Finansinių dokumentų apdorojimo dirbtinis intelektas: Nustokite rašyti. Pradėkite analizuoti.
Jūsų finansų komanda kiekvieną mėnesį apdoroja šimtus ar tūkstančius dokumentų. Sąskaitos faktūros. Kvitai. Banko išrašus. Išlaidų ataskaitas. Pirkimo užsakymus. Sutartys.
Kažkas turi perskaityti kiekvieną iš jų. Ištraukti duomenis. Įveskite juos į savo sistemą. Patikrinkite, ar jie teisingi. Suderinkite jį su kitais dokumentais. Tinkamai jį įkelkite į bylą.
Tai nėra finansų darbas. Tai duomenų įvedimas. Bet tai užima valandų valandas kiekvieną dieną.
Dirbtinis intelektas skaito dokumentus greičiau nei bet kuris žmogus. Jis išgauna duomenis be rašybos klaidų. Jis niekada nepavargsta nagrinėdamas 473 dokumentus. Jis dirba 24 valandas per parą, 7 dienas per savaitę.
Tai nėra susiję su jūsų komandos pakeitimu. Tai reiškia, kad jie turi būti išlaisvinti nuo dokumentų tvarkymo, kad galėtų dirbti tikrąjį apskaitos darbą.
Dokumentų problema finansų srityje
Dokumentai gaunami visais įmanomais formatais:
- Šimtų skirtingų tiekėjų el. laiškų priedai
- Nuskenuoti popieriniai dokumentai iš pašto skyriaus
- Darbuotojų kvitų nuotraukos
- PDF dokumentai, kurie iš tikrųjų yra vaizdai, o ne tekstas, kurio galima ieškoti.
- Daugelio puslapių ataskaitos su lentelėmis ir eilutėmis
- Rankraštiniai užrašai ant pristatymo lapų
Kiekvienas pardavėjas sąskaitas faktūras formuoja skirtingai. Kiekvienas bankas turi savo išrašo maketą. Kiekvienas darbuotojas kvitus fotografuoja skirtingu kampu.
Jūsų komanda turi su visu tuo susitvarkyti. Ištraukite svarbiausią informaciją. Perkelkite ją į savo ERP arba apskaitos sistemą. Užtikrinkite, kad niekas neiškristų pro plyšius.
Tai nėra sudėtingas darbas. Tai tik daug laiko reikalaujantis darbas. O kai padidėja apimtis, reikia daugiau žmonių arba dirbti ilgiau.
Ką dirbtinis intelektas daro apdorojant dokumentus
Skaito bet kokį dokumento formatą
Dirbtiniam intelektui nereikia šablonų. Jam nereikia struktūrizuotų duomenų. Jis skaito:
- PDF dokumentai: Tekstiniai ir nuskaityti vaizdai
- Vaizdai: JPEG, PNG, TIFF iš bet kokio šaltinio
- Elektroniniai laiškai: Kūno tekstas, priedai, parašai
- Nuotraukos: Net neryškūs telefonų kvitai
- Daugelio puslapių dokumentai: Dešimtis puslapių turintys pareiškimai
Jame galima naudoti įvairias kalbas. Įvairiomis valiutomis. Skirtingi datos formatai. Skirtingus dokumentų išdėstymus.
Jūsų pardavėjas pakeitė sąskaitos faktūros šabloną? AI prisitaiko automatiškai. Nereikia perprogramuoti.
Ištraukia būtent tai, ko jums reikia
Sąskaitų faktūrų atveju AI traukia:
- Pardavėjo pavadinimas ir adresas
- Sąskaitos faktūros numeris ir data
- Mokėjimo terminas ir sąlygos
- Eilutės su aprašymais ir sumomis
- Tarpinės sumos, mokesčiai, bendra suma
- PO numeriai, jei yra nuoroda
- Mokėjimo banko sąskaitos duomenys
Kvitai ištraukiami:
- Prekybininko pavadinimas ir vieta
- Data ir laikas
- Bendra suma
- Mokesčių suma
- Mokėjimo būdas
- Pirkimai pagal pozicijas
Banko išrašams jis gauna:
- Sąskaitos numeris
- Ataskaitinis laikotarpis
- Pradiniai ir galutiniai likučiai
- Kiekviena operacija su data, aprašymu, suma
- Mokesčiai ir palūkanos
Dirbtinis intelektas ne tik randa tekstą. Jis supranta, ką duomenys reiškia. Jis žino skirtumą tarp sąskaitos faktūros numerio ir PO numerio. tarp tarpinės sumos ir bendros sumos. Tarp debeto ir kredito.
Automatiškai patvirtina duomenis
Dirbtinis intelektas ne tik ištraukia ir eina toliau. Jis tikrina:
Matematikos tikslumas:
Ar eilučių punktai sudaro bendrą sumą? Ar tarpinė suma ir mokesčiai yra lygūs bendrai sumai? Jei ne, dokumentas pažymimas.
Pagrindinių duomenų atitikimas:
Ar šis pardavėjas yra jūsų sistemoje? Ar sutampa adresas? Ar teisingas sąskaitos numeris? Nežinomi pardavėjai pažymimi, kad būtų peržiūrėti.
Referencinis patvirtinimas:
Ar tas PO numeris egzistuoja? Ar jis skirtas šiam pardavėjui? Ar suma sutampa? Dėl nesutapimų gaunami įspėjimai.
Dublikatų aptikimas:
Ar ši sąskaita faktūra buvo pateikta anksčiau? Tas pats pardavėjas, ta pati suma, ta pati data? AI užfiksuoja pasikartojančius bandymus atlikti mokėjimą.
Pagrįstumo patikros:
Ar ši suma yra didesnė nei įprasta šiam pardavėjui? Ar apmokėjimo terminas yra praėjęs? Ar kas nors atrodo neįprasta? Dirbtinis intelektas pažymi nukrypimus.
Be patvirtinimo niekas nepraeina. Jūsų komanda mato tik tuos dokumentus, kurie praėjo visas patikras arba kuriems reikia konkretaus žmogaus sprendimo.
Pažangiai nukreipia dokumentus
Apdoroti dokumentai turi būti siunčiami į reikiamą vietą:
Patvirtinimo maršrutas:
Rinkodaros išlaidos? Skiriama rinkodaros vadovui. Daugiau nei $5 000? Skiriama direktoriui. Kapitalo išlaidos? Kreipiasi į finansų direktorių. AI žino jūsų patvirtinimo matricą.
Departamento paskirstymas:
Pagal GL kodus, sąnaudų centrus arba dokumento turinį AI nukreipia į reikiamą skyrių koduoti ir patvirtinti.
Išimčių tvarkymas:
Nepavykęs patvirtinimas? Eina į AP specialistų eilę. Naujas pardavėjas? Keliauja į pirkimus. Neįprasta suma? Kreipiasi į kontrolierių. Kiekviena išimčių rūšis turi savo kelią.
Prioritetinis rūšiavimas:
Ar galima nuolaida išankstiniam mokėjimui? Didelis prioritetas. Pavėluotai apmokėta sąskaita faktūra? Didelis prioritetas. Standartiniai 30 dienų terminai? Įprasta eilė. Dirbtinis intelektas teikia prioritetus tam, kas svarbu.
Daugiau jokių dokumentų, kurie guli vieno asmens el. pašte ir laukia, kol bus surūšiuoti rankiniu būdu. Viskas automatiškai keliauja ten, kur reikia.
Automatiškai sukuria audito įrašus
AI įrašo kiekvieną dokumentą:
- Kai jis buvo gautas
- Kokie duomenys buvo išgauti
- Kokie patvirtinimai buvo atlikti
- Kas praėjo ar nepraėjo
- Kas peržiūrėjo išimtis
- Kokie sprendimai buvo priimti
- Kai jis buvo įtrauktas į sistemą
Išsamūs dokumentai. Nereikia registruoti rankiniu būdu. Viskas paruošta audito peržiūrai.
Ką tai reiškia jums
Finansų direktoriams ir finansų vadovams
Mažesnės vieno sandorio sąnaudos:
Sąskaitos faktūros tvarkymas rankiniu būdu kainuoja $10-$30, priklausomai nuo sudėtingumo. Naudojant dirbtinį intelektą ši kaina sumažėja iki $2-$5. Esant didelei apimčiai, tai greitai susidaro.
Susidoroti su augimu nedidinant darbuotojų skaičiaus:
Jūsų verslas padvigubina sandorių kiekį? Dirbtinis intelektas akimirksniu keičia mastelį. Jokio samdymo. Jokių mokymų. Jokio įdarbinimo laiko.
Greitesnis ciklo laikas:
Dokumentai tvarkomi tą pačią dieną, o ne kelias dienas stovi eilėse. Užfiksuotos ankstesnių mokėjimų nuolaidos. Geresnis pinigų srautų matomumas.
Geresnė duomenų kokybė:
Jokių rašybos klaidų. Nėra trūkstamų laukų. Jokių perkeltų skaičių. Švaresni duomenys reiškia geresnes ataskaitas ir mažiau taisymų.
Matomumas realiuoju laiku:
Sužinokite, kas yra ruošiama. Kiek sąskaitų faktūrų laukia patvirtinimo? Kokie yra bendri įsipareigojimai? Daugiau jokių skaičiuoklių sekimo.
AP/AR komandoms
Nustokite įvesti duomenis:
Daugiau nebereikia spausdinti iš PDF failų. Nebereikia dukart tikrinti skaičių. Ištraukimą atlieka dirbtinis intelektas. Jūs tvarkote išimtis ir sprendimus.
Sutelkite dėmesį į problemų sprendimą:
Užuot tvarkę 50 standartinių sąskaitų faktūrų, tvarkysite 5, kurias reikia įvertinti. Pardavėjų ginčai. Trūkstamas PO. Kainodaros klausimai. Įdomūs dalykai.
Mažiau pasikartojančio streso:
Šimtų sąskaitų faktūrų spausdinimas sukelia tikrą fizinį krūvį. Dirbtinis intelektas neserga riešo tuneliais. Jūsų komanda lieka sveikesnė.
Lengvai susidoroja su piko laikotarpiais:
Mėnesio pabaigos šuolis? Ketvirčio pabaigos antplūdis? Dirbtinis intelektas nesulėtėja. Nereikia viršvalandžių. Jokio streso dėl to, ar pavyks įveikti krūvą.
Greitesnis pardavėjų atsakas:
"Kur mano mokėjimas?" Galite atsakyti iš karto, nes viskas yra sistemoje. Jokių paieškų elektroniniu paštu ar popierių krūvose.
Visam verslui
Mažiau baudų už pavėluotus mokėjimus:
Greičiau tvarkomi dokumentai - laiku atliekami mokėjimai. Daugiau jokių $50 delspinigių už tai, kad sąskaita faktūra savaitę gulėjo el. pašte.
Daugiau išankstinio mokėjimo nuolaidų:
"2/10 grynojo 30" terminai reiškia realias santaupas. Dirbtinis intelektas apdoroja pakankamai greitai, kad iš tikrųjų užfiksuotų šias nuolaidas.
Geresni santykiai su pardavėjais:
Nuoseklus ir laiku atliekamas apdorojimas daro jus geresniu klientu. Pardavėjai vertina nuspėjamumą.
Greitesnis kompensavimas darbuotojams:
Išlaidų ataskaitos apdorojamos per kelias dienas, o ne savaites. Laimingesni darbuotojai, kurie nelaukia savo pinigų.
Bendrieji dokumentų apdorojimo scenarijai
Sąskaitų faktūrų tvarkymas
Sąskaita faktūra gaunama el. paštu. AI:
- Per kelias sekundes ištraukia visus sąskaitų faktūrų duomenis
- Patikrina pardavėją pagal pagrindinį sąrašą.
- Sutampa su PO, jei tokia egzistuoja
- Patvirtina sumas ir skaičiavimus.
- Patvirtinimo maršrutai pagal sumą ir skyrių
- Sukuria AP įrašą jūsų sistemoje
- Praneša tvirtintojui jo pageidaujamu būdu.
Bendras laikas: Laiko trukmė: mažiau nei viena minutė. Žmogaus dalyvavimas: Tik patvirtinimo sprendimas.
Išlaidų ataskaitų tvarkymas
Darbuotojas pateikia išlaidų ataskaitą su 12 kvitų. AI:
- Skaito visus kvitus, įskaitant suglamžyto popieriaus nuotraukas.
- Iš kiekvienos ištraukia prekybininką, datą ir sumą
- Patikrinimai pagal įmonės politiką (sumos limitai, leistinos kategorijos)
- Žymos apie bet kokius politikos ribų neatitinkančius elementus
- Automatiškai užpildoma išlaidų ataskaita
- Maršrutai perduodami vadovui tvirtinti.
- Eilės dėl kompensacijos mokėjimo
Darbuotojas nieko neįveda. Vadybininkas mato švarią suvestinę su visomis pridėtomis kvitais. Kompensacija išmokama greičiau.
Ataskaitų derinimas
Gaunama mėnesio banko ataskaita. AI:
- Iš išrašo ištraukia kiekvieną operaciją
- atitinka jūsų sistemoje esančius sandorius.
- Identifikuoja nesuderintus elementus abiejose pusėse
- pažymi neįprastas operacijas (dideles sumas, nepažįstamus gavėjus).
- Sukuriama suderinimo ataskaita, kurioje parodoma, kas sutampa, o kas ne.
- Pateikia išimtis, kurias turi peržiūrėti žmogus
Tai, kas anksčiau užtrukdavo kelias valandas, dabar trunka kelias minutes. Jūsų komanda sutelkia dėmesį tik į tuos elementus, kurie nesutampa automatiškai.
Ko negali padaryti dirbtinis intelektas
Būkime sąžiningi dėl apribojimų:
Ji negali susidoroti su tikrai unikaliomis situacijomis:
Standartinės sąskaitos faktūros? Puikiai. Tačiau vienkartinė licencijavimo sutartis su neįprastomis mokėjimo sąlygomis? Vis dar reikia žmogaus peržiūros.
Ji negali priimti sprendimų:
Ar turėtume apmokėti šią ginčijamą sąskaitą faktūrą? Ar verta palaikyti santykius su pardavėju? Tai verslo, o ne apdorojimo sprendimai.
Jis negali perskaityti visiškai sunaikintų dokumentų:
Jei žmogus negali įskaityti skaičių, dirbtinis intelektas taip pat negali. Labai sugadintiems dokumentams vis tiek reikia žmogaus įsikišimo.
Ji negali tvarkyti žodinių susitarimų:
"Sakiau, kad sumokėsime iki penktadienio" svarbu tik tada, jei tai patvirtinta dokumentais. Dirbtinis intelektas dirba su tuo, kas užrašyta, o ne su tuo, kas buvo pasakyta.
Jai išgauti reikia aiškių duomenų:
Jei dokumente trūksta svarbios informacijos, dirbtinis intelektas ją pažymės, bet negalės išrasti duomenų. Kažkas vis tiek turi surasti trūkstamą sąskaitos faktūros numerį.
Dirbtinis intelektas puikiai susidoroja su įprastiniu apdorojimu. Visa kita vis dar reikalauja jūsų komandos patirties.
Darbo pradžia
Dokumentų apdorojimo dirbtinis intelektinis intelektas geriausiai veikia, kai pradedate dirbti sutelktai:
Pirmiausia pasirinkite vieną dokumento tipą:
Nesistenkite automatizuoti visko iš karto. Pradėkite nuo didžiausios apimties dokumentų tipo. Paprastai tai būna sąskaitos faktūros arba išlaidų kvitai.
Pradėkite nuo švariausių duomenų:
Lengviausia naudoti pagrindinių tiekėjų, kurių formatai yra nuoseklūs. Pirmiausia ten laimėkite, o tada pereikite prie įvairesnių dokumentų.
Iš pradžių informuokite žmones:
Leiskite dirbtiniam intelektui atlikti procesą, tačiau iš pradžių paprašykite komandos viską peržiūrėti. Sukurkite pasitikėjimą sistema. Sureguliuokite patvirtinimo taisykles.
Išmatuokite sutaupytą laiką:
Stebėkite, kiek laiko užtruko apdorojimas prieš ir po jo. Matuokite klaidų lygį. Dokumentuokite pagerėjimą. Tai įrodo vertę.
Palaipsniui plėskite:
Kai vienas dokumento tipas gerai veikia, pridėkite kitą. Laikui bėgant plėtokite automatinio apdorojimo galimybes.
Tai nėra "viskas arba nieko". Galite pradėti nuo mažų, įrodyti vertę ir tada didinti.
Ar esate pasirengę nustoti tvarkyti dokumentus rankiniu būdu?
Kiekvienas finansų skyrius turi skirtingą dokumentų kiekį, formatus ir darbo eigą. "Cookie cut" sprendimai neveikia.
Peržiūrime jūsų faktinius dokumentus. Jūsų sistemas. Jūsų patvirtinimo procesus. Jūsų išimčių tvarkymo poreikius.
Tuomet sukuriame dirbtinio intelekto dokumentų apdorojimą, atitinkantį jūsų darbo pobūdį. Ne teorija. Ne bendrieji šablonai. Jūsų konkrečios darbo eigos.
Pradedame nuo mažų. Įrodykite, kad tai veikia. Tada plečiamės. Jokių didelių pradinių investicijų. Jokių trukdžių vykdomai veiklai.
