомимо вам, які коннектори потрібні вашим потокам і які наслідки ліцензування.
Що станеться, якщо потік перерветься після запуску?
Наші потоки включають обробку помилок, яка фіксує збої та негайно надсилає повідомлення призначеному власнику - замість того, щоб мовчки виходити з ладу. Ми також надаємо 3 місяці на усунення дефектів після запуску без додаткової оплати, покриваючи будь-які збої, що виникають через проблеми в нашій збірці.
Чи можете ви задокументувати потоки, щоб ми могли підтримувати їх самостійно?
Так. Кожне завдання включає письмову документацію щодо умов запуску кожного потоку, логічних гілок, дій та обробки помилок - написану зрозумілою мовою, а не просто скріншоти канви потоку. Ваша команда повинна бути в змозі зрозуміти, що робить потік, і вносити невеликі зміни без необхідності звертатися до нас.
Скільки часу потрібно для створення потоку Power Automate?
Простий потік повідомлень або оповіщень - один тригер, одна умова, один електронний лист - зазвичай займає 1-2 дні, включаючи тестування і документування. Багатокроковий робочий процес затвердження з умовною маршрутизацією, ескалацією, обробкою відмов і відстеженням помилок зазвичай займає 3-6 днів. Перед початком роботи ми надаємо вам письмове завдання.
Чи можете ви переглянути та виправити потоки, які ми вже створили?
Так. Оптимізація потоків і усунення несправностей - це наша спільна робота. Ми проводимо аудит ваших потоків, визначаємо прогалини в обробці помилок і проблеми з логікою, а також усуваємо те, що викликає проблеми. Часто це швидше і дешевше, ніж перебудовувати все з нуля.
Часто поєднується з Power Automate.
Розробка SharePoint
Більшість потоків Power Automate запускаються подіями в списках SharePoint. Добре структурований список з правильними типами стовпців і перевіркою робить потоки надійнішими і простішими в обслуговуванні. За потреби ми розробляємо і створюємо обидва варіанти за один раз.
Power Apps
Форми Power Apps збирають структуровані дані; потоки Power Automate обробляють те, що відбувається далі - затвердження, сповіщення, оновлення записів. Ці два сервіси працюють разом природно, і ми створюємо їх разом в рамках одного проекту, де потрібні обидва.
Реєстр ризиків
Автоматизовані прострочені сповіщення про усунення недоліків і сповіщення зацікавлених сторін є основною частиною нашого реєстру ризиків. Потоки Power Automate включені в стандартну версію кожного реєстру ризиків, а не є додатковим модулем.
Готові перестати робити все вручну?
Розкажіть нам, який процес ви хочете автоматизувати - що є тригером, що повинно відбуватися і хто повинен знати. Ми повернемося з орієнтовним обсягом робіт та оцінкою протягом 24 годин.
Або напишіть нам безпосередньо на адресу info@leaplytics.de
Супутні послуги: Розробка SharePoint - Power Apps - Консалтинг Power BI - Реєстр ризиків
