Finansinės atskaitomybės ir analizės dirbtinis intelektas: Mažiau surinkimo, daugiau įžvalgų
Labai svarbu teikti finansines ataskaitas. Taip sužinote, kas įvyko. Taip vadovybė priima sprendimus. Taip valdyba vertina veiklos rezultatus.
Jis taip pat neįtikėtinai kartojasi.
Ištraukite duomenis iš penkių skirtingų sistemų. Eksportuokite į "Excel". Išvalykite. Apskaičiuokite skirtumus. Sukurkite tas pačias lenteles, kurias sudarėte praėjusį mėnesį. Viską suformatuokite. Parašykite komentarą, paaiškinantį, kas pasikeitė. Patikrinkite visas formules. Išsiųskite. Tada kas nors užduoda papildomą klausimą ir jūs viską darote iš naujo.
Keičiasi turinys. Struktūra nesikeičia. Analizė yra vertinga. Surinkimas yra tik darbas.
AI nepakeičia finansinės analizės. Jis atlieka surinkimo funkciją. Duomenų rinkimą. Skaičiavimus. Pirmasis projektas. Kad jūsų komanda galėtų sutelkti dėmesį į tai, ką skaičiai iš tikrųjų reiškia.
Ataskaitų teikimo problema
Finansų komandos praleidžia daug laiko rengdamos ataskaitas:
Duomenys yra visur:
Pajamos ERP sistemoje. Klientų rodikliai CRM. Darbuotojų skaičius HRIS. Rinkodaros išlaidos savo sistemoje. žiniatinklio analizė - dar vienoje priemonėje. Pardavimų skyrius turi atskiras skaičiuokles.
Duomenų rinkimas rankiniu būdu:
Prisijunkite prie kiekvienos sistemos. Eksportuokite reikiamus duomenis. Nukopijuokite ir įklijuokite į pagrindinę skaičiuoklę. Tikiuosi, kad nieko nepraleidote. Tikiuosi, kad formatai sutampa. Tikiuosi, kad niekas nepakeitė stulpelių pavadinimų.
Pasikartojantys skaičiavimai:
Biudžeto ir faktinės padėties santykis. Mėnesio bėgyje. Metai per metus. Ketvirčio tendencijos. Tos pačios formulės. Skirtingi skaičiai. Kiekvieną laikotarpį.
Rankinė dispersinė analizė:
Kodėl pajamos padidėjo 8%? Įsigilinkite į duomenis. Produktų asortimentas. Geografinis asortimentas. Kainodaros pokyčiai. Apimties pokyčiai. Tada viską surašote. Kiekvieną mėnesį.
Formatavimas ir pateikimas:
Skaičiai turi atrodyti teisingai. Lentelės suformatuotos nuosekliai. Grafikai tinkamuose puslapiuose. Teisingos antraštės ir paraštės. Atnaujintos "PowerPoint" skaidrės.
Versijų valdymo galvos skausmas:
Siunčiate v1. Kažkas randa klaidą. Siunčiate v2. Kažkas nori kitokių atkarpų. Siunčiate v3. Dabar sklando trys versijos.
Kai ataskaita bus baigta, būsite išsekęs. Ir dar neatlikote jokios tikros analizės. Jūs tik surinkote informaciją.
Ką AI daro ataskaitų ir analizės srityje
Automatiškai traukia duomenis iš visur
Dirbtinis intelektas jungiasi prie visų jūsų sistemų:
- ERP sistemos (SAP, "Oracle", "NetSuite", "Dynamics" ir kt.)
- CRM sistemos (Salesforce, HubSpot ir kt.)
- Duomenų saugyklos ir duomenų bazės
- Skaičiuoklės ir bendrieji diskai
- Debesijos saugykla ir bendradarbiavimo įrankiai
- Trečiųjų šalių duomenų šaltiniai
Daugiau nereikia prisijungti ir eksportuoti. Jokio kopijavimo ir įklijavimo. AI išgauna būtent tai, ko jums reikia, kai jums reikia.
Ji automatiškai apdoroja įvairius duomenų formatus. Skirtingų formatų datos? Skirtingos valiutos? Skirtingi matavimo vienetai? Dirbtinis intelektas viską normalizuoja, kad viskas veiktų kartu.
Atnaujinti duomenys? AI atsinaujina automatiškai. Daugiau jokių išlygų "šioje ataskaitoje naudojami duomenys nuo...", nes antradienio rytą juos ištraukėte rankiniu būdu.
Viską apskaičiuoja akimirksniu
Standartiniai finansiniai skaičiavimai, kurie rankiniu būdu trunka kelias minutes, atliekami per kelias sekundes:
Nukrypimų skaičiavimai:
- Biudžeto ir faktinės padėties santykis (doleriais ir procentais)
- Prognozė ir faktinė padėtis
- Ankstesnių laikotarpių palyginimai
- Ankstesnių metų palyginimai
- Plano nuokrypis nuo nuo metų pradžios sukauptų duomenų
Tendencijų analizė:
- Mėnesio augimo tempai
- Ketvirčio tendencijos
- Slenkantys vidurkiai
- Sezoniškumo koregavimai
- Darbo greičio skaičiavimai
Santykinių rodiklių analizė:
- Marža (bendroji, veiklos, grynoji)
- Pelningumo rodikliai (ROA, ROE, ROIC)
- Efektyvumo rodikliai (turto apyvartumas, atsargų apyvartumas)
- Likvidumo rodikliai (einamasis koeficientas, greitasis koeficientas)
- Individualūs jūsų verslui būdingi KPI
Dirbtinis intelektas ne tik skaičiuoja. Jis sprendžia ir erzinančius kraštinius atvejus. Dalijimas iš nulio? Trūksta duomenų? Struktūriniai sąskaitų plano pakeitimai? Jis protingai juos tvarko, o ne sugadina.
Paaiškina, kas pasikeitė
Čia dirbtinis intelektas tampa įdomus. Jis ne tik rodo skaičius. Jis juos paaiškina.
Automatinis nuokrypių komentaras:
"Palyginti su ankstesniu mėnesiu, pajamos padidėjo $2,3M (12%), o tai lėmė 15% X produkto ($1,8M) ir 8% Y produkto ($0,6M) augimas, kurį iš dalies kompensavo 3% Z produkto ($0,1M) sumažėjimas."
Pirmąjį projektą rašo dirbtinis intelektas. Jūs peržiūrėkite, patikslinkite ir pridėkite kontekstą. Tačiau nepradedate nuo tuščio lapo.
Vairuotojo identifikavimas:
Dirbtinis intelektas ne tik sako, kad pajamos padidėjo. Jis nustato, kodėl:
- Apimties pokyčiai, palyginti su kainų pokyčiais
- Produktų asortimento pokyčiai
- Geografiniai rezultatai
- Klientų segmento pokyčiai
- Sezoniškumas ir tikrasis augimas
Jame kiekybiškai įvertinamas kiekvieno vairuotojo indėlis. "Apimtis padidėjo 8%, kainodara padidėjo 3%, mišinio poveikis +1%." Dabar žinote, kas iš tikrųjų išjudino rezultatą.
Natūralios kalbos santraukos:
Užuot verčiant vadovus skaityti lenteles, dirbtinis intelektas rašo santraukas paprasta kalba. "Šį mėnesį planą viršijome 5%, visų pirma dėl didesnės nei tikėtasi paklausos šiaurės rytų regione."
Dėmės Modeliai ir anomalijos
Žmonės puikiai moka analizuoti. Žmonės baisiai blogai sugeba patikrinti tūkstančius duomenų taškų ieškodami dėsningumų.
Dirbtinis intelektas yra priešingas.
Tendencijų aptikimas:
Bendrasis pelnas sumažėjo tris mėnesius iš eilės. Kiekvieną mėnesį - nedideli kritimai. Lengva nepastebėti atskirai. Dirbtinis intelektas pastebi tendenciją ir ją pažymi.
Anomalijų aptikimas:
Rinkodaros išlaidos Dalaso biure yra 40% didesnės nei įprastai. Tai gali būti teisėta. Gali būti klaida. Bet kuriuo atveju verta patikrinti. Tai pažymi dirbtinis intelektas.
Koreliacinė analizė:
Padidėjus pardavimams, paprastai proporcingai padidėja ir siuntimo išlaidos. Šį mėnesį taip nebuvo. Kodėl? Dirbtinis intelektas tai pastebi ir suabejoja.
Slenksčio stebėjimas:
Bet kokią didesnę nei $50K sąskaitą turi peržiūrėti finansų direktorius. Bet kokį skirtumą, viršijantį 10%, reikia paaiškinti. Bet kokią neigiamą maržą reikia ištirti. AI nuolat stebi ir perspėja, kai peržengiamos ribos.
Jūsų komanda negali kiekvieną mėnesį rankiniu būdu tikrinti kiekvieno eilutės elemento. Tai gali padaryti dirbtinis intelektas. Jis atkreipia jūsų dėmesį į svarbius dalykus, užuot leidęs jiems pasislėpti didžiuliuose duomenų rinkiniuose.
Automatiškai generuoja ataskaitas
Kai dirbtinis intelektas sužinos jūsų standartinį ataskaitos formatą, jis jas sukurs automatiškai:
Mėnesiniai finansiniai paketai:
Pelno (nuostolio) ataskaita, balansas, pinigų srautai, nuokrypių komentarai, KPI prietaisų skydelis. Kiekvieną mėnesį tas pats formatas. Skaičiai atnaujinami automatiškai.
Valdybos paketai:
Santrauka, pagrindiniai rodikliai, segmento veiklos rezultatai, rizika ir galimybės. Sukurta automatiškai, paruošta jūsų peržiūrai ir tobulinimui.
Departamento ataskaitos:
Kiekvienam skyriui suteikiamas atskiras P&L ir rodikliai. Generuojami iš to paties duomenų šaltinio. Nuoseklūs apibrėžimai. Jokio rankinio skirstymo.
Pasirinktiniai vaizdai:
Pardavimai nori matyti pajamas pagal regionus. Veiklos padaliniai nori matyti sąnaudas pagal objektus. Rinkodara nori gauti investicijų grąžą pagal kanalą. Kiekvieną vaizdą dirbtinis intelektas sukuria iš tų pačių pagrindinių duomenų.
Pirmąjį projektą sukuria dirbtinis intelektas. Jūs jį peržiūrite. Pridėkite kontekstą. Koreguokite tai, ką reikia koreguoti. Tačiau kiekvieną kartą nekursite nuo nulio.
Greitai atsako į ad hoc klausimus
Valdybos posėdis vyks po 30 minučių. Kažkas klausia: "Kokia mūsų pajamų tendencija Vidurio Vakaruose iš produkto X per pastaruosius 6 ketvirčius?"
Prieš AI: panika. Eksportuoti duomenis. Filtras. Apskaičiuokite. Sukurkite greitą diagramą. Tikiuosi, kad ji teisinga.
Su dirbtiniu intelektu: užduokite klausimą. Gaukite atsakymą per kelias sekundes. Patikrinkite, ar jis atrodo pagrįstas. Parodykite jį lentai.
Dirbtinis intelektas gali supjaustyti jūsų finansinius duomenis taip, kaip paprašysite:
- Pagal produktą, regioną, klientą, kanalą, laikotarpį
- Naudodami bet kokias apibrėžtas metrikas
- Lentelėse, diagramose ar aprašymuose
- Eksportuoti į bet kurį reikiamą formatą
Ad hoc nebereiškia darbo valandų. Tai reiškia skirtingus klausimus, tą patį greitį.
Ką tai reiškia jums
Finansų direktoriams ir finansų vadovams
Greitesni uždarymo ciklai:
Kai ataskaitų surinkimas yra automatinis, greičiau uždarote įmonę. Dviejų dienų uždarymas vietoj penkių dienų. Ta pati kokybė, mažiau laiko.
Daugiau laiko strateginiam darbui:
Jūsų komanda mažiau laiko praleidžia kurdama ataskaitas ir daugiau laiko suprasdama, ką jos reiškia. Daugiau laiko skirkite klausimams "ar turėtume", o ne "kiek".
Geresnė parama priimant sprendimus:
Kai į klausimus galite atsakyti per kelias minutes, o ne valandas, vadovai priima sprendimus turėdami geresnę informaciją. Mažiau spėlionių, daugiau duomenų.
Nuoseklus ataskaitų teikimas:
Kiekvieną kartą tie patys apibrėžimai. Kaskart tie patys skaičiavimai. Jokių akimirkų "palaukite, kaip tai apskaičiavome praėjusį mėnesį?".
Lengvesnis auditas:
Auditoriai nori suprasti jūsų skaičius. Kai ataskaitos automatiškai generuojamos iš patikrintų duomenų šaltinių ir dokumentais pagrįstų skaičiavimų, tai daug lengviau paaiškinti ir pagrįsti.
Kontrolieriams ir apskaitos vadovams
Nustokite atkurti tas pačias ataskaitas:
Mėnesio pabaigos paketai, kurie užtrukdavo dvi dienas, dabar užtrunka dvi valandas. Didžioji dalis laiko tenka peržiūrai, o ne surinkimui.
Užfiksuokite klaidas, kol jos dar neišspausdintos:
Dirbtinis intelektas pažymi nesąmoningus dalykus. Neįprastos tendencijos. Sugedusius skaičiavimus. Trūkstami duomenys. Ištaisykite problemas, kol niekas jų nepastebėjo.
Be panikos tvarkykite ataskaitų prašymus:
"Ar galite pateikti pastarųjų trejų metų pajamas pagal regionus ir ketvirčius?" Anksčiau tai buvo projektas. Dabar - penkios minutės.
Sutelkite dėmesį į aiškinimą, o ne į skaičiavimą:
Jūsų darbas - padėti žmonėms suprasti skaičius. Kai dirbtinis intelektas atlieka skaičiavimus, jūs turite laiko paaiškinti, kas vyksta.
Finansų analitikams
Greičiau gaukite įžvalgų:
Nustokite 80% laiko skirti duomenų tvarkymui, o 20% - analizei. Apverskite šį santykį. Dirbtinis intelektas tvarko duomenis. Jūs analizuojate.
Išnagrinėkite daugiau scenarijų:
Kai analizę galite atlikti per kelias minutes, o ne valandas, galite ištirti daugiau galimybių. Daugiau "kas, jei" scenarijų. Giliau įsigilinkite į įdomius modelius.
Dirbkite darbą, kuriame iš tikrųjų naudojami jūsų įgūdžiai:
Finansų srityje pradėjote dirbti ne tam, kad kopijuotumėte ir įklijuotumėte duomenis. Į finansus ėjote tam, kad suprastumėte verslo rezultatus. Dirbtinis intelektas leidžia sutelkti dėmesį į tai.
Tapkite geresniu verslo partneriu:
Kai galite greitai atsakyti į klausimus, pateikdami gerus duomenis, tampate žmogumi, su kuriuo visi nori bendrauti. Padedate priimti sprendimus, o ne tik pranešate apie rezultatus.
Bendrieji ataskaitų teikimo scenarijai
Mėnesio pabaigos uždarymo ataskaitos
Uždarymas baigtas. Knygos užrakintos. Dabar prasideda ataskaitų rengimas.
AI automatiškai:
- ištraukia galutinius skaičius iš jūsų ERP
- Apskaičiuoja visus nukrypimus nuo biudžeto ir ankstesnių laikotarpių.
- generuoja standartines pelno ir nuostolio, balanso ir pinigų srautų ataskaitas.
- Sukuria nuokrypių komentarus, kuriuose paaiškinami pagrindiniai pokyčiai.
- Sukuria KPI prietaisų skydelius su diagramomis ir tendencijomis
- Viską suformatuoja pagal jūsų šablonus
- Ataskaitas paskirsto reikiamiems žmonėms.
Jūsų kontrolierius peržiūri paketą. Prideda konkrečių klausimų kontekstą. Jei reikia, pakoreguoja komentarą. Patvirtina platinimą. Bendras laikas: 90 minučių vietoj dviejų dienų.
Pasirengimas valdybos posėdžiams
Valdyba posėdžiauja kas ketvirtį. Jie nori susipažinti su veiklos rezultatais, tendencijomis ir perspektyvomis.
Dirbtinis intelektas sukuria:
- Santrauka su pagrindiniais akcentais
- Ketvirčio P&L su nuokrypių analize
- Metų pradžios rezultatai, palyginti su planu
- Pagrindiniai rodikliai ir KPI tendencijos
- Segmento veiklos rezultatų suskirstymas
- Pinigų ir balanso suvestinė
- Tendencijų ir palyginimų diagramos
Jūsų finansų direktorius peržiūri projektą. Prideda strateginius komentarus. Koreguoja tam tikrų punktų akcentus. Parengia kalbėjimo taškus. Tačiau duomenys jau surinkti.
Ad hoc analizės prašymas
Jūsų generalinis direktorius klausia: "Man neramu dėl mūsų maržos Vakarų regione. Ar galite man parodyti pastarųjų 8 ketvirčių bendrosios maržos tendencijas pagal regionus ir išskirti 5 svarbiausius produktus kiekviename regione?"
dirbtinis intelektas:
- Pajamų ir COGS ištraukimas pagal regioną, produktą ir ketvirtį
- Apskaičiuoja kiekvieno derinio bendrąją maržą
- Nustatomi 5 didžiausi produktai regione pagal pajamas
- Kuriamos tendencijų diagramos, rodančios maržos pokyčius
- Sukuriama suvestinė lentelė su pagrindiniais rodikliais
- Parengtas komentaras, kuriame pažymima, kad Vakarų regiono marža sumažėjo 3 procentiniais punktais, daugiausia dėl X produkto kainų spaudimo.
Iš viso: 5 minutės. Peržiūrėkite, patikrinkite, ar tai prasminga, ir nusiųskite generaliniam direktoriui. Analizė atlikta dar prieš prasidedant susitikimui.
Ko negali padaryti dirbtinis intelektas
Dirbtinis intelektas yra galingas ataskaitų rengimo srityje, tačiau jis turi aiškias ribas:
Ji negali priimti sprendimų dėl pateikimo:
Ar turėtume atkreipti dėmesį į šį klausimą valdyboje, ar ne? Tai strateginis sprendimas. Dirbtinis intelektas parodo jums duomenis. Jūs nusprendžiate, ką pabrėžti.
Jis negali paaiškinti konteksto, nesusijusio su duomenimis:
"Pajamos sumažėjo, nes didžiausias mūsų klientas patyrė gaisrą", reikia žinių, nesusijusių su jūsų sistemomis. Dirbtinis intelektas to negali žinoti, jei jam to niekas nepasakys.
Ji negali nustatyti, kas yra svarbu:
2% nuokrypis vienoje eilutėje gali būti didžiulis, o kitoje - nereikšmingas. AI gali pažymėti skirtumus, bet jūs sprendžiate, kas yra svarbu.
Ji negali apdoroti visiškai naujų analizės tipų:
Standartinės ataskaitos? Puikiai. Ką nors, ko niekada anksčiau neanalizavote nauju būdu? Jums reikės jį nukreipti.
Ji negali užtikrinti duomenų kokybės:
Jei į ERP sistemą patenka neteisingi duomenys, ataskaitose pateikiami neteisingi duomenys. Vis dar galioja principas "šiukšlės įeina, šiukšlės išeina". Dirbtinis intelektas gali pastebėti anomalijas, bet jis negali ištaisyti blogų pradinių duomenų.
Dirbtinis intelektas puikiai atlieka mechaninį darbą. Strateginiam mąstymui, verslo kontekstui ir vertinimui vis dar reikalingi žmonės.
Darbo pradžia
Pradėkite nuo skausmingiausio ataskaitų teikimo proceso:
Pirmiausia pasirinkite vieną ataskaitą:
Jūsų mėnesinis valdymo paketas? Valdybos ataskaita? Skyriaus ataskaitos? Pasirinkite tą, kuri užima daugiausiai laiko arba kuri yra dažniausia.
Dokumentuokite dabartinį procesą:
Iš kur gaunami duomenys? Kokius skaičiavimus atliekate? Kokio formato tikisi žmonės? Labai svarbu suprasti dabartinę padėtį.
Pradėkite nuo duomenų rinkimo automatizavimo:
Prieš dirbtiniam intelektui rašant komentarus, priverskite jį automatiškai rinkti duomenis. Įrodykite, kad tai veikia teisingai.
Toliau pridėkite skaičiavimus:
Kai duomenų srautas bus patikimas, automatizuokite standartinius skaičiavimus. Patikrinkite, ar jie atitinka rankinius skaičiavimus.
Tuomet pridėkite pasakojimo generavimą:
Kai skaičiai bus tinkami, leiskite dirbtiniam intelektui parengti komentarą. Iš pradžių peržiūrėkite kiekvieną žodį. Laikui bėgant stiprinkite pasitikėjimą.
Išmatuokite sutaupytą laiką:
Stebėkite, kiek laiko užtruko ataskaitų teikimas prieš ir po to. Dokumentuokite pagerėjimą. Naudokite tai, kad pateisintumėte ataskaitų skaičiaus didinimą.
Nebūtina visko automatizuoti iš karto. Pradėkite nuo vienos ataskaitos. Įrodykite vertę. Išplėskite ją.
Ar esate pasirengę praleisti mažiau laiko kuriant ataskaitas?
Kiekviena įmonė turi skirtingus ataskaitų teikimo poreikius. Skirtingos sistemos. Skirtingi formatai. Skirtingos auditorijos.
Mes neparduodame bendrinių ataskaitų šablonų. Nagrinėjame konkrečias jūsų ataskaitas. Jūsų duomenų šaltinius. Jūsų reikalavimus.
Tada sukuriame dirbtiniu intelektu paremtas ataskaitas, kurios veikia būtent taip, kaip jums reikia. Tokia pati produkcija, kokią kuriate dabar. Per trumpesnį laiką.
Pradedame nuo vienos ataskaitos. Įrodykite, kad ji veikia. Tada išplėskite. Jokio didžiulio pertvarkymo projekto. Tik praktinis automatizavimas, taupantis jūsų komandos laiką.
