IA para la gestión de contratos: Nunca pierda una renovación, nunca pierda de vista los términos
Los contratos están por todas partes en la contratación pública. Acuerdos con proveedores. Contratos de servicios. Compromisos de volumen. Acuerdos de licencia. Acuerdos marco. Cada uno de ellos tiene condiciones importantes.
Precios. Volúmenes. Fechas de renovación. Cláusulas de rescisión. Acuerdos de nivel de servicio. Cláusulas de penalización. Los detalles que determinan si está obteniendo valor o si se están aprovechando de usted.
Pero la mayoría de las empresas no saben lo que hay en sus contratos. No porque no les importe. Porque tienen cientos de contratos y nadie tiene tiempo de leer y hacer un seguimiento de cada uno.
No se respetan las fechas de renovación. Las renovaciones automáticas se producen sin revisión. Los plazos se olvidan. Los proveedores no cumplen sus compromisos y nadie se da cuenta. Se deja dinero sobre la mesa en todas partes.
La IA cambia esto. Lee los contratos. Extrae lo que importa. Hace un seguimiento de todas las fechas y obligaciones. Se asegura de que sepas lo que has acordado y si lo estás consiguiendo.
Por qué fracasa la gestión de contratos
Así es la gestión de contratos en la mayoría de las empresas:
Los contratos se firman. Alguien los archiva. Normalmente en una unidad compartida, quizá en un sistema de gestión de contratos si se dispone de uno.
¿Y después? La gente se olvida de lo que contienen. La persona que negoció el acuerdo cambia de puesto. El contrato se queda ahí.
Un año después, el contrato se renueva automáticamente. Nadie lo revisó. Nadie comprobó si las condiciones seguían siendo competitivas. Nadie verificó que el proveedor cumpliera sus compromisos. Estás bloqueado otro año más.
O lo que es peor: te saltas el plazo de preaviso. Querías cambiar de proveedor, pero no lo notificaste 90 días antes de la renovación. Ahora estás atrapado durante otro periodo de contrato.
Mientras tanto, haces pedidos a los proveedores sin saber lo que has negociado. ¿Es éste el precio contratado? ¿Estamos obteniendo los descuentos por volumen que negociamos? ¿Cumple el proveedor sus compromisos de entrega?
Nadie lo sabe. No porque no quieran, porque es imposible hacer un seguimiento manual de todo esto.
Los equipos de compras no pueden leer cientos de contratos y recordar todas sus cláusulas. No pueden supervisar el rendimiento de cada proveedor con respecto a cada obligación. No pueden controlar docenas de fechas de renovación mientras hacen todo lo demás.
Así que las cosas se deslizan. No se renuevan los contratos. Las condiciones no se cumplen. El dinero se malgasta.
Qué aporta la IA a la gestión de contratos
La IA no sólo almacena contratos. Los lee. Los entiende. Los rastrea. He aquí cómo.
Extrae automáticamente los términos clave
Carga un contrato en la IA. Lee todo el documento: cada página, cada cláusula, cada término.
Extrae lo que importa:
- Información sobre precios: Precios unitarios. Descuentos por volumen. Cláusulas de ajuste de precios. Cláusulas de precios mínimos y máximos.
- Compromisos por volumen: Obligaciones mínimas de compra. Umbrales de ruptura de volumen. Plazos de compromiso. Penalizaciones por déficit.
- Fechas del contrato: Fecha de inicio. Fecha de finalización. Fecha de renovación. Plazos de rescisión. Condiciones de renovación automática.
- Acuerdos de nivel de servicio: Plazos de entrega. Normas de calidad. Tiempos de respuesta. Compromisos de tiempo de actividad. Métricas de rendimiento.
- Condiciones de rescisión: Requisitos de notificación. Cláusulas de rescisión anticipada. Condiciones de incumplimiento. Condiciones de salida y comisiones.
- Condiciones de pago: Plazos de pago. Condiciones netas. Descuentos por pronto pago. Penalizaciones por demora.
- Requisitos de conformidad: Certificaciones. Seguros. Auditorías. Obligaciones de información. Cumplimiento de la normativa.
No es una búsqueda por palabras clave. La IA entiende el contexto. Sabe que un plazo de pago "neto 30" es diferente de un "preaviso de rescisión de 30 días". Distingue entre cláusulas de aumento de precios y niveles de descuento por volumen.
Obtendrá datos estructurados a partir de contratos no estructurados. Cada término clave extraído, categorizado y listo para usar.
Se acabó leer contratos de 40 páginas para encontrar la fecha de renovación. Se acabó buscar entre documentos para recordar el plazo de preaviso. Todo está extraído y organizado.
Rastrea las fechas de renovación y nunca se te pasan los plazos
¿El fallo más caro en la gestión de contratos? Las renovaciones fallidas.
La renovación automática se produce sin revisión. El periodo de preaviso pasa desapercibido. Pierdes la oportunidad de renegociar, cambiar de proveedor o ajustar las condiciones.
La IA rastrea todas las fechas críticas:
- Fechas de finalización del contrato: ¿Cuándo expira este contrato?
- Fechas de renovación automática: ¿Cuándo se renovará automáticamente este contrato si no actuamos?
- Plazos de notificación de rescisión: Último día para notificar si queremos rescindir o renegociar.
- Fechas de los hitos: Puntos de control del compromiso de volumen. Fechas de revisión de resultados. Fechas de ajuste de precios.
- Plazos de cumplimiento: Cuando hay que renovar las certificaciones. Cuando caducan los documentos requeridos.
No se limita a seguir las fechas. Te avisa antes de que sean importantes.
¿Hay que avisar 90 días antes de la renovación? Te avisan 120 días antes. Tiempo para evaluar al proveedor, considerar alternativas y tomar una decisión.
¿La cláusula de ajuste de precios permite subidas anuales? Recibe una alerta antes de que el proveedor la invoque. Tiempo para negociar o prepararse.
¿Se acaba el periodo de compromiso de volumen? Obtiene una previsión: ¿está en camino de cumplirla? Si no es así, es hora de ajustar los pedidos o renegociar las condiciones.
Sin hojas de cálculo que mantener. Sin entradas manuales en el calendario. Sin plazos incumplidos porque alguien se olvidó de comprobarlo.
Comparación de las condiciones contractuales entre proveedores
Tiene cinco proveedores que suministran productos similares. ¿Obtiene condiciones coherentes? ¿O ha negociado un proveedor unas condiciones mejores que deberían servirle de referencia?
La IA compara los contratos:
- Comparación de precios: ¿Qué proveedor tiene los mejores precios para productos comparables? ¿Dónde están los precios atípicos?
- Condiciones de pago: Neto 30 con un proveedor, neto 60 con otro. ¿A qué se debe esta diferencia? ¿Se puede estandarizar?
- Niveles de servicio: Un proveedor se compromete a una entrega en 48 horas, otro en 5 días. ¿Paga usted lo mismo?
- Descuentos por volumen: Diferentes puntos de ruptura y tipos de descuento. ¿Qué estructura es más ventajosa?
- Flexibilidad de terminación: Algunos contratos tienen un preaviso de 90 días, otros de 180 días. Algunos tienen tasas de salida, otros no.
- Asignación de riesgos: ¿Quién asume el riesgo de los problemas de calidad? ¿Los fallos en las entregas? ¿Volatilidad de los precios?
Se ven patrones. Un proveedor obtiene siempre mejores condiciones. ¿Por qué? O tienes una relación más fuerte con él o tu equipo negoció mejor. En cualquier caso, se convierte en su referencia para otros proveedores.
Detectas problemas. Las condiciones de un proveedor son atípicas: peores condiciones de pago, compromisos más estrictos, penalizaciones más elevadas. Es hora de renegociar o plantearse alternativas.
La negociación de contratos se convierte en estratégica. Sabe qué condiciones son las habituales en su base de proveedores. Sabe dónde tiene influencia. Negocia desde el conocimiento.
Supervisa el cumplimiento de los términos del contrato
Los contratos sólo importan si ambas partes los cumplen. Pero la mayoría de las empresas no comprueban si los proveedores cumplen sus compromisos.
La IA supervisa la ejecución de los contratos:
- Cumplimiento de precios: ¿Se nos está cobrando el precio contratado? ¿Se aplican descuentos? ¿Los aumentos de precio se ajustan a lo acordado?
- Seguimiento de los compromisos de volumen: ¿Cumplimos las obligaciones mínimas de compra? ¿Hemos alcanzado las rupturas de volumen que deberían dar lugar a mejores precios?
- Cumplimiento de las entregas: ¿Cumple el proveedor los plazos de entrega comprometidos? ¿Con qué frecuencia los incumple? ¿Por cuánto?
- Normas de calidad: Índices de defectos. Tasas de devolución. Métricas de calidad con respecto a las normas contratadas.
- Cumplimiento del nivel de servicio: Tiempos de respuesta. Resolución de incidencias. Disponibilidad del soporte. Lo prometido en el acuerdo de nivel de servicio.
- Cumplimiento de la documentación: ¿Están al día las certificaciones exigidas? ¿Se mantiene la cobertura del seguro? ¿Se realizan auditorías?
La IA conecta los términos contractuales con los datos operativos. No solo sabe lo que se prometió, sino también si se está cumpliendo.
¿Un proveedor se compromete a entregar 95% a tiempo, pero sólo lo hace 80% de las veces? La IA lo señala con datos. Es hora de debatir el rendimiento de los proveedores con hechos.
¿Le están cobrando más de lo estipulado en el contrato? La IA lo detecta antes de que pague la factura, no meses después durante una auditoría.
No se trata de enfrentarse a los proveedores. Se trata de rendir cuentas. Ambas partes han acordado unas condiciones. La IA se asegura de que ambas partes las cumplan.
Sugiere puntos de negociación para las renovaciones
Se acerca la renovación del contrato. Es hora de negociar. Pero, ¿qué hay que negociar?
La IA facilita un mandato de negociación:
- Análisis del rendimiento: ¿Cómo ha actuado el proveedor? ¿Ha cumplido sus compromisos? ¿En qué se ha quedado corto?
- Precios de referencia: ¿Cómo se comparan los precios de este proveedor con los de otros? ¿Con las tarifas del mercado? ¿Han aumentado los precios durante el periodo del contrato?
- Análisis de volumen: ¿Hemos cumplido los compromisos de volumen? Si los superamos, ¿debemos negociar mejores tarifas? Si nos quedamos cortos, ¿debemos ajustar los compromisos?
- Comparación de plazos: ¿Cómo se comparan las condiciones de este proveedor con las de los demás? ¿Cuáles son las oportunidades de mejora?
- Inteligencia de mercado: ¿Qué está pasando en el mercado? ¿Están cambiando las condiciones de suministro? ¿Hay nuevos proveedores?
- Evaluación del apalancamiento: ¿Dónde tiene ventaja para negociar? ¿Concentración de volumen? ¿Proveedores alternativos? ¿Sólido historial de resultados?
Acude a las negociaciones de renovación con datos. No te limites a pedir "mejores condiciones". Pide mejoras concretas respaldadas por datos de rendimiento y el contexto del mercado.
"Su tasa de entrega a tiempo fue de 82%, por debajo de los 95% que contratamos. Necesitamos mejorar el rendimiento o ajustar los precios para reflejar el coste adicional que esto nos ocasiona."
"Hemos superado nuestro compromiso de volumen en 30%. Deberíamos discutir una mejora de precios por este mayor volumen".
"Los proveedores comparables ofrecen condiciones de 45 neto. Nos gustaría ajustarnos de neto 30 para igualar los estándares del mercado".
Específicos. Respaldado por datos. Razonables. El tipo de negociación que obtiene resultados.
Lo que esto significa para usted
Para directores de compras
Obtendrá una visibilidad y un control completos de su cartera de contratos.
- No se han perdido renovaciones: Seguimiento de todas las fechas críticas. Alertas antes de que venzan los plazos. Tiempo para tomar decisiones estratégicas.
- Mejor posición negociadora: Datos de rendimiento. Referencias de mercado. Comparaciones de plazos. Pruebas para las negociaciones.
- Visibilidad de las obligaciones contractuales: Sepa a qué se ha comprometido. Comprueba si se están cumpliendo los compromisos.
- Términos normalizados: Vea dónde varían las condiciones entre proveedores. Impulse la coherencia allí donde tenga sentido.
- Gestión de riesgos: Sepa dónde tiene cláusulas desfavorables. Identifique los contratos que necesitan atención.
Para responsables de compras y compradores
Usted gestiona los contratos en lugar de buscar información.
- Sepa qué contienen sus contratos: Sin volver a leer cada página. Términos clave extraídos y disponibles.
- Prepare las renovaciones con datos: Análisis de resultados. Contexto del mercado. Puntos de negociación preparados.
- Seguimiento del rendimiento de los proveedores: Frente a los compromisos contraídos. Pruebas para las conversaciones con los proveedores.
- Garantizar el cumplimiento de los precios: Valide los cargos en función de las condiciones contratadas. Detecte los recargos antes del pago.
- Centrarse en contratos estratégicos: Los contratos rutinarios se supervisan automáticamente. Usted se centra en los acuerdos complejos y de gran valor.
Para las empresas
Una mejor gestión de los contratos significa mejores condiciones y menos problemas.
- Mejores condiciones contractuales: Las negociaciones de renovación respaldadas por datos obtienen mejores resultados que las renovaciones reactivas.
- Responsabilidad de los proveedores: El seguimiento del rendimiento garantiza que los proveedores cumplen lo que prometen.
- Dinero que no se deja sobre la mesa: Comprobación del cumplimiento de los precios. Realización de descuentos por volumen. Ventanas de terminación utilizadas estratégicamente.
- Reducción del riesgo: Seguimiento de las obligaciones contractuales. Control del cumplimiento. Detección precoz de problemas.
- Flexibilidad estratégica: Sepa cuándo finalizan los contratos. Planifique la transición de proveedores. Evite renovaciones automáticas no deseadas.
Lo que la IA no hará
Seamos claros sobre los límites.
La IA no negocia contratos. Los humanos negocian. La IA proporciona datos y análisis para informar las negociaciones.
La IA no interpreta contratos ambiguos en los que ni siquiera los abogados están de acuerdo. La interpretación jurídica compleja sigue necesitando la experiencia humana.
La IA no toma decisiones estratégicas sobre la renovación de contratos. La decisión de renovar, renegociar o cambiar de proveedor depende de la estrategia empresarial, las relaciones y otros factores ajenos a las condiciones contractuales.
Lo que hace la IA es hacer accesible la información de los contratos. Hace un seguimiento de fechas y obligaciones. Controla el cumplimiento. Proporciona datos para la toma de decisiones.
Su equipo de compras sigue tomando decisiones estratégicas. Solo que las toman con mejor información y más tiempo, porque no están ahogados en la administración de contratos.
Resultados reales de la IA de gestión de contratos
Esto es lo que ocurre en la práctica:
Cero renovaciones perdidas: Seguimiento de cada renovación. Envío de alertas con tiempo para actuar estratégicamente. Se acabaron las renovaciones automáticas no deseadas.
Mejores condiciones de renovación: Las negociaciones basadas en datos consiguen una media de 5-15% mejores precios. Las negociaciones basadas en el rendimiento refuerzan las condiciones.
Ahorro en el cumplimiento de los precios: La detección de sobrecostes y descuentos omitidos suele ahorrar entre 2 y 5% del gasto contractual.
Acceso más rápido a los contratos: Encontrar términos clave lleva segundos, no horas de lectura de documentos. Las preguntas se responden de inmediato.
Responsabilidad de los proveedores: El seguimiento de los resultados sirve de base para los debates. Los proveedores se toman los compromisos más en serio cuando se hace un seguimiento.
No se trata de un cambio revolucionario. Se trata de hacer una buena gestión de los contratos sin necesidad de un ejército de personas para ello.
¿Está preparado para controlar sus contratos?
La cartera de contratos de cada empresa es diferente. Diferentes proveedores. Diferentes estructuras contractuales. Diferentes condiciones que importan a su empresa.
No vendemos sistemas genéricos de gestión de contratos. Examinamos sus contratos específicos e identificamos lo que necesita seguimiento. Creamos sistemas que extraen los términos que le interesan. Creamos alertas e informes que se adaptan a la forma de trabajar de su equipo de compras.
No prometemos que la IA entienda todos los matices legales. Solo herramientas prácticas que faciliten la gestión de los contratos y garanticen que no se pasa por alto lo importante.
