IA para contas a pagar e a receber: Lide com mais transações com menos esforço
O AP e o AR são fábricas de transações. Centenas ou milhares de faturas fluem todos os meses. Cada uma delas precisa ser registrada, combinada, aprovada, paga ou cobrada.
É um trabalho de volume. Regras claras. Etapas específicas. Poucas mudanças de uma transação para outra.
Sua equipe passa horas fazendo a correspondência entre faturas e pedidos de compra. Verificando a correspondência de três vias. Programar execuções de pagamento. Envio de lembretes de cobrança. Reconciliação de contas. Responder a e-mails do tipo "onde está meu pagamento?".
Esse não é um trabalho financeiro estratégico. Trata-se de processamento de transações. E a IA foi criada exatamente para isso.
A IA lida com o volume. Sua equipe lida com as exceções. Em vez de processar 200 transações de rotina e 10 casos problemáticos, sua equipe se concentra nos 10 que realmente precisam de julgamento humano.
O desafio AP/AR
O volume de transações cresce com sua empresa. Mas sua equipe não cresce no mesmo ritmo.
Em Contas a pagar:
- As faturas chegam por e-mail, correio, portal, EDI, fax
- Cada fornecedor formata as faturas de maneira diferente
- Cada fatura precisa corresponder ao pedido e ao recibo
- O encaminhamento da aprovação depende do valor, do departamento e do tipo de fornecedor
- Saldos de programação de pagamentos, datas de vencimento, descontos e posição de caixa
- Os fornecedores ligam perguntando sobre o status do pagamento
- As provisões de fim de mês precisam ser calculadas
Em Contas a receber:
- As faturas precisam ser geradas e enviadas corretamente
- Os pagamentos chegam por cheque, ACH, transferência eletrônica, cartão de crédito
- A aplicação de caixa associa os pagamentos às faturas
- Os pagamentos e as deduções a descoberto precisam ser investigados
- As cobranças exigem acompanhamento de contas atrasadas
- Os clientes contestam as faturas e precisam de uma solução
- As metas de DSO precisam ser monitoradas
Cada etapa é simples. Mas multiplique por centenas de transações e você terá trabalho em tempo integral para várias pessoas.
Quando o volume aumenta, você tem três opções: contratar mais pessoas, trabalhar mais horas ou deixar as coisas correrem. Nenhuma dessas opções é boa.
A IA lhe dá uma quarta opção: lidar com a rotina automaticamente.
O que a IA faz pelas contas a pagar
Processa faturas automaticamente
A fatura chega. A IA:
Extrai todos os dados:
Fornecedor, número da fatura, data, itens de linha, valores, termos, número do pedido. Tudo o que é necessário para o processamento.
Valida a fatura:
A matemática faz sentido? O fornecedor está no sistema? O endereço está correto? As condições de pagamento estão de acordo com o combinado?
Verifica se há duplicatas:
Essa fatura já foi enviada antes? Mesmo fornecedor, mesmo valor, mesma data? Tentativas duplicadas são sinalizadas imediatamente.
Cria a entrada de AP:
Lançamentos automáticos em seu ERP ou sistema contábil. Códigos GL atribuídos com base nas regras definidas por você.
Tudo isso acontece em menos de um minuto. Sem digitação humana. Sem erros de entrada de dados.
Maçanetas Three-Way Matching
A correspondência de três vias é um controle essencial. Também é tedioso.
As partidas de IA:
- Fatura para pedido de compra: Fornecedor certo? Itens certos? Preços corretos?
- Da fatura ao recibo: Nós realmente recebemos o que está sendo cobrado?
- Todos os três juntos: As quantidades e os valores estão alinhados em todos os três documentos?
Combinação perfeita:
Tudo se alinha dentro das tolerâncias aceitáveis. A IA aprova automaticamente e coloca em fila para pagamento.
Variação menor:
Pequena diferença na quantidade ou no preço. Abaixo de seu limite de tolerância. A IA sinaliza, mas pode aprovar automaticamente se você configurá-la dessa forma.
Variação significativa:
Incompatibilidade de material. Quantidade diferente. Preço diferente. Pedido de compra ausente. A IA sinaliza para revisão humana e encaminha para a pessoa certa.
Sua equipe só vê as exceções. O 90% que combina perfeitamente? Já está sendo tratado.
Rotas para aprovação de forma inteligente
Toda empresa tem regras de aprovação. A IA as segue:
Roteamento baseado em quantidade:
Abaixo de $500? Aprovação do gerente. $500-$5.000? Aprovação do diretor. Mais de $5.000? Aprovação do vice-presidente. A IA conhece sua matriz de aprovação.
Roteamento baseado em departamento:
Despesas de marketing? Vai para o gerente de marketing. Despesas de TI? Vai para o diretor de TI. Entre departamentos? Vai para ambos.
Roteamento baseado no fornecedor:
Novo fornecedor? Vai para o setor de compras para verificação. Fornecedor conhecido? Processo padrão. Fornecedor na lista de observação? Vai para o controlador.
Tratamento prioritário:
Há desconto para pagamento antecipado? Alta prioridade. Termos padrão de 30 dias? Fila normal. Já vencido? Urgente.
Os aprovadores recebem notificações por meio de seu canal preferido. E-mail, Slack, Teams, aplicativo móvel. Eles aprovam ou rejeitam com um clique. Não é necessário procurar a fatura nos e-mails.
Otimiza o agendamento de pagamentos
Quais faturas você deve pagar esta semana? A IA ajuda você a decidir.
Ele considera:
- Datas de vencimento: O que deve ser pago para evitar taxas de atraso?
- Descontos por pagamento antecipado: Que descontos podemos obter?
- Posição de caixa: Quanto podemos pagar agora?
- Relacionamentos com fornecedores: Quem priorizamos por motivos estratégicos?
- Condições de pagamento: Qual é o momento ideal para o fluxo de caixa?
A IA sugere execuções de pagamento que equilibram todos esses fatores. Você analisa. Ajusta, se necessário. Aprova. Os pagamentos são executados.
Resultado: Mais descontos por pagamento antecipado capturados. Menos taxas de atraso. Melhor gerenciamento de caixa. Menos planejamento manual.
Gerencia as comunicações com os fornecedores
E-mails do fornecedor: "Qual é o status da fatura 12345?"
Antes da IA: alguém pesquisa nos sistemas e nos e-mails. Descobre o status. Escreve uma resposta. Demora 10 minutos.
Com IA: resposta instantânea. "A fatura 12345 foi aprovada e programada para pagamento em 15 de maio." A IA verifica o sistema e responde automaticamente.
Para perguntas complexas, a IA encaminha para um humano. Mas as verificações de status de rotina? São tratadas automaticamente. Sua equipe deixa de ser o intermediário entre os fornecedores e seus sistemas.
O que a IA faz pelas contas a receber
Gera e envia faturas
As faturas precisam ser emitidas no prazo. Com as informações corretas. Para a pessoa certa.
A IA:
Cria faturas a partir de pedidos:
Pedido atendido? A fatura é gerada automaticamente. Todos os itens de linha. Preços corretos. Termos adequados. Formato específico do cliente, se necessário.
Aplica regras específicas do cliente:
Alguns clientes precisam de números de pedido nas faturas. Alguns precisam de números de referência específicos. Alguns precisam que as faturas sejam enviadas para billing@, não para finance@. A IA lida com os requisitos do cliente.
Envia por meio de canais preferenciais:
E-mail, EDI, upload do portal, correio impresso. Independentemente de como o cliente deseja receber as faturas, a IA as fornece.
Entrega de trilhas:
E-mail aberto? PDF baixado? EDI confirmado? A IA rastreia o recebimento e sinaliza se algo não foi entregue.
As faturas são emitidas mais rapidamente. De forma mais consistente. Com menos erros. Isso significa um pagamento mais rápido.
Aplica dinheiro automaticamente
A aplicação de caixa é a correspondência entre pagamentos e faturas. Conceito simples. Realidade que consome muito tempo.
As partidas de IA:
Combinações perfeitas:
O valor do pagamento é exatamente igual ao valor da fatura. O nome do cliente é igual. O IA é aplicado automaticamente.
Pagamentos parciais:
O cliente pagou $8.000 contra uma fatura de $10.000. O IA aplica o pagamento parcial e mantém o saldo em aberto.
Pagamentos com várias faturas:
Um cheque de $50.000 cobrindo 15 faturas. A IA faz a correspondência com as faturas certas com base em valores, números de faturas em referências de pagamento ou padrões históricos.
Dinheiro não aplicado:
O pagamento não corresponde claramente a nenhuma fatura. A IA o sinaliza para análise humana e fornece sugestões de correspondências com base no valor e no histórico do cliente.
Sua equipe só toca nas exceções. Todo o resto flui automaticamente.
Gerencia coleções de forma sistemática
As cobranças são um trabalho de acompanhamento. A IA faz isso de forma consistente.
Monitora as datas de vencimento:
A fatura vence amanhã? A IA registra isso. Vencida? Começa o escalonamento.
Envia lembretes automaticamente:
Lembrete amigável 5 dias antes da data de vencimento. Outro lembrete na data de vencimento. Lembretes escalonados em 7, 14, 30 dias após o vencimento. O tempo e o tom são baseados em suas regras.
Personaliza as comunicações:
"A fatura 5678 de $12.500, datada de 1º de abril, está vencida há 15 dias. O pagamento era esperado para 30 de abril." Detalhes específicos, não modelos genéricos.
Rastreia as respostas:
O cliente diz "o cheque está no correio"? A IA registra e acompanha o caso se o pagamento não chegar. Há uma disputa? Encaminha para o especialista em AR.
Escalona adequadamente:
Pequena quantia, primeiro atraso? Lembretes automatizados. Grande quantidade, atraso repetido? Encaminhamentos para o gerente de AR. Valor muito alto, com atraso significativo? Encaminha para o CFO.
Acompanhamento consistente. Nenhuma conta esquecida. Não há conversas incômodas adiadas. Apenas gerenciamento sistemático de cobranças.
Lida com disputas e deduções
O cliente paga $9.000 em uma fatura de $10.000 e diz "erro de preço".
A IA:
- Detecta o pagamento curto
- Verifica se há uma nota ou motivo de disputa
- Puxa a cotação, o pedido e a fatura originais
- Verifica o histórico de preços com esse cliente
- Sinaliza a disputa e a encaminha para o especialista em AR com todas as informações relevantes já reunidas
Seu especialista em AR investiga com todo o contexto já fornecido. Não há necessidade de procurar nos sistemas. Não há necessidade de descobrir o que aconteceu. Tudo o que é necessário está ali.
Previsões de cobranças em dinheiro
Quanto dinheiro você receberá na próxima semana? No próximo mês?
A IA analisa:
- Faturas pendentes e datas de vencimento
- Padrões históricos de pagamento por cliente
- Tendências sazonais
- Problemas atuais de coleta
- Disputas pendentes
Resultado: Previsões de cobrança de caixa que de fato refletem a realidade. Não apenas somando valores de faturas e esperando. Previsões reais baseadas em como os clientes realmente pagam.
Uma melhor previsão de caixa significa uma melhor gestão de caixa. Não há surpresas quanto à possibilidade de pagamento da folha de pagamento ou da compra do equipamento.
O que a IA faz pela reconciliação
A reconciliação é um trabalho de correspondência. A IA é excelente em correspondência.
Reconciliação bancária
A IA:
- Extrai transações de seu feed bancário
- Extrai transações de seu sistema contábil
- Combina com tudo o que está alinhado
- Sinaliza o que não corresponde
- Cria um relatório de reconciliação mostrando os itens combinados e as exceções
Sua equipe analisa as exceções. Os outros 95% de transações? Já foram reconciliadas.
Reconciliação da conta do fornecedor
Seus registros dizem que você deve ao fornecedor X $25.000. O extrato deles diz que você deve $27.000. Qual é a diferença?
A IA compara linha por linha:
- Quais faturas aparecem em ambos?
- Quais faturas estão apenas em seu extrato?
- Quais pagamentos eles receberam que registramos?
- Qual é a diferença e por quê?
Ele gera um relatório de reconciliação mostrando que a diferença de $2.000 é a fatura 789 que ainda não recebemos. Mistério resolvido em minutos, não em horas.
Reconciliação de contas de clientes
O mesmo conceito para AR. O cliente diz que não deve nada. Seu sistema mostra $15.000 pendentes.
A IA identifica o que eles pagaram e que você ainda não aplicou. Quais faturas foram contestadas. Quais créditos estão pendentes. Apresenta uma reconciliação clara e pronta para discussão com o cliente.
O que isso significa para você
Para CFOs e líderes financeiros
Escala sem número proporcional de funcionários:
Os negócios crescem 50%? O volume de transações cresce 50%. Mas sua equipe de AP/AR não precisa aumentar 50%. A IA lida com o aumento do volume.
Melhor gerenciamento do capital de giro:
Capture mais descontos por pagamento antecipado. Coleta de contas a receber mais rapidamente. Melhor previsão de caixa. Tudo isso melhora o capital de giro.
Menor custo por transação:
O processamento manual de uma fatura custa $10-$15. Com a IA, esse custo cai para $2-$3. O mesmo vale para AR. Em grandes volumes, isso economiza dinheiro de verdade.
Menos erros e disputas:
Um processamento consistente significa menos erros. Menos erros significam menos disputas com fornecedores e reclamações de clientes.
Melhor conformidade e controles:
A correspondência de três vias é sempre aplicada. Regras de aprovação sempre seguidas. Manutenção da segregação de funções. Sem exceções, a menos que você as permita explicitamente.
Para equipes de AP/AR
Pare de fazer a entrada de dados:
Não é mais necessário digitar os dados da fatura. Não é mais necessário procurar POs correspondentes. Não há mais reconciliação manual de correspondências perfeitas. A IA cuida do processamento de rotina.
Concentre-se em exceções e relacionamentos:
Disputa com o fornecedor? Problema com o cliente? Configuração de novo fornecedor? Transação incomum? É aqui que você agrega valor. As transações de rotina não precisam de sua experiência.
Responda às perguntas instantaneamente:
"Onde está meu pagamento?" Procure-o em segundos, pois tudo está no sistema e atualizado. Melhor serviço com menos esforço.
Lidar com períodos de pico sem pânico:
Aumento no final do mês? Fechamento de fim de ano? A IA não diminui a velocidade. Não há horas extras. Sem atrasos. Sem estresse.
Faça um trabalho que seja de fato interessante:
Aprimoramento de processos. Negociação com fornecedores. Estratégia de cobrança. Solução de problemas. Isso é melhor do que processar a fatura número 847.
Para toda a empresa
Os fornecedores são pagos de forma previsível:
Processamento consistente. Cronogramas de pagamento claros. Menos pagamentos atrasados. Isso faz de você um cliente melhor e pode melhorar os termos.
Os clientes têm uma experiência melhor:
Faturas precisas. Respostas rápidas a perguntas. Acompanhamento profissional das cobranças. Isso torna mais fácil fazer negócios com você.
O fluxo de caixa é mais previsível:
Uma melhor previsão de contas a pagar e a receber significa menos surpresas de caixa. Você sabe o que está por vir.
O fechamento do mês é mais rápido:
Quando o AP e o AR estão atualizados e limpos, o fechamento é mais rápido. Menos confusão. Menos estresse.
Cenários comuns
Processamento de faturas padrão
A fatura do fornecedor regular chega. A IA:
- Extrai dados em 10 segundos
- Corresponde ao pedido automaticamente
- Confirma o recebimento no sistema
- Valida o alinhamento de tudo
- Encaminhamento ao gerente para aprovação
- O gerente aprova via celular em 30 segundos
- Fatura na fila para execução de pagamento
Tempo total desde o recebimento até a fila de pagamento: 2 minutos. Tempo humano: 30 segundos para aprovação. Todo o resto é automático.
Aplicativo de pagamento do cliente
O cliente recebe um pagamento ACH de $47.500. A IA:
- Visualiza o pagamento no feed do banco
- Identifica o cliente a partir dos dados bancários
- Encontra faturas em aberto para esse cliente
- Corresponde a três faturas específicas, totalizando $47.500
- Aplica o pagamento automaticamente
- Atualiza o saldo da conta do cliente
- Envia confirmação de pagamento ao cliente
Tempo total: Menos de 1 minuto. Envolvimento humano: Nenhum. O pagamento foi aplicado corretamente e o cliente foi notificado.
Acompanhamento de cobranças
A fatura de $15.000 está vencida há 10 dias. O IA:
- Envia um e-mail de lembrete educado ao cliente
- O cliente responde: "Precisamos de uma cópia do recibo de entrega assinado"
- A IA encontra o recibo de entrega no sistema
- Envia-o automaticamente ao cliente
- O cliente responde: "Obrigado, o cheque será cortado na sexta-feira"
- O AI registra isso no sistema e define um lembrete para acompanhar na terça-feira se o pagamento não for recebido
Toda a interação é tratada automaticamente até que o pagamento chegue ou que seja necessário um escalonamento humano.
O que a IA não pode fazer
A IA lida com transações de rotina de forma brilhante. Mas ela tem limites:
Não é possível negociar:
O fornecedor quer condições de pagamento diferentes? O cliente contesta o valor de uma fatura? Isso requer gerenciamento e julgamento do relacionamento humano.
Ele não pode tomar decisões comerciais:
Devemos parar de fazer negócios com esse cliente com atrasos crônicos? Devemos pagar essa fatura contestada para manter o relacionamento? Decisões comerciais, não decisões de processamento.
Ele não consegue lidar com situações realmente novas:
É a primeira vez que você compra esse tipo de serviço? Categoria de fornecedor totalmente nova? Transação complexa com várias partes? Isso precisa de análise humana.
Não é possível corrigir dados ruins:
Se seu mestre de itens estiver errado, a correspondência estará errada. Se os endereços dos clientes estiverem desatualizados, as faturas serão enviadas para lugares errados. A IA trabalha com os dados que possui.
Ele não pode forçar a conformidade:
A IA pode aplicar as regras que você lhe dá. Mas se os gerentes ignorarem as solicitações de aprovação ou se os clientes não pagarem, isso não é um problema de IA. É um problema de gerenciamento ou de negócios.
A IA é excelente no processamento de transações de alto volume e baseadas em regras. Todo o resto ainda precisa da sua equipe.
Primeiros passos
Comece com sua área de maior dor:
O AP é o seu gargalo?
Comece com a automação do processamento de faturas. Prove que ela funciona. Em seguida, adicione o roteamento de aprovação. Em seguida, otimização de pagamentos.
A AR é o seu desafio?
Comece com uma aplicação em dinheiro. Prove que isso funciona. Em seguida, adicione a automação de cobranças. Depois, o tratamento de disputas.
Escolha primeiro um subconjunto limpo:
Seus 20 principais fornecedores lidam com um volume de 80%? Comece por aí. Dados limpos, transações previsíveis. Obtenha vitórias rapidamente.
Mantenha os humanos informados inicialmente:
Deixe a IA processar, mas peça à sua equipe para revisar tudo primeiro. Crie confiança. Ajuste as regras. Depois, gradualmente, deixe que mais coisas fluam automaticamente.
Meça a melhoria:
Rastrear os tempos de ciclo. Custo por transação. Taxas de erro. Dias de contas a pagar pendentes. Dias de vendas pendentes. Documentar os resultados.
Não se trata de tudo ou nada. Comece com pouco. Prove o valor. Aumente a escala.
Pronto para lidar com mais transações com menos trabalho?
Os processos de AP e AR de cada empresa são diferentes. Sistemas diferentes. Fluxos de trabalho de aprovação diferentes. Diferentes requisitos de fornecedores e clientes.
Não vendemos soluções de tamanho único para todos. Analisamos seus processos específicos. Seus sistemas. Seus pontos problemáticos.
Em seguida, criamos uma automação de IA que se adapta à forma como você realmente trabalha. Os mesmos controles. Os mesmos requisitos de aprovação. Apenas automatizados em vez de manuais.
Começamos com uma área. Provamos que funciona. Depois, expandimos. Automação prática que torna sua equipe mais produtiva.
