Atitikties ir politikos tikrinimo dirbtinis intelektas: Nustokite tikėtis, kad kažko nepraleidote
Taisyklių yra visur. Federaliniai įstatymai. Valstijų įstatymai. Pramonės taisyklės. Įmonės politika. Sutartiniai įsipareigojimai. Duomenų apsaugos reikalavimai.
Kiekvienas dokumentas turi atitikti reikalavimus. Kiekvieną politiką reikia atnaujinti, kai keičiasi taisyklės. Kiekvieną sutartį reikia patikrinti pagal kelis taisyklių rinkinius.
Atitiktis nėra neprivaloma. Kai ko nors nesilaikoma, tai kainuoja brangiai: baudos, teisminiai procesai, reguliavimo institucijų tyrimai, žala reputacijai.
Problema? Atitiktis tikrinama rankiniu būdu. Tai atima daug laiko. Lengva ką nors praleisti, kai tą dieną peržiūrima 15-oji sutartis.
Tai keičia dirbtinis intelektas. Jis tikrina kiekvieną dokumentą pagal kiekvieną taisyklę. Jis pastebi spragas. Jis stebi reguliavimo pokyčius. Siūlo atnaujinimus.
Sistemingai tikrinama atitiktis, o ne tikimasi, kad niekas nepraslydo pro šalį.
Atitikties problema
Atitikties užtikrinimo darbas yra paprastas, bet varginantis: patikrinkite, ar dokumentai atitinka reikalaujamus standartus.
Dažniausiai pasitaikantys atitikties scenarijai:
- Privatumo politikoje turi būti atskleista konkreti BDAR informacija
- Į paslaugų teikimo sąlygas turi būti įtrauktos privalomos valstybei būdingos nuostatos
- Sutartys turi atitikti pramonės reglamentus (HIPAA, SOX, PCI-DSS).
- Žmogiškųjų išteklių politika turi atspindėti galiojančius įdarbinimo įstatymus.
- Produktų etiketės turi atitikti FDA reikalavimus
- Finansiniai dokumentai turi atitikti atskleidimo taisykles
- Rinkodaros medžiaga turi atitikti reklamos taisykles
Tradicinis atitikties tikrinimas:
- Reikalavimų kontrolinių sąrašų tvarkymas
- Rankiniu būdu peržiūrėkite dokumentus pagal kontrolinius sąrašus
- Stenkitės neatsilikti nuo teisės aktų pakeitimų
- Atnaujinti dokumentus, kai keičiasi taisyklės.
- Tikiuosi, kad nieko nepraleidote
- Sužinokite, kad kažką praleidote, kai jums bus skirta bauda arba iškelta byla
Problemos:
- Rankinis tikrinimas yra lėtas ir nenuoseklus
- Reikalavimai keičiasi greičiau, nei spėjate sekti
- Skirtingose jurisdikcijose galioja skirtingos taisyklės
- Niekas negali turėti šimtų reikalavimų savo galvoje
- Spaudimas veikti greitai lemia trumpesnius kelius
- Nėra įrodymų, kad iš tikrųjų viską patikrinote
Rezultatas: Rezultatas: Atitiktis tampa tik langelių tikrinimu. Kol kas nors nepavyksta.
Ką dirbtinis intelektas daro atitikties ir politikos patikros srityje
Dirbtinis intelektas žino taisykles. Jis skaito dokumentus. Jis juos lygina. Jis niekada nepavargsta. Jis niekada nepamiršta reikalavimo.
Ji nepakeičia atitikties ekspertizės. Ji padaro atitiktį sistemingą, o ne ad hoc.
1. Automatinė atitikties patikra
Pateikite AI atitikties reikalavimus. Jis patikrina kiekvieną dokumentą pagal juos.
Pavyzdys: BDAR privatumo politikos patikrinimas
BDAR reikalaujama atskleisti konkrečią informaciją. AI tikrina, ar jūsų privatumo politikoje:
- Duomenų valdytojo tapatybė ir kontaktiniai duomenys
- Duomenų apsaugos pareigūno kontaktiniai duomenys (jei taikoma)
- Duomenų tvarkymo tikslai
- Teisinis duomenų tvarkymo pagrindas
- Teisėti interesai (jei taikoma)
- Gavėjai arba gavėjų kategorijos
- Tarptautinis duomenų perdavimas (jei taikoma)
- Saugojimo laikotarpiai
- Duomenų subjektų teisės (prieiga prie duomenų, ištaisymas, ištrynimas ir kt.)
- Teisė atšaukti sutikimą
- Teisė pateikti skundą priežiūros institucijai
- Automatizuoto sprendimų priėmimo atskleidimas (jei taikoma)
AI grįžta:
- ✓ Dovanos: Įvykdytų reikalavimų sąrašas
- ✗ Trūksta: Reikalavimų sąrašas nerastas
- ⚠ Neaišku: Reikalavimai galimai aptarti, bet aiškiai nenurodyti
Ištaisykite spragas, kol jų nerado reguliavimo institucijos.
2. Reikalaujamas turinio patikrinimas
Kai kuriuose dokumentuose turi būti nurodyta konkreti kalba. Žodis po žodžio. AI ją patikrina.
Pavyzdys: Konkrečios valstijos atskleidžiama informacija
Kalifornijoje reikalaujama, kad įdarbinimo arbitražo susitarimuose būtų nurodyta konkreti kalba. Niujorke reikalaujama, kad taikos sutartyse su konfidencialumo išlygomis būtų vartojamos konkrečios formuluotės.
AI patikrinimai:
- Ar vartojama reikiama kalba?
- Ar jis pakankamai ryškus (jei reikia, kad būtų ryškus)?
- Ar naudojama dabartinė versija (jei kalba buvo atnaujinta)?
Nepasikliaukite atmintimi ar pasenusiais šablonais.
3. Kelių jurisdikcijų atitiktis
Skirtingos valstybės, skirtingos taisyklės. Skirtingose šalyse - skirtingos taisyklės. Tas pats dokumentas gali atitikti kelis taisyklių rinkinius.
AI vienu metu tikrina visas atitinkamas jurisdikcijas.
Pavyzdys: Kelių valstybių paslaugų teikimo sąlygos
Jūsų bendrovė veikia Kalifornijoje, Niujorke ir Teksase. Kiekvienoje valstijoje galioja specialūs reikalavimai vartojimo sutartims.
AI tikrina paslaugų teikimo sąlygas:
- Kalifornijos vartotojų apsaugos įstatymai
- Kalifornijos automatinio atnaujinimo įstatymo reikalavimai
- Niujorko vartotojų apsaugos taisyklės
- Teksaso valstijai būdingos nuostatos
- Federaliniai reglamentai (FTC ir kt.)
Rezultatai rodo atitikties būklę pagal jurisdikciją. Matote, ką tiksliai reikia pridėti kiekvienoje valstybėje.
4. Reguliavimo pokyčių stebėsena
Keičiasi taisyklės. Priimami nauji įstatymai. Agentūros išleidžia naujas gaires. Teismų sprendimais nustatomi nauji reikalavimai.
AI stebi atitinkamus šaltinius:
- Federalinio registro atnaujinimai
- Valstijų teisės aktų pakeitimai
- Agentūros gairės ir aiškinimai
- Teismų sprendimai, darantys įtaką reikalavimų laikymuisi
- Konkrečios pramonės šakos reguliavimo institucijos
Kai kas nors pasikeičia ir tai turi įtakos jums, dirbtinis intelektas tai pažymi:
- Kas pasikeitė
- Įsigaliojimo data
- Kuriems dokumentams daromas poveikis
- Ką reikia atnaujinti
Apie tai, kad taisyklės pasikeitė, sužinosite ne tada, kai gausite pranešimą apie pažeidimą.
5. Trūkumų analizė ir trūkumų šalinimo pasiūlymai
Vienas dalykas - rasti spragas. Žinoti, kaip jas ištaisyti, - kita.
Dirbtinis intelektas ne tik nustato trūkstamus reikalavimus, bet ir pasiūlo, kaip juos spręsti.
Pavyzdys:
Nustatyta spraga: "Privatumo politikoje nenurodyti saugojimo laikotarpiai, kaip reikalaujama pagal BDAR 13 straipsnio 2 dalies a punktą."
Siūloma kalba: "Asmens duomenis saugome [nurodyti laikotarpius] arba tiek laiko, kiek reikia tikslams, dėl kurių jie buvo surinkti, įvykdyti, nebent įstatymai reikalauja ilgesnio saugojimo laikotarpio."
Nepradėkite nuo nulio. Peržiūrėkite ir pritaikykite siūlomą kalbą.
6. Politikos versijų kontrolė ir audito seka
Atitiktis reiškia, kad reikia įrodyti, jog laikėtės reikalavimų. AI sukuria dokumentus:
- Patikrinus kiekvieną politiką
- Kokie reikalavimai buvo patikrinti
- Nustatytos spragos
- Kokie atnaujinimai buvo atlikti
- Kada atnaujinimai buvo pradėti naudoti
- Kas patvirtino pakeitimus
Jei atliekate auditą arba susiduriate su atitikties tyrimu, turite aiškius dokumentus.
Ką tai reiškia jums
Sprendimų priėmėjams
Mažesnė atitikties rizika.
Sistemingas tikrinimas padeda užfiksuoti spragas, kol jos netapo pažeidimais. Mažiau baudų. Mažiau reguliavimo problemų. Mažiau ieškinių.
Auditui paruošti procesai.
Aiškiai dokumentuoti, kas ir kada buvo patikrinta ir kokių veiksmų buvo imtasi. Reguliavimo institucijos mato profesionalią atitikties programą.
Greitesni dokumentų atnaujinimai.
Kai keičiasi taisyklės, tiksliai žinote, ką reikia atnaujinti. Nebereikia masiškai viską peržiūrėti.
Nuosekli atitiktis visoje organizacijoje.
Kiekvienas dokumentas tikrinamas taip pat kruopščiai. Jokių skirtumų dėl to, kas užsiėmęs arba kas pamiršo ką nors patikrinti.
Teisininkams ir atitikties komandoms
Sistemingas tikrinimas vietoj atminties.
Jums nereikia prisiminti 200 reikalavimų. Dirbtinis intelektas kiekvieną kartą juos visus patikrina.
Įrodymai, kad atlikote savo darbą.
Aiškūs įrašai apie atliktus atitikties patikrinimus. Jei kas nors nutiktų ne taip, galėsite įrodyti, kad buvote deramai rūpestingi.
Aktyvus, o ne reaktyvus.
Problemų rasite kūrimo metu, o ne po publikavimo. Sužinosite apie reguliavimo pokyčius anksčiau, nei klientai apie juos paklaus.
Dėmesys sudėtingiems sprendimams.
AI atlieka įprastą atitikties patikrą. Jūs sutelksite dėmesį į pilkąsias zonas, rizikos vertinimą ir strateginius atitikties sprendimus.
Verslui
Judėkite greitai, nepažeisdami taisyklių.
Atitikties tikrinimas visko nelėtina. Greitos automatinės patikros leidžia saugiai judėti greitai.
Sumažinkite atitikties užtikrinimo išlaidas.
Mažiau laiko sugaištama rankiniam tikrinimui. Mažiau atitikties problemų, kurias reikia brangiai ištaisyti. Mažesnė baudų rizika.
Užtikrinkite suinteresuotųjų šalių pasitikėjimą.
Klientai, partneriai ir reguliavimo institucijos mato įmonę, kuri rimtai žiūri į atitiktį.
Realaus pasaulio pavyzdys: Svetainės privatumo politikos atnaujinimas
Jūsų įmonė veikia JAV ir ES. BDAR buvo atnaujintas ir papildytas naujais reikalavimais.
Be dirbtinio intelekto:
- Atitikties užtikrinimo komanda sužino apie atnaujinimą (galiausiai)
- Naujų reikalavimų apžvalgos
- randa dabartinį privatumo politikos dokumentą
- Rankiniu būdu perskaityta politika
- Stengiasi prisiminti visus naujus BDAR reikalavimus
- Projektų atnaujinimai
- Siunčiama teisininkui, kad šis peržiūrėtų.
- Teisinės peržiūros ir redagavimai
- Atnaujinimai pereina patvirtinimo procesą
- Svetainės komanda įgyvendina pakeitimus
- Laikas: 3-6 savaitės
- Rizika: Galbūt kažką praleidote
Su dirbtiniu intelektu:
- Dirbtinis intelektas aptinka BDAR atnaujinimą (jo paskelbimo dieną)
- AI vėliavos: "Nauji BDAR reikalavimai turi įtakos jūsų privatumo politikai"
- dirbtinis intelektas tikrina dabartinę politiką pagal naujus reikalavimus.
- AI sukuria ataskaitą: "Trūksta 3 privalomų atskleisti duomenų" su konkrečiais duomenimis
- dirbtinis intelektas siūlo kalbą kiekvienam trūkstamam elementui
- Atitiktis peržiūri AI pasiūlymus ir pritaiko
- Teisininkai peržiūri siūlomus pakeitimus
- Atnaujinimai pereina patvirtinimo procesą
- Svetainės komanda įgyvendina pakeitimus
- AI patikrina, ar atnaujinta politika atitinka visus reikalavimus.
- Laikas: 3-5 dienos
- Rizika: išsamus patikrinimas pagal visus reikalavimus
Ta pati kokybė. 75% greitesnis. Geresnė dokumentacija. Didesnis pasitikėjimas.
Ko dirbtinis intelektas nedaro
Aiškiai pasakykime, ko dirbtinis intelektas negali padaryti.
Dirbtinis intelektas neaiškina dviprasmiškų taisyklių.
Kai įstatymas aiškus, dirbtinė intelektinė nuosavybė tikrina, ar jo laikomasi. Kai reikia aiškinimo, žmonės sprendžia, kaip laikytis teisės aktų.
AI nepriima verslo sprendimų dėl rizikos.
Jame nustatomos atitikties spragos. Nusprendžiate, ar jas ištaisyti nedelsiant, ar prisiimti riziką, ar ieškoti kitokio požiūrio.
Dirbtinis intelektas nepakeičia atitikties vertinimo.
Kartais atitiktis nėra juoda ar balta. AI pažymi problemą. Atitikties užtikrinimo specialistas priima sprendimą.
AI nėra automatiškai atnaujinamas amžinai.
Reguliavimo stebėsenai reikalinga priežiūra. AI taisyklių rinkinį reikia papildyti naujais teisės aktais. Kažkas turi tai valdyti.
Dėl dirbtinio intelekto nesilaikote reikalavimų.
Ji padeda patikrinti atitiktį. Vis tiek turite ištaisyti spragas, įgyvendinti politiką ir vykdyti tolesnius veiksmus.
AI yra atitikties užtikrinimo priemonė. Atitikties užtikrinimo specialistai vis dar yra būtini.
Kaip pradėti
1. Nustatykite atitikties reikalavimus.
Kokios taisyklės taikomos jūsų verslui? Kokių pramonės standartų turite laikytis? Kokių sutartinių įsipareigojimų turite?
2. Dokumentuokite savo dabartinius atitikties patikros sąrašus.
Ką šiuo metu tikrinate? Ką turėtumėte tikrinti? Aiškiai tai įvardykite.
3. Nustatykite prioritetus pagal riziką.
Pradėkite nuo rizikingų atitikties sričių (BDAR, HIPAA, finansiniai reglamentai). Vėliau pridėkite mažesnės rizikos sritis.
4. Sukurkite dirbtinio intelekto taisyklių rinkinius.
Apmokykite dirbtinį intelektinį intelektą laikytis atitikties reikalavimų. Kuo aiškiau ir konkrečiau, tuo geriau.
5. Esamų dokumentų testavimas.
Atlikite esamos politikos ir sutarčių atitikties dirbtiniu intelektu patikras. Pažiūrėkite, ką jis randa. Patvirtinkite tikslumą.
6. Integruoti į darbo eigą.
Įveskite AI atitikties patikrą kaip standartinį veiksmą. Dokumento projektas → dirbtinio intelekto patikra → žmogaus peržiūra → patvirtinimas.
7. Stebėti ir tobulinti.
Stebėkite klaidingai teigiamus ir klaidingai neigiamus rezultatus. Tobulinkite dirbtinio intelekto taisykles. Nuolat atnaujinkite reguliavimo stebėseną.
Dažniausi klausimai
Kokius teisės aktus gali patikrinti AI?
Bet koks reglamentas, kuriam taikomi aiškūs, dokumentais pagrįsti reikalavimai. GDPR, CCPA, HIPAA, SOX, konkrečios pramonės šakos reglamentai. Kuo aiškesnė taisyklė, tuo geriau veikia dirbtinis intelektas.
Ar dirbtinis intelektas gali valdyti konkrečios įmonės politiką?
Taip. AI gali patikrinti dokumentus pagal vidaus politiką, prekės ženklo gaires, sutarčių standartus ir konkrečios įmonės reikalavimus.
O kaip dėl konkrečios pramonės šakos atitikties?
Dirbtinį intelektą galima apmokyti dirbti su pramonės (finansinių paslaugų, sveikatos priežiūros, gamybos ir kt.) taisyklėmis. Norint tinkamai nustatyti, reikia srities žinių.
Kaip tiksliai dirbtinis intelektas tikrina atitiktį?
Aiškūs reikalavimai (konkretūs atskleidimai, privaloma kalba): 90-95%. Dėl aiškinamųjų reikalavimų: Reikalingas žmogaus sprendimas. Todėl žmogiškoji peržiūra išlieka labai svarbi.
Ar tai tinka tarptautiniam atitikimui?
Taip. AI gali patikrinti kelių šalių taisykles. Ypač naudinga įmonėms, veikiančioms skirtingose jurisdikcijose.
Kaip nuolat atnaujinate AI informaciją apie reguliavimo pokyčius?
Automatinės stebėsenos ir ekspertinio vertinimo derinys. Pagrindiniai pakeitimai pažymimi automatiškai. Ekspertai patvirtina ir atnaujina dirbtinio intelekto taisyklių rinkinius.
Apatinė linija
Atitiktis neturi remtis atmintimi ir viltimi.
AI sistemingai tikrina dokumentus pagal teisės aktų reikalavimus. Jis stebi, ar nėra pakeitimų. Jis nurodo spragas. Siūlo pataisymus. Viską dokumentuoja.
Rezultatas - mažesnė atitikties rizika, greitesnis dokumentų atnaujinimas, geresnis pasirengimas auditui, o atitikties užtikrinimo komandos atlieka strateginį darbą, užuot tikrinę rankiniu būdu.
Jokios magijos. Tik sistemingas atitikties tikrinimas dideliu mastu.
Ar esate pasirengę pagerinti atitikties patikrą?
Kiekvienoje organizacijoje taikomi skirtingi atitikties reikalavimai, rizikos profiliai ir procesai.
Mes neparduodame bendrinių atitikties priemonių. Nagrinėjame konkrečius jūsų teisės aktus ir atitikties iššūkius. Nustatome, kur dirbtinis intelektas suteikia didžiausią vertę. Kuriame jūsų poreikius atitinkančias tikrinimo sistemas.
Pasikalbėkime apie atitikties reikalavimus ir apie tai, kur dirbtinis intelektas gali padėti.
