Stefan Preusler, Διευθύνων Σύμβουλος της LeapLytics
Ακολουθεί μια δήλωση που υποστηρίζω απόλυτα: η πλειονότητα των ταμπλό κινδύνου του Power BI στην παραγωγή σήμερα δεν αλλάζει ούτε μία απόφαση. Ανοίγουν πριν από μια συνεδρίαση, εμφανίζονται σε μια οθόνη και κλείνουν ξανά. Οι αποφάσεις έχουν ήδη ληφθεί - σε μια ξεχωριστή συζήτηση, σε έναν διάδρομο, σε ένα νήμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το Ταμπλό κινδύνου Power BI ήταν η ταπετσαρία.
Τρία πράγματα που βλέπω στην πράξη και κανείς δεν θέλει να τα πει δυνατά
Πρώτον: Οι περισσότεροι πίνακες κινδύνου είναι κατασκευασμένοι για τον κατασκευαστή, όχι για τον υπεύθυνο λήψης αποφάσεων. Έχω παρακολουθήσει αρκετά τηλεφωνήματα πελατών για να αναγνωρίσω το μοτίβο. Ένας αναλυτής BI ξοδεύει τρεις εβδομάδες για να φτιάξει κάτι πραγματικά εντυπωσιακό - χρωματικές διαβαθμίσεις, κινούμενα KPIs, ένα διάγραμμα διασποράς που προσεγγίζει έναν πίνακα κινδύνου αν το κοιτάξετε προσεκτικά. Φαίνεται γυαλισμένο. Το πρόβλημα είναι ότι οι άνθρωποι που πρέπει να δράσουν με βάση τα δεδομένα - ο διευθυντής προγράμματος, ο οικονομικός διευθυντής, ο πρόεδρος της επιτροπής ελέγχου - δεν μπορούν να το διαβάσουν χωρίς μια ξενάγηση. Η πολυπλοκότητα που έχει σχεδιαστεί για να επιδείξει αναλυτική ικανότητα είναι το αντίθετο ενός χρήσιμου εργαλείου διακυβέρνησης.
Δεύτερον: Η απουσία διαδραστικότητας σκοτώνει την ερώτηση παρακολούθησης. Η πιο σημαντική στιγμή σε μια επισκόπηση κινδύνου δεν είναι όταν κάποιος λέει "βλέπω ότι η συνολική βαθμολογία κινδύνου είναι πορτοκαλί". Είναι όταν ρωτάει "ποιοι συγκεκριμένοι κίνδυνοι το οδήγησαν αυτό;" και "έχουν χειροτερέψει από τον προηγούμενο μήνα;". Ένα στατικό ταμπλό -ακόμη και ένα όμορφο- δεν μπορεί να απαντήσει σε αυτές τις ερωτήσεις στο δωμάτιο. Ο αναλυτής υπόσχεται να δώσει συνέχεια. Η συνέχεια γίνεται ένα ακόμη slide deck. Ο κύκλος επαναλαμβάνεται. Πραγματικό οπτικοποίηση δεδομένων λήψη αποφάσεων προϋποθέτει ότι το εργαλείο μπορεί να ερωτηθεί ζωντανά, από το άτομο που θέτει την ερώτηση, χωρίς τεχνικό μεσάζοντα.
Τρίτον: Ο ρυθμός ενημέρωσης είναι σπασμένος. Συχνά συναντώ πίνακες κινδύνου που ανανεώνονται μηνιαίως, ή χειροκίνητα, ή "όταν κάποιος το θυμάται". Ένας κίνδυνος που κλιμακώθηκε την Τρίτη δεν είναι ορατός μέχρι την τρίτη Πέμπτη του επόμενου μήνα. Σε αυτό το σημείο, το ταμπλό δεν είναι εργαλείο διαχείρισης κινδύνων - είναι ένα ιστορικό αρχείο. Υπάρχει μια ουσιαστική διαφορά μεταξύ αυτών των δύο πραγμάτων και οι περισσότεροι οργανισμοί έχουν αποδεχτεί σιωπηλά το λάθος.
Το αντεπιχείρημα - και γιατί δεν ισχύει
Η αντίδραση που ακούω πιο συχνά είναι η εξής: "Οι ενδιαφερόμενοι δεν θέλουν να αλληλεπιδρούν με ταμπλό. Θέλουν μια περίληψη". Καταλαβαίνω γιατί οι άνθρωποι το πιστεύουν αυτό. Οι ανώτεροι ηγέτες είναι πολυάσχολοι. Έχουν πει - πιθανότατα περισσότερες από μία φορές - ότι θέλουν μια απλή μονοσέλιδη παρουσίαση, όχι ένα εργαλείο που πρέπει να μάθουν.
Αλλά δείτε τι συμβαίνει όταν βάζετε για πρώτη φορά μπροστά σε έναν διευθυντή προγράμματος έναν καλά σχεδιασμένο, πραγματικά διαδραστικό πίνακα κινδύνων - όπου μπορεί να κάνει κλικ σε ένα τεταρτημόριο και να δει αμέσως ποιοι κίνδυνοι βρίσκονται εκεί, να φιλτράρει ανά ροή εργασιών και να σύρει έναν άξονα χρόνου για να δει πώς έχει αλλάξει η εικόνα. Δεν αποσυνδέονται. Σκύβουν προς τα μέσα. Η προτίμηση "θέλω μόνο μια περίληψη" είναι σε μεγάλο βαθμό μια εξαρτημένη αντίδραση σε χρόνια που μας έδιναν εργαλεία που ήταν πολύ περίπλοκα ή πολύ στατικά για να αξίζει να ασχοληθούμε με αυτά. Δεν είναι μια έμφυτη προτίμηση για λιγότερες πληροφορίες.
Έρευνα της Gartner σχετικά με την υιοθέτηση δεδομένων και αναλύσεων δείχνει με συνέπεια ότι το χάσμα μεταξύ της διαθεσιμότητας των ταμπλό και της λήψης αποφάσεων με βάση τα ταμπλό δεν είναι πρόβλημα τεχνολογίας - είναι πρόβλημα σχεδιασμού και χρηστικότητας. Το εργαλείο υπάρχει. Τα δεδομένα υπάρχουν. Το πρόβλημα έγκειται στο πώς συνδέονται αυτά τα δύο με τους ανθρώπους που πρέπει να δράσουν.
Τι πρέπει να αλλάξει στην πραγματικότητα
Σταματήστε να αξιολογείτε τα ταμπλό κινδύνου με βάση το πώς φαίνονται σε ένα στιγμιότυπο οθόνης. Ξεκινήστε να τα αξιολογείτε με βάση την ερώτηση που μπορούν να απαντήσουν σε λιγότερο από 30 δευτερόλεπτα - χωρίς την υποστήριξη αναλυτών, σε μια ζωντανή συνάντηση, από το άτομο που πρέπει να κάνει ένα τηλεφώνημα.
Συγκεκριμένα, αυτό σημαίνει τρία πράγματα:
- Σχεδιάστε για τον λιγότερο τεχνικό ενδιαφερόμενο στο χώρο, δεν είναι ο πιο ικανός αναλυτής της ομάδας σας. Εάν ο πρόεδρος της επιτροπής ελέγχου δεν μπορεί να το πλοηγήσει μόνος του, έχει αποτύχει στον πρωταρχικό του σκοπό - ανεξάρτητα από το πόσο εξελιγμένο είναι το υποκείμενο μοντέλο δεδομένων.
- Χτίστε διαδραστικότητα από την αρχή. Η αναλυτική ανάλυση από το τεταρτημόριο κινδύνου σε μεμονωμένους κινδύνους, το φιλτράρισμα τάσεων με βάση το χρόνο και οι προβολές κατάστασης σε επίπεδο ροής εργασιών δεν είναι προηγμένα χαρακτηριστικά - είναι η βασική γραμμή για ένα ταμπλό διαχείρισης κινδύνων που κερδίζει τη θέση του σε μια διαδικασία διακυβέρνησης. Εργαλεία όπως το LeapLytics Risk Matrix για το Power BI υπάρχουν ακριβώς επειδή τα εγγενή γραφικά δεν το παρέχουν αυτό από το κουτί.
- Αντιμετωπίστε έναν μηνιαίο κύκλο ανανέωσης ως ελάττωμα, όχι ως χαρακτηριστικό. Εάν τα δεδομένα κινδύνου αλλάζουν ταχύτερα από τις ενημερώσεις του πίνακα οργάνων σας - και αυτό συμβαίνει - αναφέρετε το ιστορικό και όχι τη διαχείριση του κινδύνου. Η αυτοματοποιημένη ανανέωση που συνδέεται με ζωντανές πηγές δεδομένων δεν είναι πολυτέλεια- είναι το ελάχιστο βιώσιμο πρότυπο για ένα εργαλείο που ισχυρίζεται ότι υποστηρίζει τη διακυβέρνηση σε πραγματικό χρόνο.
Η ερώτηση που θα ήθελα να ακούσω να απαντάται
Πότε ήταν η τελευταία φορά που ένα ταμπλό κινδύνου - όχι μια συζήτηση, όχι μια έκθεση, όχι ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά το ίδιο το ταμπλό - άλλαξε άμεσα μια απόφαση στον οργανισμό σας;
Αν πρέπει να σκεφτείτε για περισσότερο από μερικά δευτερόλεπτα, θα έλεγα ότι αυτό είναι το πιο ειλικρινές στοιχείο σχετικά με την τρέχουσα ρύθμιση που έχετε.
Ο Stefan Preusler είναι συνιδρυτής και διευθύνων σύμβουλος της LeapLytics, μιας εταιρείας λογισμικού που ειδικεύεται σε προσαρμοσμένες οπτικές απεικονίσεις Power BI για τη διαχείριση κινδύνων και τη διακυβέρνηση έργων. Από το 2020 κατασκευάζει εργαλεία οπτικοποίησης δεδομένων για ρυθμιζόμενες βιομηχανίες.
