حالة الاستخدام: الإبلاغ عن مخاطر مكتب إدارة المشاريع - الصناعة: السيارات - الأدوات: مصفوفة مخاطر LeapLytics + إشارات المرور ل Power BI
المشكلة: كل قادة مكاتب إدارة المشاريع في مجال السيارات يعرفون هذا الاجتماع
إنه بعد ظهر يوم الخميس. تجتمع اللجنة التوجيهية بعد 90 دقيقة. في مكان ما على سطح مكتبك توجد ثلاث نسخ مختلفة من سجل المخاطر - واحدة من هندسة المنصة وواحدة من تكامل الموردين وواحدة من مكتب البرنامج - كل منها منسق بشكل مختلف، ولكل منها اصطلاحات لونية خاصة بها، ولا يوجد أي منها حديث. تقضي 45 دقيقة في توحيدها في مجموعة شرائح ستصبح قديمة قبل تقديمها. تسأل اللجنة عن المخاطر التي تصاعدت منذ الشهر الماضي. أنت تقوم بالتقدير. يسألونك عن مسارات عمل المشروع التي أصبحت حالياً باللون الكهرماني مقابل الأحمر. تقلب الشرائح. لا أحد في الغرفة لديه صورة واضحة عن الوضع العام للمخاطر. ينتهي الاجتماع ببنود العمل "لمواءمة تعريفات المخاطر" - مرة أخرى. هذه ليست مشكلة بيانات. إنها مشكلة في التصور وسير العمل، وهي تكلف فرق مكتب إدارة المشاريع الآلية وقتًا ومصداقية أكثر مما تتبعه معظم المؤسسات رسميًا.
لماذا تقصّر الأدوات القياسية في إعداد تقارير مخاطر مكتب إدارة المشاريع
تلجأ معظم فرق مكاتب إدارة المشاريع في مجال السيارات إما إلى برنامج Excel أو مرئيات Power BI الأصلية عند إنشاء تقارير المخاطر. وكلاهما نقطة انطلاق معقولة - وكلاهما يواجه نفس القيود الهيكلية بمجرد أن يحتاج التواصل بشأن المخاطر إلى توسيع نطاقه ليتجاوز مشروع واحد أو محلل واحد.
1. لا يوجد تاريخ اتجاه المخاطر
تُظهر لك مرئيات Power BI القياسية وسجلات المخاطر المستندة إلى Excel أماكن المخاطر الآن. فهي لا تُظهر لك أين كانت في الشهر الماضي، أو مدى سرعة تحركها، أو المخاطر التي كانت تتصاعد باستمرار على مدى دورات الإبلاغ المتعددة. بالنسبة لقائد مكتب إدارة المشاريع الذي يقدم إلى لجنة توجيهية، غالبًا ما يكون السؤال "هل ازدادت هذه المخاطر سوءًا؟ - " ولا يمكن للأدوات الأصلية الإجابة عليه دون حل يدوي كبير. يختلف الخطر الذي كان متوسطًا قبل ثلاثة أشهر وأصبح الآن مرتفعًا اختلافًا جوهريًا عن الخطر الذي كان مرتفعًا طوال الوقت. بدون رؤية الاتجاه، تبدو هاتان المخاطرتان متطابقتين في تقرير قياسي.
2. لا يوجد عرض رباعي - ولا تعمق في الأمر
تتمثل الرؤية الأكثر أهمية في إدارة المخاطر في العلاقة بين احتمال وقوع الخطر وتأثيره المحتمل. لا يمكن أن تمثل مرئيات Power BI الأصلية - المخططات المبعثرة والمخططات الشريطية والجداول - هذا الأمر على شكل رباعي مصفوفة مخاطر مناسب. يمكنك تقريبها، لكن اللغة المرئية خاطئة: المخطط المبعثر ليس خريطة حرارية للمخاطر، ولن يقرأها أصحاب المصلحة الذين ليس لديهم تدريب تحليلي بشكل صحيح. والأهم من ذلك، حتى لو قمت ببناء مخطط تقريبي، لا يمكنك النقر على ربع الدائرة والتعمق في المخاطر الفردية التي تقع داخله. لا يوجد تفاعل بين النظرة العامة للمخاطر وتفاصيل المخاطر الأساسية - مما يعني أن كل سؤال متابعة لا يزال يتطلب تصفية يدوية أو شريحة جديدة.
3. لا توجد طبقة حالة متسقة عبر المشاريع
تشتمل برامج السيارات عادةً على عشرات مسارات العمل المتوازية - تطوير المنصة، وتأهيل الموردين، والتجانس، وتكامل البرمجيات، وزيادة الإنتاج. ويقوم كل مسار عمل بتوليد بيانات المخاطر والحالة الخاصة به. لا يوفر نظام Power BI الأصلي أي بيانات مرئية مصممة خصيصًا لعرض حالة RAG (الأحمر-الكهرماني-الأخضر) بطريقة تتناسب مع مشاريع متعددة في وقت واحد وتظل قابلة للقراءة في لمحة سريعة. وبدون وجود نظام تصور إشارات المرور الضوئية، تلجأ فرق مكتب إدارة المشاريع إلى اختراقات التنسيق الشرطي أو الجداول المرمزة بالألوان التي تنكسر مع أي تغيير في نموذج البيانات وتتطلب صيانة يدوية في كل دورة إعداد تقارير.
نهج LeapLytics: خطوة بخطوة
فيما يلي الطريقة التي تتبعها فرق مكتب إدارة المشاريع في السيارات عادةً في تنفيذ نظام منظم إدارة مخاطر مكتب إدارة المشاريع Power BI الإعداد باستخدام مصفوفة مخاطر LeapLytics ومرئيات إشارات المرور - بدءاً من توصيل البيانات إلى عرض اللجنة التوجيهية.
- قم بتوصيل سجل المخاطر الخاص بك بـ Power BI. نقطة الانطلاق هي بيانات المخاطر الموجودة لديك - سواء كانت موجودة في Excel أو قوائم SharePoint أو نظام إدارة المشاريع الداخلية أو قاعدة بيانات SQL. تتعامل موصلات Power BI القياسية مع كل ذلك دون الحاجة إلى الترحيل. يحتاج نموذج البيانات إلى ثلاثة أعمدة كحد أدنى: وصف المخاطر، ودرجة الاحتمال، ودرجة التأثير. معظم فرق مكتب إدارة المشاريع في السيارات لديها هذا بالفعل؛ والسؤال هو ما إذا كانت منظمة بشكل متسق عبر مسارات العمل، وهو ما تساعد عملية الإعداد على تطبيقه.
- أضف مصفوفة مخاطر LeapLytics المرئية إلى تقريرك. ال مصفوفة مخاطر LeapLytics هي أداة مرئية مخصصة معتمدة متاحة مباشرةً من Microsoft AppSource. بمجرد إضافتها إلى تقرير Power BI الخاص بك، يمكنك تعيين حقول الاحتمالية والتأثير على محاور المرئيات. ترسم المصفوفة تلقائيًا كل خطر كعلامة موضوعة داخل الربع الصحيح - تظهر المخاطر ذات التأثير العالي/ الاحتمالية العالية في المنطقة الحرجة في أعلى اليمين، والمخاطر ذات الأولوية المنخفضة في أسفل اليسار. لا يوجد تحديد يدوي للموضع، ولا توجد صور ثابتة لا معنى لها.
- تمكين التنقل من الربع إلى المخاطر الفردية. بمجرد توصيل مصفوفة المخاطر بنموذج البيانات الخاص بك، فإن النقر على أي ربع يقوم بتصفية بقية صفحة التقرير لإظهار المخاطر الموجودة داخل تلك المنطقة فقط. وهذا يعني أنه يمكن لعضو اللجنة التوجيهية النقر على الربع الحرج والاطلاع على الفور على جدول بالمخاطر المحددة الموجودة هناك - المالك، وحالة التخفيف، وآخر تحديث - دون أن يقوم رئيس مكتب إدارة المشاريع بتبديل الشرائح أو تطبيق عوامل التصفية اليدوية. التفاعل أصلي في نموذج تصفية Power BI ولا يتطلب أي تكوين إضافي.
- إضافة تتبع الاتجاهات باستخدام أدوات التقطيع المستندة إلى الوقت. من خلال هيكلة سجل المخاطر الخاص بك ليشمل عمودًا للتاريخ - حتى لو كان لقطة شهرية بسيطة - يمكن تصفية مصفوفة المخاطر حسب فترة إعداد التقارير. وهذا يمنحك عرض اتجاهات المخاطر الذي لا يمكن أن توفره المرئيات الأصلية: يمكنك أن تُظهر للجنة كيف بدا توزيع الأرباع في يناير/كانون الثاني مقابل مارس/آذار، وما هي المخاطر التي انتقلت من اللون الكهرماني إلى الأحمر، وما هي المخاطر الحرجة التي تم تخفيفها بنجاح. بالنسبة لبرامج السيارات ذات دورات التطوير متعددة السنوات، غالبًا ما تكون هذه النظرة الطولية هي أكثر مخرجات الحوكمة قيمة التي يمكن لمكتب إدارة المشاريع إنتاجها.
- طبقة في إشارة المرور المرئية لحالة مسار العمل على مستوى مسار العمل. إلى جانب مصفوفة المخاطر، فإن إشارة المرور الضوئية LeapLytics يوفر نظرة عامة على مستوى البرنامج لجميع مسارات العمل النشطة - المنصة والمورد والبرمجيات والتجانس - يعرض كل منها حالة RAG المستمدة مباشرةً من نموذج البيانات الخاص بك. وخلافاً لاختراقات التنسيق الشرطي، يتم تحديث إشارات المرور المرئية تلقائياً عندما تتغير البيانات الأساسية وتحافظ على منطق مرئي متسق بغض النظر عن عدد المشاريع في النطاق. تم تصميمه ليكون قابلاً للقراءة على شاشة كبيرة في غرفة اللجنة التوجيهية، وليس فقط على الكمبيوتر المحمول الخاص بالمحلل.
- النشر إلى خدمة Power BI Service وتعيين تحديث البيانات. وبمجرد إنشاء التقرير، يتم نشره على خدمة Power BI Service وجدولته للتحديث التلقائي للبيانات - يومياً، أو عند الطلب إذا كان سجل المخاطر لديك يتم تحديثه باستمرار. يمكن للجهات المعنية الوصول إليه عبر المتصفح أو تطبيق Power BI للأجهزة المحمولة. لا يوجد مرفق بالبريد الإلكتروني، ولا توجد مشكلة في التحكم في الإصدار، ولا يوجد غموض في "أحدث إصدار". التقرير الذي تفتحه اللجنة بعد ظهر يوم الخميس هو نفس التقرير الذي راجعه رئيس مكتب إدارة المشاريع في ذلك الصباح.
ما هي التغييرات التي تطرأ على العمل اليومي لقائد مكتب إدارة المشاريع
إن التحول من شرائح المخاطر الثابتة إلى شرائح المخاطر الحية لوحة معلومات مخاطر المشروع لا يوفر فقط وقت التحضير - بل يغير طبيعة محادثات المخاطر على مستوى القيادة.
تصبح اجتماعات اللجنة التوجيهية أقصر وأكثر تركيزاً. عندما تكون حالة المخاطر مرئية لجميع المشاركين قبل بدء الاجتماع، تتحول الجلسة من "هذا ما تبدو عليه صورة المخاطر" إلى "هذا ما نحتاج إلى اتخاذ قرار بشأنه". تشير فرق مكتب إدارة المشاريع إلى أن بنود جدول الأعمال المتعلقة بالمخاطر التي كانت تتطلب في السابق 30-40 دقيقة من المشي على الشرائح يمكن تغطيتها في 10-15 دقيقة عندما يكون جميع المشاركين قد شاهدوا بالفعل لوحة المعلومات المباشرة.
يحدث تصعيد المخاطر بشكل أسرع. عندما ينتقل الخطر من متوسط إلى مرتفع، يراه أصحاب المصلحة المعنيون في لوحة القيادة المباشرة على الفور - وليس في التقرير الشهري التالي. بالنسبة لبرامج السيارات حيث يمكن أن يؤثر تأخير تأهيل مورد واحد على توقيت الإنتاج، فإن الرؤية المبكرة للمخاطر المتصاعدة لها قيمة قابلة للقياس في المراحل النهائية.
تزداد مصداقية مكتب إدارة المشاريع من خلال إعداد تقارير متسقة وقابلة للتدقيق. يتمثل أحد التحديات المستمرة التي تواجهها وظائف مكتب إدارة المشاريع في مجال السيارات في إثبات أن الإبلاغ عن المخاطر صارم ومتسق من حيث المنهجية عبر المشاريع. توفر مصفوفة مخاطر Power BI المنظمة، المبنية على نموذج بيانات مشترك مع احتمالية موحدة وتقييم موحد للأثر، إمكانية التدقيق بالضبط - وتسهل إثبات الاتساق للمراجعين الداخليين أو المراجعين الخارجيين للبرامج.
وفقاً ل معايير ممارسة إدارة المخاطر الخاصة بمعهد إدارة المشاريع، فإن التواصل الفعال بشأن المخاطر مع أصحاب المصلحة هو أحد أكثر القدرات المتخلفة باستمرار في المنظمات القائمة على المشاريع. تعالج لوحة المعلومات المباشرة والتفاعلية للمخاطر هذه الفجوة بشكل مباشر - ليس من خلال تغيير البيانات التي يتم جمعها، ولكن من خلال جعلها في متناول الأشخاص المناسبين بالصيغة المناسبة في الوقت المناسب.
الأسئلة الشائعة: أسئلة شائعة من قادة مكتب إدارة المشاريع في مجال السيارات
سجل المخاطر لدينا في برنامج Excel ويحتفظ به خمسة مديري مشاريع مختلفين. هل يمكن أن يستمر هذا الأمر؟
نعم - لكن عملية الإعداد ستتضمن خطوة قصيرة لمحاذاة البيانات. وتتطلب مصفوفة المخاطر المرئية تسجيل درجات احتمالية وتأثير متسقة عبر جميع المدخلات، مما يعني الاتفاق على مقياس مشترك (على سبيل المثال، 1-5 لكلا المحورين) قبل ربط البيانات. ومن الناحية العملية، فإن هذه المحادثة متأخرة في معظم بيئات مكاتب إدارة المشاريع المتعددة المشاريع بغض النظر عن الأدوات. يُظهر إعداد Power BI التناقض وينشئ وظيفة إجبارية لحلها. بمجرد وضع النموذج المشترك في مكانه، يمكن لكل مدير مشروع تحديث ملف Excel الخاص به ويتم تحديث لوحة المعلومات تلقائيًا.
لدينا بالفعل Power BI. هل نحتاج إلى مشاركة تكنولوجيا المعلومات لإضافة مرئيات مخصصة؟
في معظم المؤسسات، إضافة مرئي مخصص معتمد من مصدر تطبيقات مايكروسوفت يتطلب إما الوصول إلى مسؤول Power BI Admin أو موافقة لمرة واحدة من مسؤول المستأجر. مرئيات LeapLytics معتمدة من Microsoft، مما يعني أنها تجتاز المراجعة الأمنية القياسية ويمكن عادةً الموافقة عليها بسرعة. وبمجرد الموافقة عليها على مستوى المستأجر، يمكن لأي مؤلف تقرير في مؤسستك استخدامها دون تدخل إضافي من تكنولوجيا المعلومات.
كم من الوقت يستغرق الانتقال من سجل المخاطر الحالي في Excel إلى لوحة معلومات مصفوفة مخاطر Power BI مباشرة؟
بالنسبة لمكتب إدارة المشاريع ذو البرنامج الواحد مع سجل مخاطر منظم بشكل معقول، فإن يومين إلى أربعة أيام من أعمال الإعداد المركزة هو تقدير واقعي - بما في ذلك محاذاة نموذج البيانات والتهيئة المرئية والمراجعة الأولية لأصحاب المصلحة. قد تستغرق عمليات الإعداد متعددة البرامج مع البيانات القديمة بتنسيقات غير متسقة من أسبوعين إلى ثلاثة أسابيع. إن الاعتماد الحاسم ليس على الأدوات بل على البيانات: إن مدى اتساق هيكلة بيانات المخاطر حاليًا عبر مسارات العمل سيحدد مقدار التنظيف المطلوب قبل أن يتم تشغيل لوحة المعلومات.
