IA para requisição de compras e pedidos: Acelere o processo de compra
As requisições de compra e os pedidos devem ser simples. Alguém precisa de algo. Ele faz a solicitação. A solicitação é aprovada. O pedido é enviado. Pronto.
Mas isso não é simples. As requisições ficam nas caixas de entrada aguardando aprovação. Os compradores processam manualmente os pedidos de rotina. As pessoas não sabem qual fornecedor usar. Os pedidos vão para fornecedores não contratados porque o processo de aprovação é muito lento.
O resultado? Equipes de compras enterradas em trabalho transacional. Gastos irregulares porque as pessoas ignoram o sistema. Vazamento de contratos porque os pedidos não seguem os termos negociados.
A IA corrige isso. Ela processa automaticamente as requisições padrão. Encaminha as aprovações de forma inteligente. Garante que os pedidos sigam os termos contratados. Torna o processo tão rápido que as pessoas realmente o utilizam.
Por que os processos de Purchase-to-Pay são lentos
Na maioria das empresas, os processos de requisição para pedido estão quebrados. Não porque as equipes de compras sejam ruins em seu trabalho. É porque o processo exige muito trabalho manual.
Alguém envia uma requisição. Um comprador precisa revisá-la. Verificar se ela segue a política. Determinar quem deve aprová-la. Encaminhá-la para o aprovador certo. Aguardar a aprovação. Em seguida, criar manualmente um pedido de compra. Selecione um fornecedor. Insira todos os detalhes novamente.
Para pedidos padrão e de rotina. Todas as vezes.
Os compradores passam horas processando requisições que seguem os mesmos padrões. Materiais de escritório. Componentes padrão. Serviços recorrentes. Pedidos que não precisam de conhecimento humano, mas que o recebem mesmo assim porque o processo exige manuseio manual.
Quando o processo é lento, as pessoas o contornam. Elas compram diretamente dos fornecedores. Usam cartões de crédito pessoais. Ignoram as aprovações. Os gastos irregulares não são maliciosos - são pessoas tentando realizar seus trabalhos.
E a aquisição perde o controle. Os fornecedores contratados não recebem o volume que lhes foi prometido. Os termos negociados não são usados. A visibilidade dos gastos desaparece.
O que a IA faz para a requisição de compra e o pedido
A IA não apenas acelera o processo de requisição. Ela o torna inteligente. Veja como.
Processa requisições automaticamente
A IA recebe uma requisição. Ela analisa o que está sendo solicitado.
Esse é um item padrão? A IA o reconhece a partir de pedidos anteriores. Ela valida a solicitação em relação à política. Verifica a disponibilidade orçamentária. Confirma que as informações necessárias estão completas.
Se tudo estiver correto, a IA o encaminha automaticamente para aprovação. Não é necessária a intervenção do comprador para solicitações de rotina.
Se algo estiver errado, a IA sinaliza problemas específicos:
- Centro de custo ou código GL ausente
- Limite acima do orçamento que requer aprovação especial
- O item não corresponde às categorias aprovadas
- Documentação necessária não anexada
- Especificações pouco claras que precisam ser esclarecidas
O solicitante recebe um feedback claro imediatamente. Não é uma rejeição genérica. Problemas específicos a serem corrigidos.
As requisições padrão fluem pelo sistema em minutos. As requisições complexas são encaminhadas aos compradores com contexto sobre o que precisa ser revisado.
Encaminha as aprovações de forma inteligente
Os fluxos de trabalho de aprovação são complexos. Aprovadores diferentes para valores diferentes. Caminhos diferentes para categorias diferentes. Regras diferentes para departamentos diferentes.
As pessoas ficam confusas. As requisições vão para o aprovador errado. São devolvidas. Atrasadas enquanto as pessoas descobrem quem deve realmente aprovar.
A IA conhece as regras de aprovação:
- Roteamento baseado em quantidade: Menos de $1.000 vai para um aprovador. Mais de $10.000 precisa de aprovação adicional.
- Roteamento baseado em categorias: As compras de TI precisam de aprovação de TI. Equipamentos de capital precisam de revisão financeira.
- Regras do departamento: Diferentes departamentos têm diferentes níveis de delegação e cadeias de aprovação.
- Exceções à política: Itens que não fazem parte do catálogo. Fornecedores não contratados. Requisitos especiais de aprovação.
- Lógica de substituição: O aprovador principal não está disponível? Encaminhe automaticamente para o suplente designado.
Cada requisição vai para o aprovador certo na primeira vez. Sem confusão. Sem atrasos enquanto as pessoas verificam quem deve aprovar o quê.
E os aprovadores? Eles recebem o contexto de cada solicitação. O que está sendo solicitado. O motivo. Status do orçamento. Conformidade com o contrato. Se o pedido é rotineiro ou se precisa ser examinado. Eles podem aprovar rapidamente quando apropriado.
Sugere fornecedores preferenciais
Alguém solicita material de escritório. Qual fornecedor você deve usar?
Sua empresa tem três fornecedores de materiais de escritório contratados. Cada um deles tem preços diferentes para itens diferentes. Tempos de entrega diferentes. Pedidos mínimos diferentes.
Os compradores sabem disso. Eles negociaram os contratos. Mas os solicitantes não sabem. E os compradores não querem procurar manualmente qual é o melhor fornecedor para cada pedido.
A IA recomenda fornecedores automaticamente:
- Melhor preço: Compara os preços contratados entre os fornecedores para os itens solicitados.
- Velocidade de entrega: Fatores de urgência e prazos de entrega do fornecedor.
- Oportunidade de consolidação: Se houver outros pedidos em aberto, sugira a combinação para atender aos requisitos mínimos de pedido.
- Cumprimento do contrato: Prioriza os fornecedores com os quais você tem compromissos de volume a cumprir.
- Desempenho anterior: Considera a confiabilidade da entrega e o histórico de qualidade.
O pedido de compra vai para o fornecedor que lhe oferece o melhor valor. Não de forma aleatória. Não para quem quer que o solicitante conheça. Para o fornecedor contratado com as melhores condições para aquele pedido específico.
O cumprimento do contrato aumenta. Seus termos negociados são realmente utilizados. Os fornecedores cumprem os compromissos de volume porque os pedidos fluem para onde devem.
Valida pedidos em relação a contratos
Você negociou contratos por um motivo. Melhores preços. Termos acordados. Descontos por volume. Mas se os pedidos não corresponderem aos termos do contrato, você perde os benefícios.
A IA valida cada pedido em relação aos termos do contrato:
- Validação de preço: Esse é o preço contratado? Se não for, sinalize-o e explique a variação.
- Cumprimento do prazo: Estamos fazendo os pedidos dentro das quantidades mínimas/máximas acordadas?
- Verificação de desconto: Os descontos contratados estão sendo aplicados? As quebras de volume foram calculadas corretamente?
- Correspondência de produtos: Esse é um item contratado ou um substituto semelhante com um preço diferente?
- Condições de pagamento: Estamos usando os termos de pagamento negociados ou termos diferentes?
Se um pedido não corresponder ao contrato, a IA o sinaliza antes que a ordem de compra seja emitida.
Talvez o preço seja maior do que o contratado. Talvez o fornecedor tenha removido "acidentalmente" um desconto. Talvez alguém esteja fazendo um pedido de um item não contratado quando existe uma alternativa contratada.
Você o detecta antes de pagar por ele. Não durante a reconciliação da fatura, quando já é tarde demais.
Não se trata de desconfiar dos fornecedores. Trata-se de garantir que os termos que você negociou sejam realmente aplicados a todos os pedidos.
Rastreia o status do pedido de forma proativa
Os pedidos são feitos. Em seguida, começam as perguntas. "Onde está meu pedido?" "Quando ele chegará?" "O fornecedor confirmou o pedido?"
Os compradores fazem essas perguntas constantemente. Eles verificam os sistemas. Ligam para os fornecedores. Enviam e-mails. As atualizações de status são um trabalho em tempo integral.
A IA monitora automaticamente o status do pedido:
- Confirmação do fornecedor: O fornecedor reconheceu o pedido? Aceitou a data de entrega? Registrou alguma discrepância?
- Rastreamento de produção/remessa: O pedido está dentro do prazo? Ele já foi enviado? Onde ele está em trânsito?
- Monitoramento da entrega: A data de entrega prevista está se aproximando. O produto chegou? Foi recebido no estoque?
- Alertas de exceção: Atrasos. Pedidos em atraso. Problemas de qualidade sinalizados no recebimento. Discrepâncias de quantidade.
- Comunicação proativa: Atualiza os solicitantes automaticamente. Encaminha para os compradores somente quando a intervenção é necessária.
Os solicitantes recebem atualizações de status sem pedir. Os compradores se concentram nas exceções, não nas verificações de status de rotina.
Um pedido está atrasado? A IA alerta o solicitante e o comprador antes que alguém tenha que perguntar. Ela fornece o contexto - por que o pedido está atrasado, a nova data prevista, se existem alternativas.
Os problemas são resolvidos de forma proativa. Não são descobertos quando alguém pergunta: "Ei, onde está o pedido que fiz há três semanas?"
O que isso significa para você
Para CPOs e líderes de compras
Você obtém controle e visibilidade de todo o processo de compra até o pedido.
- Maior conformidade com os contratos: Os pedidos chegam aos fornecedores contratados. Os termos negociados são usados. Os compromissos de volume são cumpridos.
- Menos gastos irregulares: Quando o processo aprovado é rápido, as pessoas o utilizam em vez de contorná-lo.
- Ciclos de aquisição mais rápidos: Pedidos padrão processados em minutos, não em dias. Necessidades comerciais atendidas mais rapidamente.
- Melhor alocação de recursos: Os compradores trabalham em compras e negociações complexas, e não no processamento rotineiro de pedidos.
- Visibilidade dos gastos: Todos os pedidos fluem pelo sistema. Visibilidade total do que está sendo comprado e de quem.
Para gerentes de compras e compradores
Você deixa de ser um centro de processamento de requisições e se torna uma função estratégica.
- Interromper o processamento de pedidos de rotina: As requisições padrão fluem automaticamente. Você lida apenas com o que precisa de conhecimento especializado.
- Foco em compras complexas: Tempo para negociação. Gerenciamento do relacionamento com o fornecedor. Fornecimento estratégico.
- Melhor utilização do contrato: Os pedidos vão automaticamente para os fornecedores certos nas condições certas.
- Menos verificação de status: O rastreamento automatizado lida com questões de rotina. Você se concentra nas exceções.
- Carga de trabalho clara: Saiba o que precisa de sua atenção. O que é rotina é tratado automaticamente.
Para solicitantes e usuários corporativos
Você obtém o que precisa, mais rápido e com menos problemas.
- Pedidos mais rápidos: Requisições padrão aprovadas e encomendadas em minutos. Não há mais dias de espera para itens de rotina.
- Limpar status: Saiba onde está seu pedido sem precisar perguntar. Atualizações proativas sobre a entrega.
- Processo fácil: Orientação clara sobre o que é necessário. Feedback imediato se algo estiver errado.
- Melhor serviço: Fornecedores preferenciais sugeridos automaticamente. Melhores prazos e condições de entrega.
- Não há mais soluções alternativas: O processo de aprovação é rápido o suficiente para que você não precise ignorá-lo.
O que a IA não fará
Vamos esclarecer o que não é isso.
A IA não aprova compras. Os humanos aprovam. A IA apenas encaminha as solicitações para o aprovador certo com as informações certas.
A IA não substitui o julgamento do comprador em compras complexas. Novos fornecedores. Itens fora do padrão. Equipamentos de capital. Compras estratégicas. Essas precisam de conhecimento humano.
A IA não elimina todo o trabalho manual. Algumas requisições são complexas. Alguns pedidos precisam de tratamento especial. Algumas situações exigem julgamento humano sobre risco, qualidade ou seleção de fornecedores.
O que a IA faz é lidar com a rotina. Os pedidos padrão que seguem padrões. O 80% de requisições que não precisam de conhecimento humano, mas que, historicamente, eram obtidas de qualquer forma porque o processo exigia manuseio manual.
Seus compradores ainda tomam decisões. Eles apenas tomam decisões sobre coisas que realmente precisam de sua experiência.
Resultados reais da IA de requisições e pedidos
Veja como isso se parece na prática:
70-80% de requisições processadas automaticamente: Os pedidos padrão fluem sem a intervenção do comprador. Os compradores se concentram no 20-30% que precisa de especialização.
Redução do tempo do ciclo de aprovação em 50-70%: As requisições vão imediatamente para o aprovador certo. Sem confusão, sem atrasos, sem idas e vindas.
Aumentos de conformidade do contrato 15-30%: Os pedidos fluem automaticamente para os fornecedores contratados nos termos contratados. Os gastos com imprevistos diminuem.
Capacidade do comprador liberada: Horas por dia recuperadas do processamento rotineiro de pedidos. Tempo realocado para sourcing estratégico e negociações.
Melhor experiência do usuário: Rápido o suficiente para que as pessoas usem o sistema em vez de encontrar soluções alternativas. Maior adoção significa melhor visibilidade das despesas.
Não se trata de reduzir o número de funcionários de compras. Trata-se de permitir que o setor de compras faça um trabalho mais estratégico com os mesmos recursos.
Pronto para acelerar seu processo de compra para pedido?
O processo de requisição e pedido de cada empresa é diferente. Seus fluxos de trabalho de aprovação refletem sua estrutura organizacional. Sua base de fornecedores tem características únicas. Suas categorias têm requisitos diferentes.
Não vendemos automação genérica de compras. Analisamos seu processo específico de requisição a pedido. Identificamos quais pedidos podem ser automatizados e quais precisam de conhecimento humano. Criamos sistemas que correspondem à forma como sua organização realmente funciona.
Não há promessas de que tudo será automatizado. Apenas uma IA prática que lida com pedidos de rotina para que seus compradores possam se concentrar em compras estratégicas.
