AI sutarčių valdymui: Niekada nepraleiskite pratęsimo, niekada nepraraskite sąlygų sekimo
Sutartys yra visur viešųjų pirkimų srityje. Tiekėjų sutartys. Paslaugų sutartys. Įsipareigojimai dėl apimties. Licencijavimo sutartys. Bendrieji susitarimai. Kiekvienoje iš jų yra svarbių sąlygų.
Kainos. Kiekiai. Pratęsimo datos. Sutarties nutraukimo sąlygos. Paslaugų lygio susitarimai. Baudos sąlygos. Detalės, nuo kurių priklauso, ar gausite vertę, ar jumis pasinaudos.
Tačiau dauguma įmonių nežino, kas numatyta jų sutartyse. Ne todėl, kad joms tai nerūpi. Nes jos turi šimtus sutarčių ir niekas neturi laiko skaityti ir sekti kiekvieną iš jų.
Praleidžiamos atnaujinimo datos. Automatinis pratęsimas atliekamas be peržiūros. Pamirštamos sąlygos. Tiekėjai nevykdo įsipareigojimų ir niekas to nepastebi. Pinigai visur lieka ant stalo.
Tai keičia dirbtinis intelektas. Jis skaito sutartis. Ištraukia tai, kas svarbu. Stebi kiekvieną datą ir įsipareigojimą. Užtikrina, kad žinotumėte, su kuo sutikote ir ar tai gaunate.
Kodėl nepavyksta valdyti sutarčių
Štai kaip atrodo sutarčių valdymas daugumoje įmonių:
Pasirašomos sutartys. Kažkas jas įformina. Paprastai į bendrą diską, galbūt į sutarčių valdymo sistemą, jei tokią turite.
Kas tada? Žmonės pamiršta, kas juose yra. Viešųjų pirkimų specialistas, kuris derėjosi dėl sandorio, pereina į kitas pareigas. Sutartis pasilieka.
Po metų sutartis automatiškai pratęsiama. Niekas jos neperžiūrėjo. Niekas nepatikrino, ar sąlygos tebėra konkurencingos. Niekas nepatikrino, ar tiekėjas laikosi savo įsipareigojimų. Esate įsipareigoję dar vieneriems metams.
Arba dar blogiau - praleidžiate įspėjimo apie sutarties nutraukimą terminą. Norėjote pakeisti tiekėją, bet nepranešėte jam likus 90 dienų iki sutarties pratęsimo. Dabar įstrigote dar vienam sutarties laikotarpiui.
Tuo tarpu jūs užsakote iš tiekėjų nežinodami, dėl ko derėjotės. Ar tai sutartyje nurodyta kaina? Ar gauname kiekio nuolaidas, dėl kurių derėjomės? Ar tiekėjas laikosi tiekimo įsipareigojimų?
Niekas nežino. Ne todėl, kad nenori - nes viso to stebėti rankiniu būdu neįmanoma.
Viešųjų pirkimų komandos negali perskaityti šimtų sutarčių ir prisiminti kiekvieno termino. Jos negali stebėti, kaip kiekvienas tiekėjas vykdo visus įsipareigojimus. Jos negali sekti dešimčių sutarčių pratęsimo datų ir tuo pat metu atlikti visų kitų darbų.
Taigi viskas pasimeta. Praleidžiami atnaujinimai. Sąlygos nevykdomos. Pinigai iššvaistomi.
Ką dirbtinis intelektas daro sutarčių valdymui
AI ne tik saugo sutartis. Jis jas skaito. Supranta jas. Stebi jas. Štai kaip.
Automatiškai ištraukia pagrindinius terminus
Įkelkite sutartį į dirbtinį intelektinį dirbtinį kompiuterį. Jis perskaitys visą dokumentą - kiekvieną puslapį, kiekvieną punktą, kiekvieną sąlygą.
Ji ištraukia tai, kas svarbu:
- Informacija apie kainas: Vieneto kainos. Kiekio nuolaidos. Kainų koregavimo išlygos. Minimalios ir maksimalios kainos sąlygos.
- Tūrio įsipareigojimai: Minimalūs pirkimo įsipareigojimai. Apimties pertraukos ribos. Įsipareigojimų laikotarpiai. Baudos už trūkumus.
- Sutarties datos: Darbo pradžios data. Pabaigos data. Atnaujinimo data. Įspėjimo apie sutarties nutraukimą laikotarpiai. Automatinio pratęsimo sąlygos.
- Paslaugų lygio susitarimai: Pristatymo terminai. Kokybės standartai. Reagavimo laikas. Veikimo trukmės įsipareigojimai. Veiklos rodikliai.
- Nutraukimo sąlygos: Pranešimo reikalavimai. Sutarties nutraukimo prieš terminą sąlygos. Pažeidimo sąlygos. Pasitraukimo sąlygos ir mokesčiai.
- Mokėjimo sąlygos: Mokėjimo grafikai. Neto sąlygos. Ankstyvo mokėjimo nuolaidos. Baudos už pavėluotus mokėjimus.
- Atitikties reikalavimai: Sertifikatai. Draudimas. Auditai. Prievolės teikti ataskaitas. Atitiktis teisės aktų reikalavimams.
Tai nėra raktinių žodžių paieška. Dirbtinis intelektas supranta kontekstą. Jis žino, kad mokėjimo terminas "net 30" skiriasi nuo "30 dienų pranešimo apie sutarties nutraukimą". Jis atskiria kainų didinimo išlygas ir apimties nuolaidų lygius.
Iš nestruktūrizuotų sutarčių gaunate struktūrizuotus duomenis. Kiekvienas pagrindinis terminas išskirtas, suskirstytas į kategorijas ir paruoštas naudoti.
Daugiau nebereikia skaityti 40 puslapių sutarčių ir ieškoti pratęsimo datos. Nebereikia ieškoti dokumentų, kad prisimintumėte įspėjimo apie sutarties nutraukimą terminą. Viskas suvesta ir sutvarkyta.
Stebi atnaujinimo datas ir niekada nepraleidžia terminų
Brangiausia sutarčių valdymo nesėkmė? Praleistas sutarties pratęsimas.
Automatinis atnaujinimas atliekamas be peržiūros. Įspėjimo apie sutarties nutraukimą laikotarpis praeina nepastebimai. Prarandate galimybę iš naujo derėtis, keisti tiekėjus ar koreguoti sąlygas.
Dirbtinis intelektas stebi kiekvieną svarbią datą:
- Sutarties pabaigos datos: Kada baigiasi šios sutarties galiojimo laikas?
- Automatinio pratęsimo datos: Kada ši sutartis bus automatiškai atnaujinta, jei nesiimsime jokių veiksmų?
- Pranešimo apie sutarties nutraukimą terminai: Paskutinė diena pateikti pranešimą, jei norime nutraukti arba iš naujo derėtis.
- Svarbiausios datos: Tūrio įsipareigojimo kontroliniai taškai. Veiklos rezultatų peržiūros datos. Kainų koregavimo datos.
- Atitikties terminai: Kai reikia atnaujinti sertifikatus. Kai baigiasi reikalaujamų dokumentų galiojimo laikas.
Jame ne tik stebimos datos. Ji įspėja jus prieš joms tampant svarbiomis.
Apie sutarties nutraukimą reikia pranešti likus 90 dienų iki pratęsimo? Įspėjimą gausite prieš 120 dienų. Laikas įvertinti tiekėją, apsvarstyti alternatyvas ir priimti sprendimą.
Kainos koregavimo sąlyga leidžia kasmet didinti kainą? Jūs gaunate įspėjimą prieš tiekėjui ja pasinaudojant. Laikas derėtis arba pasiruošti.
Pasibaigia apimties įsipareigojimo laikotarpis? Gavote prognozę: ar ją įvykdysite? Jei ne, laikas koreguoti užsakymą arba iš naujo derėtis dėl sąlygų.
Nereikia tvarkyti skaičiuoklių. Jokių rankinių kalendoriaus įrašų. Jokių praleistų terminų, nes kažkas pamiršo patikrinti.
Lyginamos įvairių tiekėjų sutarčių sąlygos
Turite penkis tiekėjus, teikiančius panašius produktus. Ar jums taikomos vienodos sąlygos? O gal vienas tiekėjas išsiderėjo geresnes sąlygas, kurios turėtų būti jūsų etalonas?
Dirbtinis intelektas lygina sutartis:
- Kainų palyginimas: Kurio tiekėjo panašių produktų kainos yra geriausios? Kur yra kainų nuokrypių?
- Mokėjimo sąlygos: Su vienu tiekėju - 30 grynųjų, su kitu - 60 grynųjų. Kodėl toks skirtumas? Ar galite standartizuoti?
- Paslaugų lygiai: Vienas tiekėjas įsipareigoja pristatyti prekes per 48 valandas, kitas - per 5 dienas. Ar mokate tiek pat?
- Kiekio nuolaidos: Skirtingi lūžio taškai ir diskonto normos. Kuri struktūra yra naudingiausia?
- Nutraukimo lankstumas: Apie kai kurias sutartis pranešama prieš 90 dienų, apie kitas - prieš 180 dienų. Kai kuriose sutartyse yra išėjimo mokesčiai, kitose - ne.
- Rizikos paskirstymas: Kas prisiima riziką dėl kokybės problemų? Pristatymo nesėkmės? Kainų svyravimai?
Matote modelius. Vienas tiekėjas nuolat gauna geresnes sąlygas. Kodėl? Arba jūs turite tvirtesnius santykius su juo, arba jūsų komanda geriau derėjosi. Bet kokiu atveju tai tampa jūsų etalonu kitiems tiekėjams.
Pastebite problemas. Vieno tiekėjo sąlygos yra išskirtinės - blogesnės mokėjimo sąlygos, griežtesni įsipareigojimai, didesnės baudos. Laikas iš naujo derėtis arba apsvarstyti alternatyvas.
Derybos dėl sutarties tampa strateginės. Žinote, kokios sąlygos yra standartinės jūsų tiekėjų bazėje. Žinote, kur turite įtakos. Derybas vedate turėdami žinių.
Stebi, kaip laikomasi sutarties sąlygų
Sutartys svarbios tik tada, jei abi šalys jų laikosi. Tačiau dauguma įmonių neseka, ar tiekėjai laikosi įsipareigojimų.
AI stebi sutarties vykdymą:
- Kainų atitikimas: Ar mums taikoma sutartyje numatyta kaina? Ar taikomos nuolaidos? Ar kainos didinamos laikantis sutartų sąlygų?
- Įsipareigojimų apimties stebėjimas: Ar vykdome minimalius pirkimo įsipareigojimus? Ar pasiekėme apimties lūžius, dėl kurių turėtų būti taikomos geresnės kainos?
- Pristatymo našumas: Ar tiekėjas laikosi įsipareigotų pristatymo terminų? Kaip dažnai jų nesilaiko? Kiek?
- Kokybės standartai: Defektų lygis. Grąžinimo rodikliai. Kokybės rodikliai, palyginti su sutartyje numatytais standartais.
- Paslaugų lygio laikymasis: Reagavimo laikas. Problemų sprendimas. Paramos prieinamumas. Viskas, kas buvo pažadėta SLA.
- Dokumentų atitiktis: Ar reikiami sertifikatai yra galiojantys? Ar išlaikytas draudimas? Ar atliekami auditai?
Dirbtinis intelektas susieja sutarties sąlygas su veiklos duomenimis. Jis ne tik žino, kas buvo pažadėta, bet ir stebi, ar tai įvykdyta.
Tiekėjas įsipareigoja laiku pristatyti 95% prekių, tačiau laiku pristato tik 80% prekių? Dirbtinis intelektas tai pažymi duomenimis. Laikas diskutuoti apie tiekėjo veiklos rezultatus, pagrįstus faktais.
Iš jūsų reikalaujama daugiau nei sutartyje nurodyta kaina? AI tai užfiksuoja prieš jums apmokant sąskaitą faktūrą, o ne po kelių mėnesių atliekant auditą.
Tai nereiškia, kad su tiekėjais reikia būti priešiškai nusiteikusiems. Kalbama apie atskaitomybę. Abi šalys susitarė dėl sąlygų. Dirbtinis intelektas užtikrina, kad abi šalys jų laikytųsi.
Siūlo derybų punktus dėl atnaujinimo
Artėja sutarties atnaujinimas. Laikas derėtis. Bet dėl ko turėtumėte derėtis?
AI pateikia derybų santrauką:
- Veiklos analizė: Kaip tiekėjui sekėsi dirbti? Kur jie įvykdė įsipareigojimus? Kur jie nevykdė įsipareigojimų?
- Kainų lyginamasis standartas: Kaip šio tiekėjo kainodara skiriasi nuo kitų? Su rinkos kainomis? Ar per sutarties laikotarpį kainos padidėjo?
- Apimties analizė: Ar įvykdėme apimties įsipareigojimus? Jei juos viršijome, ar turėtume derėtis dėl geresnių tarifų? Jei nevykdome, ar turėtume pakoreguoti įsipareigojimus?
- Terminų palyginimas: Kaip šio tiekėjo sąlygos skiriasi nuo kitų jūsų tiekėjų sąlygų? Kur yra tobulinimo galimybių?
- Rinkos žvalgyba: Kas vyksta rinkoje? Ar keičiasi pasiūlos sąlygos? Ar yra naujų tiekėjų?
- Sverto vertinimas: Kur turite derybinių svertų? Apimties koncentracija? Alternatyvūs tiekėjai? Geri veiklos rezultatai?
Į derybas dėl atnaujinimo einate turėdami duomenų. Ne tik prašydami "geresnių sąlygų". Prašykite konkrečių patobulinimų, pagrįstų veiklos duomenimis ir rinkos kontekstu.
"Jūsų laiku pristatyta 82%, t. y. mažiau nei sutartyje numatyta 95%. Mums reikia arba pagerinti veiklos rezultatus, arba pakoreguoti kainą, kad ji atspindėtų papildomas išlaidas, kurias dėl to patiriame."
"Savo įsipareigojimus dėl apimties viršijome 30%. Turėtume aptarti geresnes kainas už šį padidėjusį kiekį."
"Lyginamieji tiekėjai siūlo grynąsias 45 sąlygas. Norėtume pakeisti grynąsias 30 sąlygas, kad jos atitiktų rinkos standartus."
Konkrečiai. Duomenimis pagrįsti. Pagrįsti. Tokios derybos, kurios duoda rezultatų.
Ką tai reiškia jums
CPO ir pirkimų vadovams
Visiškai matote ir kontroliuojate savo sutarčių portfelį.
- Nėra praleistų atnaujinimų: Stebima kiekviena svarbi data. Įspėjimai prieš terminus. Laikas priimti strateginius sprendimus.
- Geresnė derybinė pozicija: Veiklos duomenys. Rinkos lyginamieji rodikliai. Terminų palyginimai. Derybų įrodymai.
- Matomumas sutartiniams įsipareigojimams: Žinokite, ką įsipareigojote. Stebėkite, ar įsipareigojimai vykdomi.
- Standartizuoti terminai: Sužinokite, kur skiriasi skirtingų tiekėjų sąlygos. Skatinkite nuoseklumą, kai tai tikslinga.
- Rizikos valdymas: Sužinokite, kur turite nepalankių sąlygų. Nustatykite sutartis, į kurias reikia atkreipti dėmesį.
Pirkimų vadovams ir pirkėjams
Valdote sutartis, o ne medžiojate informaciją.
- Žinokite, kas numatyta jūsų sutartyse: Neskaitant kiekvieno puslapio iš naujo. Pagrindiniai terminai išskirti ir prieinami.
- Pasiruoškite duomenų atnaujinimui: Veiklos analizė. Rinkos kontekstas. Parengti derybų punktai.
- Stebėkite tiekėjų veiklos rezultatus: palyginti su sutartyje numatytais įsipareigojimais. Tiekėjų diskusijų įrodymai.
- Užtikrinkite kainų laikymąsi: Patvirtinkite mokesčius pagal sutartyje numatytas sąlygas. Užfiksuokite per didelius mokesčius prieš mokėjimą.
- Dėmesys strateginėms sutartims: Įprastinės sutartys stebimos automatiškai. Sutelkite dėmesį į didelės vertės, sudėtingas sutartis.
Verslui
Geresnis sutarčių valdymas reiškia geresnes sąlygas ir mažiau problemų.
- Geresnės sutarties sąlygos: Duomenimis pagrįstos derybos dėl atnaujinimo duoda geresnių rezultatų nei reaktyviai vykdomos atnaujinimo derybos.
- Tiekėjų atskaitomybė: Veiklos stebėjimas užtikrina, kad tiekėjai įvykdytų tai, ką žada.
- Pinigai nepaliekami ant stalo: Kainų atitikties tikrinimas. apimties nuolaidos realizavimas. Strategiškai naudojami nutraukimo langai.
- Rizikos mažinimas: Stebimi sutartiniai įsipareigojimai. Atitikties stebėsena. Anksti pastebimos problemos.
- Strateginis lankstumas: Žinokite, kada baigiasi sutarčių galiojimas. Planuokite tiekėjų keitimą. Venkite nepageidaujamų automatinių sutarčių pratęsimų.
Ko dirbtinis intelektas nepadarys
Aiškiai apibrėžkime ribas.
AI neveda derybų dėl sutarčių. Derybas veda žmonės. Dirbtinis intelektas teikia duomenis ir analizę, kuriais grindžiamos derybos.
Dirbtinis intelektas neaiškina dviprasmiškų sutarčių formuluočių, dėl kurių nesutaria net teisininkai. Sudėtingam teisiniam aiškinimui vis dar reikia žmogaus patirties.
Dirbtinis intelektas nepriima strateginių sprendimų dėl sutarčių pratęsimo. Tai, ar pratęsti, persvarstyti ar pakeisti tiekėją, priklauso nuo verslo strategijos, santykių ir veiksnių, nesusijusių su sutarties sąlygomis.
AI suteikia galimybę susipažinti su informacija apie sutartis. Ji stebi datas ir įsipareigojimus. Ji stebi, kaip laikomasi reikalavimų. Teikia duomenis, reikalingus sprendimams priimti.
Jūsų pirkimų komanda vis dar priima strateginius sprendimus. Tik jie priima juos turėdami daugiau informacijos ir daugiau laiko, nes nėra paskendę sutarčių administravime.
Realūs sutarčių valdymo dirbtinio intelekto rezultatai
Štai kaip tai atrodo praktiškai:
Nulis praleistų atnaujinimų: Kiekvienas atnaujinimas stebimas. Siunčiami įspėjimai, kad būtų galima imtis strateginių veiksmų. Daugiau jokių nepageidaujamų automatinių pratęsimų.
Geresnės pratęsimo sąlygos: Duomenimis pagrįstos derybos vidutiniškai 5-15% geresnės kainos. Veiklos rezultatais pagrįstos diskusijos sustiprina sąlygas.
Sutaupytos lėšos, skirtos kainų atitikčiai užtikrinti: Užfiksavus per didelius mokesčius ir praleistas nuolaidas paprastai sutaupoma 2-5% sutartinių išlaidų.
Greitesnė prieiga prie sutarties: Pagrindinių terminų paieška užtrunka kelias sekundes, o ne valandas dokumentų skaitymo. Į klausimus atsakoma iš karto.
Tiekėjų atskaitomybė: Veiklos rezultatų stebėjimas suteikia įrodymų diskusijoms. Tiekėjai rimčiau žiūri į įsipareigojimus, kai jie stebimi.
Tai nėra susiję su revoliuciniais pokyčiais. Reikia tinkamai valdyti sutartis, kad tam nereikėtų armijos žmonių.
Ar esate pasirengę kontroliuoti savo sutartis?
Kiekvienos įmonės sutarčių portfelis yra skirtingas. Skirtingi tiekėjai. Skirtingos sutarčių struktūros. Skirtingos jūsų verslui svarbios sąlygos.
Mes neparduodame bendrinių sutarčių valdymo sistemų. Nagrinėjame konkrečias jūsų sutartis ir nustatome, ką reikia stebėti. Sukuriame sistemas, kurios išgauna jums svarbias sąlygas. Sukuriame įspėjimus ir ataskaitas, atitinkančias jūsų viešųjų pirkimų komandos darbą.
Negalima žadėti, kad dirbtinis intelektas supras visus teisinius niuansus. Tik praktinės priemonės, kurios padės valdyti jūsų sutartis ir užtikrins, kad nepraleisite to, kas svarbu.
