AI procesų automatizavimui ir darbo eigai
Operacijos vykdomos procesuose. Nuo užsakymo iki įvykdymo. Nuo užklausos iki sprendimo. Užduotis iki užbaigimo. Viskas vyksta etapais.
Kai procesai veikia sklandžiai, viskas vyksta sklandžiai. Kai taip nėra, viskas stringa. Užduotys susikaupia. Perdavimas nepavyksta. Žmonės gaišta laiką klausinėdami "kur tai yra?" ir "kas tai turi?".
Dauguma procesų problemų kyla ne dėl to, kad žmonėms nerūpi. Jos kyla dėl to, kad procesai vykdomi rankiniu būdu. Kažkas turi tai nukreipti. Kažkas turi tai patvirtinti. Kažkas turi patikrinti, ar ankstesnis žingsnis buvo atliktas.
AI gali automatizuoti rutinines dalis. Jis nepakeičia žmogaus sprendimo, tik atlieka taisyklėmis pagrįstą darbą, kurio nereikia.
Jūsų komanda nustos vykdyti procesus ir pradės spręsti problemas.
Kodėl sutrinka rankiniai procesai
Turite SOP. Dokumentuotos procedūros. Aiškius žingsnius, kaip viskas turėtų vykti.
Tačiau vykdymas atliekamas rankiniu būdu. Kažkas gauna užklausą. Jie nusprendžia, kas turėtų jį tvarkyti. Jie išsiunčia jį. Jie stebi, ar tai įvyko.
Kai garsumas mažas, tai veikia. Kai apimtis didelė, viskas prasprūsta pro plyšius:
- Užduotys nukreipiamos netinkamai komandai
- Patvirtinimai, laukiantys kažkieno, kuris yra išvykęs iš biuro, pašto dėžutėje
- Žingsniai praleisti, nes niekas nepatikrino užbaigimo
- Išimtys fiksuojamos tik per vėlai
- Niekas nežino, kur kas nors yra proceso metu
Jūsų komanda daugiau laiko praleidžia koordinuodama, o ne vykdydama. Susitikimai, skirti būklei stebėti. Elektroniniai laiškai, kuriuose ieškoma atnaujinimų. Eskalacijos, nes kažkas užstrigo.
Ne todėl, kad žmonės blogai atlieka savo darbą. Todėl, kad rankinis koordinavimas nėra svarbus.
Ką dirbtinis intelektas daro procesų automatizavimui
Jūsų procesuose dirbtinis intelektas priima įprastus sprendimus. Jis akimirksniu taiko taisykles. Jis teisingai nukreipia darbą. Jis stebi pažangą. Jis fiksuoja išimtis.
Jūsų komanda daugiausia dėmesio skiria pačiam darbui, o ne su juo susijusiam koordinavimui.
Pažangus užduočių maršruto parinkimas
Gautas naujas užsakymas. Kur ji keliauja? Į kurį sandėlį? Kuriai komandai? Priklauso nuo vietos, produkto tipo, atsargų lygio, komandos pajėgumo.
Kas nors turi visa tai peržiūrėti ir nuspręsti rankiniu būdu. Naudojant dirbtinį intelektą tai vyksta akimirksniu:
- Analizuoja užklausos informaciją
- Patikrina esamą darbo krūvį komandose.
- Atsižvelgiama į reikalingus įgūdžius ir sertifikatus.
- Vietos ir logistikos veiksniai
- Kelias į optimalią komandą
Ne tik greičiau, bet ir nuosekliau. Kiekvieną kartą galioja ta pati logika. Jokių skirtumų, priklausomai nuo to, kas jį tvarko.
Ypatingi atvejai? Dirbtinis intelektas juos pažymi, kad juos nukreiptų žmogus. Tačiau įprastiniai atvejai (o tokių atvejų yra dauguma) nukreipiami automatiškai.
Išmanusis patvirtinimo valdymas
Patvirtinimai viską sulėtina. Kiekvieną pirkinį reikia patvirtinti. Kiekvieną išimtį reikia patvirtinti. Kiekvieną pakeitimą reikia peržiūrėti.
Tačiau dauguma jų yra įprastos. Standartinis prašymas pagal politiką? Turėtų būti automatiškai patvirtintas. Neįprastas prašymas, neatitinkantis parametrų? Turėtų būti nukreiptas tinkamam tvirtintojui su visomis aplinkybėmis.
AI tvarko patvirtinimo logiką:
- Standartinės užklausos pagal ribas: automatiškai patvirtintos su audito seka
- Prašymai, kuriuos reikia peržiūrėti: nukreipiami į atitinkamą lygmenį atsižvelgiant į sumą, tipą, riziką.
- Sudėtingos užklausos: eskaluojamos su visomis aplinkybėmis ir istorija
- Užstrigę patvirtinimai: automatinis eskalavimas, jei per ilgai užsitęsia
Jūsų vadovai skiria laiko sprendimams, kuriuos iš tikrųjų reikia priimti. O ne guma antspauduoti įprastus prašymus.
O kai kas nors išeina? Dirbtinis intelektas nukreipia į atsarginį variantą. Jokių užklausų, kai reikia laukti atostogaujančio žmogaus.
Procesų stebėjimas realiuoju laiku
Kur viskas yra? Kas įstrigo? Kas rizikuoja praleisti terminus?
Dirbtinis intelektas seka kiekvieną užduotį kiekviename žingsnyje. Ne prašydamas žmonių pateikti atnaujinimus, o automatiškai stebėdamas sistemas. Jis žino:
- Kas kuriama ir kas prie to dirba
- Kas laukia (ir kiek laiko laukia)
- Artėjantys terminai
- Kur susidaro kliūčių
- Kurie procesai veikia lėčiau nei įprastai
Prietaisų skydelyje rodoma realaus laiko būsena. Ne "nuo vakar" ataskaitos - dabar. Jūsų vadovai žino, į ką reikia atkreipti dėmesį, ir neskuba ieškoti atnaujinimų.
Išimčių aptikimas, kuris iš tikrųjų veikia
Išimtys brangiai kainuoja. Užsisakykite trūkstamą informaciją. Žingsnis trunka per ilgai. Netinkamai vykdoma procedūra. Kol kas nors pastebi, tai jau būna problema.
Dirbtinis intelektas anksti užfiksuoja išimtis:
- Trūkstami duomenys: Užsakymas pateiktas be privalomų laukų? Žymima iš karto, o ne tada, kai užsakymas pasiekia įvykdymą.
- Proceso nuokrypiai: Žingsniai atlikti ne eilės tvarka? Praleistas kontrolinis sąrašas? AI pastebi.
- Laiko klausimai: Žingsnis trunka 3 kartus ilgiau nei įprastai? AI įspėja prieš baigiantis terminui.
- Su kokybe susijusios problemos: Klaidų dažnio didėjimas konkrečiame procese? Anksti aptiktas modelis.
- Atitikties spragos: Trūksta reikiamų dokumentų? Viršyta patvirtinimo riba? Užfiksuota automatiškai.
Jūsų komanda tvarko išimtis, kai jos dar mažos. Prieš joms išplintant. Prieš paveikiant klientus.
Automatinis atitikties tikrinimas
Kiekvienam procesui keliami reikalavimai. Žingsniai turi būti atliekami tam tikra tvarka. Dokumentacija turi būti išsami. Turi būti gauti patvirtinimai. Turi būti atlikti kokybės patikrinimai.
Visa tai tikrinti rankiniu būdu? Kažkas turi atlikti auditą. Geriausiu atveju - atrankiniai patikrinimai. Atitiktis tikisi.
AI tikrina kiekvieną atvejį:
- Ar atlikti visi reikalingi veiksmai?
- Ar buvo laikomasi tinkamos sekos?
- Ar dokumentai išsamūs ir tikslūs?
- Ar buvo gauti reikiami patvirtinimai?
- Ar audito seka rodo, kas ir kada ką padarė?
Procesas neatitinka reikalavimų? Iškart pažymėta. O ne po kelių savaičių per auditą. Jūsų atitiktis yra reali, o ne tikėtina.
Procesų našumo analizė
Kiek iš tikrųjų trunka procesai? Kur jie sulėtėja? Kurios komandos yra greitesnės? Kodėl?
AI stebi visų jūsų procesų našumo rodiklius:
- Ciklo trukmė pagal proceso tipą
- Darbo našumas pagal komandą ir asmenis
- Kur vėluojama (kokie etapai, kokie perdavimai)
- Klaidų dažnis ir pakartotinių darbų dažnumas
- Variacijos (nuoseklumas svarbus tiek pat, kiek ir greitis)
Pamatysite, kur reikia tobulėti. Ne spėlioti, o žiūrėti į duomenis. Ši komanda nuolat greitesnė? Sužinokite, ką jie daro kitaip. Šis žingsnis nuolat lėtas? Ištirkite, kodėl.
Procesų tobulinimas remiantis faktais, o ne jausmais.
Ką tai reiškia jums
Veiklos vadovams ir operacijų vadovams
Nuoseklus vykdymas visose vietose. Visur taikomos tos pačios taisyklės. Jokių skirtumų, atsižvelgiant į tai, kas dirba ar kiek yra užimtas.
mastelio keitimo operacijos. Dirbkite su dvigubai didesniu kiekiu be dvigubai didesnio darbuotojų skaičiaus. Koordinavimo darbas nedidėja kartu su apimtimi.
Geresnė atitiktis ir audito seka. Kiekvienas procesas dokumentuojamas automatiškai. Išsamios kiekvieno sandorio audito sekos. Atitikties užtikrinimas projektuojant, o ne tikrinant.
Veiklos matomumas. Realaus laiko prietaisų skydelis, kuriame matysite, kas vyksta. Pamatysite, kad susidaro kliūčių, kol jos dar netapo krize.
Mažesnis klaidų lygis. Automatinė patikra anksti užfiksuoja klaidas. Išimtys žymimos anksčiau, nei sukelia problemų.
Operacijų vadovams
Nustokite persekioti būsenos atnaujinimus. Sistema viską stebi. Matote, į ką reikia atkreipti dėmesį, neklausinėdami aplinkinių.
Sutelkite dėmesį į išimtis, o ne į rutiną. AI tvarko standartinę darbo eigą. Jūs sprendžiate neįprastus atvejus, kuriuos reikia įvertinti.
Sužinokite, kur kas įstrigo. Nelaukite, kol komandos nariai iškels problemą. Matote tai realiuoju laiku.
Duomenys tobulinimui. Sužinokite, kurie procesai veikia gerai, o kuriuos reikia taisyti. Tikrasis ciklo laikas, o ne įverčiai.
Sąžiningas darbo krūvio paskirstymas. Pažiūrėkite, kas yra perkrautas, o kas turi pajėgumų. Subalansuokite darbą remdamiesi realybe.
Darbą atliekančioms komandoms
Išvalyti užduočių eilę. Nebereikia galvoti "ką turėčiau dirbti?" Prioritetai apskaičiuojami automatiškai pagal terminus ir svarbą.
Jokių persekiojimų. Sistema perduoda darbą jums. Sako, ką reikia žinoti. Automatiškai eskaluoja, jei užstrigote.
Mažiau pridėtinių koordinavimo išlaidų. Praleiskite laiką dirbdami, o ne koordinuodami darbą. Jokių susitikimų, kuriuose būtų galima sekti būseną.
Greitas patvirtinimas. Automatiškai patvirtintos įprastinės užduotys. Nebereikia laukti dienų, kol kas nors uždės antspaudą.
Mažiau priešgaisrinių pratybų. Anksti pastebėtos išimtys. Problemos pastebimos prieš joms prasidedant. Mažiau panikos, daugiau planavimo.
Ko negali padaryti dirbtinis intelektas
Dirbtinis intelektas automatizuoja taisyklėmis pagrįstą darbą. Jis nepakeičia sprendimo. Štai kam vis dar reikia žmonių:
Tikrai neįprastų situacijų tvarkymas. AI nukreipia standartinius atvejus ir pažymi išimtis. Bet tikrai keistus kraštinius atvejus? Juos turi spręsti žmogus.
Derybos ir santykių valdymas. Klientas nusivylęs dėl vėlavimo? Tiekėjui reikia specialaus aptarnavimo? Tai žmogaus darbas.
Geresnių procesų kūrimas. AI stebi, kaip veikia dabartiniai procesai. Ar norite juos pertvarkyti, kad rezultatai būtų geresni? Tai priklauso nuo jūsų komandos.
Sprendimų priėmimas. Ar turėtume tai paspartinti? Padaryti išimtį? Ar patirti nuostolį, kad išsaugotume santykius? Kompiuteriai negali pasverti šių kompromisų.
Sudėtingi patvirtinimai. Paprasti patvirtinimai (pagal $X, pagal politiką) gali būti automatizuoti. Sudėtingus (strateginiai sprendimai, svarbios išimtys, tarpfunkcinis poveikis) turi peržiūrėti žmogus.
Galvokite apie dirbtinį intelektą kaip apie koordinavimo sluoksnį. Jūsų komanda tvarko mąstymo sluoksnį. Jie tiesiog dirba greičiau, nes pagrindinis darbas jau atliktas.
Procesų automatizavimo pradžia
Visko iš karto neautomatizuojate. Pradėkite nuo didžiausios apimties ir labiausiai standartizuotų procesų:
Geri pirmieji kandidatai:
- Užsakymų nukreipimas ir priskyrimas
- Standartinės patvirtinimo darbo eigos
- Prašymų priėmimas ir rūšiavimas
- Užduoties užbaigimo patikrinimas
- Pranešimai apie būseną ir eskalavimas
Nelabai geri pirmieji kandidatai:
- Labai kintantys procesai su daugybe išimčių
- Dažnai besikeičiantys procesai
- Sritys, kuriose kiekvienu atveju labai svarbus žmogaus sprendimas
- Procesai, kurių dar niekas nedokumentavo
Pradėkite ten, kur yra aiškus procesas, didelė apimtis ir akivaizdus skausmas. Įrodykite vertę. Tada pereikite prie sudėtingesnių atvejų.
Apatinė linija
Rankinis procesų koordinavimas nėra pritaikomas. Didesnė apimtis reiškia didesnes koordinavimo pridėtines išlaidas. Jūsų komanda, užuot dirbusi tikrąjį darbą, pasineria į maršrutų sudarymą, stebėjimą ir persekiojimą.
Koordinavimu rūpinasi dirbtinis intelektas. Jo maršrutai veikia teisingai. Jis stebi pažangą. Jis gaudo išimtis. Jis užtikrina atitiktį. Viskas automatiškai.
Jūsų komanda dirba su pačiu darbu. Ne susitikimuose apie darbą. Ne elektroniniais laiškais, kuriuose stebimas darbas. Ne skaičiuoklės, stebinčios darbą.
Rezultatas - sklandžios operacijos. Greitesnis ciklo laikas. Mažiau klaidų. Geresnė atitiktis. Specialistai dirba tai, kas jiems sekasi, o ne užsiima procesu.
Būtent tai iš tikrųjų užtikrina procesų automatizavimas naudojant dirbtinį intelektą. Ne "išjungtą šviesą". Tiesiog mažiau trinties ir daugiau dėmesio svarbiausiems dalykams.
Ar esate pasirengę automatizuoti darbo eigą?
Kiekvienoje operacijoje taikomi skirtingi procesai. Tai, kas veikia jūsų versle, priklauso nuo to, kaip dirbate šiandien.
Mes nesiūlome bendrinių darbo eigos įrankių. Nagrinėjame konkrečius jūsų procesus. Kur yra pridėtinės koordinavimo išlaidos? Kur viskas stringa? Ką realu automatizuoti atsižvelgiant į jūsų sistemas?
Tada sukuriame automatizavimą, kuris atitinka jūsų darbo eigą. Neprivalote keisti darbo būdo, kad jis atitiktų programinę įrangą. Programinė įranga veikia taip, kaip jūs dirbate.
