نحن ننشئ عمليات سير عمل Power Automate التي تتعامل مع الإشعارات والموافقات وتحديثات البيانات تلقائياً - مباشرةً داخل بيئة Microsoft 365 الخاصة بك. منظمة، وموثقة، ومصممة لمواصلة العمل في الإنتاج - وليس فقط في العرض التوضيحي.
يقوم فريقك بأشياء يدوياً يمكن لـ Microsoft 365 التعامل معها تلقائياً.
مطاردة الموافقات عن طريق البريد الإلكتروني، وتحديث الحالات يدوياً، وإرسال التذكيرات يدوياً - هذه مشاكل قابلة للحل. يقوم Power Automate Power بتوصيل أدوات Microsoft 365 الخاصة بك ويتعامل مع هذه المهام تلقائياً، حتى لا يضطر فريقك إلى ذلك. السؤال ليس ما إذا كان يمكن أتمتة هذه المهام. بل هو ما إذا كان التدفق مبنيًا بشكل جيد بما يكفي ليكون موثوقًا به.
طلبات الموافقة المفقودة في البريد الوارد
يتم دفن رسالة بريد إلكتروني للموافقة تحت خمسين رسالة أخرى. لا يستجيب صاحب الموافقة، ولا أحد يعرف الحالة، وبعد أسبوعين يدرك شخص ما أن العملية توقفت. لا يوجد سجل للتدقيق، ولا يوجد تصعيد، ولا يوجد سجل لمن وافق على ماذا ومتى. عندما يسأل المدقق، لا أحد يستطيع الإجابة.
تذكيرات يدوية للمهام المتأخرة
مراجعات السياسات، وتجديد العقود، والمواعيد النهائية للتخفيف، وعمليات التحقق من الامتثال - يجب أن يتذكر شخص ما أن يطاردها. عادةً ما يكون تذكيرًا بالتقويم الذي يتم نقله ثم نقله مرة أخرى، ثم تفويته. عندما يمر الموعد النهائي دون أن يلاحظه أحد، تكون التكلفة غير متناسبة مع مدى بساطة التذكير.
البيانات التي يتم إدخالها في مكان واحد لا تصل إلى المكان التالي
تتم إضافة مورد جديد إلى قائمة واحدة ولكن ليس في النظام المالي. يتم تحديث حالة المخاطر في السجل ولكن لوحة المعلومات لا تزال تُظهر القيمة القديمة. يقوم المستخدمون بإعادة كتابة البيانات بين الأدوات، مما يؤدي إلى حدوث أخطاء، ولا أحد يثق في أي مصدر واحد للحقيقة.
مهام سير العمل التي نبنيها لعملائنا.
نحن نبني تدفقات Power Automate التي تربط SharePoint وOutlook وTeams وأدوات Microsoft 365 الأخرى. من تنبيه واحد إلى سلسلة موافقة متعددة الخطوات مع التصعيدات والشروط ومعالجة الأخطاء.
تنبيهات وإشعارات البريد الإلكتروني
رسائل البريد الإلكتروني التلقائية التي يتم تشغيلها تلقائيًا عن طريق الأحداث في قوائم SharePoint الخاصة بك - عناصر جديدة أو تغييرات الحالة أو تحديثات الحقل أو مرور التواريخ. يتم تهيئتها لإرسالها إلى الشخص المناسب، في الوقت المناسب، مع المعلومات الصحيحة في نص الرسالة. تتضمن التدفقات النموذجية ما يلي:
- تنبيه التخفيف المتأخر - يرسل إلى مالك المخاطر عندما لا يتم تحديث أحد إجراءات التخفيف بعد فترة محددة
- إشعار تعيين أصحاب المصلحة - إرسال إشعار تعيين أصحاب المصلحة المعينين تلقائيًا عبر البريد الإلكتروني عندما يتم وضع علامة على عنصر خطر أو إجراء ما
- تنبيه تغيير الحالة - يخطر المالك عندما تتغير حالة السجل في SharePoint
- تذكير بالموعد النهائي القادم - التدفق المجدول الذي يتحقق من العناصر ذات تواريخ الاستحقاق خلال الأيام N التالية ويرسل ملخصًا
- تنبيه التصعيد - يرسل إلى المدير عندما تتأخر مهمة ما عن موعدها بأكثر من حد معين
سير عمل الموافقة
تدفقات الموافقة متعددة الخطوات التي تستبدل الموافقات المستندة إلى البريد الإلكتروني بعملية منظمة وقابلة للتتبع. مصممة بمنطق التوجيه، والتصعيدات المستندة إلى الوقت، وسجلاً كاملاً للتدقيق. تتضمن التدفقات النموذجية ما يلي:
- الموافقة المتسلسلة: يجب أن يوافق المعتمد "أ" قبل إخطار المعتمد "ب" - مع التصعيد التلقائي إذا لم يتم الرد خلال N أيام
- الموافقة المتوازية: يتم إخطار العديد من الموافقين في وقت واحد، ويستمر التدفق عندما يستجيب الجميع (أو النصاب القانوني)
- التوجيه المشروط: يتم تحديد مسار الموافقة حسب قيم الحقل - على سبيل المثال الطلبات التي تزيد قيمتها عن 10 آلاف يورو تذهب إلى المدير المالي، والطلبات الأخرى إلى المدير التنفيذي
- معالجة الرفض: يتم إرجاع العناصر المرفوضة تلقائيًا إلى مقدم الطلب مع تعليقات الموافقة، وخطوة تالية واضحة
- سجل التدقيق: كل قرار موافقة مختوم بطابع زمني ومسجل في سجل عناصر SharePoint
أتمتة SharePoint
التدفقات التي يتم تشغيلها بواسطة الأحداث في قوائم SharePoint الخاصة بك والتي تقوم بتحديث السجلات أو إنشاء عناصر ذات صلة أو بدء العمليات النهائية. تتضمن الأمثلة الشائعة ما يلي:
- عندما تتغير حالة الخطر إلى مغلق، قم تلقائيًا بإنشاء سجل للدروس المستفادة في قائمة منفصلة
- عند إضافة مورد جديد، قم بإنشاء عنصر مراجعة مورد مناظر للمورد مع تحديد تاريخ استحقاق قبل 12 شهرًا
- عندما يتم وضع علامة "اكتمل" على أحد معالم المشروع، قم بتحديث حالة المشروع وإخطار مالك المشروع
- عندما يتم إنشاء عنصر في قائمة واحدة، انسخ الحقول الرئيسية إلى قائمة ذات صلة واحتفظ بالرابط بين الاثنين
تكامل النظام
قم بتوصيل Microsoft 365 بالأنظمة الأخرى باستخدام موصلات Power Automate القياسية والمتميزة. تتدفق البيانات بين الأدوات بدون دورات تصدير/استيراد يدوية. تتضمن عمليات التكامل الشائعة ما يلي:
- SharePoint → تقويم Outlook: إنشاء أحداث تقويم أو تحديثها من عناصر قائمة SharePoint
- نماذج Microsoft Forms → SharePoint: التقاط استجابات النماذج مباشرةً في قائمة SharePoint منظمة
- SharePoint → Teams: نشر بطاقة على قناة Teams عند إضافة أو تحديث عنصر ذي أولوية عالية
- نظام خارجي → SharePoint: تلقي البيانات من نظام طرف ثالث عبر خطاف الويب وكتابتها إلى قائمة SharePoint
كيف يعمل.
1. تخطيط العمليات
قبل بناء أي شيء، نقوم بتخطيط العملية التي تريد أتمتتها بالتفصيل: ما هو المشغّل، وما هي الشروط، وما هي الإجراءات، وما هي الاستثناءات، وما الذي يحدث عندما يحدث خطأ ما. يتم توثيق ذلك والاتفاق معك قبل بدء التطوير. ينتج عن التدفق المبني على عملية غير واضحة نتيجة غير موثوقة.
2. البناء والاختبار
يتم إنشاء التدفقات واختبارها في بيئة Microsoft 365 الخاصة بك باستخدام بيانات اختبار واقعية. نحن لا نختبر فقط المسار السعيد - إطلاق المشغّل، وتشغيل التدفق، ووصول البريد الإلكتروني - ولكننا نختبر أيضًا الحالات الحافة: ما يحدث عندما يكون المعتمد خارج المكتب، وعندما يتم حذف عنصر SharePoint في منتصف التدفق، وعندما يكون حقل عنوان البريد الإلكتروني فارغًا. تأتي معظم حالات فشل تدفق الإنتاج من هذه السيناريوهات.
3. اختبار التشغيل التجريبي والتوقيع
يمكنك اختبار التدفق مقابل سيناريوهات حقيقية من عملياتك اليومية. نقوم بإصلاح أي مشاكل، ونوثق القيود المعروفة، ونتأكد من أن مسارات معالجة الأخطاء والتصعيد تعمل على النحو المتفق عليه قبل التوقيع.
4. التسليم والتوثيق
تسليم كامل يتضمن وصفًا مكتوبًا لظروف تشغيل كل تدفق ومنطقه وإجراءاته - واضحًا بما يكفي لفريقك لفهمه والحفاظ عليه دون الحاجة إلينا. يشمل 3 أشهر من معالجة العيوب. الدعم المستمر متاح كمقدم خدمة.
ما الذي يقوم عملاؤنا بأتمتة
تنبيهات التخفيف من التأخير
يعمل التدفق المجدول يوميًا ويتحقق من جميع عمليات التخفيف المفتوحة في سجل المخاطر للعناصر التي مضى على آخر تحديث لها أكثر من 30 يومًا، ويرسل بريدًا إلكترونيًا مخصصًا إلى كل مالك تحكم يسرد العناصر المتأخرة. يتلقى مالك المخاطر ملخصًا. لا يلزم إجراء فحص يدوي للقائمة.
إخطارات أصحاب المصلحة
عندما يقوم أحد مالكي المخاطر بوضع علامة على أحد الزملاء كصاحب مصلحة في سجل مخاطر SharePoint، يتم تشغيل التدفق على الفور ويرسل إلى هذا الشخص رسالة بريد إلكتروني منظمة مع الرقم المرجعي للمخاطر والعنوان ورابط للسجل. تؤكد الرسالة أنه قد تم منحه حق الوصول وتدعوه إلى تقديم مدخلاته. في السابق كان يتم ذلك يدويًا عن طريق إعادة توجيه لقطة شاشة.
سلاسل الموافقة
طلب الشراء المقدم عبر تطبيقات الطاقة يقوم النموذج بتشغيل تدفق الموافقة المتسلسل: المدير المباشر أولاً، ثم المدير المالي إذا تجاوزت القيمة الحد الأدنى. يحصل كل معتمد على بطاقة تكييف Teams منظمة مع تفاصيل الطلب الكاملة وأزرار الموافقة/الرفض. إذا لم يتم الرد بعد 48 ساعة، يتم إرسال تذكير. تتم كتابة سجل القرار الكامل في عنصر SharePoint.
تنبيهات تغيير الحالة
عندما يتم تصعيد أحد المخاطر من كبير إلى كبير أو حرج في سجل المخاطر، يرسل التدفق إشعارًا فوريًا إلى رئيس المخاطر ورئيس الوظيفة المعنية - وليس ملخصًا يوميًا، بل تنبيهًا فوريًا. يتضمن البريد الإلكتروني عنوان الخطر والنتيجة الحالية والمالك والرابط المباشر للسجل.
تذكيرات مراجعة المستندات
يقوم التدفق المجدول بفحص مكتبة السياسات والإجراءات بحثاً عن المستندات التي يكون تاريخ المراجعة التالية في غضون 30 يوماً. يرسل تذكيرًا إلى مالك المستند مع اسم المستند والإصدار الحالي والموعد النهائي للمراجعة. يتم إطلاق تذكير ثانٍ بعد 7 أيام إذا لم يتم تحديث الحالة. كان يُدار سابقاً عبر تقويم مشترك لا يحتفظ به أحد.
مزامنة البيانات عبر القوائم
عندما يتم تحديث سجل المورد في سجل الموردين - تغيير جهة الاتصال، تجديد العقد، تغيير الحالة - يتم تحديث التدفق الإدخالات المقابلة في قائمة تتبع المشتريات وسجل المخاطر. تحديث واحد، ثلاث قوائم متزامنة. يزيل التناقضات التي كانت تتراكم عندما يقوم المستخدمون بتحديث قائمة واحدة وينسون القوائم الأخرى.
تسعير شفاف.
نحن نعمل على أساس الوقت والمواد. أنت تدفع مقابل أيام العمل الفعلية بسعر يومي ثابت. لا توجد مفاجآت بسعر ثابت، ولا زحف في النطاق دون موافقتك.
| نوع التدفق | النطاق النموذجي | التكلفة الإرشادية (الصافية) |
|---|---|---|
| إشعار بسيط أو تدفق تنبيه بسيط | من يوم إلى يومين | €800-€1.600 |
| سير عمل الموافقة متعدد الخطوات | 3-6 أيام | €2.400-€4.800 |
| المعدل اليومي | ابتداءً من 800 يورو/اليوم (صافي) - 100% عن بُعد | |
غالبًا ما تكون التدفقات جزءًا من شير بوينت أو تطبيقات الطاقة المشاركة - تستفيد المشاركات المجمعة من معدل يوم واحد عبر النطاق الكامل.
موثوق به من قِبل الفرق في جميع أنحاء أوروبا.
قامت شركة LeapLytics ببناء تدفقات Power Automate التي ترسل تنبيهات تلقائية عندما تتأخر عمليات تخفيف المخاطر وتخطر أصحاب المصلحة عندما يتم تعيينهم لمخاطر ما. ما كان يتطلب متابعة يدوية يحدث الآن دون أن يضطر أي شخص للتفكير فيه.
- المخاطر والفريق، الخدمات اللوجستية، ألمانيا
لماذا LeapLytics؟
نتعامل مع الحالات الحادة
يعمل تدفق Power Automate الأساسي الذي تم إنشاؤه في 20 دقيقة بشكل جيد إلى أن يتم حذف عنصر SharePoint في منتصف الموافقة، أو يتم تعطيل حساب الموافقة، أو يحتوي حقل عنوان البريد الإلكتروني على خطأ مطبعي. تتسبب هذه السيناريوهات في حدوث أخطاء لم تتم معالجتها، وفشل صامت، وتدفقات تتوقف عن العمل دون أن يلاحظ أحد. نحن نبني معالجة الأخطاء، ومنطق إعادة المحاولة، وإشعارات الفشل في كل تدفق بحيث عندما يحدث خطأ ما - وسيحدث - يعرف الشخص المناسب ذلك على الفور.
معرفة العملية، وليس فقط بناء التدفق
نحن لا نقوم فقط بترجمة طلبك إلى تسلسل إجراءات التشغيل. نحن نسأل عما يحدث عندما يكون الموافق في إجازة، وما هو مسار التصعيد، وما هي قاعدة العمل للاستثناء. إن الحصول على منطق العملية بشكل صحيح قبل بناء التدفق يوفر وقتًا أطول بكثير من الخطأ وإعادة البناء. لقد قمنا بتخطيط ما يكفي من العمليات التجارية لمعرفة الأسئلة التي يجب طرحها.
مكدس M365، من النهاية إلى النهاية
تدفقاتنا تربط SharePoint, تطبيقات الطاقةو Teams و Outlook و باور بي آي. إذا كنت بحاجة إلى هيكلة قائمة SharePoint بشكل صحيح قبل أن يعمل التدفق، فنحن نقوم بذلك أيضًا. نفس الفريق ونفس المشاركة ونفس معدل اليوم - لا تسليم بين مسارات العمل المنفصلة.
الأسئلة المتداولة.
هل نحتاج إلى تراخيص إضافية لبرنامج Power Automate؟
لا، لحالات الاستخدام القياسية. يتم تضمين Power Automate مع موصلات M365 القياسية - SharePoint وOutlook وTeams وTeams والنماذج - في معظم خطط Microsoft 365 بما في ذلك Business Standard وE3 وE5. قد تتطلب الموصلات المتميزة (Salesforce وSAP وServiceNow) أو التدفقات كبيرة الحجم تراخيص إضافية. نتأكد من استحقاقك قبل البدء ونقدم لك المشورة إذا كانت هناك حاجة إلى أي ترخيص إضافي.
هل يمكن توصيل Power Automate بأنظمة غير تابعة ل Microsoft؟
نعم. يحتوي Power Automate على مئات الموصلات. تغطي الموصلات القياسية معظم خدمات Microsoft وخدمات الجهات الخارجية الشائعة دون أي تكلفة إضافية. تتطلب الموصلات المتميزة لأنظمة المؤسسات مثل Salesforce أو SAP أو ServiceNow ترخيص Power Automate Premium لكل مستخدم. سنخبرك مقدمًا بالموصلات التي تحتاجها تدفقاتك وما هي الآثار المترتبة على الترخيص.
ماذا يحدث إذا تعطل التدفق بعد بدء التشغيل؟
تتضمن تدفقاتنا معالجة الأخطاء التي تكتشف الأعطال وترسل إشعاراً فورياً إلى المالك المعين - بدلاً من الفشل بصمت. كما نوفر أيضاً 3 أشهر من معالجة العيوب بعد بدء التشغيل دون أي تكلفة إضافية، مما يغطي أي أعطال تنشأ عن مشاكل في البناء.
هل يمكنك توثيق التدفقات حتى نتمكن من الحفاظ عليها بأنفسنا؟
نعم. تتضمن كل مشاركة توثيقًا مكتوبًا لظروف تشغيل كل تدفق، وفروع المنطق، والإجراءات، ومعالجة الأخطاء - مكتوبة بلغة واضحة، وليس مجرد لقطات شاشة للوحة التدفق. يجب أن يكون فريقك قادرًا على فهم ما يفعله التدفق وإجراء تعديلات طفيفة دون الحاجة إلى الاتصال بنا.
كم من الوقت يستغرق إنشاء تدفق Power Automate Power Automate؟
عادةً ما يستغرق سير عمل الإخطار أو التنبيه البسيط - مشغّل واحد وشرط واحد وبريد إلكتروني واحد - من يوم إلى يومين بما في ذلك الاختبار والتوثيق. يستغرق سير عمل الموافقة متعدد الخطوات مع التوجيه المشروط والتصعيد ومعالجة الرفض والتقاط الأخطاء عادةً من 3 إلى 6 أيام. نقدم لك نطاقًا مكتوبًا قبل البدء.
هل يمكنك مراجعة وإصلاح التدفقات التي أنشأناها بأنفسنا بالفعل؟
نعم. يعد تحسين التدفق واستكشاف الأخطاء وإصلاحها مشاركة شائعة. نقوم بمراجعة تدفقاتك الحالية، وتحديد الثغرات في معالجة الأخطاء والمشكلات المنطقية، وإصلاح ما يسبب المشاكل. غالبًا ما تكون أسرع وأرخص من إعادة البناء من الصفر.
غالبًا ما يتم دمجها مع Power Automate.
تطوير SharePoint
يتم تشغيل معظم تدفقات Power Automate بواسطة الأحداث في قوائم SharePoint. تجعل القائمة جيدة التنظيم مع أنواع الأعمدة الصحيحة والتحقق من الصحة التدفقات أكثر موثوقية وأسهل في الصيانة. نقوم بتصميم وبناء كليهما في مشاركة واحدة عند الحاجة.
تطبيقات الطاقة
تلتقط نماذج Power Apps البيانات المنظمة؛ بينما تتعامل تدفقات Power Automate مع ما يحدث بعد ذلك - الموافقات والإشعارات وتحديثات السجلات. تعمل الخدمتان معًا بشكل طبيعي، ونقوم ببنائهما معًا كجزء من نفس المشاركة حيثما كانت هناك حاجة لكليهما.
سجل المخاطر
تُعد التنبيهات التلقائية لتخفيف المخاطر المتأخرة وإشعارات أصحاب المصلحة جزءًا أساسيًا من عرض سجل المخاطر الذي نقدمه. يتم تضمين تدفقات Power Automate كميزة قياسية في كل إنشاء لسجل المخاطر - وليست إضافة.
هل أنت مستعد للتوقف عن القيام بالأمور يدوياً؟
أخبرنا ما هي العملية التي تريد أتمتتها - ما هو المشغل، وما الذي يجب أن يحدث، ومن الذي يجب أن يعرف. سنعود إليك بنطاق إرشادي وتقدير في غضون 24 ساعة.
أو راسلنا مباشرة على info@leaplytics.de
الخدمات ذات الصلة: تطوير SharePoint - تطبيقات الطاقة - استشارات Power BI - سجل المخاطر
