AI išlaidų analizei ir optimizavimui: Raskite pinigus, kuriuos paliekate ant stalo
Išleidžiate milijonus. Bet kur tiksliai? Kurie tiekėjai? Kokios kategorijos? Kokiomis kainomis? Palyginti su tuo, ką turėtumėte mokėti?
Dauguma įmonių negali atsakyti į šiuos klausimus. Ne todėl, kad neseka išlaidų. Jos turi ERP. Jos turi pirkimo sistemas. Jos turi duomenų.
Tačiau duomenys yra netvarkingi. Skirtingi formatai. Skirtingos sistemos. Skirtingas kodavimas. Analizuojant duomenis rankiniu būdu, tenka ištisas savaites dirbti kuriant skaičiuokles, kurios jau būna pasenusios.
Taigi viešųjų pirkimų komandos dirba aklai. Jos žino visas išlaidas. Tačiau jos nežino, kur yra galimybių sutaupyti. Kur kainos yra per didelės. Kur būtų galima konsoliduoti apimtis. Kur vyksta neprotingos išlaidos.
Tai ištaiso dirbtinis intelektas. Jis išvalo duomenis. Automatiškai skirsto išlaidas į kategorijas. Nustato taupymo galimybes. Pastebi nestandartines išlaidas. Suteikia matomumą, kurio niekada neturėjote laiko sukurti rankiniu būdu.
Kodėl išlaidų analizė daugumoje įmonių nepasiteisina
Išlaidų analizė turėtų būti paprasta. Ištraukite pirkimo duomenis. Išanalizuokite juos. Raskite galimybių. Veikite pagal jas.
Tačiau tai nėra paprasta. Štai kodėl.
Jūsų išlaidų duomenys yra visur. Įvairiose sistemose. Skirtingi formatai. ERP sandoriai. P kortelių duomenys. Tiekėjų sąskaitos faktūros. Kiekviena jų koduojama skirtingai. Kiekviena jų skirtingai struktūruota.
Tas pats tiekėjas jūsų sistemoje turi penkis skirtingus pavadinimus. "ABC Corp." "ABC Corporation." "ABC Co." "A.B.C. Corp." "ABC - Tiekėjas 12345." Ar tai tas pats tiekėjas, ar skirtingi? Niekas nežino be rankinio patikrinimo.
Tą patį produktą skirtingi pirkėjai skirsto į skirtingas kategorijas. Kanceliarinės prekės. Bendrosios prekės. Administracinės išlaidos. MRO. Ar tai yra tas pats dalykas? Tikriausiai. Ar galite tai pasakyti iš duomenų? Nelengvai.
Taigi jums reikia projekto. Komandos. Savaitės duomenų valymo. Rankiniu būdu peržiūrėti ir ištaisyti įrašus. Kategorijų kūrimas. Kurti ataskaitas.
Kai baigsite, duomenys jau bus seni. Sąlygos pasikeitė. Analizė guli "PowerPoint" programoje ir niekas ja nesinaudoja, nes ji užtruko per ilgai ir kainavo per brangiai.
Arba, dažniau, apskritai niekada neatliekate analizės. Nes niekas neturi laiko. Taigi viešieji pirkimai vykdomi remiantis instinktu ir daline informacija. Sutaupymo galimybės lieka neišnaudotos. Problemos lieka nepastebėtos.
Ką dirbtinis intelektas daro išlaidų analizei ir optimizavimui
Dirbtinis intelektas ne tik pagreitina išlaidų analizę. Jis ją padaro nepertraukiamą. Štai kaip.
Automatiškai skirsto išlaidas į kategorijas
Dirbtinis intelektas paima neapdorotus jūsų išlaidų duomenis. Visus. Iš kiekvienos sistemos.
Jis ją valo:
- Tiekėjų normalizavimas: Nurodo, kad "ABC Corp", "ABC Corporation" ir "A.B.C. Corp" yra tas pats tiekėjas. Sukuriamas pagrindinis tiekėjų sąrašas.
- Kategorijos klasifikacija: Skaito sandorių aprašymus. Automatiškai priskiria kategorijas. Nuosekliai.
- Produktų grupavimas: Grupuoja panašius elementus, net jei jie aprašyti skirtingai. "Kopijavimo popierius" ir "spausdintuvo popierius" tikriausiai priklauso vienai grupei.
- GL kodo patvirtinimas: Identifikuoja klaidingai užkoduotas operacijas. Siūlo pataisymus, remdamasis modeliais.
- Skyrių ir išlaidų centrų žemėlapių sudarymas: Išlaidų susiejimas su organizaciniais vienetais, net jei kodavimas nenuoseklus.
Nuo netvarkingų sandorių duomenų pereisite prie švarių, suskirstytų į kategorijas išlaidų. Ne per kelias savaites. Per kelias valandas.
Ir tai nėra vienkartinis valymas. Naujus sandorius dirbtinis intelektas kategorizuoja, kai jie įvyksta. Nuolatinis išlaidų matomumas be nuolatinio rankinio darbo.
Galite iš karto atsakyti į pagrindinius klausimus:
- Kiek išleidžiame su kiekvienu tiekėju?
- Kokios yra svarbiausios išlaidų kategorijos?
- Kurie skyriai kiekvienai kategorijai išleidžia daugiausiai?
- Kaip laikui bėgant keitėsi išlaidos?
Klausimams, kuriems atsakyti anksčiau reikėdavo duomenų analitiko, dabar prireikia kelių sekundžių.
Nustato taupymo galimybes
Švarūs duomenys yra naudingi. Tačiau vertingos yra įžvalgos. Dirbtinis intelektas ne tik organizuoja išlaidas, bet ir nustato, kur prarandate pinigus.
Kainų svyravimo analizė:
Tą pačią prekę perkate iš trijų tiekėjų trimis skirtingomis kainomis. Arba iš to paties tiekėjo skirtingomis kainomis skirtingais sandoriais.
Šiuos variantus nustato dirbtinis intelektas:
- Tas pats produktas, skirtingos tiekėjų kainos
- Tas pats tiekėjas, tačiau nenuosekli kainodara įvairiuose sandoriuose
- Panašūs produktai su nepaaiškinamais kainų skirtumais
- Kainos didesnės nei sutartinės
- Kainų padidinimas, viršijantis rinkos ar sutarties sąlygas
Ji kiekybiškai įvertina galimybes: "Standartizavimas pagal mažiausią kainą leistų sutaupyti $X per metus."
apimties konsolidavimo galimybės:
Perkate iš penkių tiekėjų, nors galėtumėte konsoliduoti dviejų. Perkate mažus kiekius, kai didesni užsakymai leistų gauti nuolaidų.
Dirbtinis intelektas randa konsolidavimo galimybių:
- Kategorijos, kuriose yra per daug tiekėjų, palyginti su apimtimi
- Tiekėjai, kurių apimtis yra šiek tiek mažesnė už apimties pertraukos ribas
- Panašūs skirtingų tiekėjų produktai, kuriuos būtų galima standartizuoti
- Geografinės galimybės konsoliduoti regionines išlaidas
- Sutartys su įsipareigojimais dėl apimties, kurių nesilaikote
Ji modeliuoja taupymą: "Konsolidavus šiuos penkis tiekėjus su tiekėju A, vieneto sąnaudos sumažėtų 12% ir supaprastėtų valdymas."
Sutarčių nutekėjimo aptikimas:
Išsiderėjote puikią sutartį. Bet ar ja naudojatės? O gal žmonės vis dar perka iš senojo tiekėjo?
AI stebi sutarties panaudojimą:
- Išlaidos su tiekėjais, su kuriais nesudarytos sutartys, pagal kategorijas, dėl kurių sudarytos sutartys
- Apimtis neatitinka sutartyje numatyto minimumo (prarandamos apimties nuolaidos)
- Kainos, neatitinkančios sutartinių tarifų
- Sąlygos, neatitinkančios susitarimų, dėl kurių buvo derėtasi
Jis kiekybiškai parodo, ką prarandate: "20% biuro reikmenų išlaidų tenka tiekėjams, su kuriais nesudarytos sutartys, o jų vidutinės kainos yra 15% didesnės. Galimas metinis sutaupymas: $X."
Galimybės išleisti "Tail":
Smulkūs pirkimai su šimtais tiekėjų. Atskirai jie nesvarbūs. Bendrai jie yra reikšmingos išlaidos, neturinčios jokios įtakos ir reikalaujančios didelių administracinių išlaidų.
Dirbtinis intelektas nustato "tail" išlaidų modelius:
- Kategorijos, kuriose yra pernelyg didelis tiekėjų susiskaidymas
- Tiekėjai, kurių metinės išlaidos yra minimalios, bet sandoriai atliekami dažnai.
- Galimybės perkelti "uodegos" išlaidas pageidaujamiems tiekėjams
- Kategorijos, kuriose katalogai arba pirkimo kortelės sumažintų susiskaidymą
Aptinka "Maverick" išlaidavimą
"Maverick" išlaidos - tai pirkimai, kurie vykdomi ne pagal patvirtintus procesus ir tiekėjus. Tai nėra piktavališka. Tai žmonės, kurie bando atlikti savo darbą, kai patvirtintas procesas yra per lėtas.
Tačiau tai kainuoja pinigų. Jokio sverto. Jokių derybų sąlygų. Nėra išlaidų matomumo. Dažnai didesnės kainos.
Dirbtinis intelektas pastebi nestandartinius išlaidų modelius:
- Pirkimai ne pagal sutartį: Pirkimas iš nepirmenybinių tiekėjų, kai yra galimybių sudaryti sutartis.
- Politikos pažeidimai: Pirkimai, kuriais apeinami patvirtinimo reikalavimai arba viršijami įgaliojimų apribojimai.
- piktnaudžiavimas P kortele: Įmonių kortelių pirkimai prekėms, kurios turėtų būti perkamos per viešuosius pirkimus.
- Dubliuojantys tiekėjai: Skirtingi skyriai naudojasi skirtingų tiekėjų paslaugomis toms pačioms prekėms įsigyti.
- Nepatvirtinti tiekėjai: Pirkimai iš tiekėjų, neįtrauktų į patvirtintą tiekėjų sąrašą.
Ji ne tik pažymi pažeidimus. Ji analizuoja, kodėl jie padaromi:
- Ar patvirtintas procesas yra per lėtas?
- Ar pageidaujami tiekėjai neatitinka poreikių?
- Ar žmonės nežino, kas yra privilegijuotieji tiekėjai?
- Ar jūsų tiekėjų bazėje yra teisėtų spragų?
Gausite naudingos informacijos. Ne tik "nepamatuotos išlaidos yra blogai", bet ir "nepamatuotos išlaidos vyksta šiose kategorijose dėl šių priežasčių, ir štai ką su tuo daryti".
Lyginamieji rodikliai, palyginti su rinkos normomis
Mokate $50 už vienetą. Bet ar tai gerai? Nežinote be rinkos konteksto.
AI atlieka lyginamąją analizę:
- Rinkos kainų palyginimas: Kaip jūsų kainos skiriasi nuo panašių produktų rinkos kainų?
- Pramonės lyginamieji standartai: Kaip jūsų išlaidos lyginamos su panašiomis jūsų pramonės šakos įmonėmis?
- Regioniniai skirtumai: Ar skirtinguose regionuose mokate skirtingas kainas? Ar šie skirtumai pagrįsti?
- Kainų tendencijų analizė: Ar rinkos kainos kyla, ar krenta? Ar jūsų sutartinės kainos kinta kartu su rinka?
- Turėtų kaštų modeliavimas: Kiek turėtumėte mokėti už medžiagas, darbą ir maržas?
Tai nėra tobula. Rinkos kainos skiriasi priklausomai nuo apimties, specifikacijų, paslaugų lygio ir santykių. Tačiau orientacinės gairės yra vertingos.
Mokate 20% daugiau nei rinkos vidurkis? Laikas atlikti tyrimą. Arba jūsų specifikacijos pateisina didesnę kainą, arba turite galimybę derėtis.
Rinkos kainos sumažėjo 10%, bet jūsų sutartis nebuvo pakoreguota? Laikas pasikalbėti su tiekėju.
Prognozės Būsimos išlaidos
Daugumoje įmonių biudžeto sudarymas yra spėjimas. Praėjusių metų išlaidos plius tam tikras procentas. Tikėkimės, kad tai artima.
Dirbtinis intelektas prognozuoja remdamasis faktiniais modeliais:
- Tendencijų analizė: Kaip išlaidos keitėsi istoriškai? Kokie yra jų dėsningumai?
- Sezoniškumas: Kurioms kategorijoms būdingi sezoniniai svyravimai? Kada įvyksta šuoliai?
- Sutartiniai įsipareigojimai: Kiek privalote išleisti pagal galiojančias sutartis?
- Augimo veiksniai: Verslo augimas. Darbuotojų skaičiaus pokyčiai. Plėtros planai. Kaip tai veikia išlaidas?
- Kainų didėjimas: Sutartyje numatytų kainų padidėjimas. Rinkos tendencijos. Tikėtinas infliacijos poveikis.
- Iniciatyvos poveikis: Kaip planuojami projektai ar pokyčiai paveiks išlaidas?
Gaunate išlaidų prognozes pagal kategorijas, tiekėjus ir skyrius. Geresnis biudžeto sudarymas. Ankstyvas įspėjimas, kai išlaidos viršija prognozes. Matoma, kas lemia pokyčius.
Finansai klausia: "Kodėl III ketvirčio išlaidos $200K viršija biudžetą?" Galite atsakyti remdamiesi duomenimis, o ne spėjimais.
Ką tai reiškia jums
CPO ir pirkimų vadovams
Jūs gaunate matomumą, kurio visada norėjote, bet niekada neturėjote laiko sukurti.
- Aiškus išlaidų matomumas: Žinokite, kur keliauja pinigai. Pagal kategoriją. Pagal tiekėją. Pagal skyrių. Realiuoju laiku.
- kiekybiškai įvertintos taupymo galimybės: Ne nuojautos. Konkrečios galimybės, prie kurių pridedamos dolerių sumos.
- Duomenys deryboms vesti: Rinkos lyginamieji standartai. Išlaidų koncentracija. Kainų svyravimai. Geresnių pasiūlymų įrodymai.
- Strateginis kategorijų valdymas: Nustatykite, kurioms kategorijoms reikia skirti dėmesio. Nustatykite prioritetus pagal galimybių dydį.
- Viešųjų pirkimų veiklos rodikliai: Stebėkite sutaupytas lėšas. Sutarčių laikymasis. Maverick išlaidos. Kategorijos išlaidų tendencijos.
Pirkimų vadovams ir pirkėjams
Žinosite, į ką sutelkti pastangas, kad jos būtų maksimaliai veiksmingos.
- Žinokite, kam skiriami pinigai: Nepraleidžiant savaičių kuriant ataskaitas. Skubūs atsakymai į rūpimus klausimus.
- Sutelkite dėmesį į didelio poveikio kategorijas: Sužinokite, kuriose kategorijose galima sutaupyti daugiausiai. Nustatykite strateginius prioritetus.
- Tiekėjų konsolidavimo tikslai: Nustatykite, kur turite per daug tiekėjų ir ką galėtumėte sutaupyti konsoliduodami.
- Sutarčių atitikties matomumas: Sužinokite, kur nenaudojamos sutartyje numatytos sąlygos. Skatinkite priėmimą.
- Pasirengimas deryboms: Dalyvaukite diskusijose su tiekėjais turėdami išlaidų duomenis ir rinkos kontekstą.
Finansų komandoms
Gaukite išlaidų skaidrumą ir biudžeto tikslumą, kokio niekada neturėjote.
- Geresnis biudžeto tikslumas: Prognozės, pagrįstos faktiniais išlaidų modeliais, o ne spėjimais.
- Pagrįstos investicijos į viešuosius pirkimus: dokumentais pagrįstos taupymo galimybės, pateisinančios viešųjų pirkimų išteklius.
- Dokumentais patvirtintos sutaupytos lėšos: Stebėkite, kaip sutaupoma iš viešųjų pirkimų iniciatyvų. Parodykite investicijų grąžą.
- Kintamumo analizė: Supraskite, kas lemia išlaidų pokyčius. Tikrosios priežastys, o ne teorijos.
- Išlaidų kontrolė: ankstyvas įspėjimas, kai išlaidos viršija biudžetą. Laikas imtis veiksmų, kol dar nevėlu.
Ko dirbtinis intelektas nepadarys
Aiškiai pasakykime, kas nėra išlaidų analizės dirbtinis intelektinis intelektas.
Dirbtinis intelektas automatiškai neužfiksuoja sutaupytų lėšų. Jis nustato galimybes. Žmonės turi jomis pasinaudoti. Derėtis su tiekėjais. Konsoliduoti apimtis. Užtikrinti sutarčių laikymąsi.
Dirbtinis intelektas nesupranta konteksto be žmogaus indėlio. Kartais didesnės kainos pateisinamos kokybe, paslaugomis ar strateginiais ryšiais. Kartais tiekėjų susiskaidymas yra naudingas. Dirbtinis intelektas nurodo skaičius, o jūs priimate verslo sprendimą.
Dirbtinis intelektas neišsprendžia blogų viešųjų pirkimų procesų. Jei jūsų procesai yra lėti ir žmonės juos apeina, išlaidų analizė parodys problemą. Tačiau norint ją išspręsti, reikia ne tik analizės, bet ir procesų tobulinimo.
Dėl dirbtinio intelekto išlaidos tampa matomos. Parodo, kur yra galimybių. kiekybiškai įvertinti galimas sutaupytas lėšas. Stebėti pažangą.
Jūsų viešųjų pirkimų komanda vis tiek turi atlikti darbą. Tačiau jie tai daro vadovaudamiesi aiškiais nurodymais, o ne spėjimais.
Realūs išlaidų analizės AI rezultatai
Štai kaip tai atrodo praktiškai:
Nuolatinis išlaidų matomumas: Daugiau jokių ketvirtinių išlaidų analizės projektų. Kategorizavimas ir ataskaitų teikimas realiuoju laiku. Atsakymai į klausimus iš karto.
Taupymo priemonių identifikavimas: Įprastai įmonės randa 8-15% taupymo galimybių atlikdamos pirmąją analizę. Ne visos jos gali būti įgyvendintos, tačiau jų pakanka, kad būtų pateisintos pastangos.
Greitesnė kategorijos strategija: Kategorijų galimybių nustatymas, kuris užtrukdavo kelias savaites, dabar trunka kelias dienas. Daugiau strategiškai valdomų kategorijų.
Geresnės derybos: Pirkėjai pradeda diskusijas su duomenimis. Geresni rezultatai, kai žinote savo išlaidas, rinkos kainas ir sverto taškus.
Maverick išlaidų mažinimas: Matomumas skatina tobulėjimą. Kai išmatuojate ir pateikiate ataskaitas apie neprotingas išlaidas, jų mažėja. Paprastai per tam tikrą laiką sumažėja 30-50%.
Tai nėra susiję su viešųjų pirkimų komandų pakeitimu dirbtiniu intelektu. Reikia suteikti joms matomumo ir įrankių, kad jos galėtų veikti strategiškiau.
Ar esate pasirengę sužinoti, kur keliauja jūsų pinigai?
Kiekvienos įmonės išlaidų duomenys yra skirtingi. Skirtingos sistemos. Skirtingos struktūros. Skirtingos jūsų verslui svarbios kategorijos.
Mes neparduodame universalių išlaidų analizės įrankių. Vertiname konkrečius jūsų duomenų šaltinius ir išlaidų modelius. Sukuriame kategorizaciją, atitinkančią jūsų kategorijų valdymo būdą. Kuriame ataskaitas ir įspėjimus, kurie atsako į konkrečius jūsų klausimus.
Nežadame, kad sutaupysite milijonus. Tiesiog aiškiai matysite, kur išleidžiate pinigus ir kur yra galimybių.
