Pirkimo užsakymo ir užsakymo AI: Paspartinkite pirkimo procesą
Pirkimo paraiškos ir užsakymai turėtų būti paprasti. Kažkam kažko reikia. Jie to prašo. Jis patvirtinamas. Užsakymas išsiunčiamas. Atlikta.
Tačiau tai nėra paprasta. Prašymai guli gautųjų laiškų dėžutėse ir laukia patvirtinimo. Pirkėjai rankiniu būdu apdoroja įprastus užsakymus. Žmonės nežino, kurį tiekėją pasirinkti. Užsakymai perduodami tiekėjams, su kuriais nesudarytos sutartys, nes patvirtintas procesas yra per lėtas.
Rezultatas? Viešųjų pirkimų komandos paskendusios transakciniame darbe. Maverick išlaidos, nes žmonės apeina sistemą. Sutarčių nutekėjimas, nes užsakymai neatitinka sutartų sąlygų.
Tai ištaiso dirbtinis intelektas. Ji automatiškai apdoroja standartinius užsakymus. Protingai nukreipia patvirtinimus. Užtikrina, kad užsakymai atitiktų sutartyje numatytas sąlygas. Procesas tampa toks greitas, kad žmonės iš tikrųjų juo naudojasi.
Kodėl pirkimas-apmokėjimas vyksta lėtai
Daugumoje įmonių užsakymo-užsakymo procesai yra pažeisti. Ne todėl, kad pirkimų komandos blogai atlieka savo darbą. Nes šis procesas reikalauja per daug rankinio darbo.
Kažkas pateikia paraišką. Pirkėjas turi ją peržiūrėti. Patikrinkite, ar ji atitinka politiką. Nustatykite, kas turėtų ją patvirtinti. Nukreipkite ją tinkamam tvirtintojui. Laukite patvirtinimo. Tada rankiniu būdu sukurkite pirkimo užsakymą. Pasirinkite tiekėją. Dar kartą įveskite visus duomenis.
Standartiniams, įprastiniams užsakymams. Kiekvieną kartą.
Pirkėjai praleidžia valandų valandas tvarkydami tas pačias užklausas. Kanceliarinės prekės. Standartiniai komponentai. Pasikartojančios paslaugos. Užsakymai, kuriems nereikia žmogiškųjų žinių, bet jie vis tiek jas gauna, nes procesas reikalauja rankinio darbo.
Kai procesas lėtas, žmonės jį apeina. Jie perka tiesiogiai iš tiekėjų. Naudojasi asmeninėmis kredito kortelėmis. Praleidžia patvirtinimus. Maverick išlaidos nėra piktavališkos - tai žmonės, kurie stengiasi atlikti savo darbą.
Ir viešieji pirkimai praranda kontrolę. Tiekėjai, su kuriais sudarytos sutartys, negauna pažadėto kiekio. Derybų sąlygos nenaudojamos. Dingsta išlaidų matomumas.
Ką AI daro su pirkimo užsakymu ir užsakymu
Dirbtinis intelektas ne tik pagreitina užsakymo procesą. Jis daro jį protingą. Štai kaip.
Automatiškai apdoroja užklausas
AI gauna užklausą. Jis analizuoja, ko prašoma.
Ar tai standartinis elementas? Dirbtinis intelektas jį atpažįsta iš ankstesnių užsakymų. Jis patikrina užklausos atitiktį taisyklėms. Patikrina biudžeto galimybes. Patvirtina, kad reikiama informacija yra išsami.
Jei viskas patvirtinama, dirbtinis intelektas automatiškai nukreipia jį tvirtinti. Įprastinėms užklausoms nereikia pirkėjo įsikišimo.
Jei kas nors negerai, dirbtinis intelektas pažymi konkrečias problemas:
- Trūksta sąnaudų centro arba GL kodo
- Viršijant biudžeto ribą, reikia specialaus patvirtinimo
- Prekė neatitinka patvirtintų kategorijų
- Nepridėti reikalaujami dokumentai
- Neaiškios specifikacijos, kurias reikia patikslinti
Užklausos teikėjas iš karto gauna aiškų grįžtamąjį ryšį. O ne bendrą atmetimą. Konkrečios problemos, kurias reikia išspręsti.
Standartinės užklausos sistemoje apdorojamos per kelias minutes. Sudėtingos užklausos nukreipiamos pirkėjams su informacija apie tai, ką reikia peržiūrėti.
Protingai nukreipia patvirtinimus
Patvirtinimo darbo eigos yra sudėtingos. Skirtingi tvirtintojai skirtingoms sumoms. Skirtingi keliai skirtingoms kategorijoms. Skirtingos taisyklės skirtingiems skyriams.
Žmonės painiojasi. Prašymai patenka ne tam, kuris juos tvirtina. Prašymai grąžinami atgal. Vėluojama, kol žmonės išsiaiškina, kas iš tikrųjų turėtų patvirtinti.
Dirbtinis intelektas žino patvirtinimo taisykles:
- Maršrutizavimas pagal kiekį: Mažiau nei $1 000 skiriama vienam tvirtintojui. Virš $10 000 reikia papildomo patvirtinimo.
- Kategorijomis pagrįstas maršrutizavimas: IT pirkimams reikia IT patvirtinimo. Investicinei įrangai reikalinga finansų peržiūra.
- Departamento taisyklės: Skirtingi departamentai turi skirtingus delegavimo lygius ir patvirtinimo grandines.
- Politikos išimtys: Nekataloginiai daiktai. Tiekėjai, su kuriais nesudarytos sutartys. Specialūs patvirtinimo reikalavimai.
- Pakeitimo logika: Pagrindinis tvirtintojas nepasiekiamas? Automatiškai nukreipkite į paskirtą pakaitinį patvirtintoją.
Kiekviena paraiška iš pirmo karto patenka tinkamam tvirtintojui. Jokios painiavos. Jokio delsimo, kol žmonės tikrina, kas ką turi patvirtinti.
O tvirtintojai? Jie gauna kiekvienos užklausos kontekstą. Kas užsakoma. Kodėl. Biudžeto būklę. Sutarties atitiktį. Ar tai įprasta, ar reikia patikrinti. Prireikus jie gali greitai patvirtinti.
Siūlo pageidaujamus tiekėjus
Kažkas prašo biuro reikmenų. Kurį tiekėją turėtumėte pasirinkti?
Jūsų įmonė yra sudariusi sutartis su trimis kanceliarinių prekių tiekėjais. Kiekvienas jų taiko skirtingas kainas skirtingoms prekėms. Skirtingi pristatymo terminai. Skirtingi minimalūs užsakymai.
Pirkėjai tai žino. Jie derėjosi dėl sutarčių. Bet prašytojai to nežino. O pirkėjai nenori rankiniu būdu ieškoti, kuris tiekėjas yra geriausias kiekvienam užsakymui.
Dirbtinis intelektas automatiškai rekomenduoja tiekėjus:
- Geriausia kainodara: Palygina visų tiekėjų prašomų prekių sutartines kainas.
- Pristatymo greitis: veiksniai, susiję su skuba ir tiekėjų vykdymo laiku.
- Konsolidavimo galimybė: Jei yra kitų atvirų užsakymų, siūlome juos sujungti, kad būtų laikomasi minimalių užsakymo reikalavimų.
- Sutarties laikymasis: Pirmenybė teikiama tiekėjams, kurių įsipareigojimus dėl apimties reikia įvykdyti.
- Ankstesnė veikla: Atsižvelgia į pristatymo patikimumą ir kokybės istoriją.
Pirkimo užsakymas siunčiamas tiekėjui, kuris pateikia geriausią kainą. Ne atsitiktinai. Ne tam, kurį prašytojas pažįsta. Pas tiekėją, su kuriuo sudaryta sutartis ir kuris turi geriausias sąlygas konkrečiam užsakymui.
Padidėja sutarčių laikymasis. Jūsų suderėtos sąlygos iš tikrųjų naudojamos. Tiekėjai įvykdo įsipareigojimus dėl apimties, nes užsakymai plaukia ten, kur turi plaukti.
Patvirtina užsakymus pagal sutartis
Dėl sutarties derėjotės dėl tam tikros priežasties. Geresnė kainodara. Sutartos sąlygos. Apimties nuolaidos. Tačiau jei užsakymai neatitinka sutarties sąlygų, prarandate naudą.
Dirbtinis intelektas patikrina kiekvieną užsakymą pagal sutarties sąlygas:
- Kainos patvirtinimas: Ar tai sutartyje nurodyta kaina? Jei ne, pažymėkite ją ir paaiškinkite skirtumą.
- Terminų laikymasis: Ar užsakome neviršydami sutarto mažiausio ir (arba) didžiausio kiekio?
- Nuolaidos tikrinimas: Ar taikomos sutartyje numatytos nuolaidos? Ar teisingai apskaičiuotos apimties pertraukos?
- Produkto atitikimas: Ar tai pagal sutartį įsigyta prekė, ar panašus pakaitalas už kitą kainą?
- Mokėjimo sąlygos: Ar naudojame sutartas mokėjimo sąlygas, ar kitokias sąlygas?
Jei užsakymas neatitinka sutarties, dirbtinis intelektas jį pažymi prieš išsiunčiant užsakymą.
Galbūt kaina yra didesnė, nei numatyta sutartyje. Galbūt tiekėjas "netyčia" panaikino nuolaidą. Galbūt kas nors užsako sutartyje nenumatytą prekę, nors yra sutartyje numatyta alternatyva.
Sulaikykite jį prieš mokėdami už jį. Ne sąskaitų faktūrų derinimo metu, kai jau būna per vėlu.
Tai nėra susiję su nepasitikėjimu tiekėjais. Reikia užtikrinti, kad sąlygos, dėl kurių derėjotės, iš tikrųjų būtų taikomos kiekvienam užsakymui.
Aktyviai stebi užsakymo būseną
Išsiunčiami užsakymai. Tada prasideda klausimai. "Kur mano užsakymas?" "Kada jis bus pristatytas?" "Ar tiekėjas jį patvirtino?"
Pirkėjai nuolat užduoda šiuos klausimus. Jie tikrina sistemas. Skambina tiekėjams. Siunčia el. laiškus. Būklės atnaujinimai - tai darbas visą darbo dieną.
AI automatiškai stebi užsakymo būseną:
- Tiekėjo patvirtinimas: Ar tiekėjas patvirtino užsakymą? Ar sutiko su pristatymo data? Ar pastebėjo kokių nors neatitikimų?
- gamybos ir (arba) siuntų stebėjimas: Ar užsakymas vykdomas pagal grafiką? Ar jis išsiųstas? Kur jis gabenamas?
- Pristatymo stebėsena: Numatoma pristatymo data artėja. Ar atvyko? Ar jis buvo gautas į sandėlį?
- Išimties perspėjimai: Vėlavimai. Užsakymai. Kokybės problemos, pažymėtos gavimo metu. Kiekio neatitikimai.
- Aktyvus bendravimas: Automatiškai atnaujina užklausų teikėjus. Perduoda pirkėjams tik tada, kai reikia įsikišti.
Prašytojai gauna būsenos atnaujinimus neprašydami. Pirkėjai daugiausia dėmesio skiria išimtims, o ne įprastiniams būsenos patikrinimams.
Užsakymas vėluoja? Dirbtinis intelektas įspėja užsakovą ir pirkėją, kol dar niekas nepaprašė. Jis pateikia kontekstą - kodėl vėluojama, nauja numatoma data, ar yra alternatyvų.
Problemos sprendžiamos aktyviai. Jos neatrandamos, kai kas nors paklausia: "Ei, kur tas užsakymas, kurį pateikiau prieš tris savaites?"
Ką tai reiškia jums
CPO ir pirkimų vadovams
Galite kontroliuoti ir matyti visą pirkimo iki užsakymo procesą.
- Geresnis sutarčių laikymasis: Užsakymai perduodami tiekėjams, su kuriais sudarytos sutartys. Taikomos sąlygos, dėl kurių buvo derėtasi. Įvykdomi apimties įsipareigojimai.
- Mažiau laisvanoriškų išlaidų: Kai patvirtintas procesas yra greitas, žmonės juo naudojasi, o ne apeina.
- greitesni viešųjų pirkimų ciklai: Standartiniai užsakymai apdorojami per kelias minutes, o ne dienas. Verslo poreikiai tenkinami greičiau.
- Geresnis išteklių paskirstymas: Pirkėjai dirba su sudėtingais pirkimais ir derybomis, o ne su įprastu užsakymų tvarkymu.
- Išlaidų matomumas: Visi užsakymai perduodami per sistemą. Visiškas matomumas, kas ir iš ko perkama.
Pirkimų vadovams ir pirkėjams
Jūs nustojate būti užklausų apdorojimo centru ir tampate strategine funkcija.
- Nustokite tvarkyti įprastus užsakymus: Standartinės užklausos vyksta automatiškai. Jūs tvarkote tik tai, ką reikia žinoti.
- Sutelkite dėmesį į sudėtingus pirkimus: Laikas deryboms. Santykių su tiekėjais valdymas. Strateginis aprūpinimas.
- Geresnis sutarčių panaudojimas: Užsakymai automatiškai perduodami tinkamiems tiekėjams tinkamomis sąlygomis.
- Mažiau būsenos tikrinimo: Automatinis stebėjimas padeda spręsti įprastus klausimus. Jūs sutelkite dėmesį į išimtis.
- Aiškus darbo krūvis: Žinokite, į ką reikia atkreipti dėmesį. Kas įprasta, tvarkoma automatiškai.
Prašytojams ir verslo naudotojams
Greičiau gausite tai, ko jums reikia, ir mažiau vargo.
- Greitesni užsakymai: Standartiniai užsakymai patvirtinami ir užsakomi per kelias minutes. Nebereikės laukti dienų dėl įprastų prekių.
- Išvalyti būseną: Žinokite, kur yra jūsų užsakymas, neklausdami. Aktyviai informuokite apie pristatymą.
- Lengvas procesas: Aiškios gairės, ko reikia. Jei kas nors negerai, iš karto gaukite grįžtamąjį ryšį.
- Geresnis aptarnavimas: Pageidaujami tiekėjai siūlomi automatiškai. Geriausias pristatymo laikas ir sąlygos.
- Daugiau jokių apėjimo būdų: Patvirtintas procesas yra pakankamai greitas, kad jo nereikėtų apeiti.
Ko dirbtinis intelektas nepadarys
Aiškiai pasakykime, kas tai nėra.
AI netvirtina pirkinių. Juos tvirtina žmonės. Dirbtinis intelektas tik nukreipia užklausas tinkamam tvirtintojui su tinkama informacija.
Sudėtingų pirkinių atveju dirbtinis intelektas nepakeičia pirkėjo sprendimo. Nauji tiekėjai. Nestandartinės prekės. Kapitalinė įranga. Strateginiai pirkimai. Jiems reikia žmogiškosios kompetencijos.
Dirbtinis intelektas nepanaikina viso rankinio darbo. Kai kurios užklausos yra sudėtingos. Kai kuriuos užsakymus reikia specialiai tvarkyti. Kai kuriose situacijose reikia žmogaus sprendimo dėl rizikos, kokybės ar tiekėjo pasirinkimo.
Dirbtinis intelektas atlieka įprastą darbą. Standartinius užsakymus, kurie vykdomi pagal šablonus. 80% užsakymų, kuriems nereikia žmogaus patirties, bet istoriškai jie vis tiek būdavo atliekami, nes procesas reikalaudavo rankų darbo.
Jūsų pirkėjai vis dar priima sprendimus. Jie tik priima sprendimus dėl dalykų, kuriems iš tikrųjų reikia jų kompetencijos.
Realių rezultatų iš užsakymo ir užsakymo dirbtinio intelekto
Štai kaip tai atrodo praktiškai:
70-80% automatiškai apdorojamų užsakymų: Standartiniai užsakymai vykdomi be pirkėjo įsikišimo. Pirkėjai sutelkia dėmesį į 20-30%, kuriems reikia kompetencijos.
Patvirtinimo ciklo laikas sutrumpėjo 50-70%: Užklausos iš karto patenka pas reikiamą tvirtintoją. Jokios painiavos, jokių vėlavimų, jokių grįžimų atgal.
Padidėja sutarties atitiktis 15-30%: Užsakymai automatiškai perduodami tiekėjams, su kuriais sudarytos sutartys, sutartyje numatytomis sąlygomis. Maverick išlaidos mažėja.
Atlaisvinti pirkėjų pajėgumai: Valandos per dieną, atgautos iš įprastinio užsakymų tvarkymo. Laikas perskirstytas strateginiams užsakymams ir deryboms.
Geresnė naudotojo patirtis: Pakankamai greitai, kad žmonės naudotųsi sistema, o ne ieškotų apeinamų kelių. Didesnis pritaikymas reiškia geresnį išlaidų matomumą.
Tai nėra susiję su viešųjų pirkimų darbuotojų skaičiaus mažinimu. Reikia leisti viešiesiems pirkimams atlikti daugiau strateginio darbo su tais pačiais ištekliais.
Ar esate pasirengę paspartinti pirkimo iki užsakymo procesą?
Kiekvienoje įmonėje užsakymo ir užsakymo procesas yra skirtingas. Jūsų patvirtinimo darbo eiga atspindi jūsų organizacinę struktūrą. Jūsų tiekėjų bazė pasižymi unikaliomis savybėmis. Jūsų kategorijoms keliami skirtingi reikalavimai.
Mes nepardavinėjame bendrųjų viešųjų pirkimų automatizavimo priemonių. Nagrinėjame konkretų jūsų procesą nuo paraiškos iki užsakymo. Nustatome, kurie užsakymai gali būti automatizuoti, o kuriems reikia žmogiškųjų žinių. Sukuriame sistemas, kurios atitinka jūsų organizacijos darbo principus.
Nežadama, kad viskas bus automatizuota. Tik praktiškas dirbtinis intelektas, kuris tvarkys įprastus užsakymus, kad pirkėjai galėtų sutelkti dėmesį į strateginius pirkimus.
