Δημιουργούμε εφαρμογές διαχείρισης προσωπικού με βάση τα Power Apps και το Dataverse – καταγραφή ωρών εργασίας, αιτήσεις άδειας, αναρρωτικές άδειες και διαχείριση εργασιών, όλα σε ένα μέρος, με έναν πίνακα ελέγχου σε πραγματικό χρόνο για τους υπεύθυνους. Οι εφαρμογές αυτές αναπτύσσονται εντός του λογαριασμού σας στο Microsoft 365, παραδίδονται ως δικές σας και έχουν σχεδιαστεί ώστε να λειτουργούν εξίσου καλά σε tablet στο χώρο εργασίας, σε κινητό τηλέφωνο και σε επιτραπέζιο υπολογιστή.

Ζητήστε μια εκτίμηση

Τα στοιχεία παρουσίας, οι άδειες και οι εργασίες βρίσκονται σε τρία διαφορετικά μέρη – και κανένα από αυτά δεν επικοινωνεί με τα άλλα.

Οι περισσότερες μικρές και μεσαίες ομάδες χειρίζονται αυτό το θέμα χρησιμοποιώντας ένα συνδυασμό έντυπων φύλλων καταγραφής ωρών, ενός κοινόχρηστου αρχείου Excel και προφορικών αιτημάτων προς το γραφείο. Αυτό λειτουργεί, μέχρι που κάποιος ξεχνά να ενημερώσει το φύλλο, ένας διευθυντής εγκρίνει άδεια που δεν έχει καταγραφεί ή ένας νέος υπάλληλος δεν έχει ιδέα σε τι πρέπει να εργαστεί σήμερα. Τα εργαλεία για να διορθωθεί αυτό περιλαμβάνονται ήδη στην άδεια χρήσης του Microsoft 365 – απλώς πρέπει να ενσωματωθούν σε μία ενιαία, συνδεδεμένη εφαρμογή, αντί να παραμένουν διάσπαρτα.

Η καταγραφή της παρουσίας γίνεται χειροκίνητα ή δεν γίνεται καθόλου

Η καταγραφή της άφιξης και της αναχώρησης γίνεται σε χαρτί, σε υπολογιστικό φύλλο ή δεν γίνεται καθόλου. Οι ώρες υπερωριών και οι ώρες που δεν συμπληρώθηκαν υπολογίζονται χειροκίνητα στο τέλος του μήνα, αν υπολογιστούν καθόλου. Κανείς δεν έχει εικόνα σε πραγματικό χρόνο για το ποιος βρίσκεται πραγματικά στον χώρο εργασίας αυτή τη στιγμή.

Αιτήσεις άδειας χωρίς σύστημα

Μια αίτηση για άδεια είναι ένα μήνυμα στο WhatsApp ή μια προφορική ερώτηση του τύπου «Μπορώ να πάρω άδεια την Παρασκευή;». Το υπόλοιπο των αδειών παραμένει στο μυαλό κάποιου ή σε ένα ξεπερασμένο υπολογιστικό φύλλο. Οι αναρρωτικές άδειες αναφέρονται μέσω τηλεφώνου και δεν καταγράφονται ποτέ σε κάποιο αρχείο που θα μπορούσε να συμβουλευτεί ένας προϊστάμενος.

Εργασίες που ανατέθηκαν και στη συνέχεια ξεχάστηκαν

Οι εργασίες ανατίθενται προφορικά το πρωί και δεν καταγράφονται πουθενά. Το απόγευμα, ο υπεύθυνος δεν μπορεί να πει τι έχει ολοκληρωθεί, τι βρίσκεται σε εξέλιξη και τι έχει παραλειφθεί – και το ίδιο ισχύει και για τον υπάλληλο, τρεις ημέρες αργότερα.

Τι περιλαμβάνει η εφαρμογή.

Δημιουργούμε μία εφαρμογή Power Apps τύπου «canvas», η οποία βασίζεται στο Dataverse για την ομαλή διαχείριση ρόλων και δικαιωμάτων, και καλύπτει την παρουσία, τις άδειες, τις εργασίες και έναν πίνακα ελέγχου για τους διευθυντές – ενώ το Power Automate διαχειρίζεται τις εγκρίσεις και τις ειδοποιήσεις στο παρασκήνιο. Αρθρωτή σχεδίαση: ξεκινήστε με τον πυρήνα και προσθέστε ενότητες αργότερα, χωρίς να χρειαστεί να ξαναφτιάξετε ό,τι λειτουργεί ήδη.

Παρακολούθηση χρόνου

Καταγραφή έναρξης και λήξης εργασίας, καθώς και καταγραφή διαλειμμάτων από κινητό, tablet ή υπολογιστή – χωρίς ξεχωριστό υλικό, χωρίς ξεχωριστή σύνδεση. Οι τυπικές δυνατότητες περιλαμβάνουν:

• Καταχώριση άφιξης/αναχώρησης με ένα πάτημα και αυτόματη χρονοσήμανση
• Παρακολούθηση διαλειμμάτων με ρυθμιζόμενους κανόνες (π.χ. αυτόματη αφαίρεση μετά από έναν καθορισμένο αριθμό ωρών)
• Αυτόματος υπολογισμός των υπερωριών και των ελλειπών ωρών σε σχέση με τις συμβατικές ώρες εργασίας
• Ο υπάλληλος μπορεί να δει ανά πάσα στιγμή το υπόλοιπο του προσωπικού χρόνου του – χωρίς να χρειάζεται να περιμένει την μηνιαία εκτύπωση
• Προβολή για τους υπεύθυνους που δείχνει ποιοι εργαζόμενοι είναι συνδεδεμένοι αυτή τη στιγμή, είτε για ολόκληρη την ομάδα είτε για μια συγκεκριμένη τοποθεσία

Διαχείριση αδειών και απουσιών

Αιτήματα για άδεια διακοπών, εγκρίσεις και άδειες ασθενείας συγκεντρωμένα σε ένα μέρος, αντί να είναι διάσπαρτα σε μηνύματα και τηλεφωνήματα. Οι τυπικές δυνατότητες περιλαμβάνουν:

• Υποβολή αίτησης άδειας με εμφάνιση του υπολοίπου πριν από την υποβολή
• Έγκριση από τον υπεύθυνο απευθείας μέσα στην εφαρμογή ή μέσω ειδοποίησης στο Teams ή μέσω email, με ένα μόνο πάτημα για έγκριση ή απόρριψη
• Καταγραφή αδειών ασθενείας με αυτόματη ειδοποίηση προς τον αρμόδιο προϊστάμενο
• Προβολή του ημερολογίου της ομάδας που δείχνει ποιοι βρίσκονται σε άδεια, ώστε οι υπεύθυνοι να μπορούν να προγραμματίσουν εκ των προτέρων την κάλυψη των καθηκόντων
• Αυτόματος επανυπολογισμός των υπολειπόμενων ημερών άδειας τη στιγμή που εγκρίνεται μια αίτηση

Διαχείριση εργασιών

Εργασίες που ανατίθενται από τη διοίκηση, τις οποίες παρακολουθούν όλοι και δεν ξεχνά κανείς. Οι τυπικές δυνατότητες περιλαμβάνουν:

• Ανάθεση εργασιών σε μεμονωμένους υπαλλήλους με προτεραιότητα και προθεσμία
• Η παρακολούθηση της κατάστασης (ανοιχτό, σε εξέλιξη, ολοκληρωμένο) ενημερώνεται απευθείας από τη συσκευή του υπαλλήλου
• Αυτόματες υπενθυμίσεις για εργασίες που πλησιάζουν ή έχουν ήδη περάσει την προθεσμία τους
• Προσωπική λίστα εργασιών για κάθε υπάλληλο, ώστε ο καθένας να ανοίγει την εφαρμογή και να βλέπει τις δικές του εκκρεμότητες, και όχι ένα κοινόχρηστο χάος με τις εργασίες όλων των άλλων

Ημερολόγιο & Πίνακας ελέγχου

Μια ενιαία οθόνη που απαντά στο ερώτημα «τι συμβαίνει αυτή τη στιγμή» – τόσο για τον εργαζόμενο όσο και για τον προϊστάμενο. Οι τυπικές δυνατότητες περιλαμβάνουν:

• Ενσωμάτωση του ημερολογίου του Outlook για προσωπικά και κοινόχρηστα ραντεβού
• Πίνακας ελέγχου διαχειριστή που συγκεντρώνει σε μία οθόνη τα στοιχεία παρουσίας, τις εκκρεμείς εργασίες και τις επικείμενες άδειες
• Σχεδιασμένο για tablet που τοποθετείται στο κέντρο του γραφείου ως κοινόχρηστη οθόνη γενικής εικόνας, αλλά και για ατομική χρήση ως τηλέφωνο
• Ορατότητα βάσει ρόλου – οι εργαζόμενοι βλέπουν τα δικά τους δεδομένα, ενώ οι διευθυντές βλέπουν τη συνολική εικόνα της ομάδας

Πώς λειτουργεί.

1. Απαιτήσεις και μοντέλο δεδομένων

Ξεκινάμε καταγράφοντας ποιες ενότητες χρειάζεστε από την πρώτη μέρα και ποιες μπορούν να προστεθούν αργότερα, πώς η άδεια χρήσης του Microsoft 365 υποστηρίζει το Dataverse, καθώς και τους ακριβείς κανόνες για τις υπερωρίες, τη συσσώρευση αδειών και τις εγκρίσεις. Όλα αυτά τεκμηριώνονται και συμφωνούνται μαζί σας πριν ξεκινήσει η ανάπτυξη – η σωστή καθορισμός των κανόνων από την αρχή αποτρέπει την ανάγκη αναδιαμόρφωσής τους αργότερα.

2. Κατασκευάστε & επαναλάβετε

Η εφαρμογή δημιουργείται απευθείας στον λογαριασμό σας του Microsoft 365 στο Dataverse. Σας παρέχουμε μια λειτουργική έκδοση μόλις οι βασικές οθόνες είναι έτοιμες προς χρήση και ενσωματώνουμε τα σχόλιά σας πριν οριστικοποιήσουμε τη λογική και τις ροές έγκρισης. Μπορείτε να παρακολουθείτε την πρόοδο πριν από την τελική έγκριση, όχι μόνο κατά τη στιγμή της έγκρισης.

3. Διαχείριση UAT

Δοκιμάζετε την εφαρμογή σε πραγματικές εργάσιμες ημέρες – καταχώριση ωρών εργασίας, υποβολή αιτήσεων άδειας, ανάθεση και ολοκλήρωση εργασιών. Εμείς αναλαμβάνουμε τη δημιουργία των περιπτώσεων δοκιμών, συντονίζουμε την εκτέλεσή τους, ενώ παρακολουθούμε και επιλύουμε τυχόν σφάλματα πριν από την έναρξη λειτουργίας.

4. Παράδοση & τεκμηρίωση

Πλήρης παράδοση, συμπεριλαμβανομένης της τεκμηρίωσης, οθόνη προς οθόνη, της λογικής της εφαρμογής, του μοντέλου δεδομένων του Dataverse και των ροών έγκρισης που την υποστηρίζουν. Η ομάδα σας αποκτά δικαιώματα διαχειριστή και η εφαρμογή γίνεται δική σας – φιλοξενείται στον δικό σας tenant. Περιλαμβάνονται 3 μήνες διόρθωσης σφαλμάτων. Διατίθεται συνεχής υποστήριξη με βάση συμβόλαιο συντήρησης.

Ξεκινήστε από το βασικό, προσθέστε τα υπόλοιπα αργότερα.

Δεν χρειάζεται κάθε ομάδα να χρησιμοποιεί όλα τα modules από την πρώτη μέρα. Συνήθως προτείνουμε να ξεκινήσετε πρώτα με τα modules που αντικαθιστούν το μεγαλύτερο μέρος της χειροκίνητης εργασίας και, στη συνέχεια, να προσθέσετε τα υπόλοιπα μόλις η βασική εφαρμογή τεθεί σε καθημερινή χρήση:

• Φάση 1 – Βασική: Παρακολούθηση χρόνου, διαχείριση αδειών και απουσιών, διαχείριση εργασιών, ημερολόγιο και ο πίνακας ελέγχου του διευθυντή
• Φάση 2 – Επεκτάσεις: Ανάλογα με τη δραστηριότητά σας – διαχείριση στόλου/οχημάτων, διαχείριση εγγράφων, ενσωμάτωση CRM ή λειτουργίες με τη βοήθεια τεχνητής νοημοσύνης – μπορούν να προστεθούν πάνω στην ίδια βάση του Dataverse, χωρίς να χρειάζεται να ανακατασκευαστεί αυτό που υπάρχει ήδη

Διαφανής τιμολόγηση.

Λειτουργούμε με βάση το μοντέλο «Χρόνος & Υλικά». Πληρώνετε για τις ημέρες που έχουν πράγματι εργαστεί, με σταθερή ημερήσια αμοιβή – χωρίς αβεβαιότητες σχετικά με την καθορισμένη τιμή, χωρίς κρυφές χρεώσεις.

Ενότητα	Τυπικό πεδίο εφαρμογής	Ενδεικτικό κόστος (καθαρό)
Καταγραφή χρόνου + υπολογισμός υπερωριών	5–8 ημέρες	4.000–6.400 ευρώ
Διαχείριση αδειών και απουσιών με εγκρίσεις	4–7 ημέρες	3.200–5.600 ευρώ
Διαχείριση εργασιών + ημερολόγιο + πίνακας ελέγχου	5–9 ημέρες	4.000–7.200 ευρώ
Τιμή ημέρας	από €800/ημέρα (καθαρά) - 100% remote

Τα modules συνήθως αξιολογούνται και κοστολογούνται ξεχωριστά, και στη συνέχεια συνδυάζονται σε μία ενιαία σύμβαση και ημερήσια αμοιβή, μόλις επιβεβαιώσετε ολόκληρη την πρώτη φάση. Σημείωση: ανάλογα με το πακέτο Microsoft 365 που διαθέτετε και τον αριθμό των χρηστών, το Dataverse ενδέχεται να απαιτεί πρόσθετες άδειες χρήσης του Power Apps – ελέγχουμε τα δικαιώματά σας και σας ενημερώνουμε σχετικά πριν από την υποβολή της προσφοράς.

Παλιά καταγράφαμε τις ώρες εργασίας σε χαρτί, οι αιτήσεις άδειας γίνονταν μέσω WhatsApp και δεν υπήρχε ουσιαστικός τρόπος να δούμε ποιος εργαζόταν σε τι. Τώρα όλα βρίσκονται σε μία εφαρμογή που λειτουργεί στο tablet του γραφείου και στα κινητά όλων – και η προβολή για τους υπεύθυνους δείχνει πραγματικά τι συμβαίνει, χωρίς να χρειάζεται να ρωτάμε εδώ και εκεί.

— Διευθυντής Λειτουργιών, Υπηρεσίες Αυτοκινήτων, Γερμανία

Γιατί η LeapLytics;

Σχεδιασμένο για να εξελίσσεται, όχι για να αντικατασταθεί

Σχεδιάζουμε το μοντέλο δεδομένων του Dataverse λαμβάνοντας υπόψη από την αρχή τις μελλοντικές ενότητες – διαχείριση στόλου, διαχείριση εγγράφων, CRM, λειτουργίες τεχνητής νοημοσύνης – έτσι ώστε η προσθήκη μιας ενότητας αργότερα να μην σημαίνει ότι θα χρειαστεί να ξαναφτιάξετε ό,τι έχετε ήδη δημιουργήσει.

Η εφαρμογή σας, ο λογαριασμός σας, τα δεδομένα σας

Όλα δημιουργούνται εντός του περιβάλλοντος του Microsoft 365. Τα δεδομένα σας παραμένουν εκεί όπου βρίσκονται. Όταν ολοκληρωθεί η παράδοση, αποκτάτε δικαιώματα διαχειριστή και πλήρη κυριότητα – χωρίς να εξαρτάστε πλέον από εμάς ή από κάποια πλατφόρμα τρίτου μέρους.

Εξετάζουμε τις εξαιρέσεις πριν αυτές εξελιχθούν σε προβλήματα

Τι συμβαίνει όταν ένας υπάλληλος ξεχάσει να χτυπήσει κάρτα εξόδου; Τι συμβαίνει όταν υποβάλλεται αίτηση άδειας εκ των υστέρων; Προσδιορίζουμε αυτές τις ακραίες περιπτώσεις κατά τη φάση των απαιτήσεων, και όχι μετά τη θέση σε λειτουργία, γιατί τότε η επίλυσή τους είναι οικονομικά αποδοτική.

Συχνές ερωτήσεις.

Χρειαζόμαστε το Dataverse ή μπορεί αυτό να λειτουργήσει σε λίστες του SharePoint;

Για μια μικρή ομάδα με απλές ανάγκες, οι λίστες του SharePoint μπορούν να αποδειχθούν επαρκείς. Συνήθως προτείνουμε το Dataverse όταν τα δεδομένα των υπαλλήλων, οι ρόλοι και τα δικαιώματα πρόσβασης πρέπει να επεκταθούν ομαλά, ή όταν σχεδιάζετε μελλοντικές ενότητες, όπως διαχείριση στόλου ή CRM. Θα σας δώσουμε μια ειλικρινή πρόταση με βάση το μέγεθος της ομάδας σας και το σχέδιο δράσης σας, και όχι μια τυποποιημένη απάντηση.

Απαιτείται πρόσθετη άδεια χρήσης για το Dataverse;

Είναι δυνατό, ανάλογα με το τρέχον πακέτο Microsoft 365 που διαθέτετε και τον αριθμό των χρηστών. Ελέγχουμε τα υπάρχοντα δικαιώματά σας πριν σας υποβάλουμε προσφορά και σας ενημερώνουμε εκ των προτέρων για το τι ακριβώς πρέπει να προστεθεί, αν χρειαστεί.

Θα λειτουργεί η εφαρμογή τόσο στο tablet του γραφείου μας όσο και στα κινητά τηλέφωνα;

Ναι. Η εφαρμογή έχει σχεδιαστεί με τρόπο που να προσαρμόζεται αυτόματα σε κινητά, tablet και επιτραπέζιους υπολογιστές, βασιζόμενη σε μία μόνο εφαρμογή «Canvas», οπότε η ίδια εφαρμογή μπορεί να λειτουργεί ως προσωπικό εργαλείο στο κινητό κάποιου και ως κοινόχρηστη οθόνη επισκόπησης σε ένα tablet του γραφείου.

Μπορούμε να ξεκινήσουμε μόνο με την καταγραφή χρόνου και να προσθέσουμε τα υπόλοιπα αργότερα;

Ναι – αυτή είναι η πιο συνηθισμένη προσέγγιση. Σχεδιάζουμε το μοντέλο δεδομένων έτσι ώστε να υποστηρίζει όλες τις προγραμματισμένες ενότητες από την αρχή, οπότε η προσθήκη της διαχείρισης αδειών ή της παρακολούθησης εργασιών αργότερα αποτελεί επέκταση και όχι ανακατασκευή.

Σε ποιον ανήκει η εφαρμογή μετά την ανάπτυξή της;

Ναι, μπορείτε. Η εφαρμογή έχει δημιουργηθεί απευθείας στον λογαριασμό σας στο Microsoft 365 και, κατά την παράδοση, αποκτάτε πλήρη δικαιώματα διαχειριστή. Δεν υπάρχει καμία εξάρτηση από συγκεκριμένο προμηθευτή πέρα από την πλατφόρμα Microsoft 365 που ήδη χρησιμοποιείτε.

Μπορείτε επίσης να συντηρήσετε την εφαρμογή μετά την έναρξη λειτουργίας;

Ναι. Κάθε σύμβαση περιλαμβάνει 3 μήνες διόρθωσης ελαττωμάτων χωρίς επιπλέον κόστος. Πέραν αυτού, η συνεχής συντήρηση και οι νέες ενότητες διατίθενται με μηνιαία αμοιβή.

Συχνά συνδυάζεται με την εφαρμογή για τους υπαλλήλους.

Εφαρμογές ισχύος

Η εφαρμογή «Employee App» είναι, στην ουσία, μια εφαρμογή καμβά του Power Apps. Εάν χρειάζεστε επιπλέον αυτόνομες φόρμες ή εφαρμογές πέραν της ίδιας της εφαρμογής «Employee App», τις αναπτύσσουμε στο πλαίσιο της ίδιας σύμβασης.

Power Automate

Οι ειδοποιήσεις έγκρισης, οι υπενθυμίσεις για καθυστερημένες εργασίες και οι αναφορές για αιτήματα άδειας που δεν έχουν εγκριθεί εκτελούνται όλες μέσω του Power Automate στο παρασκήνιο της εφαρμογής.

SharePoint

Για τις ομάδες που δεν είναι ακόμη έτοιμες για το Dataverse, μπορούμε να δημιουργήσουμε μια αρχική έκδοση σε λίστες του SharePoint και να πραγματοποιήσουμε τη μετεγκατάσταση αργότερα, χωρίς να διαταραχθεί η καθημερινή χρήση.

Είστε έτοιμοι να συγκεντρώσετε τη διαχείριση του χρόνου, των εργασιών και των αδειών σε μία μόνο εφαρμογή;

Πείτε μας το μέγεθος της ομάδας σας, το τρέχον πακέτο Microsoft 365 που χρησιμοποιείτε και ποιες ενότητες θεωρείτε πιο σημαντικές για να ξεκινήσετε. Θα επικοινωνήσουμε μαζί σας εντός 24 ωρών με ένα ενδεικτικό πλαίσιο εργασιών και μια εκτίμηση κόστους.

Ελάτε σε επαφή

Ή στείλτε μας email απευθείας στο info@leaplytics.de

---

Σχετικές υπηρεσίες: Εφαρμογές ισχύος - Power Automate - Ανάπτυξη του SharePoint - Συμβουλευτική Power BI