Žmogiškųjų išteklių administravimo ir atitikties užtikrinimo dirbtinis intelektas: Nustokite nerimauti dėl auditų
Žmogiškųjų išteklių valdymas grindžiamas dokumentais ir taisyklėmis. Darbuotojų sutartys. Mokymo sertifikatai. Politikų patvirtinimai. I-9 formos. Patikrinimai. Veiklos gerinimo planai. Kiekvienas darbuotojas turi bylą. Kiekvienai bylai keliami reikalavimai.
Ką nors praleidote? Tai atitikties pažeidimas. Neįvykęs auditas. Galimas ieškinys. Brangiai kainuojanti bauda.
Neįmanoma sekti rankiniu būdu. Skaičiuoklės sugenda. Žmonės pamiršta. Reikalavimai keičiasi. Valstybėse galioja skirtingos taisyklės. Sertifikatų galiojimo laikas baigiasi. Mokymai vėluoja.
Žmogiškųjų išteklių skyrius praleidžia daugybę laiko tik sekdamas ir persekiodamas. "Ar visi pasirašė atnaujintą vadovą?" "Ar visi maisto tvarkytojų leidimai yra galiojantys?" "Kuriems darbuotojams turi būti surengti mokymai apie priekabiavimą?"
Tai tvarko dirbtinis intelektas. Jis seka kiekvieną dokumentą. Stebi kiekvieną reikalavimą. Pažymi kiekvieną spragą. Siunčia kiekvieną priminimą. Sukuria kiekvieną ataskaitą. Automatiškai.
Jūsų komanda nustoja persekioti dokumentus ir žaisti gynyboje. Auditai tampa paprasti. Atitiktis tampa lengvai pasiekiama. Sumažėja rizika.
Kodėl žmogiškųjų išteklių administravimas yra toks įtemptas
Žmogiškųjų išteklių administravimas yra detalus darbas. Jei praleidžiate smulkmeną, gali kilti pasekmių.
Kiekvienam darbuotojui reikalingi tam tikri dokumentai. Darbo sutartis. Mokesčių formos. I-9 patikrinimas. Patikrinimas. Politikos patvirtinimai. Darbo aprašymas. Pažymėjimai, jei reikia. Mokymų įrašai.
Jie turi ne tik egzistuoti - jie turi būti aktualūs. Užbaigti. Tinkamai užpildyti. Prieinami, kai jų prireikia. Saugomi tam tikrą laiką, remiantis teisės aktais.
Mažoje įmonėje tai gali padaryti vienas žmogus. Augančioje įmonėje? Neįmanoma. Per daug darbuotojų. Per daug reikalavimų. Per daug pokyčių.
Dokumentai gyvena skirtingose vietose. Kai kurie iš jų yra HRIS. Kai kurie - elektroniniame pašte. Kai kurie - bendrintuose diskuose. Kai kurie - vadovų bylose. Audito metu rasti tai, ko reikia, yra košmaras.
Atitikties reikalavimai nuolat keičiasi. Naujas darbo įstatymas? Atnaujinkite politiką. Naujas sertifikavimo reikalavimas? Sekite jį. Nauji mokymų reikalavimai? Priskirkite jį. Kas užtikrina, kad visa tai įvyktų? Dažniausiai tai daro pervargęs personalo vadovas su skaičiuokle.
Tada baigiasi galiojimo laikas. Sertifikatų galiojimo laikas baigiasi. Pasibaigia dokumentų patikrinimų galiojimo laikas. Mokymai vėluoja. Jei to nepastebite, neatitinkate reikalavimų. Kaip tai padaryti? Rankiniu būdu. Kalendoriaus priminimai. Viltis, kad nieko nepraleisite.
Auditai kelia paniką. "Parodykite man visų darbuotojų, įdarbintų per pastaruosius trejus metus, I-9 dokumentus." Ar galite juos visus rasti? Ar jie išsamūs? Ar jie tinkamai užpildyti? Jei ne, gresia baudos.
Problema kyla ne todėl, kad personalo skyrius blogai atlieka savo darbą. Tai problema, nes rankinis sekimas nėra tinkamas. Tai išsprendžia dirbtinis intelektas.
Ką dirbtinis intelektas daro žmogiškųjų išteklių administravimui
AI nepakeičia žmogiškųjų išteklių administratorių. Jis pašalina nuolatinę įtampą, kai viską reikia stebėti rankiniu būdu. Štai kaip.
Dokumentų organizavimas, kuris iš tikrųjų veikia
AI automatiškai sutvarko kiekvieną darbuotojo dokumentą.
Darbuotojas įkelia dokumentą, vadovas jį pateikia, žmogiškųjų išteklių skyrius jį nuskaito ir persiunčia el. paštu. Dirbtinis intelektas jį priima. Perskaito jį. Supranta, kas tai yra. Įkelia jį į teisingą darbuotojo įrašą pagal teisingą kategoriją.
Darbo sutartis? Pateikta pagal sutartis. Mokymo pažymėjimas? Įtraukta į skyrių "Plėtra" su išskirtomis užbaigimo datomis. Politikos patvirtinimas? Įkelta į atitiktį su užfiksuota pasirašymo data.
AI ištraukia pagrindinius duomenis: datas, vardus ir pavardes, sertifikavimo numerius, galiojimo datas, parašus. Tokių duomenų galima ieškoti ir teikti ataskaitas.
Reikia surasti visus darbuotojus, kurių maisto tvarkytojo leidimų galiojimas baigiasi per artimiausias 30 dienų? Paieška trunka tris sekundes. Reikia ištraukti visus 2023 m. veiklos vertinimus? Atlikta akimirksniu. Reikia parodyti konkretaus įdarbinimo laikotarpio I-9 dokumentus? Paruošta iš karto.
Daugiau nebereikia naršyti po aplankus. Jokių "Žinau, kad kažkur turime tą dokumentą". Viskas sutvarkyta, galima atlikti paiešką ir iš karto pasiekti.
Tai taip pat padeda užfiksuoti problemas. AI pastebi: "Šiame I-9 trūksta 2 skyriaus parašo." "Šioje sutartyje nenurodyta pradžios data." "Šis sertifikavimo įkėlimas yra neįskaitomas". Nedelsdamas tai pažymi, kad žmogiškieji ištekliai galėtų tai ištaisyti, kol dar yra laiko.
Atitikties reikalavimų stebėjimas
Skirtingiems vaidmenims keliami skirtingi reikalavimai. Skirtingose vietovėse galioja skirtingos taisyklės. Rankiniu būdu sekti apskaitą - tai darbas, trunkantis visą darbo dieną.
Dirbtinis intelektas visa tai stebi automatiškai.
Kartą sukonfigūravote taisykles: "Visi Kalifornijos darbuotojai kas dvejus metus turi būti mokomi seksualinio priekabiavimo prevencijos." "Visi vairuotojai turi kasmet tikrinti galiojančius pažymėjimus." "Visiems vadovams per 90 dienų nuo paaukštinimo reikia dokumentais pagrįstų veiklos valdymo mokymų."
Dirbtinis intelektas stebi kiekvieno darbuotojo atitiktį visiems reikalavimams.
Ji žino: "Šio darbuotojo maisto tvarkymo subjekto leidimo galiojimas baigiasi po 45 dienų." "Šis vadybininkas per 90 dienų nebaigė privalomų mokymų." "Šio rangovo biografijos patikrinimas yra senesnis, nei leidžia taisyklės."
Ji įspėja prieš tai, kai viskas tampa pavėluota. Ne paskutinę termino dieną, kai jau būna per vėlu. Prieš 60 dienų. Prieš 30 dienų. Prieš 14 dienų. Vis didėjantys priminimai, kol viskas bus sutvarkyta.
Jame stebima, kas buvo atlikta: "23 darbuotojai užpildė atnaujinto vadovo patvirtinimą. 7 laukia." Galite tiksliai matyti, kas ką dar turi atlikti.
Atliekant auditą galite iš karto įrodyti atitiktį reikalavimams. "Parodykite, kad visi darbuotojai baigė privalomus mokymus." Atlikta. Ištraukite ataskaitą. Štai ji, su baigimo datomis ir sertifikatais.
Reguliavimo pokyčių stebėsena
Darbo teisė nuolat keičiasi. Nauji reikalavimai. Atnaujintos taisyklės. Skirtingos taisyklės skirtingose jurisdikcijose.
Kaip suspėjate? Paprastai ne, kol kas nors nepasirodo per auditą arba kol teisininkas to nepastebi.
dirbtinis intelektas stebi jūsų verslui aktualius reguliavimo pokyčius.
Ji seka darbo teisės atnaujinimus jūsų vietovėse. Ji nustato pakeitimus, kurie turi įtakos jūsų politikai ar praktikai. Ji jus įspėja: "Naujasis Kalifornijos įstatymas reikalauja nuo sausio 1 d. darbo skelbimuose atskleisti darbo užmokesčio intervalą."
Jame neteikiama teisinė konsultacija - tam vis tiek reikia teisininko patarimo. Tačiau ji suteikia jums informacijos, kad galėtumėte veikti aktyviai, o ne būti užklupti netikėtai.
Tai ypač vertinga kelių valstybių ar tarptautinėms įmonėms. Kiekvienoje vietovėje galioja skirtingi teisės aktai. Bandote visas jas sekti rankiniu būdu? Neįmanoma. AI tai atlieka automatiškai.
Žmogiškųjų išteklių ataskaitų generavimas
Žmogiškųjų išteklių skyriuje ataskaitos yra nuolatinės. Darbuotojų skaičiaus ataskaitos. Darbuotojų kaitos analizė. Įvairovės rodikliai. Atitikties statusas. Mokymų užbaigimas. Laikas iki įdarbinimo. Vieno įdarbinimo sąnaudos. Įrašymas į išmokas.
Kiekvienai ataskaitai parengti reikia duomenų iš sistemų. Valymas. apskaičiuoti rodiklius. suformatuoti. Tai užtrunka kelias valandas. Kai baigiate, duomenys jau būna pasenę.
AI automatiškai generuoja ataskaitas.
Vieną kartą apibrėžkite, ko jums reikia. Dirbtinis intelektas surenka duomenis. Apskaičiuoja rodiklius. Sukuria ataskaitą. Pagal grafiką - kas savaitę, kas mėnesį, kas ketvirtį, kaip tik jums reikia.
Darbuotojų skaičiaus ataskaita kiekvieną pirmadienio rytą? Atliekama automatiškai. Darbuotojų kaitos analizė kiekvieno mėnesio pabaigoje? Generuojama niekam prie jos neprisiliečiant. Kasdien atnaujinama atitikties prietaisų skydelis? Visada aktuali.
Ataskaitos yra tikslios, nes nereikia rankiniu būdu įvesti duomenų. Jos pateikiamos laiku, nes yra automatizuotos. Ir žmogiškųjų išteklių specialistai nesugaišta valandų, kad kaskart jas kurtų.
Kai vadovai ar valdybos nariai pageidauja žmogiškųjų išteklių rodiklių, jūs juos turite. O ne "leiskite man tai surinkti ir pateikti po savaitės". Tiesiog "štai čia".
Dokumentų auditas ir spragų nustatymas
Ar visos darbuotojų bylos yra išsamios? Ar gauti reikiami parašai? Ar tinkamai saugomi dokumentai?
Tai tikrinti rankiniu būdu yra varginantis darbas. Turėtumėte peržiūrėti kiekvieną darbuotojo bylą. Patikrinti kiekvieną reikalavimą. Pažymėti kiekvieną spragą. Dauguma įmonių to nedaro, kol nepaskelbiamas auditas. Tada prasideda panika.
AI nuolat atlieka dokumentų auditą.
Ji patikrina kiekvieno darbuotojo bylą pagal reikalavimus. Ji pažymi trūkumus: "15 darbuotojų trūksta pasirašytų pasiūlymų laiškų". "8 darbuotojų mokymų sertifikatų galiojimo laikas baigiasi per artimiausias 30 dienų". "3 bylose trūksta I-9 2 skyriaus."
Joje problemos išdėstomos pagal riziką. Trūksta I-9? Didelė rizika, nedelsiant pažymėkite. Neperskaityta sena veiklos apžvalga? Maža rizika, įtraukite į valymo sąrašą.
Vietoj panikos prieš auditą, jūs turite nuolatinį matomumą. Galite matyti: "Darbuotojo dokumentacija 94% užpildyta. Čia yra 6% spragų." Ir galite jas sistemingai šalinti.
Kai įvyks tikras auditas, būsite pasirengę. Failai baigti. Dokumentai yra aktualūs. Viską galima rasti. Auditai tampa įprasta rutina, o ne stresu.
Ką tai reiškia jums
Personalo direktoriams ir personalo vadovams
- Audito parengtus įrašus. Bet kuriuo metu. Jokios panikos. Failai yra išsamūs ir sutvarkyti. Dokumentus galima rasti akimirksniu.
- Mažesnė atitikties rizika. Nuolatinė stebėsena padeda užfiksuoti spragas, kol jos netapo pažeidimais. Niekas nepraslysta pro plyšius.
- Aiškus žmogiškųjų išteklių rodiklių matomumas. Ataskaitos generuojamos automatiškai. Visada aktualios. Nereikia duomenų rinkti rankiniu būdu.
- Sumažintos administracinės pridėtinės išlaidos. Mažiau laiko skirsite dokumentų pildymui ir stebėjimui. Daugiau laiko strateginiam žmogiškųjų išteklių darbui.
- Geriau miegokite. Rimtai. Kai žinote, kad stebima, kaip laikomasi reikalavimų, ir tvarkomi dokumentai, stresas smarkiai sumažėja.
- mastelio keitimas. Įmonė padvigubėja? AI susitvarko. Ta pati dokumentų kokybė ir atitikties stebėjimas.
Personalo vadovams ir administratoriams
- Nustokite medžioti dokumentus. Viskas yra sutvarkyta ir galima atlikti paiešką. Per kelias sekundes rasite tai, ko reikia.
- Pasitikėkite, kad atitiktis yra stebima. Sistema viską stebi. Gaunate įspėjimus apie tai, į ką reikia atkreipti dėmesį, o ne nuolat nerimauti.
- Mažiau laiko rankiniam duomenų įvedimui. Dokumentai apdorojami automatiškai. Duomenys išgaunami automatiškai. Smarkiai sumažintas klaidų skaičius.
- Dėmesį sutelkite į žmones, o ne į popierizmą. Mažėja administracinė našta. Galite dirbti tikrąjį žmogiškųjų išteklių darbą, o ne nesibaigiančią dokumentų paiešką.
- Daugiau jokios panikos prieš auditą. Failai visada paruošti. Dokumentacija visada aktuali. Auditai tampa įprasti.
Verslui
- Mažesnė teisinė rizika. Tinkamai stebima atitiktis. Dokumentai užpildyti. Mažesnė pažeidimų ir baudų tikimybė.
- Tinkamas ginčų dokumentavimas. Jei kyla darbuotojų ginčas ar teisinis klausimas, turite dokumentus. Išsami ir tvarkinga.
- Gerosios praktikos įrodymai. Teisminio ginčo ar audito metu galite įrodyti, kad elgėtės teisingai. Aiškūs įrašai. Tinkamais procesais.
- Geresni žmogiškųjų išteklių duomenys sprendimams priimti. Tikslūs darbuotojų skaičiaus, kaitos, įvairovės, mokymo rodikliai. Priimkite sprendimus remdamiesi duomenimis, o ne spėjimais.
- Efektyvus žmogiškųjų išteklių naudojimas. Mažiau laiko skiriant administravimui, daugiau laiko skiriama programoms, kurios iš tikrųjų ugdo talentus ir gerina kultūrą.
Ko dirbtinis intelektas nepadarys
Aiškiai pasakykime, su kuo dirbtinis intelektas negali susidoroti.
AI neteikia teisinių konsultacijų. Jis gali sekti reikalavimus ir nustatyti spragas, bet negali pasakyti, kaip aiškinti sudėtingus teisės aktus. Tam vis tiek reikia teisininko patarėjo.
AI nepriima sprendimų dėl žmogiškųjų išteklių politikos. Ar turėtumėte pratęsti kieno nors darbo sutartį? Tai verslo, o ne dirbtinio intelekto sprendimas. Dirbtinis intelektas tik užtikrina, kad jums priėmus sprendimą dokumentai būtų tvarkomi tinkamai.
Dirbtinis intelektas negali ištaisyti blogų procesų. Jei jūsų žmogiškųjų išteklių dokumentacijos procesas iš esmės neveikia - dokumentai išmėtyti visur, nėra nuoseklių procedūrų, aiškių reikalavimų - AI to stebuklingai neišspręs. Pirmiausia reikia sukurti tinkamus procesus. Tada dirbtinis intelektas šiuos procesus padaro keičiamo dydžio ir patikimus.
O dirbtinį intelektą vis dar turi prižiūrėti žmogus. Jis gali pažymėti, kad trūksta dokumento, tačiau kažkas turi imtis tolesnių veiksmų ir iš tikrųjų jį gauti. Jis gali įspėti, kad vėluoja mokymai, bet kas nors turi užtikrinti, kad darbuotojas juos baigtų.
AI tvarko stebėjimą ir organizavimą. Žmonės priima sprendimus ir atlieka tolesnius veiksmus.
Poveikis realiame pasaulyje
Kaip tai atrodo praktiškai?
Auganti įmonė diegia dirbtinį intelektą žmogiškiesiems ištekliams administruoti. Prieš: Prieš tai personalo administracija 15-20 valandų per savaitę skirdavo dokumentų tvarkymui, atitikties stebėjimui ir ataskaitų teikimui. Po to: 3-5 val. Tai sutaupytos 10-15 valandų per savaitę. Iš esmės pusė etato.
Per netikėtą DOL auditą jie yra pasirengę. Užpildyti I-9 dokumentai ištraukiami per kelias minutes. Mokymo įrašai parengiami iš karto. Auditorius komentuoja, kaip organizuoti jų įrašai. Jokių pažeidimų nenustatyta. Jokių baudų.
Atitikties spragos sumažėja nuo "dešimčių, apie kurias tikriausiai nežinome" iki "trijų neišspręstų klausimų, kuriuos sistema pažymėjo ir kurie jau sprendžiami".
Žmogiškųjų išteklių ataskaitos, kurių rengimas užtrukdavo visą dieną? Generuojamos automatiškai. Vadovai kas mėnesį gauna savo žmogiškųjų išteklių suvestinę, o personalo skyrius negaišta laiko ją kurdamas.
Naujų darbuotojų dokumentų pildymas pagerėjo nuo 85% (per daug dalykų praslysta pro plyšius) iki 98% (sistema stebi ir primena, kol tai bus padaryta).
Tai nėra hipotetinis klausimas. Taip nutinka, kai dirbtinis intelektas tinkamai tvarko žmogiškųjų išteklių administravimą.
Darbo pradžia
Nereikia visko automatizuoti iš karto. Pradėkite nuo didžiausio skausmo.
Daugumai įmonių tai yra dokumentų tvarkymas. Pirmiausia sutvarkykite dokumentus ir užtikrinkite jų paiešką. Vien tai suteikia didžiulę vertę.
O gal tai atitikties stebėjimas. Pasirinkite vieną svarbiausią reikalavimą - sertifikatus, mokymus, I-9s - ir paveskite AI jį sekti. Įrodykite vertę. Tada išplėskite.
O gal tai yra ataskaitų teikimas. Pirmiausia automatizuokite daugiausiai laiko reikalaujančią ataskaitą. Parodykite, kad ji veikia. Tada pridėkite daugiau.
Išsirinkite vieną elementą. Įgyvendinkite ją. Įvertinkite sutaupytą laiką ir sumažėjusią riziką. Tada sistemingai plėskite.
Kiekvienos įmonės žmogiškųjų išteklių administravimas yra skirtingas. Jūsų dokumentai turi tam tikrus formatus. Atitikties reikalavimai būdingi jūsų pramonės šakai ir vietovėms. Jūsų atskaitomybės poreikiai yra unikalūs jūsų verslui.
Štai kodėl žmogiškųjų išteklių administravimo AI nėra universalus. Jį reikia sukonfigūruoti pagal jūsų faktinius reikalavimus. Jūsų faktinėms darbo eigoms. Jūsų faktiniams dokumentams ir sistemoms.
Apatinė linija
Žmogiškųjų išteklių administravimas nėra spalvingas. Tačiau jis labai svarbus. Blogas administravimas lemia atitikties pažeidimus, teisinę riziką, nesėkmingus auditus ir laiko švaistymą.
AI nepanaikina žmogiškųjų išteklių administravimo. Jis padaro jį lengviau valdomą. Dokumentai tvarkomi automatiškai. Nuolat stebima atitiktis. Spragas pažymėti, kol jos dar netapo problemomis. Ataskaitos generuojamos be rankų darbo.
Rezultatas: mažesnė rizika, mažiau streso, daugiau laiko strateginiam darbui ir pasitikėjimas, kad viskas tvarkoma tinkamai.
Tai nėra triukšmas. Būtent taip dirbtinis intelektas padeda žmogiškųjų išteklių administravimui, kai yra tinkamai įgyvendinamas.
Ar esate pasirengę nustoti nerimauti dėl žmogiškųjų išteklių atitikties?
Mes neparduodame bendrinių dokumentų valdymo sistemų. Atsižvelgiame į konkrečius jūsų atitikties reikalavimus. Jūsų dokumentų tipus. Jūsų ataskaitų teikimo poreikius. Jūsų rizikos sritis.
Tada sukuriame dirbtinį intelektą, kuris atitinka jūsų aktualius žmogiškųjų išteklių administravimo iššūkius. Tai ne bendra sistema, o sistema, sukonfigūruota pagal tai, kaip iš tikrųjų veikia jūsų verslas.
Jokio triukšmo. Jokio perdėto pardavimo. Tik praktiškas dirbtinis intelektas, kuris žmogiškųjų išteklių administravimą padaro mažiau įtemptą ir patikimesnį.
Pasikalbėkime apie jūsų žmogiškųjų išteklių administravimo iššūkius
