Microsoft 365 환경 내에서 바로 알림, 승인 및 데이터 업데이트를 자동으로 처리하는 Power Automate 워크플로를 구축합니다. 데모뿐만 아니라 프로덕션 환경에서도 계속 작동하도록 구조화, 문서화 및 구축되었습니다.
팀에서 Microsoft 365에서 자동으로 처리할 수 있는 작업을 수동으로 수행하고 있습니다.
이메일로 승인 추적, 수동으로 상태 업데이트, 수작업으로 미리 알림 보내기 등은 해결할 수 있는 문제입니다. Power Automate는 Microsoft 365 도구를 연결하여 이러한 작업을 자동으로 처리하므로 팀원들이 직접 할 필요가 없습니다. 문제는 자동화할 수 있는지 여부가 아닙니다. 문제는 자동화할 수 있는지 여부가 아니라 그 흐름이 신뢰할 수 있을 만큼 잘 구축되어 있는지 여부입니다.
받은 편지함에서 승인 요청이 손실됨
승인 이메일이 50개의 다른 이메일에 묻혀 버립니다. 승인자는 답장을 보내지 않고, 아무도 상태를 알지 못하며, 2주 후에야 누군가가 프로세스가 중단된 것을 알게 됩니다. 감사 추적도 없고, 에스컬레이션도 없으며, 누가 언제 무엇을 승인했는지에 대한 기록도 없습니다. 감사자가 물어봐도 아무도 대답할 수 없습니다.
기한이 지난 작업에 대한 수동 알림
정책 검토, 계약 갱신, 완화 마감일, 규정 준수 체크인 등 누군가는 이를 잊지 않고 챙겨야 합니다. 보통 캘린더 알림은 이동되었다가 다시 이동되었다가 놓치는 경우가 많습니다. 마감일이 눈에 띄지 않게 지나가면 알림이 얼마나 간단했는지에 비해 비용이 엄청나게 증가합니다.
한 곳에 입력된 데이터는 다음 장소로 이동하지 않습니다.
새 공급업체가 하나의 목록에 추가되었지만 재무 시스템에는 추가되지 않았습니다. 위험 상태가 등록부에 업데이트되었지만 대시보드에는 여전히 이전 값이 표시됩니다. 사용자가 도구 간에 데이터를 재입력하고 오류가 발생하며 아무도 신뢰할 수 있는 단일 데이터 원본을 신뢰하지 않습니다.
고객을 위해 구축하는 워크플로
Microsoft는 SharePoint, Outlook, Teams 및 기타 Microsoft 365 도구를 연결하는 Power Automate 플로우를 구축합니다. 단일 알림부터 에스컬레이션, 조건 및 오류 처리가 포함된 다단계 승인 체인까지.
이메일 알림 및 알림
새 항목, 상태 변경, 필드 업데이트, 날짜 경과 등 SharePoint 목록의 이벤트에 의해 트리거되는 자동화된 이메일입니다. 메시지 본문에 적절한 정보가 포함된 이메일을 적시에 적절한 사람에게 보내도록 구성됩니다. 일반적인 흐름은 다음과 같습니다:
- 기한 초과 완화 알림 - 지정된 기간이 지나도록 완화 조치가 업데이트되지 않은 경우 위험 소유자에게 전송합니다.
- 이해관계자 할당 알림 - 위험 또는 작업 항목에 태그가 지정되면 지정된 이해관계자에게 자동으로 이메일이 전송됩니다.
- 상태 변경 알림 - SharePoint의 레코드 상태가 변경되면 소유자에게 알립니다.
- 다가오는 마감일 알림 - 향후 N일 이내에 마감일이 있는 항목을 확인하고 요약본을 보내는 예약된 흐름입니다.
- 에스컬레이션 알림 - 작업이 정의된 임계값 이상으로 기한이 초과되면 관리자에게 알림을 보냅니다.
승인 워크플로
이메일 기반 승인을 구조화되고 추적 가능한 프로세스로 대체하는 다단계 승인 흐름. 라우팅 로직, 시간 기반 에스컬레이션 및 전체 감사 추적 기능을 갖추고 있습니다. 일반적인 흐름은 다음과 같습니다:
- 순차 승인: 승인자 A는 승인자 B에게 통지되기 전에 승인해야 하며, N일 이내에 응답이 없으면 자동으로 에스컬레이션됩니다.
- 병렬 승인: 여러 명의 승인자에게 동시에 알림을 보내고, 전원(또는 정족수)이 응답하면 흐름이 진행됩니다.
- 조건부 라우팅: 필드 값에 따라 승인 경로가 결정됨 - 예: 1만 유로 이상의 요청은 재무 담당자에게, 그 외 요청은 라인 관리자에게 전달됨
- 거부 처리: 거부된 항목은 승인자의 코멘트와 명확한 다음 단계가 표시된 상태로 제출자에게 자동으로 반환됩니다.
- 감사 추적: 모든 승인 결정에 타임스탬프가 찍히고 SharePoint 항목 기록에 기록됩니다.
SharePoint 자동화
레코드를 업데이트하거나, 관련 항목을 만들거나, 다운스트림 프로세스를 시작하는 SharePoint 목록의 이벤트에 의해 트리거되는 흐름입니다. 일반적인 예는 다음과 같습니다:
- 위험 상태가 종료로 변경되면 별도의 목록에 교훈 기록을 자동으로 생성합니다.
- 새 공급업체가 추가되면 해당 공급업체 검토 항목을 생성하고 마감일을 12개월 전으로 설정합니다.
- 프로젝트 마일스톤이 완료로 표시되면 프로젝트 상태를 업데이트하고 프로젝트 소유자에게 알립니다.
- 한 목록에 항목이 생성되면 주요 필드를 관련 목록으로 복사하고 둘 사이의 링크를 유지합니다.
시스템 통합
Power Automate의 표준 및 프리미엄 커넥터를 사용하여 Microsoft 365를 다른 시스템과 연결하세요. 수동 내보내기/가져오기 주기 없이 도구 간에 데이터가 흐릅니다. 일반적인 통합은 다음과 같습니다:
- SharePoint → Outlook 일정: SharePoint 목록 항목에서 일정 이벤트 만들기 또는 업데이트
- Microsoft Forms → SharePoint: 양식 응답을 구조화된 SharePoint 목록으로 바로 캡처하기
- SharePoint → Teams: 우선 순위가 높은 항목이 추가되거나 업데이트되면 Teams 채널에 카드를 게시합니다.
- 외부 시스템 → SharePoint: 웹훅을 통해 타사 시스템에서 데이터를 받아 SharePoint 목록에 기록합니다.
작동 방식.
1. 프로세스 매핑
무엇이든 구축하기 전에 트리거는 무엇인지, 조건은 무엇인지, 작업은 무엇인지, 예외는 무엇인지, 문제가 발생하면 어떻게 되는지 등 자동화하려는 프로세스를 상세하게 매핑합니다. 이는 개발을 시작하기 전에 문서화되고 고객과 합의합니다. 불명확한 프로세스에 기반한 흐름은 신뢰할 수 없는 결과를 낳습니다.
2. 빌드 및 테스트
흐름은 실제 테스트 데이터를 사용하여 Microsoft 365 환경에서 빌드 및 테스트됩니다. 트리거 실행, 흐름 실행, 이메일 도착과 같은 일반적인 경로뿐만 아니라 승인자가 부재 중일 때, 흐름 도중에 SharePoint 항목이 삭제될 때, 이메일 주소 필드가 비어 있을 때와 같은 에지 케이스도 테스트합니다. 대부분의 프로덕션 흐름 실패는 이러한 시나리오에서 발생합니다.
3. UAT 및 결재
일상적인 업무의 실제 시나리오에 대해 흐름을 테스트합니다. 모든 문제를 해결하고, 알려진 제한 사항을 문서화하며, 오류 처리 및 에스컬레이션 경로가 승인 전에 합의된 대로 작동하는지 확인합니다.
4. 인수인계 및 문서화
각 플로우의 트리거 조건, 로직 및 작업에 대한 서면 설명을 포함한 완전한 핸드오버 - 팀에서 별도의 도움 없이도 충분히 이해하고 유지 관리할 수 있도록 명확하게 설명합니다. 3개월의 결함 수정이 포함됩니다. 리테이너로서 지속적인 지원이 제공됩니다.
고객이 자동화하는 것
기한 초과 알림 완화
예약된 흐름이 매일 실행되어 위험 등록부에서 마지막 업데이트 날짜가 30일 이상 지난 항목에 대해 열려 있는 모든 완화 조치를 확인하고, 기한이 지난 항목을 나열하는 개인화된 이메일을 각 제어 소유자에게 보냅니다. 위험 소유자는 요약을 받습니다. 목록을 수동으로 확인할 필요가 없습니다.
이해관계자 알림
위험 소유자가 동료를 SharePoint 위험 등록부에서 이해관계자로 태그하면 흐름이 즉시 실행되어 해당 사람에게 위험 참조 번호, 제목 및 레코드 링크가 포함된 구조화된 이메일을 보냅니다. 이 메시지는 액세스 권한이 부여되었음을 확인하고 의견을 요청합니다. 이전에는 스크린샷을 전달하여 수동으로 이 작업을 수행했습니다.
승인 체인
를 통해 제출된 조달 요청은 파워 앱 양식을 사용하면 임계값을 초과하는 경우 라인 관리자가 먼저 승인한 다음 재무 책임자가 순차적으로 승인 흐름을 트리거합니다. 각 승인자는 전체 요청 세부 정보와 승인/거부 버튼이 포함된 구조화된 Teams 적응형 카드를 받게 됩니다. 48시간이 지나도 응답이 없으면 알림이 실행됩니다. 전체 결정 기록이 SharePoint 항목에 다시 기록됩니다.
상태 변경 알림
위험 등록에서 위험이 중요에서 심각 또는 위급으로 에스컬레이션되면 플로우를 통해 위험 책임자 및 관련 기능 책임자에게 일일 요약이 아닌 즉각적인 알림이 전송됩니다. 이메일에는 위험 제목, 현재 점수, 소유자 및 기록에 대한 직접 링크가 포함됩니다.
문서 검토 알림
예약된 플로우는 정책 및 절차 라이브러리에서 다음 검토 날짜가 30일 이내인 문서를 확인합니다. 그러면 문서 소유자에게 문서 이름, 현재 버전, 검토 기한이 포함된 알림을 보냅니다. 상태가 업데이트되지 않은 경우 7일이 지나면 두 번째 리마인더가 실행됩니다. 이전에는 아무도 관리하지 않는 공유 캘린더를 통해 관리되었습니다.
교차 목록 데이터 동기화
공급업체 등록의 공급업체 기록이 업데이트되면(연락처 변경, 계약 갱신, 상태 변경) 흐름에 따라 조달 추적 목록과 위험 등록의 해당 항목이 업데이트됩니다. 한 번의 업데이트로 세 개의 목록이 동기화됩니다. 사용자가 한 목록을 업데이트하고 다른 목록을 잊어버렸을 때 발생하는 불일치를 제거합니다.
투명한 가격.
저희는 시간 및 재료 기준으로 일합니다. 고정된 일당 요금으로 실제로 일한 일수에 대한 비용을 지불합니다. 고정된 가격에 놀랄 일도 없고, 사용자의 동의 없이 범위가 늘어나는 일도 없습니다.
| 흐름 유형 | 일반적인 범위 | 표시 비용(순) |
|---|---|---|
| 간단한 알림 또는 경고 흐름 | 1-2일 | €800-€1.600 |
| 다단계 승인 워크플로 | 3~6일 | €2.400-€4.800 |
| 일 요금 | 800/일(순)부터 - 100% 리모컨 | |
흐름은 종종 더 큰 SharePoint 또는 파워 앱 참여 - 결합된 참여는 전체 범위에 걸쳐 1일 요금으로 혜택을 받을 수 있습니다.
유럽 전역의 팀들이 신뢰합니다.
LeapLytics는 위험 완화 기한이 지나면 자동 알림을 보내고 위험에 할당되면 이해 관계자에게 알리는 Power Automate 플로우를 구축했습니다. 과거에는 수동으로 후속 조치를 취해야 했던 일이 이제 누구도 생각할 필요 없이 자동으로 이루어집니다.
- 리스크 및 팀, 물류, 독일
왜 LeapLytics인가?
엣지 케이스 처리
20분 안에 구축된 기본 Power Automate 흐름은 승인 도중에 SharePoint 항목이 삭제되거나 승인자의 계정이 비활성화되거나 이메일 주소 필드에 오타가 있을 때까지는 정상적으로 작동합니다. 이러한 시나리오에서는 처리되지 않은 오류, 소리 없는 실패, 아무도 모르게 흐름이 실행 중지되는 문제가 발생합니다. 저희는 모든 플로우에 오류 처리, 재시도 로직 및 실패 알림을 구축하여 문제가 발생하면 담당자가 즉시 알 수 있도록 하고 있습니다.
단순한 흐름 구축이 아닌 프로세스 지식
저희는 단순히 요청을 트리거 작업 시퀀스로 변환하는 데 그치지 않습니다. 승인자가 휴가 중일 때는 어떻게 되는지, 에스컬레이션 경로는 어떻게 되는지, 예외에 대한 비즈니스 규칙은 무엇인지 묻습니다. 플로우를 구축하기 전에 프로세스 로직을 제대로 파악하면 로직을 잘못 파악하고 다시 구축하는 것보다 훨씬 많은 시간을 절약할 수 있습니다. 어떤 질문을 해야 할지 알 수 있을 만큼 충분한 비즈니스 프로세스를 매핑했습니다.
M365 스택, 엔드 투 엔드
저희의 흐름은 SharePoint를 연결합니다, 파워 앱, 팀, Outlook 및 Power BI. 흐름이 작동하기 전에 SharePoint 목록을 적절하게 구성해야 하는 경우, 저희도 그렇게 해드립니다. 동일한 팀, 동일한 참여, 동일한 작업 속도 - 별도의 워크스트림 간에 핸드오버가 필요하지 않습니다.
자주 묻는 질문.
Power Automate에 추가 라이선스가 필요하나요?
아니요, 표준 사용 사례의 경우. 표준 M365 커넥터(SharePoint, Outlook, Teams, Forms)가 포함된 Power Automate는 Business Standard, E3 및 E5를 포함한 대부분의 Microsoft 365 플랜에 포함되어 있습니다. 프리미엄 커넥터(Salesforce, SAP, ServiceNow) 또는 대용량 플로우를 사용하려면 추가 라이선스가 필요할 수 있습니다. 시작하기 전에 자격을 확인하고 추가 라이선스가 필요한 경우 알려드립니다.
Power Automate를 타사 시스템에 연결할 수 있나요?
예. Power Automate에는 수백 개의 커넥터가 있습니다. 표준 커넥터는 추가 비용 없이 대부분의 Microsoft 및 일반적인 타사 서비스를 지원합니다. Salesforce, SAP 또는 ServiceNow와 같은 엔터프라이즈 시스템용 프리미엄 커넥터는 사용자당 Power Automate 프리미엄 라이선스가 필요합니다. 플로우에 필요한 커넥터와 라이선스 관련 사항을 미리 알려드리겠습니다.
라이브 출시 후 흐름이 중단되면 어떻게 되나요?
저희의 플로우에는 오류를 감지하고 지정된 소유자에게 즉시 알림을 전송하는 오류 처리 기능이 포함되어 있어 조용히 실패하지 않습니다. 또한 출시 후 3개월간 추가 비용 없이 결함 수정 서비스를 제공하여 빌드 문제로 인해 발생하는 모든 장애를 처리합니다.
저희가 직접 유지 관리할 수 있도록 흐름을 문서화해 주시겠어요?
예. 모든 참여에는 각 플로우의 트리거 조건, 논리 분기, 작업 및 오류 처리에 대한 서면 문서가 포함되며, 이는 플로우 캔버스의 스크린샷뿐만 아니라 일반 언어로 작성되어야 합니다. 팀원들이 플로우의 기능을 이해하고 당사에 문의하지 않고도 약간의 조정을 할 수 있어야 합니다.
Power Automate 플로우를 구축하는 데 얼마나 걸리나요?
단일 트리거, 단일 조건, 단일 이메일 등 간단한 알림 또는 경고 흐름은 일반적으로 테스트 및 문서화를 포함하여 1~2일이 걸립니다. 조건부 라우팅, 에스컬레이션, 거부 처리 및 오류 포착이 포함된 다단계 승인 워크플로에는 보통 3~6일이 걸립니다. 시작하기 전에 서면으로 범위를 알려드립니다.
이미 구축한 플로우를 검토하고 수정할 수 있나요?
예. 플로우 최적화 및 문제 해결은 일반적인 업무입니다. 기존 플로우를 감사하고, 오류 처리 격차와 로직 문제를 파악하고, 문제의 원인을 해결합니다. 처음부터 다시 구축하는 것보다 빠르고 저렴한 경우가 많습니다.
종종 Power Automate와 결합됩니다.
SharePoint 개발
대부분의 Power Automate 흐름은 SharePoint 목록의 이벤트에 의해 트리거됩니다. 올바른 열 유형과 유효성 검사를 갖춘 잘 구조화된 목록은 흐름을 더욱 안정적이고 쉽게 유지 관리할 수 있게 해줍니다. 필요한 경우 한 번의 계약으로 이 두 가지를 모두 설계하고 구축합니다.
파워 앱
Power Apps 양식은 구조화된 데이터를 캡처하고, Power Automate 흐름은 승인, 알림, 기록 업데이트와 같은 다음 작업을 처리합니다. 두 서비스는 자연스럽게 함께 작동하며, 두 서비스가 모두 필요한 경우 동일한 참여의 일부로 함께 구축합니다.
위험 등록
자동화된 기한 초과 완화 알림 및 이해관계자 알림은 위험 등록 서비스의 핵심 부분입니다. Power Automate 플로우는 애드온이 아닌 모든 위험 등록 빌드에 기본으로 포함되어 있습니다.
수동 작업을 중단할 준비가 되셨나요?
자동화하려는 프로세스가 무엇인지, 트리거가 무엇인지, 어떤 일이 일어나야 하는지, 누가 알아야 하는지 알려주세요. 24시간 이내에 적절한 범위와 견적을 알려드리겠습니다.
또는 다음 주소로 직접 이메일을 보내주세요. info@leaplytics.de
관련 서비스: SharePoint 개발 - 파워 앱 - Power BI 컨설팅 - 위험 등록
