Σχεδιάζουμε και δημιουργούμε λίστες SharePoint, φόρμες, δικαιώματα και ροές εργασίας - απευθείας στο Microsoft 365 tenant σας. Καθαρές δομές δεδομένων, έξυπνες φόρμες και αυτοματοποιημένες διαδικασίες που αντικαθιστούν τα λογιστικά φύλλα και τις αλυσίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στις οποίες εξακολουθεί να βασίζεται η ομάδα σας.
Το SharePoint μπορεί να κάνει πολύ περισσότερα απ' ό,τι σας προσφέρει.
Οι περισσότερες ομάδες χρησιμοποιούν το SharePoint ως βασικό χώρο αποθήκευσης αρχείων ή ως μια δυσκίνητη προεπιλεγμένη λίστα. Με τη σωστή δομή, τις φόρμες και την αυτοματοποίηση, το SharePoint γίνεται ένα σωστό επιχειρηματικό εργαλείο - συνδεδεμένο με Εφαρμογές ισχύος, Power Automate, και Power BI. Το χάσμα μεταξύ του τι μπορεί να κάνει το SharePoint και του τι αποκομίζουν οι περισσότεροι οργανισμοί από αυτό είναι μεγάλο, και συνήθως πρόκειται για πρόβλημα ρυθμίσεων και όχι για πρόβλημα εργαλείων.
Λίστες χωρίς δομή
Λανθασμένοι τύποι στηλών, κανόνες επικύρωσης, μη συνεπής ονομασία. Οι χρήστες εισάγουν ελεύθερο κείμενο εκεί που θα έπρεπε να υπάρχει αναπτυσσόμενο μενού, αφήνουν κενά τα υποχρεωτικά πεδία και τα δεδομένα γίνονται πολύ αναξιόπιστα για να συντάξουν αναφορές. Μια λίστα που ξεκινάει ακατάστατα γίνεται πιο ακατάστατη με την πάροδο του χρόνου.
Προεπιλεγμένες φόρμες που προκαλούν σύγχυση στους χρήστες
Η τυπική φόρμα του SharePoint εμφανίζει κάθε πεδίο σε κάθε χρήστη με τη σειρά που προστέθηκαν. Τα υποχρεωτικά πεδία δεν επιβάλλονται, τα dropdowns είναι επίπεδες λίστες χωρίς λογική και δεν υπάρχει καμία καθοδήγηση για το τι πάει πού. Το αποτέλεσμα είναι ασυνεπή δεδομένα και απογοητευμένοι χρήστες.
Δεν υπάρχει αυτοματισμός
Οι ενημερώσεις κατάστασης και οι ειδοποιήσεις διαχειρίζονται χειροκίνητα - ένα email υπενθύμισης εδώ, ένα μήνυμα Teams εκεί. Κανείς δεν ξέρει τι έχει αλλάξει χωρίς να ελέγξει απευθείας τη λίστα. Οι εγκρίσεις ζουν στα εισερχόμενα χωρίς ίχνη ελέγχου. Τίποτα δεν κινείται αν δεν το κυνηγήσει κάποιος.
Τι παραδίδουμε.
Εργαζόμαστε απευθείας στο περιβάλλον σας Microsoft 365. Χωρίς νέα εργαλεία, χωρίς εξωτερικές πλατφόρμες, χωρίς δεδομένα που φεύγουν από τον οργανισμό σας. Το SharePoint είναι η ραχοκοκαλιά - εμείς το κάνουμε να λειτουργεί σωστά.
Προσαρμοσμένες λίστες SharePoint
Μια σωστά δομημένη λίστα του SharePoint αποτελεί το θεμέλιο κάθε λειτουργικής λύσης. Σχεδιάζουμε και δημιουργούμε λίστες που αντικατοπτρίζουν τον τρόπο με τον οποίο εργάζεται πραγματικά η ομάδα σας - και όχι μόνο αυτό που κάνει το SharePoint από το κουτί. Αυτό συνήθως περιλαμβάνει:
- Σωστοί τύποι στηλών: επιλογή, πρόσωπο, ημερομηνία, υπολογισμός, αναζήτηση - όχι μόνο μονόγραμμο κείμενο για τα πάντα
- Κανόνες επικύρωσης που επιβάλλουν την ποιότητα των δεδομένων στο σημείο εισόδου
- Υποχρεωτικά πεδία υπό όρους - επιβάλλονται μόνο όταν ισχύουν
- Πολλαπλές προβολές προσαρμοσμένες σε διαφορετικούς ρόλους και περιπτώσεις χρήσης
- Στήλες με ευρετήριο για απόδοση σε μεγαλύτερες λίστες
- Μορφοποίηση στηλών και χρωματική κωδικοποίηση για να είναι η κατάσταση ορατή με μια ματιά
Αντικατάσταση φόρμας Power Apps
Η προεπιλεγμένη φόρμα του SharePoint δεν μπορεί να εμφανίζει ή να αποκρύπτει πεδία ανάλογα με το τι επιλέγει ο χρήστης. Δεν μπορεί να επιβάλει λογική υπό όρους, να καθοδηγήσει τον χρήστη μέσω μιας διαδικασίας πολλών βημάτων ή να προσαρμοστεί ανάλογα με τον ρόλο του. Το δικό μας Εφαρμογές ισχύος μπορεί να αντικαταστήσει τη μορφή καμβά. Οι τυπικές δυνατότητες περιλαμβάνουν:
- Δυναμικά dropdowns που φιλτράρουν με βάση προηγούμενες επιλογές
- Ορατότητα πεδίων υπό όρους - τα πεδία εμφανίζονται μόνο όταν είναι σχετικά
- Καθοδηγούμενη εισαγωγή πολλαπλών βημάτων με επικύρωση σε κάθε βήμα
- Προσυμπληρωμένα πεδία με βάση το προφίλ χρήστη ή προηγούμενες καταχωρήσεις
- Φιλική προς τα κινητά διάταξη για επιτόπιες ή απομακρυσμένες ομάδες
Δικαιώματα & έλεγχος πρόσβασης
Οι άδειες στο SharePoint είναι ισχυρές, αλλά είναι εύκολο να γίνουν λάθος. Σχεδιάζουμε και υλοποιούμε καθαρές δομές δικαιωμάτων που δίνουν στους χρήστες πρόσβαση σε αυτό που χρειάζονται και τίποτα περισσότερο. Το τυπικό πεδίο εφαρμογής περιλαμβάνει:
- Δικαιώματα σε επίπεδο ιστότοπου, λίστας και βιβλιοθήκης, ευθυγραμμισμένα με τη δομή των ρόλων σας
- Διαμόρφωση ομάδας Microsoft 365 και ομάδας SharePoint
- Δικαιώματα σε επίπεδο στοιχείου, όπου απαιτείται (με προσεκτική προσοχή στις επιπτώσεις στις επιδόσεις)
- Ανάθεση ρόλων επισκέπτη, μέλους και ιδιοκτήτη
- Διαμόρφωση εξωτερικής κοινής χρήσης
Μετανάστευση & Εκσυγχρονισμός
Μετακίνηση από το παλαιό SharePoint, τις ξεπερασμένες λίστες ή τις διαδικασίες που βασίζονται σε λογιστικά φύλλα σε μια καθαρή, σύγχρονη εγκατάσταση του SharePoint Online. Αναλαμβάνουμε την πλήρη μετάβαση, συμπεριλαμβανομένων των εξής:
- Αντιστοίχιση πεδίων από τη δομή πηγή στη δομή στόχο
- Καθαρισμός και μετασχηματισμός δεδομένων πριν από την εισαγωγή
- Επικύρωση των μεταφερόμενων δεδομένων έναντι της πηγής
- Χειρισμός ειδικών χαρακτήρων, μορφών ημερομηνίας και εξαρτήσεων αναζήτησης
- Μετεγκατάσταση από Excel, CSV, SharePoint on-premises ή SharePoint 2013/2016
Πώς λειτουργεί.
1. Ανακάλυψη & χαρτογράφηση
Εξετάζουμε την υπάρχουσα ρύθμιση, τις δομές δεδομένων και τις απαιτήσεις σας πριν γράψουμε έστω και μία γραμμή διαμόρφωσης. Χαρτογραφούμε τι πρέπει να κατασκευαστεί, να μεταφερθεί ή να βελτιωθεί, εντοπίζουμε τις εξαρτήσεις και συμφωνούμε γραπτώς το πεδίο εφαρμογής πριν ξεκινήσει η ανάπτυξη.
2. Κατασκευάστε το
Οι λίστες, οι φόρμες, τα δικαιώματα και οι ροές εργασίας ρυθμίζονται απευθείας στη μίσθωση του Microsoft 365. Όπου είναι διαθέσιμη μια περιοχή σταδιοποίησης, αναπτύσσουμε πρώτα εκεί και προωθούμε τη λειτουργία μόνο μετά την αναθεώρησή σας. Εβδομαδιαίες γραπτές ενημερώσεις κατάστασης καθ' όλη τη διάρκεια.
3. Διαχείριση UAT
Διαχειριζόμαστε την πλήρη διαδικασία δοκιμών - δημιουργία περιπτώσεων δοκιμών, συντονισμός εκτέλεσης, εντοπισμός ελαττωμάτων και επίλυση. Η ορισμένη επαφή σας διενεργεί αξιολογήσεις βάσει των συμφωνηθέντων κριτηρίων αποδοχής. Διορθώνουμε τυχόν αποκλίσεις από το πεδίο εφαρμογής, υπογράφετε.
4. Παράδοση & τεκμηρίωση
Πλήρης παράδοση, συμπεριλαμβανομένης της τεκμηρίωσης του σχεδιασμού της λίστας, των σημειώσεων λογικής της φόρμας, της περίληψης της δομής των δικαιωμάτων και τυχόν αρχείων μετάβασης. Περιλαμβάνει 3 μήνες αποκατάστασης ελαττωμάτων μετά την έναρξη λειτουργίας. Διατίθεται συνεχής υποστήριξη ως αμοιβή.
Για τι μας χρησιμοποιούν οι πελάτες μας.
Μητρώο κινδύνων
Μια δομημένη λίστα SharePoint αποτελεί τη βάση ενός εταιρικού μητρώου κινδύνων - συνδεδεμένου με μια έξυπνη φόρμα Power Apps, ένα ταμπλό Power BI και ειδοποιήσεις Power Automate. Μία από τις πιο συνηθισμένες αναθέσεις μας, που καλύπτει 30-40 διαμορφώσεις σε επίπεδο πεδίου σε μία μόνο λίστα.
Παρακολούθηση έργου
Μια προσαρμοσμένη λίστα έργων που αντικαθιστά ένα λογιστικό φύλλο ή έναν γενικό πίνακα εργασιών. Η τυπική ρύθμιση περιλαμβάνει ανάθεση ιδιοκτήτη, κατάσταση RAG με χρωματική μορφοποίηση, ημερομηνίες ορόσημων, παρακολούθηση φάσεων, αυτοματοποιημένες ειδοποιήσεις αλλαγής κατάστασης και προβολή χαρτοφυλακίου έργου Power BI.
Μητρώο περιουσιακών στοιχείων και αποθεμάτων
Παρακολουθήστε τον εξοπλισμό, τις άδειες χρήσης λογισμικού, τα φυσικά περιουσιακά στοιχεία ή το υλικό πληροφορικής με μια δομημένη λίστα SharePoint. Περιλαμβάνει αναγνωριστικό περιουσιακού στοιχείου, τοποθεσία, ιδιοκτήτη, κατάσταση, ημερομηνίες εγγύησης και αυτοματοποιημένες ειδοποιήσεις για επερχόμενες ανανεώσεις ή ημερομηνίες αναθεώρησης.
Ροές εργασίας HR & Onboarding
Δομημένες λίστες ελέγχου εισαγωγής με ανάθεση καθηκόντων, ημερομηνίες λήξης, παρακολούθηση ολοκλήρωσης και αυτοματοποιημένες ειδοποιήσεις προς τους διαχειριστές όταν τα βήματα καθυστερούν. Αντικαθιστά τους κοινόχρηστους trackers του Excel και τις αλυσίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Μητρώο προμηθευτών & προμηθευτών
Κεντρικοποιημένα δεδομένα προμηθευτών με ημερομηνίες συμβάσεων, ανάθεση ιδιοκτήτη, κατάσταση έγκρισης, συνημμένα έγγραφα και αυτοματοποιημένες υπενθυμίσεις ανανέωσης. Συχνά συνδυάζεται με μια φόρμα Power Apps για αυτοεξυπηρετούμενες ενημερώσεις προμηθευτών.
Λίστες ελέγχου συμμόρφωσης
Δομημένη παρακολούθηση της συμμόρφωσης με ιδιοκτήτη ελέγχου, ημερομηνία λήξης, επισύναψη αποδεικτικών στοιχείων και αυτοματοποιημένη κλιμάκωση όταν δεν τηρούνται οι προθεσμίες. Τροφοδοσία απευθείας σε πίνακα ελέγχου συμμόρφωσης του Power BI.
Διαφανής τιμολόγηση.
Εργαζόμαστε με βάση το Time & Material. Πληρώνετε για τις ημέρες που πραγματικά εργαστήκατε με σταθερή ημερήσια τιμή - χωρίς εικασίες για σταθερές τιμές, χωρίς κρυφές δαπάνες. Αν χρειαστούν λιγότερες ημέρες από τις εκτιμώμενες, πληρώνετε λιγότερα.
- Ημερήσια χρέωση: από €800/ημέρα (καθαρά)
- Απλός επανασχεδιασμός λίστας ή αντικατάσταση φόρμας: 2-5 ημέρες
- Μεγαλύτερο έργο (μεταναστεύσεις, δικαιώματα, πολλαπλές λίστες): 6-12 ημέρες
- Παράδοση: 100% τηλεχειριστήριο
- Τιμολόγηση: μετά από συμφωνημένα ορόσημα
Διατίθενται προνομιακές τιμές για υφιστάμενους πελάτες και δεσμεύσεις πολλαπλών εργασιών.
Εμπιστεύονται ομάδες σε όλη την Ευρώπη.
Η LeapLytics επανασχεδίασε ολόκληρη τη δομή του μητρώου κινδύνων του SharePoint - 37 αλλαγές σε επίπεδο πεδίου, μια προσαρμοσμένη φόρμα Power Apps και πλήρη διαχείριση δικαιωμάτων. Τα πάντα είναι τώρα καθαρά, συνεπή και συνδεδεμένα με τον πίνακα οργάνων μας Power BI.
- Ομάδα Κινδύνου & Συμμόρφωσης, Logistics, Γερμανία
Γιατί η LeapLytics;
Εργαζόμαστε στον ενοικιαστή σας
Όλη η ανάπτυξη γίνεται απευθείας στο περιβάλλον σας Microsoft 365. Χωρίς εξωτερικά εργαλεία, χωρίς δεδομένα που να φεύγουν από τον οργανισμό σας, χωρίς νέα υποδομή προς διαχείριση ή πληρωμή. Ό,τι κατασκευάζουμε είναι δικό σας και παραμένει στο περιβάλλον σας μετά την παράδοση.
SharePoint + Power Apps + Power Automate + Power BI
Δεν δημιουργούμε απλώς λίστες - τις συνδέουμε. Μια λίστα του SharePoint είναι πιο χρήσιμη όταν η φόρμα που την τροφοδοτεί είναι έξυπνη (Εφαρμογές ισχύος), τα συμβάντα που ενεργοποιεί είναι αυτοματοποιημένα (Power Automate), και τα δεδομένα που περιέχει είναι ορατά σε έναν ζωντανό πίνακα οργάνων (Power BI). Σχεδιάζουμε και κατασκευάζουμε την πλήρη στοίβα.
Γνώση τομέων σε διάφορους κλάδους
Έχουμε κατασκευάσει λύσεις SharePoint για τη διαχείριση κινδύνων, τη συμμόρφωση, τις λειτουργίες, τα οικονομικά, το ανθρώπινο δυναμικό και την πληροφορική. Κατανοούμε την επιχειρησιακή λογική πίσω από τις δομές δεδομένων που δημιουργούμε - όχι μόνο την τεχνική διαμόρφωση. Αυτό σημαίνει λιγότερες επαναλήψεις και ένα αποτέλεσμα που ταιριάζει πραγματικά στον τρόπο λειτουργίας της ομάδας σας.
Συχνές ερωτήσεις.
Χρειαζόμαστε πρόσθετες άδειες για την ανάπτυξη του SharePoint;
Το SharePoint περιλαμβάνεται σε όλα τα επιχειρηματικά και εταιρικά πακέτα του Microsoft 365. Τα Power Apps και το Power Automate με τυπικούς συνδέσμους SharePoint περιλαμβάνονται επίσης στα περισσότερα πακέτα (Business Standard, E3, E5 και άνω). Δεν απαιτούνται πρόσθετες άδειες χρήσης για μια τυπική δέσμευση SharePoint. Επιβεβαιώνουμε το δικαίωμά σας πριν από την έναρξη.
Μπορείτε να συνεργαστείτε με το υπάρχον περιβάλλον SharePoint;
Ναι. Αξιολογούμε πρώτα την τρέχουσα εγκατάστασή σας και χτίζουμε με βάση αυτό που ήδη έχετε. Δεν απαιτούμε ένα καθαρό περιβάλλον ή μια νέα τοποθεσία SharePoint. Στις περισσότερες περιπτώσεις βελτιώνουμε και επεκτείνουμε αυτό που ήδη υπάρχει.
Μπορείτε να μεταφέρετε δεδομένα από υπολογιστικά φύλλα ή από παλαιά αρχεία SharePoint;
Ναι. Η μεταφορά δεδομένων από λίστες Excel, CSV ή παλαιές λίστες SharePoint αποτελεί μέρος της τυπικής μας προσφοράς. Αντιστοιχίζουμε τα υπάρχοντα πεδία σας στη νέα δομή, καθαρίζουμε τα δεδομένα όπου χρειάζεται και τα εισάγουμε με ελέγχους επικύρωσης. Στο τέλος έχετε καθαρά, δομημένα δεδομένα από την πρώτη μέρα.
Πόσο διαρκεί ένα τυπικό έργο SharePoint;
Ένας απλός επανασχεδιασμός λίστας ή αντικατάσταση φόρμας διαρκεί συνήθως 2-5 ημέρες. Ένα μεγαλύτερο έργο που καλύπτει μεταναστεύσεις, δικαιώματα σε πολλαπλές τοποθεσίες και πολλές λίστες συνήθως διαρκεί 6-12 ημέρες. Σας δίνουμε ένα γραπτό αντικείμενο και μια εκτίμηση πριν ξεκινήσετε, ώστε να γνωρίζετε τι να περιμένετε.
Εργάζεστε επί τόπου;
Όλες οι εργασίες παραδίδονται εξ αποστάσεως από τη Γερμανία. Επισκέψεις στο χώρο μπορούν να κανονιστούν κατόπιν αμοιβαίας συμφωνίας - για παράδειγμα, για εναρκτήριες συνεδρίες ή συνεδρίες έναρξης λειτουργίας. Τα έξοδα ταξιδιού τιμολογούνται στο κόστος με προηγούμενη γραπτή έγκριση.
Μπορείτε επίσης να συνδέσετε το SharePoint με το Power BI ή το Power Automate;
Ναι - και το κάνουμε συχνά. Μια λίστα του SharePoint συνδεδεμένη με έναν πίνακα οργάνων του Power BI και αυτοματοποιημένη με ροές του Power Automate είναι ένας συνηθισμένος συνδυασμός. Εξετάζουμε και κατασκευάζουμε και τα τρία ως ενιαία δέσμευση, όπου χρειάζεται.
Συχνά συνδυάζεται με το SharePoint.
Εφαρμογές ισχύος
Αντικαταστήστε την προεπιλεγμένη φόρμα του SharePoint με μια έξυπνη εφαρμογή καμβά. Λογική υπό όρους, δυναμικά dropdowns, καθοδηγούμενη εισαγωγή πολλαπλών βημάτων και διάταξη για κινητά τηλέφωνα. Η πιο συνηθισμένη προσθήκη σε κάθε κατασκευή λίστας του SharePoint.
Power Automate
Αυτοματοποιήστε ειδοποιήσεις, εγκρίσεις και ενημερώσεις κατάστασης που ενεργοποιούνται απευθείας από τα συμβάντα της λίστας SharePoint. Αλλαγές κατάστασης, νέα στοιχεία, ληξιπρόθεσμες ημερομηνίες - όλα διεκπεραιώνονται αυτόματα χωρίς να χρειάζεται κανείς να ελέγξει τη λίστα χειροκίνητα.
Συμβουλευτική Power BI
Μετατρέψτε τα δεδομένα της λίστας SharePoint σε ζωντανά ταμπλό και αναφορές. Χαρτοφυλάκια κινδύνων, κατάσταση έργων, παρακολούθηση συμμόρφωσης, μητρώα περιουσιακών στοιχείων - οποιαδήποτε δομημένα δεδομένα του SharePoint μπορούν να τροφοδοτήσουν ένα ταμπλό του Power BI.
Ας τακτοποιήσουμε το SharePoint σας.
Πείτε μας με τι εργάζεστε και τι χρειάζεστε - θα σας απαντήσουμε με ένα ενδεικτικό αντικείμενο και μια εκτίμηση εντός 24 ωρών. Δεν απαιτείται καμία δέσμευση.
Ή στείλτε μας email απευθείας στο info@leaplytics.de
Σχετικές υπηρεσίες: Εφαρμογές ισχύος - Power Automate - Συμβουλευτική Power BI - Μητρώο κινδύνων
