Řízení rizik bez dat je jen odhad. A dohady projekty ničí.
Viděli jsme, jak společnosti prodělávají miliony, protože nedokázaly předvídat přicházející problémy. Varovná znamení tu byla. Data existovala. Ale nikdo si je nespojil, dokud nebylo pozdě.
Power BI tuto hru mění. Promění vaše rozptýlená data o rizicích v křišťálovou kouli pro vaše projekty. Žádná magie - jen chytré využití informací, které už máte k dispozici.
Zde se dozvíte, jak pomáháme organizacím přejít od reaktivního hašení požárů k prediktivnímu řízení rizik.
Proč tradiční řízení rizik selhává
Většina řízení rizik je divadlo. Pěkné tabulky s červenou, žlutou a zelenou barvou. Měsíční schůzky, na kterých všichni přikyvují a říkají "monitorujeme situaci".
Problém? Váš registr rizik je statický dokument. Vaše projektová data jsou v jiném systému. Vaše finanční údaje se skrývají v účetním softwaru. Nic nekomunikuje s ničím jiným.
Když se riziko projeví, snažíte se pochopit, co se stalo. Vytáhnete zprávy z pěti různých zdrojů. Než získáte odpovědi, je škoda už napáchána.
Tento vzorec vidíme všude:
- Překročení rozpočtu, které "přišlo z ničeho nic" - kromě údajů o výdajích, které ukazovaly trend o tři měsíce dříve.
- Nedostatek zdrojů, který "nebylo možné předvídat" - zatímco zprávy o využití křičely varování.
- Problémy s kvalitou, které se "náhle objevily", ačkoli počet závad stoupal již několik týdnů.
Údaje byly k dispozici. Viditelnost nebyla.
Power BI jako platforma pro analýzu rizik
Power BI nevytváří jen pěkné grafy. Spojí vaše rizikové body dříve, než se z nich stanou rizikové exploze.
Považujte ji za své velitelské centrum rizik. Každý důležitý zdroj dat se přenáší na jedno místo. Nástroje pro řízení projektů, finanční systémy, databáze lidských zdrojů, metriky kvality - všechny mluví stejným jazykem.
Vytváříme řídicí panely, které vám ukazují tři věci:
- Co se děje nyní - Stav projektu v reálném čase ve všech vašich iniciativách
- Jaké vzory se objevují - Trendy, které předpovídají problémy dříve, než nastanou
- Jaké kroky je třeba podniknout - Jasné další kroky na základě údajů
Kouzlo nastane, když se přestanete dívat na izolované ukazatele a začnete vidět souvislosti. Rozdíl v rozpočtu plus využití zdrojů plus tlak na časový plán se rovná projektu, který je na spadnutí.
Power BI tato spojení zviditelňuje. A viditelnost vytváří možnosti.
Vytvoření systému detekce rizik
Nevytváříme přístrojové panely. Vytváříme systémy včasného varování.
Začněte s největšími bolestmi. Jaká rizika vás nejvíce bolí? Výpadky v rozpočtu? Zpoždění harmonogramu? Konflikty se zdroji? Selhání kvality?
Pro každou hlavní kategorii rizik určete hlavní ukazatele. Ne ty zjevné - jemné signály, které se objevují týdny před krizí.
Ukazatele rozpočtových rizik:
- Skutečná vs. plánovaná rychlost výdajů
- Četnost a hodnota požadavků na změnu
- Zpoždění plateb prodejcům
- Doba schválení nákupní objednávky
Ukazatele rizik harmonogramu:
- Míra dokončení úkolu v porovnání s výchozím stavem
- Spotřeba vyrovnávací paměti kritické cesty
- Předpovědi dostupnosti zdrojů
- Zpoždění dokončení závislostí
Ukazatele rizik kvality:
- Míra odhalení závad podle fází
- Procenta přepracování
- Testování mezer v pokrytí
- Trendy v náladách klientů
Tyto ukazatele propojujeme s automatickými výstrahami. Když se vzorce posunou mimo obvyklé rozmezí, jsou okamžitě upozorněni ti správní lidé. Ne na schůzce o přezkoumání rizik příští měsíc. Nyní.
Přeměna poznatků v akci
Data bez akce jsou jen drahou zábavou.
Naše řešení Power BI navrhujeme na základě rozhodovacích bodů, nikoli pouze datových bodů. Každý přístrojový panel odpovídá na konkrétní otázky, které vedou ke konkrétním akcím.
Otázky pro výkonné pracovníky:
- Kterým projektům je třeba věnovat okamžitou pozornost?
- Kam bychom měli přerozdělit zdroje?
- Jaká rizika ohrožují naše strategické cíle?
Dashboard projektového manažera Otázky:
- Jaké úkoly nestíháte?
- Kteří členové týmu jsou přetíženi?
- Kde se objevují problémy s kvalitou?
Dashboard Správce rizik Otázky:
- Které rizikové scénáře jsou stále pravděpodobnější?
- Jaké strategie zmírňování dopadů fungují?
- Kde potřebujeme nové kontroly rizik?
Každý řídicí panel obsahuje doporučené akce založené na vzorcích dat. Žádné hádání, co dělat dál. Žádná analytická paralýza.
Vytváříme také možnosti modelování scénářů. "Co se stane s naším časovým plánem, pokud přijdeme o tento klíčový zdroj?" "Jak ovlivní snížení rozpočtu 20% naše výsledky?" Odpovězte na tyto otázky dříve, než se stanou skutečností.
Úspěšné řízení rizik v reálném světě
Jeden výrobní klient ztrácel peníze na stavebních projektech. Překročení rozpočtu činilo v průměru 30%. Zpoždění harmonogramu bylo běžné.
Propojili jsme jejich data pro řízení projektů, systémy pro zadávání zakázek a finanční výkaznictví v Power BI. Vzorce byly okamžitě zřejmé.
Zvýšení materiálových nákladů bylo zaznamenáno až při měsíčních revizích rozpočtu. V té době již byly vystaveny objednávky za nadsazené ceny. Změnové příkazy nebyly vyhodnocovány z hlediska celkového dopadu projektu - pouze z hlediska dopadu jednotlivých úkolů.
Konflikty zdrojů mezi projekty nebyly viditelné, dokud se lidé nedostavili do práce.
Řešení Power BI vytvořilo přehled o těchto vzájemně propojených rizicích v reálném čase. Upozornění na náklady na materiál vyvolala okamžitou revizi nákupu. Dopady změnových objednávek byly vyhodnocovány s ohledem na omezení portfolia, nejen jednotlivých projektů.
Přidělování zdrojů ukázalo konflikty s předstihem několika týdnů, což umožnilo proaktivní úpravy plánování.
Výsledky po šesti měsících: Překročení rozpočtu kleslo na 8%. Plnění harmonogramu se zlepšilo o 40%. A co je ještě důležitější, přestaly je překvapovat problémy.
Společnost zabývající se vývojem softwaru použila podobné přístupy k řízení rizik v oblasti kvality. Namísto zjišťování závad při uživatelském akceptačním testování zjišťovali vzorce zhoršování kvality během vývoje.
Míra zamítnutí kontroly kódu, trendy pokrytí jednotkových testů a četnost selhání sestavení předpověděly problémy s kvalitou o tři sprinty dříve. To jim poskytlo čas na úpravu procesů před dodáním nefunkčního softwaru.
Hodnocení spokojenosti zákazníků se zlepšilo 25%, protože se do výroby dostalo méně závad.
Strategie implementace, která skutečně funguje
Nesnažte se vyřešit všechny problémy s riziky hned první den. To je recept na drahé selhání.
Řídíme se cíleným přístupem:
Fáze 1: Vyberte si jeden velký problém
Vyberte si nejdražší nebo nejčastější riziko. Pro tento jediný problém vytvořte možnosti detekce a reakce. Než začnete přidávat složitosti, zajistěte jejich dokonalé fungování.
Fáze 2: Připojení souvisejících zdrojů dat
Jakmile základní systém funguje, přidejte zdroje dat, které poskytují další kontext. Finanční údaje pro rozpočtová rizika. Údaje o zdrojích pro rizika související s harmonogramem. Zpětná vazba od klienta pro rizika kvality.
Fáze 3: Rozšíření na související rizika
Použijte svůj osvědčený rámec k řešení další kategorie největších rizik. Budete postupovat rychleji, protože infrastruktura existuje.
Fáze 4: Vytvoření prediktivních modelů
Na základě historických dat vytvořte prediktivní analýzu. Modely strojového učení, které předpovídají pravděpodobnost rizika na základě aktuálních podmínek.
Úplná implementace tohoto přístupu trvá 6-12 měsíců. Výsledky 1. fáze jsou však vidět již za několik týdnů.
Vedle technické implementace trváme také na řízení změn. Sebelepší přístrojová deska na světě selže, pokud ji lidé nepoužívají. Školení, integrace procesů a kulturní přijetí jsou stejně důležité jako propojení dat.
Měření návratnosti investic do řízení rizik
Dobré řízení rizik šetří peníze. Skvělé řízení rizik vydělává peníze.
Sledujeme konkrétní metriky, abychom prokázali vliv Power BI na řízení rizik:
Přímé úspory nákladů:
- Snížení překročení rozpočtu
- Méně nouzových zdrojů
- Nižší náklady na přepracování a kvalitu
- Snížení míry zrušení projektů
Nepřímá tvorba hodnoty:
- Zvýšená spokojenost klientů
- Zvýšená produktivita týmu
- Lepší využití zdrojů
- Rychlejší realizace projektu
Zlepšení reakce na rizika:
- Dřívější odhalení problému
- Rychlejší rozhodování
- Přesnější posouzení dopadů
- Lepší účinnost zmírňování
Většina organizací dosáhne 3-5násobné návratnosti investic během prvního roku. Úspory se v průběhu času zvyšují s tím, jak se rozvíjejí schopnosti řízení rizik.
A co je důležitější, v noci se vám bude lépe spát. Už žádná nepříjemná překvapení na pondělních ranních schůzkách. Už žádné vysvětlování vedoucím pracovníkům, proč projekty bez varování selhaly.
Vaše řízení rizik se stane proaktivním, nikoli reaktivním. Problémům předcházíte, místo abyste je pouze dokumentovali.
Power BI promění vaše data v prognózu. A předvídavost změní řízení rizik z nákladového centra na konkurenční výhodu.
Otázkou není, zda si můžete dovolit zavést lepší řízení rizik. Otázkou je, zda si můžete dovolit to neudělat.
Vaše konkurence již využívá data, aby viděla za roh. Dohánět v řízení rizik je drahé. Vést hru je výhodné.
