IA para el procesamiento de documentos financieros: Deje de escribir. Empiece a analizar.
Su equipo financiero procesa cientos o miles de documentos cada mes. Facturas. Recibos. Extractos bancarios. Informes de gastos. Órdenes de compra. Contratos.
Alguien tiene que leerlos todos. Extraer los datos. Introducirlos en el sistema. Comprobar que son correctos. Cotejarlos con otros documentos. Archivarlos correctamente.
Eso no es trabajo financiero. Eso es entrada de datos. Pero lleva horas cada día.
La IA lee documentos más rápido que cualquier humano. Extrae datos sin errores tipográficos. Nunca se cansa en el documento 473. Y trabaja 24 horas al día, 7 días a la semana.
No se trata de sustituir a su equipo. Se trata de liberarles del procesamiento de documentos para que puedan realizar el verdadero trabajo contable.
El problema de los documentos en las finanzas
Los documentos llegan en todos los formatos imaginables:
- Archivos adjuntos de correo electrónico de cientos de proveedores diferentes
- Documentos en papel escaneados de su sala de correo
- Fotos de los recibos de los empleados
- PDF que en realidad son imágenes, no texto para búsquedas
- Declaraciones de varias páginas con tablas y partidas
- Notas manuscritas en los albaranes de entrega
Cada proveedor da un formato distinto a las facturas. Cada banco tiene su propia presentación de extractos. Cada empleado fotografía los recibos desde un ángulo diferente.
Tu equipo tiene que encargarse de todo. Extraiga la información clave. Introdúzcala en su ERP o sistema contable. Asegúrate de que no se pierda nada.
No es un trabajo difícil. Sólo requiere mucho tiempo. Y cuando aumenta el volumen, se necesita más gente o se trabaja más horas.
Qué aporta la IA al tratamiento de documentos
Lee cualquier formato de documento
La IA no necesita plantillas. No necesita datos estructurados. Lee:
- PDF: Tanto texto como imágenes escaneadas
- Imágenes: JPEG, PNG, TIFF desde cualquier fuente
- Correos electrónicos: Cuerpo del texto, archivos adjuntos, firmas
- Fotos: Incluso recibos borrosos de teléfonos
- Documentos de varias páginas: Declaraciones con decenas de páginas
Maneja diferentes idiomas. Diferentes monedas. Diferentes formatos de fecha. Diferentes diseños de documentos.
¿Su proveedor cambia de modelo de factura? La IA se adapta automáticamente. No es necesario reprogramar.
Extrae exactamente lo que necesita
Para las facturas, la IA tira:
- Nombre y dirección del vendedor
- Número y fecha de la factura
- Vencimiento y condiciones de pago
- Partidas con descripciones e importes
- Subtotales, impuestos, importe total
- Números de pedido, si se hace referencia a ellos
- Datos bancarios para el pago
Para los recibos, extrae:
- Nombre y ubicación del comerciante
- Fecha y hora
- Importe total
- Importe del impuesto
- Forma de pago
- Compras detalladas
Para los extractos bancarios, se pone:
- Número de cuenta
- Período de declaración
- Saldos iniciales y finales
- Cada transacción con fecha, descripción e importe
- Comisiones e intereses
La IA no se limita a encontrar texto. Entiende lo que significan los datos. Conoce la diferencia entre un número de factura y un número de pedido. Entre un subtotal y un total. Entre un débito y un crédito.
Valida los datos automáticamente
La IA no se limita a extraer y seguir adelante. Lo comprueba:
Precisión matemática:
¿Las partidas suman el subtotal? ¿Es el subtotal más los impuestos igual al total? Si no es así, marca el documento.
Cotejo de datos maestros:
¿Está este proveedor en su sistema? ¿Coincide la dirección? ¿Es correcto el número de cuenta? Los proveedores desconocidos se marcan para su revisión.
Validación de referencia:
¿Existe ese número de pedido? ¿Es para este proveedor? ¿Coincide el importe? Las discrepancias activan alertas.
Detección de duplicados:
¿Se ha presentado antes esta factura? ¿Mismo proveedor, mismo importe, misma fecha? La IA detecta los intentos de pago duplicados.
Controles de razonabilidad:
¿Es esta cantidad más alta de lo normal para este proveedor? ¿Ha vencido ya la fecha de pago? ¿Hay algo inusual? La IA señala los valores atípicos.
Nada pasa sin validación. Tu equipo solo verá los documentos que hayan superado todas las comprobaciones o que necesiten un juicio humano específico.
Enruta los documentos de forma inteligente
Una vez procesados, los documentos deben ir al lugar correcto:
Ruta de aprobación:
¿Gastos de marketing? Va al director de marketing. ¿Más de $5.000? Al director. ¿Gastos de capital? Va al director financiero. La IA conoce tu matriz de aprobación.
Asignación de departamentos:
En función de los códigos GL, los centros de coste o el contenido del documento, la IA se dirige al departamento adecuado para su codificación y aprobación.
Gestión de excepciones:
¿Validación fallida? Pasa a la cola de especialistas AP. ¿Nuevo proveedor? Va a compras. ¿Importe inusual? Al controlador. Cada tipo de excepción tiene su propio camino.
Clasificación prioritaria:
¿Descuento por pronto pago? Alta prioridad. ¿Factura vencida? Alta prioridad. ¿Plazos estándar de 30 días? Cola normal. La IA prioriza lo importante.
Se acabaron los documentos en el correo electrónico de una persona a la espera de una clasificación manual. Todo fluye automáticamente a donde tiene que ir.
Creación automática de registros de auditoría
La IA registra cada documento:
- Cuando se recibió
- Qué datos se extrajeron
- Qué validaciones se han realizado
- Lo que ha aprobado o suspendido
- Quién revisó las excepciones
- Qué decisiones se tomaron
- Cuando se contabilizó en el sistema
Documentación completa. Sin necesidad de registro manual. Todo listo para la revisión de auditoría.
Lo que esto significa para usted
Para directores financieros
Menor coste por transacción:
Procesar una factura manualmente cuesta $10-$30 en función de la complejidad. Con IA, baja a $2-$5. A escala, esto se acumula rápidamente.
Gestionar el crecimiento sin aumentar los efectivos:
¿Su empresa duplica el volumen de transacciones? La IA escala al instante. Sin contrataciones. Sin formación. Sin tiempo de incorporación.
Ciclos más rápidos:
Los documentos se tramitan el mismo día en lugar de permanecer en cola durante días. Descuentos de pago más tempranos. Mejor visibilidad del flujo de caja.
Mejor calidad de los datos:
Sin errores tipográficos. No faltan campos. Sin números transpuestos. Datos más limpios significa mejores informes y menos correcciones.
Visibilidad en tiempo real:
Vea exactamente lo que está en trámite. ¿Cuántas facturas esperan aprobación? ¿Cuál es el pasivo total? Se acabó el seguimiento en hojas de cálculo.
Para equipos AP/AR
Deja de introducir datos:
Se acabó teclear a partir de PDF. Se acabó comprobar dos veces los números. La IA se encarga de la extracción. Usted se encarga de las excepciones y las decisiones.
Centrarse en la resolución de problemas:
En lugar de procesar 50 facturas estándar, usted se encarga de las 5 que necesitan juicio. Disputas de proveedores. Falta de pedidos. Preguntas sobre precios. Lo interesante.
Menos estrés repetitivo:
Teclear cientos de facturas provoca un verdadero esfuerzo físico. La IA no sufre túnel carpiano. Su equipo se mantiene más sano.
Gestiona fácilmente los periodos punta:
¿Subidón de fin de mes? ¿Fin de trimestre? La IA no se ralentiza. No se necesitan horas extra. No hay que estresarse por el montón.
Respuestas más rápidas de los proveedores:
"¿Dónde está mi pago?" Puedes responder al instante porque todo está en el sistema. Nada de buscar en el correo electrónico o en montones de papeles.
Para toda la empresa
Menos sanciones por retraso en los pagos:
Documentos procesados más rápido significa pagos realizados a tiempo. Se acabaron los recargos por retraso $50 porque una factura haya estado en el correo electrónico durante una semana.
Más descuentos por pronto pago:
Los términos "2/10 neto 30" significan un ahorro real. La IA procesa lo suficientemente rápido como para captar esos descuentos.
Mejores relaciones con los proveedores:
Una tramitación coherente y puntual le convierte en un mejor cliente. Los proveedores aprecian la previsibilidad.
Reembolsos más rápidos a los empleados:
Informes de gastos procesados en días, no en semanas. Empleados más felices que no están esperando su dinero.
Escenarios comunes de tratamiento de documentos
Tramitación de facturas
La factura llega por correo electrónico. La IA:
- Extrae todos los datos de las facturas en cuestión de segundos
- Comprobación del proveedor con respecto a la lista maestra
- Coincide con PO si existe
- Valida importes y cálculos
- Vías de aprobación en función del importe y el departamento
- Crea una entrada AP en su sistema
- Notifica al aprobador a través de su método preferido
Tiempo total: Menos de un minuto. Intervención humana: Sólo decisión de aprobación.
Procesamiento de informes de gastos
El empleado presenta un informe de gastos con 12 recibos. La IA:
- Lee todos los recibos, incluidas las fotos de papel arrugado
- Extrae comerciante, fecha, importe de cada
- Comprobación de la política de la empresa (límites de importe, categorías permitidas)
- Señala cualquier elemento fuera de la política
- Rellena automáticamente el informe de gastos
- Se envía al director para su aprobación
- Colas para el pago de reembolsos
El empleado no teclea nada. El gestor ve un resumen limpio con todos los recibos adjuntos. El reembolso es más rápido.
Conciliación de extractos
Llega el extracto bancario mensual. La IA:
- Extrae cada transacción del extracto
- Coincide con las transacciones de su sistema
- Identifica los elementos no coincidentes en ambos lados
- Señala transacciones inusuales (importes elevados, beneficiarios desconocidos)
- Crea un informe de conciliación que muestra lo que coincide y lo que no.
- Presenta excepciones para revisión humana
Lo que antes llevaba horas, ahora lleva minutos. Su equipo se centra sólo en los elementos que no coinciden automáticamente.
Lo que la IA no puede hacer
Seamos sinceros sobre las limitaciones:
No puede manejar situaciones verdaderamente únicas:
¿Facturas estándar? Perfectas. ¿Pero ese acuerdo de licencia puntual con condiciones de pago inusuales? Sigue necesitando una revisión humana.
No puede juzgar:
¿Debemos pagar esta factura en litigio? ¿Merece la pena mantener esta relación con el proveedor? Son decisiones empresariales, no de procesamiento.
No puede leer documentos completamente destruidos:
Si un humano no puede distinguir los números, la IA tampoco. Los documentos en mal estado siguen necesitando la intervención humana.
No puede manejar acuerdos verbales:
"Les dije que pagaríamos el viernes" sólo importa si está documentado. La IA trabaja con lo que está escrito, no con lo que se dijo.
Necesita datos claros para extraerlos:
Si falta información crítica en el documento, la IA la marcará pero no podrá inventar los datos. Alguien tiene que encontrar el número de factura que falta.
La IA gestiona los procesos rutinarios con brillantez. Todo lo demás sigue necesitando la experiencia de tu equipo.
Primeros pasos
La IA de procesamiento de documentos funciona mejor cuando empiezas concentrado:
Elija primero un tipo de documento:
No intente automatizarlo todo a la vez. Empiece por el tipo de documento de mayor volumen. Por lo general, facturas o recibos de gastos.
Empiece con los datos más limpios:
Los principales proveedores con un formato coherente son los más fáciles. Primero hay que ganar, y luego ampliar a documentos más variables.
Al principio, mantén a los humanos informados:
Deja que la IA procese, pero haz que tu equipo lo revise todo al principio. Genere confianza en el sistema. Afina las reglas de validación.
Mida el ahorro de tiempo:
Controle el tiempo de procesamiento antes y después. Mida los porcentajes de error. Documente la mejora. Esto demuestra el valor.
Ampliar gradualmente:
Cuando un tipo de documento funcione bien, añada otro. Construya sus capacidades de procesamiento automatizado con el tiempo.
No se trata de todo o nada. Se puede empezar poco a poco, demostrar el valor y luego ampliar.
¿Está listo para dejar de procesar documentos manualmente?
Cada departamento financiero tiene diferentes volúmenes de documentos, formatos y flujos de trabajo. Las soluciones estándar no funcionan.
Examinamos sus documentos reales. Sus sistemas. Sus procesos de aprobación. Sus necesidades de gestión de excepciones.
A continuación, creamos un procesamiento de documentos basado en IA que se adapta a su forma de trabajar. No a la teoría. Ni plantillas genéricas. Sus flujos de trabajo específicos.
Empezamos poco a poco. Demostrar que funciona. Luego nos expandimos. Sin grandes inversiones iniciales. Sin interrumpir las operaciones en curso.
