IA para solicitudes de compra y pedidos: Acelerar el proceso de compra
Las solicitudes de compra y los pedidos deberían ser sencillos. Alguien necesita algo. Lo solicita. Se aprueba. El pedido sale. Hecho.
Pero no es sencillo. Las solicitudes se almacenan en bandejas de entrada a la espera de aprobación. Los compradores procesan manualmente los pedidos rutinarios. La gente no sabe a qué proveedor recurrir. Los pedidos van a proveedores no contratados porque el proceso de aprobación es demasiado lento.
¿Cuál es el resultado? Equipos de contratación enterrados en el trabajo transaccional. Gasto inconstante porque la gente se salta el sistema. Fuga de contratos porque los pedidos no se ajustan a las condiciones negociadas.
AI lo soluciona. Procesa automáticamente las solicitudes estándar. Dirige las aprobaciones de forma inteligente. Garantiza que los pedidos se ajusten a las condiciones contractuales. Hace que el proceso sea tan rápido que la gente realmente lo utiliza.
Por qué son lentos los procesos de pago
Los procesos de solicitud de pedidos no funcionan en la mayoría de las empresas. No porque los equipos de compras hagan mal su trabajo. Sino porque el proceso requiere demasiado trabajo manual.
Alguien presenta una solicitud. Un comprador tiene que revisarla. Comprobar si se ajusta a la política. Determinar quién debe aprobarla. Remitirla a la persona adecuada. Esperar la aprobación. A continuación, crear manualmente una orden de compra. Seleccione un proveedor. Vuelva a introducir todos los datos.
Para pedidos estándar y rutinarios. Siempre.
Los compradores pasan horas procesando solicitudes que siguen los mismos patrones. Material de oficina. Componentes estándar. Servicios recurrentes. Pedidos que no requieren experiencia humana, pero que la obtienen de todos modos porque el proceso requiere manipulación manual.
Cuando el proceso es lento, la gente lo evita. Compran directamente a los proveedores. Utilizan tarjetas de crédito personales. Se saltan las aprobaciones. El gasto inconstante no es malintencionado: es gente que intenta hacer su trabajo.
Y las compras pierden el control. Los proveedores contratados no obtienen el volumen prometido. Las condiciones negociadas no se utilizan. La visibilidad del gasto desaparece.
Qué hace AI por las solicitudes de compra y los pedidos
La IA no sólo acelera el proceso de solicitud. Lo hace inteligente. He aquí cómo.
Procesamiento automático de solicitudes
La IA recibe una solicitud. Analiza lo que se solicita.
¿Es un artículo estándar? La IA lo reconoce de pedidos anteriores. Valida la solicitud con respecto a la política. Comprueba la disponibilidad presupuestaria. Confirma que la información requerida está completa.
Si todo es correcto, la IA lo envía automáticamente para su aprobación. No es necesaria la intervención del comprador para las solicitudes rutinarias.
Si algo va mal, la IA señala problemas específicos:
- Falta el centro de costes o el código GL
- Superación del umbral presupuestario que requiere aprobación especial
- El artículo no coincide con las categorías aprobadas
- Documentación requerida no adjuntada
- Especificaciones poco claras que necesitan aclaración
El solicitante recibe inmediatamente una respuesta clara. No un rechazo genérico. Problemas concretos que hay que solucionar.
Las solicitudes estándar fluyen por el sistema en cuestión de minutos. Las solicitudes complejas se envían a los compradores con información contextual sobre lo que hay que revisar.
Rutas de aprobación inteligentes
Los flujos de aprobación son complejos. Diferentes aprobadores para diferentes importes. Diferentes rutas para diferentes categorías. Diferentes normas para diferentes departamentos.
La gente se confunde. Las solicitudes van al aprobador equivocado. Se devuelven. Se retrasan mientras la gente averigua quién debe aprobarlas.
La IA conoce las normas de aprobación:
- Enrutamiento basado en el importe: Menos de $1.000 va a un aprobador. Más de $10.000 requiere una aprobación adicional.
- Enrutamiento basado en categorías: Las compras de TI necesitan la aprobación de TI. Los bienes de equipo requieren una revisión financiera.
- Normas del departamento: Los distintos departamentos tienen diferentes niveles de delegación y cadenas de aprobación.
- Excepciones políticas: Artículos fuera de catálogo. Proveedores no contratados. Requisitos especiales de homologación.
- Lógica de sustitución: ¿Aprobador principal no disponible? Diríjase automáticamente al suplente designado.
Cada solicitud llega a la persona adecuada a la primera. Sin confusiones. Sin retrasos mientras se comprueba quién debe aprobar qué.
¿Y los aprobadores? Obtienen el contexto con cada solicitud. Qué se pide. Por qué. Estado del presupuesto. Cumplimiento del contrato. Si se trata de algo rutinario o que requiere un examen minucioso. Pueden aprobar rápidamente cuando proceda.
Sugiere proveedores preferentes
Alguien solicita material de oficina. ¿A qué proveedor debe dirigirse?
Su empresa tiene tres proveedores de material de oficina contratados. Cada uno tiene precios diferentes para artículos diferentes. Diferentes plazos de entrega. Pedidos mínimos diferentes.
Los compradores lo saben. Han negociado los contratos. Pero los solicitantes no lo saben. Y los compradores no quieren buscar manualmente qué proveedor es el mejor para cada pedido.
La IA recomienda proveedores automáticamente:
- El mejor precio: Compara los precios contratados entre proveedores para los artículos solicitados.
- Velocidad de entrega: Factores de urgencia y plazos de entrega de los proveedores.
- Oportunidad de consolidación: Si hay otros pedidos abiertos, sugiere combinarlos para cumplir los requisitos de pedido mínimo.
- Cumplimiento de los contratos: Da prioridad a los proveedores con los que tiene compromisos de volumen que cumplir.
- Resultados anteriores: Considera la fiabilidad de la entrega y el historial de calidad.
La orden de compra va al proveedor que le ofrece el mejor valor. No al azar. No a quienquiera que conozca el solicitante. Al proveedor contratado con las mejores condiciones para ese pedido concreto.
Aumenta el cumplimiento de los contratos. Las condiciones negociadas se utilizan realmente. Los proveedores cumplen sus compromisos de volumen porque los pedidos fluyen donde deben.
Validación de pedidos con respecto a los contratos
Los contratos se negocian por una razón. Mejores precios. Condiciones acordadas. Descuentos por volumen. Pero si los pedidos no se ajustan a las condiciones del contrato, se pierden las ventajas.
La IA valida cada pedido en función de las condiciones contractuales:
- Validación de precios: ¿Es éste el precio contratado? Si no es así, márquelo y explique la diferencia.
- Cumplimiento de plazos: ¿Hacemos los pedidos dentro de las cantidades mínimas/máximas acordadas?
- Verificación de descuentos: ¿Se aplican los descuentos contratados? ¿Se han calculado correctamente los descuentos por volumen?
- Producto a juego: ¿Se trata de un artículo contratado o de un sustituto similar a otro precio?
- Condiciones de pago: ¿Utilizamos las condiciones de pago negociadas o condiciones diferentes?
Si un pedido no coincide con el contrato, la IA lo marca antes de que salga el pedido.
Puede que el precio sea superior al contratado. Puede que el proveedor haya retirado "accidentalmente" un descuento. Tal vez alguien está pidiendo un artículo no contratado cuando existe una alternativa contratada.
Se detecta antes de pagar. No durante la conciliación de facturas, cuando ya es demasiado tarde.
No se trata de desconfiar de los proveedores. Se trata de garantizar que las condiciones que negociaste se aplican realmente a cada pedido.
Seguimiento proactivo del estado de los pedidos
Salen los pedidos. Entonces empiezan las preguntas. "¿Dónde está mi pedido?" "¿Cuándo llegará?" "¿Me lo ha confirmado el proveedor?"
Los compradores se hacen estas preguntas constantemente. Comprueban los sistemas. Llaman a los proveedores. Envían correos electrónicos. Las actualizaciones de estado son un trabajo a tiempo completo.
La IA supervisa automáticamente el estado de los pedidos:
- Confirmación del proveedor: ¿Aceptó el proveedor el pedido? ¿Ha aceptado la fecha de entrega? ¿Ha señalado alguna discrepancia?
- Seguimiento de la producción/envío: ¿Va el pedido según lo previsto? ¿Se ha enviado? ¿Está en tránsito?
- Seguimiento de la entrega: Se acerca la fecha de entrega prevista. ¿Ha llegado? ¿Se ha recibido en el inventario?
- Alertas de excepción: Retrasos. Pedidos pendientes. Problemas de calidad señalados en la recepción. Discrepancias de cantidad.
- Comunicación proactiva: Actualiza automáticamente a los solicitantes. Sólo pasa a los compradores cuando es necesario intervenir.
Los solicitantes reciben actualizaciones de estado sin preguntar. Los compradores se centran en las excepciones, no en las comprobaciones rutinarias de estado.
¿Un pedido se retrasa? La IA avisa al solicitante y al comprador antes de que alguien tenga que preguntar. Proporciona contexto: por qué se ha retrasado, nueva fecha prevista, si existen alternativas.
Los problemas se abordan de forma proactiva. No se descubren cuando alguien pregunta: "Oye, ¿dónde está el pedido que hice hace tres semanas?".
Lo que esto significa para usted
Para directores de compras
Usted obtiene el control y la visibilidad de todo el proceso de compra a pedido.
- Mayor cumplimiento de los contratos: Los pedidos llegan a los proveedores contratados. Se utilizan las condiciones negociadas. Se cumplen los compromisos de volumen.
- Menos gasto inconformista: Cuando el proceso aprobado es rápido, la gente lo utiliza en lugar de eludirlo.
- Ciclos de contratación más rápidos: Los pedidos estándar se procesan en minutos, no en días. Las necesidades de las empresas se satisfacen más rápido.
- Mejor asignación de recursos: Los compradores trabajan en compras y negociaciones complejas, no en la tramitación rutinaria de pedidos.
- Visibilidad del gasto: Todos los pedidos fluyen a través del sistema. Visibilidad completa de lo que se compra y a quién.
Para responsables de compras y compradores
Dejas de ser un centro de tramitación de solicitudes y te conviertes en una función estratégica.
- Dejar de procesar pedidos rutinarios: Las solicitudes estándar fluyen automáticamente. Usted se ocupa sólo de lo que necesita experiencia.
- Centrarse en las compras complejas: Tiempo de negociación. Gestión de las relaciones con los proveedores. Aprovisionamiento estratégico.
- Mejor utilización de los contratos: Los pedidos se envían automáticamente a los proveedores adecuados en las condiciones adecuadas.
- Menos comprobación de estado: El seguimiento automatizado se ocupa de las cuestiones rutinarias. Usted se centra en las excepciones.
- Carga de trabajo clara: Sepa qué necesita su atención. Lo que es rutinario se gestiona automáticamente.
Para solicitantes y usuarios empresariales
Obtendrá lo que necesita, más rápido y con menos complicaciones.
- Pedidos más rápidos: Solicitudes estándar aprobadas y pedidas en cuestión de minutos. Se acabaron los días de espera para artículos rutinarios.
- Estado limpio: Sepa dónde está su pedido sin preguntar. Actualizaciones proactivas sobre la entrega.
- Proceso sencillo: Orientación clara sobre lo que se necesita. Información inmediata si algo va mal.
- Mejor servicio: Proveedores preferentes sugeridos automáticamente. Mejores plazos y condiciones de entrega.
- Se acabaron las soluciones provisionales: El proceso de aprobación es lo suficientemente rápido como para no tener que pasarlo por alto.
Lo que la IA no hará
Dejemos claro lo que no es.
La IA no aprueba las compras. Las aprueban los humanos. La IA sólo dirige las solicitudes al aprobador adecuado con la información correcta.
La IA no sustituye al criterio del comprador en las compras complejas. Nuevos proveedores. Artículos no estándar. Bienes de equipo. Compras estratégicas. Estas requieren experiencia humana.
La IA no elimina todo el trabajo manual. Algunas solicitudes son complejas. Algunos pedidos necesitan un tratamiento especial. Algunas situaciones requieren un juicio humano sobre el riesgo, la calidad o la selección de proveedores.
Lo que hace la IA es ocuparse de la rutina. Los pedidos estándar que siguen patrones. El 80% de las solicitudes que no necesitan experiencia humana, pero que históricamente la han tenido de todos modos porque el proceso requería manipulación manual.
Sus compradores siguen tomando decisiones. Solo toman decisiones sobre cosas que realmente necesitan su experiencia.
Resultados reales de la IA de pedidos y solicitudes
Esto es lo que ocurre en la práctica:
70-80% de solicitudes procesadas automáticamente: Los pedidos estándar fluyen sin intervención del comprador. Los compradores se centran en los 20-30% que necesitan experiencia.
Reducción de la duración del ciclo de aprobación en 50-70%: Las solicitudes llegan inmediatamente a la persona adecuada. Sin confusiones, sin retrasos, sin idas y venidas.
Aumenta el cumplimiento del contrato 15-30%: Los pedidos fluyen automáticamente a los proveedores contratados en las condiciones contratadas. Disminuye el gasto inconstante.
Capacidad de compra liberada: Horas diarias recuperadas de la tramitación rutinaria de pedidos. Tiempo reasignado a la contratación estratégica y las negociaciones.
Mejor experiencia de usuario: Lo suficientemente rápido como para que la gente utilice el sistema en lugar de buscar soluciones. Una mayor adopción significa una mejor visibilidad del gasto.
No se trata de reducir el personal de compras. Se trata de dejar que Compras realice un trabajo más estratégico con los mismos recursos.
¿Está listo para acelerar su proceso de compra?
El proceso de solicitud y pedido de cada empresa es diferente. Sus flujos de trabajo de aprobación reflejan su estructura organizativa. Su base de proveedores tiene características únicas. Sus categorías tienen requisitos diferentes.
No vendemos automatización de compras genérica. Analizamos su proceso específico de solicitud de pedido. Identificamos qué pedidos pueden automatizarse y cuáles requieren conocimientos humanos. Creamos sistemas que se adaptan al funcionamiento real de su organización.
No prometemos que todo vaya a estar automatizado. Solo una IA práctica que gestione los pedidos rutinarios para que sus compradores puedan centrarse en las compras estratégicas.
