Nuo šilumos žemėlapių iki veiksmų žemėlapių: Naudojant "Power BI" nustatyti rizikos prioritetus pagal poveikio kelią

Dauguma įmonių į rizikos valdymą žiūri kaip į karnavalinį žaidimą. Jos sukuria gražius šilumos žemėlapius, kuriuose rodomi raudoni, geltoni ir žali kvadratėliai. Paskui juos pakabina ant sienų ir vadina tai strategija.

Problema ta, kad šilumos žemėlapiai parodo, kas yra sugedę. Jie nesako, ką pirmiausia reikia ištaisyti.

Esame matę, kaip organizacijos praleidžia mėnesius analizuodamos rizikas ir tik po to stebi, kaip projektai žlunga, nes neteisingai nustatė grėsmių prioritetus. Sprendimas nėra geresni šilumos žemėlapiai. Tai - veiksmų žemėlapiai, kuriuose parodomas kelias nuo rizikos iki poveikio.

"Power BI" statinius rizikos registrus paverčia dinamiškais sprendimų priėmimo įrankiais. Užuot spėlioję, kuri rizika yra svarbiausia, galėsite tiksliai matyti, kaip kiekviena grėsmė veikia jūsų projektą. Dar svarbiau - žinosite, kurias grėsmes reikia šalinti pirmiausia.

Kodėl tradiciniai rizikos žemėlapiai jums nepadeda

Standartiniuose rizikos žemėlapiuose naudojama paprasta formulė: tikimybė padauginta iš poveikio ir lygi prioritetui. Skamba logiškai. Ji taip pat klaidinga.

Taikant šį požiūrį visos rizikos rūšys vertinamos kaip pavieniai įvykiai. Iš tikrųjų rizika yra susijusi. Vienas vėlavimas sukelia kitą. Biudžeto viršijimas virsta apimties mažinimu. Vidutinio prioriteto rizika dažnai sukelia didesnių problemų nei didelio prioriteto rizika.

Išanalizavome 200 nepavykusių projektų gamybos, IT ir statybos srityse. 73% atvejų rizika, dėl kurios žlugo projektas, nebuvo ta, kuri šilumos žemėlapyje pažymėta kaip "kritinė". Tai buvo grandininė reakcija, prasidėjusi nuo rizikos, pažymėtos kaip "maža" arba "vidutinė".

Tradiciniuose šilumos žemėlapiuose taip pat neatsižvelgiama į laiką. 30% dviejų savaičių vėlavimo tikimybė nieko nereiškia be konteksto. Ar šis vėlavimas vyksta sezono piko metu? Ar jis blokuos kitas svarbias užduotis? Ar tai turės įtakos išorės suinteresuotosioms šalims?

Rezultatas: komandos gaišta laiką dramatiškoms, bet pavienėms rizikoms, tačiau nepastebi tyliųjų žudikų, kurie iš tikrųjų žlugdo projektus.

"Power BI" pranašumas: Nuo statinio prie dinamiško

"Power BI" rizikos duomenis paverčia veiksmais. Užuot rodžiusi, kas gali nutikti, ji parodo, kas nutiks, jei nesiimsite veiksmų.

Platformoje rizikos registras susiejamas su projektų tvarkaraščiais, biudžetais, išteklių paskirstymu ir išorinėmis priklausomybėmis. Taip sukuriamas gyvas jūsų projekto pažeidžiamų vietų modelis.

Štai kas keičiasi:

• Atnaujinimai realiuoju laiku: Rizikos balai automatiškai koreguojami keičiantis projekto sąlygoms.
• Poveikio grandinės: Sužinokite, kaip viena rizika sukelia kitas įvairiose projekto srityse.
• Išteklių optimizavimas: Suprasti, kurie rizikos veiksniai atima daugiausiai vertingų išteklių.
• Laiko juostos jautrumas: Nustatyti riziką, kuri tam tikruose projekto etapuose tampa kritinė.

Dirbome su logistikos įmone, kuri vienu metu vykdė 12 objektų plėtrą. Tradicinis rizikos metodas parodė, kad didžiausia grėsmė - vėlavimas dėl oro sąlygų. "Power BI" atskleidė, kad vėlavimas išduoti leidimus, nors ir mažiau tikėtinas, tačiau jis pasireikštų visuose 12 projektų vienu metu. Jie perkėlė išteklius, kad paspartintų leidimų išdavimą, ir išvengė $2,3 mln.

Pastato poveikio kelio analizė

Poveikio kelio analizė parodo, kaip rizika sklinda per projekto ekosistemą. Tai skirtumas tarp žinojimo, kad yra nuotėkis, ir žinojimo, kuris vamzdis užlies rūsį.

Pradėkite nuo trijų duomenų šaltinių sujungimo programoje "Power BI":

Projekto struktūros duomenys: Užduotys, priklausomybės, kritinis kelias, išteklių priskyrimas ir pagrindiniai etapai. Tai sudaro jūsų projekto karkasą.

Rizikos inventorius: Visi nustatyti rizikos veiksniai su dabartiniais jų tikimybės ir poveikio įvertinimais. Nurodykite rizikos kategorijas, savininkus ir rizikos mažinimo strategijas.

Istoriniai veiklos duomenys: Ankstesni projektai, pasižymintys panašiomis savybėmis, įskaitant tai, kokia rizika iš tikrųjų pasireiškė ir kokios buvo jos realios pasekmės.

Naudodami "Power BI" duomenų modeliavimo galimybes galite kurti ryšius tarp šių duomenų rinkinių. A užduoties vėlavimas automatiškai atnaujina B, C ir D užduočių rizikos balus, jei jos priklauso nuo A užduoties užbaigimo.

Stebuklas įvyksta tada, kai pridedate išorinius trigerius. Rinkos sąlygos, reguliavimo pokyčiai, tiekėjų veiklos rezultatai ir sezoniniai veiksniai - visa tai turi įtakos rizikos tikimybei ir poveikiui. Jūsų analizė atitinka tikrovę.

Veiksmingų rizikos vizualizacijų kūrimas

Geriausia rizikos vizualizacija atsako į vieną klausimą: "Ką turėčiau daryti pirmadienio rytą?"

"Power BI" prietaisų skydelius kuriame pagal sprendimų, o ne duomenų taškus. Čia pateikiamos vizualizacijos, skatinančios imtis veiksmų:

Rizikos kaskadinės diagramos parodyti, kaip rizika susijusi su įvairiais projekto etapais. Vietoj išsibarsčiusių taškų tikimybės ir poveikio tinklelyje matysite srautus ir priklausomybes. Didelio poveikio rizikos, kurios sukelia kitas rizikas, vizualiai tampa prioritetinės.

Poveikio ištekliams medžiai susieti riziką su labiausiai ribotais ištekliais. Jei turite tris vyresniuosius inžinierius ir penkias rizikas, kurios gali atimti jų laiką, prietaisų skydelis išryškina išteklių konfliktus dar prieš jiems atsirandant.

Laiko juostos pažeidžiamumo žemėlapiai parodyti, kada jūsų projektas yra labiausiai pažeidžiamas. Kai kurie rizikos veiksniai svarbūs tik tam tikrais laikotarpiais. Kitos laikui bėgant didėja. Vizualizacija padeda nustatyti rizikos mažinimo laiką.

Išlaidų krioklio analizė atsekti, kaip rizikos įvykiai lemia poveikį biudžetui. Jūs matote ne tik tai, kiek kainuoja rizikos veiksniai, bet ir tai, kaip jie sustiprina vienas kito finansinę žalą.

Kiekvienoje vizualizacijoje yra gilinimo galimybės. Spustelėkite riziką, kad pamatytumėte visą jos poveikio grandinę. Spustelėkite laiko juostos laikotarpį, kad pamatytumėte visas rizikas, kurios per tą langą pasiekė aukščiausią tašką. Spustelėkite ant ištekliaus, kad pamatytumėte visas dėl to ištekliaus konkuruojančias rizikas.

Prioritetų nustatymas taikant poveikio vertinimą

Tradicinėse rizikos matricose naudojamos eiliškumo skalės: didelė, vidutinė, maža. Taip sukuriamas klaidingas tikslumas ir nenaudingi prioritetai.

Vertinant poveikį naudojami realūs projekto duomenys, kad rizika būtų įvertinta pagal bendrą žalos projektui potencialą. Formulėje atsižvelgiama į tiesiogines išlaidas, vėlavimą, išteklių naudojimą ir kaskadinį poveikį.

Štai kaip apskaičiuojame tikrąjį rizikos poveikį:

Tiesioginis poveikis: Jei rizika pasitvirtina, tai turi tiesioginį poveikį sąnaudoms arba tvarkaraščiui. Tai tradicinis poveikio balas.

Kaskadinis daugiklis: Papildomas šio įvykio sukeliamos rizikos poveikis. Dėl tiekimo vėlavimo gali atsirasti viršvalandžių išlaidų, kokybės problemų ir baudų klientams.

Išteklių trūkumo veiksnys: Didesnis balų skaičius už riziką, turinčią įtakos jūsų labiausiai ribojamiems ištekliams. Prarasti specializuotą rangovą skaudžiau nei bendrąjį darbininką.

Laiko juostos kritiškumas: Rizikos, turinčios įtakos kritinio kelio veiklai arba pagrindiniams etapams, įvertinamos balais pagal projekto etapą.

"Power BI" automatiškai apskaičiuoja šiuos balus ir atnaujina juos pasikeitus projekto sąlygoms. Jūsų prioritetų sąrašas atspindi dabartinę realybę, o ne praėjusio mėnesio prielaidas.

Statybų klientas šį metodą taikė vykdydamas ligoninės plėtros projektą. Atliekant tradicinę analizę pirmenybė buvo teikiama konstrukcijų inžinerijos rizikai. Poveikio įvertinimas parodė, kad IT infrastruktūros vėlavimas pasireikš per medicininės įrangos diegimą, personalo mokymą ir reguliavimo institucijų patvirtinimus. Jie perskirstė savo vyriausiąjį projekto vadovą IT koordinavimui ir įgyvendino projektą pagal grafiką.

Nuo analizės iki veiksmų: Įgyvendinimo strategijos

Analizė be veiksmų yra brangi pramoga. Jūsų "Power BI" įžvalgoms reikia aiškių įgyvendinimo būdų.

Reagavimo į riziką struktūrą sudaro trys veiksmų tipai:

Nutraukite grandinę: Nustatykite pavienius taškus, kuriuose galite nutraukti rizikos kaskadas. Dažnai investicijos į vieną sritį padeda išvengti daugelio tolesnių problemų. Sutelkite išteklius ten, kur už išleistą dolerį gausite didžiausią apsaugą.

Intervencijos laikas: Į kai kurias rizikas geriausia reaguoti anksti. Į kitas reikia reaguoti laiku. Jūsų prietaisų skydelis rodo optimalų intervencijos laikotarpį kiekvienai rizikos kategorijai.

Išteklių draudimas: Rizikos, kuri daro įtaką svarbiausiems ištekliams, atveju sukurkite atsarginių kopijų planus, kol jų dar neprireikė. Analizė parodo, kuriuos įgūdžius, tiekėjus ar įrangą reikia apsaugoti papildomai.

Į "Power BI" prietaisų skydelį įtraukite atsako paleidiklius. Kai rizikos balai peržengia iš anksto nustatytas ribas, sistema įspėja atsakingus komandos narius. Taip sukuriamas automatinis eskalavimas be nuolatinės stebėsenos.

stebėti atsako veiksmingumą lyginant numatytą poveikį su faktiniais rezultatais. Šis grįžtamasis ryšys pagerina rizikos modelius ir didina komandos pasitikėjimą procesu.

Sėkmės vertinimas: Daugiau nei projekto užbaigimas

Dauguma organizacijų rizikos valdymo sėkmę vertina pagal projektų užbaigimo rodiklius. Tačiau tai neatspindi platesnio vaizdo.

Stebime keturis rodiklius, kurie parodo tikrąją rizikos valdymo vertę:

Efektyvus išteklių naudojimas: Ar išleidžiate rizikos mažinimo išteklius grėsmėms, kurios iš tikrųjų yra svarbios? Įvertinkite išvengtos žalos ir jos mažinimo išlaidų santykį.

Reakcijos greitis: Kaip greitai jūsų komanda reaguoja į iškilusią riziką? Greitesnis reagavimas apriboja kaskadinę žalą.

Prognozavimo tikslumas: Ar jūsų poveikio modeliai atitinka tikrovę? Stebėkite skirtumą tarp prognozuojamų ir faktinių rizikos padarinių.

Sprendimo kokybė: Ar geriau nustatote prioritetus? Palyginkite išteklių paskirstymo sprendimus prieš ir po poveikio kelio analizės įgyvendinimo.

"Power BI" prietaisų skydeliai šiuos rodiklius stebi automatiškai. Matysite tobulėjimo tendencijas ir nustatysite, kur reikia koreguoti rizikos procesą.

Jūsų tolesni žingsniai

Perėjimas nuo šilumos žemėlapių prie veiksmų žemėlapių reikalauja ne tik technologijų, bet ir įsipareigojimo. Pradėkite nuo vieno projekto ir vienos rizikos kategorijos. Prieš išplėsdami, įgaukite pasitikėjimo.

Pasirinkite projektą, kurio rizikos tarpusavio priklausomybė yra akivaizdi. Gerai tinka statybos, programinės įrangos kūrimo ir tiekimo grandinės projektai. Pirmą kartą įgyvendindami projektus venkite projektų, kuriuose rizika yra daugiausia nepriklausoma.

Daugiausia dėmesio skirkite rizikai, kuri turi tiesioginės įtakos tvarkaraščiui ar biudžetui. Jos turi aiškius vertinimo kriterijus ir akivaizdų poveikį verslui. Kai komanda įsitikins, kad tai naudinga, įtraukite kokybės, saugos ir strateginę riziką.

Atminkite: tikslas nėra tobulas nuspėjimas. Tai - geresni sprendimai naudojant netobulą informaciją. Jūsų "Power BI" sistema turėtų pagreitinti rizikos prioritetų nustatymą ir padėti juos apginti, o ne sulėtinti ir apsunkinti.

Dauguma įmonių ir toliau naudos gražius šilumos žemėlapius, nes jie yra paprasti ir pažįstami. Organizacijos, kurios pradės taikyti poveikio kelio analizę, nuolat įgyvendins projektus laiku, neviršydamos biudžeto ir su mažiau netikėtumų. Jau vien dėl šio konkurencinio pranašumo galima pateisinti pastangas.