Stefan Preusler, Director General de LeapLytics
He aquí una declaración que apoyo totalmente: la mayoría de los cuadros de mando de riesgos de Power BI en producción hoy en día no cambian ni una sola decisión. Se abren antes de una reunión, se muestran en una pantalla y se vuelven a cerrar. Las decisiones ya se han tomado: en una conversación aparte, en un pasillo, en un hilo de correo electrónico. En Cuadro de mandos de riesgos de Power BI era el papel pintado.
Tres cosas que veo en la práctica y nadie quiere decir en voz alta
Primero: La mayoría de los cuadros de mando de riesgos están pensados para el constructor, no para el responsable de la toma de decisiones. He asistido a suficientes llamadas de clientes como para reconocer el patrón. Un analista de BI dedica tres semanas a crear algo realmente impresionante: gradientes de color, KPI animados, un gráfico de dispersión que se aproxima a una matriz de riesgos si se entrecierra los ojos. Parece pulido. El problema es que las personas que necesitan actuar sobre los datos -el director del programa, el director financiero, el presidente del comité de auditoría- no pueden leerlo sin una visita guiada. La complejidad diseñada para demostrar la capacidad analítica es lo contrario de una herramienta de gobernanza útil.
Segundo: La ausencia de interactividad mata la pregunta de seguimiento. El momento más importante de una revisión de riesgos no es cuando alguien dice "veo que la puntuación global de riesgos es ámbar". Es cuando preguntan "¿qué riesgos específicos lo han provocado?" y "¿han empeorado desde el mes pasado?". Un cuadro de mandos estático -incluso uno bonito- no puede responder a esas preguntas en la sala. El analista promete hacer un seguimiento. El seguimiento se convierte en otra presentación de diapositivas. El ciclo se repite. Real visualización de datos toma de decisiones requiere que la herramienta pueda ser interrogada en directo, por la persona que formula la pregunta, sin intermediario técnico.
Tercero: La cadencia de actualización está rota. A menudo me encuentro con cuadros de mando de riesgos que se actualizan mensualmente, o manualmente, o "cuando alguien se acuerda". Un riesgo que escaló el martes no es visible hasta el tercer jueves del mes siguiente. En ese momento, el cuadro de mandos no es una herramienta de gestión de riesgos, sino un registro histórico. Hay una diferencia significativa entre esas dos cosas, y la mayoría de las organizaciones han aceptado en silencio la equivocada.
El contraargumento y por qué no se sostiene
El rechazo que escucho con más frecuencia es el siguiente: "Nuestras partes interesadas no quieren interactuar con los cuadros de mando. Quieren un resumen". Entiendo por qué la gente cree esto. Los altos directivos están ocupados. Han dicho -probablemente más de una vez- que quieren un simple resumen, no una herramienta que tengan que aprender.
Pero fíjese en lo que ocurre cuando pone por primera vez delante de un director de programa una matriz de riesgos bien diseñada y realmente interactiva, en la que puede hacer clic en un cuadrante y ver al instante qué riesgos hay, filtrar por flujo de trabajo y deslizar un eje temporal para ver cómo ha cambiado el panorama. No se desconectan. Se acercan. La preferencia de "sólo quiero un resumen" es en gran medida una respuesta condicionada a años de recibir herramientas demasiado complejas o demasiado estáticas para que merezca la pena utilizarlas. No es una preferencia innata por menos información.
Investigación de Gartner sobre la adopción de datos y análisis demuestra sistemáticamente que la brecha entre la disponibilidad de cuadros de mando y la toma de decisiones basada en ellos no es un problema tecnológico, sino de diseño y usabilidad. La herramienta existe. Los datos existen. El problema está en cómo se conectan ambos a las personas que tienen que actuar.
Lo que realmente debería cambiar
Deje de evaluar los cuadros de mando de riesgos por su aspecto en una captura de pantalla. Empieza a evaluarlos por la pregunta que pueden responder en menos de 30 segundos, sin ayuda de analistas, en una reunión en directo, por la persona que tiene que hacer una llamada.
Concretamente, eso significa tres cosas:
- Diseñar para la parte menos técnica de la sala, no el analista más capaz de su equipo. Si el presidente del comité de auditoría no puede manejarlo solo, habrá fracasado en su propósito principal, independientemente de lo sofisticado que sea el modelo de datos subyacente.
- Incorpore la interactividad desde el principio. El desglose desde el cuadrante de riesgo hasta el detalle del riesgo individual, el filtrado de tendencias basado en el tiempo y las vistas de estado a nivel de flujo de trabajo no son funciones avanzadas, sino que constituyen la base de un sistema de gestión de riesgos. panel de gestión de riesgos que se gana su lugar en un proceso de gobernanza. Herramientas como el Matriz de riesgos de LeapLytics para Power BI existen precisamente porque los visuales nativos no lo ofrecen de entrada.
- Tratar un ciclo de actualización mensual como un defecto, no como una característica. Si los datos de riesgo cambian más rápido de lo que se actualiza el cuadro de mandos -y lo hacen-, se está informando del historial, no gestionando el riesgo. La actualización automatizada conectada a fuentes de datos en tiempo real no es un lujo; es la norma mínima viable para una herramienta que pretende apoyar la gobernanza en tiempo real.
La pregunta que me gustaría que me respondieran
¿Cuándo fue la última vez que un panel de riesgos -no una conversación, ni un informe, ni un correo electrónico de seguimiento, sino el propio panel- cambió directamente una decisión en su organización?
Si tienes que pensar durante más de unos segundos, diría que es el dato más honesto que tienes sobre tu configuración actual.
Stefan Preusler es cofundador y CEO de LeapLytics, una empresa de software especializada en visualizaciones personalizadas de Power BI para la gestión de riesgos y la gobernanza de proyectos. Lleva desde 2020 creando herramientas de visualización de datos para sectores regulados.
