Wij bouwen Power Automate-workflows die meldingen, goedkeuringen en gegevensupdates automatisch afhandelen - rechtstreeks binnen uw Microsoft 365-omgeving. Gestructureerd, gedocumenteerd en gebouwd om in productie te blijven werken - niet alleen in een demo.
Je team doet dingen handmatig die Microsoft 365 automatisch zou kunnen afhandelen.
Goedkeuringen per e-mail najagen, statussen handmatig bijwerken, herinneringen handmatig versturen - dit zijn oplosbare problemen. Power Automate verbindt je Microsoft 365 tools en handelt deze taken automatisch af, zodat je team dat niet hoeft te doen. De vraag is niet of het geautomatiseerd kan worden. De vraag is of de flow goed genoeg is gebouwd om er vertrouwen in te hebben.
Goedkeuringsaanvragen verloren in inboxen
Een goedkeuringsmail raakt bedolven onder vijftig andere. De goedkeurder reageert niet, niemand kent de status en twee weken later realiseert iemand zich dat het proces is vastgelopen. Er is geen auditspoor, geen escalatie en geen registratie van wie wat wanneer heeft goedgekeurd. Als de auditor ernaar vraagt, kan niemand antwoorden.
Handmatige herinneringen voor achterstallige taken
Beleidsevaluaties, contractverlengingen, deadlines voor risicobeperking, nalevingscontroles - iemand moet eraan denken om ze na te lopen. Meestal een kalenderherinnering die wordt verplaatst, dan weer verplaatst en dan gemist. Wanneer de deadline onopgemerkt voorbijgaat, staan de kosten niet in verhouding tot hoe eenvoudig de herinnering zou zijn geweest.
Gegevens die op de ene plaats zijn ingevoerd, komen nooit op de volgende plaats terecht
Een nieuwe leverancier is toegevoegd aan de ene lijst, maar niet aan het financiële systeem. Een risicostatus wordt bijgewerkt in het register, maar het dashboard toont nog steeds de oude waarde. Gebruikers typen gegevens over tussen verschillende tools, introduceren fouten en niemand vertrouwt één enkele bron van de waarheid.
Workflows die we voor onze klanten bouwen.
We bouwen Power Automate flows die SharePoint, Outlook, Teams en andere Microsoft 365 tools met elkaar verbinden. Van een enkele waarschuwing tot een goedkeuringsketen in meerdere stappen met escalaties, voorwaarden en foutafhandeling.
E-mailwaarschuwingen en -meldingen
Geautomatiseerde e-mails die worden geactiveerd door gebeurtenissen in uw SharePoint-lijsten - nieuwe items, statuswijzigingen, veldupdates of verstreken data. Geconfigureerd om naar de juiste persoon te sturen, op het juiste moment, met de juiste informatie in de berichttekst. Typische stromen zijn onder andere:
- Waarschuwing voor te late beperking - wordt naar de eigenaar van het risico gestuurd als een beperking na een bepaalde periode nog niet is bijgewerkt.
- Kennisgeving toewijzing belanghebbenden - stuurt automatisch een e-mail naar een genoemde belanghebbende wanneer deze wordt getagd op een risico- of actie-item
- Waarschuwing bij statuswijziging - stelt de eigenaar op de hoogte wanneer de status van een record in SharePoint verandert
- Aanstaande deadlineherinnering - geplande stroom die controleert op items met vervaldatums binnen de komende N dagen en een samenvatting stuurt
- Escalatiewaarschuwing - stuurt naar een manager als een taak meer dan een bepaalde drempel overschreden wordt.
Goedkeuringsworkflows
Goedkeuringsstromen in meerdere stappen die op e-mail gebaseerde goedkeuringen vervangen door een gestructureerd, traceerbaar proces. Gebouwd met routeringslogica, tijdgebaseerde escalaties en een volledig controletraject. Typische flows zijn onder andere:
- Opeenvolgende goedkeuring: Goedkeurder A moet goedkeuren voordat goedkeurder B wordt geïnformeerd - met automatische escalatie als er binnen N dagen geen reactie is
- Parallelle goedkeuring: meerdere goedkeurders tegelijkertijd op de hoogte gesteld, stroom gaat door als ze allemaal (of een quorum) hebben gereageerd
- Voorwaardelijke routering: goedkeuringspad bepaald door veldwaarden - bijv. aanvragen van meer dan €10k gaan naar de financieel directeur, andere naar de lijnmanager
- Afhandeling van afwijzingen: afgekeurde items worden automatisch teruggestuurd naar de indiener met de opmerkingen van de goedkeurder en een duidelijke volgende stap
- Controlespoor: elke goedkeuringsbeslissing wordt voorzien van een tijdstempel en vastgelegd in de SharePoint-itemgeschiedenis
SharePoint-automatisering
Flows die worden geactiveerd door gebeurtenissen in uw SharePoint-lijsten waarmee records worden bijgewerkt, gerelateerde items worden aangemaakt of downstreamprocessen worden gestart. Bekende voorbeelden zijn:
- Wanneer de status van een risico verandert in Gesloten, automatisch een record van Geleerde lessen aanmaken in een aparte lijst
- Wanneer een nieuwe leverancier wordt toegevoegd, maak dan een corresponderend item voor leveranciersbeoordeling met een vervaldatum die 12 maanden vooruit is ingesteld.
- Wanneer een projectmijlpaal als voltooid wordt gemarkeerd, de projectstatus bijwerken en de projecteigenaar op de hoogte stellen
- Wanneer een item is aangemaakt in een lijst, kopieer je sleutelvelden naar een gerelateerde lijst en behoud je de link tussen de twee.
Systeemintegraties
Verbind Microsoft 365 met andere systemen met behulp van Power Automate's standaard en premium connectors. Gegevens stromen tussen tools zonder handmatige export/import cycli. Gebruikelijke integraties zijn onder andere:
- SharePoint → Outlook-agenda: agenda-evenementen maken of bijwerken vanuit SharePoint-lijstitems
- Microsoft Forms → SharePoint: leg antwoorden op formulieren direct vast in een gestructureerde SharePoint-lijst
- SharePoint → Teams: post een kaart naar een Teams-kanaal wanneer een item met hoge prioriteit wordt toegevoegd of bijgewerkt
- Extern systeem → SharePoint: gegevens ontvangen van een systeem van derden via webhook en schrijven naar een SharePoint-lijst
Hoe het werkt.
1. Proces in kaart brengen
Voordat we iets bouwen, brengen we het proces dat je wilt automatiseren in detail in kaart: wat is de trigger, wat zijn de voorwaarden, wat zijn de acties, wat zijn de uitzonderingen en wat gebeurt er als er iets fout gaat. Dit wordt gedocumenteerd en met u overeengekomen voordat de ontwikkeling begint. Een flow die gebouwd is op een onduidelijk proces geeft een onbetrouwbaar resultaat.
2. Bouwen en testen
Flows worden gebouwd en getest in uw Microsoft 365-omgeving met behulp van realistische testgegevens. We testen niet alleen het gelukkige pad - trigger gaat af, flow wordt uitgevoerd, e-mail komt aan - maar ook de edge cases: wat gebeurt er als de goedkeurder niet op kantoor is, als het SharePoint-item halverwege de flow wordt verwijderd, als het e-mailadresveld leeg is. De meeste mislukkingen in productiestromen komen voort uit deze scenario's.
3. UAT en aftekenen
U test de flow aan de hand van echte scenario's uit uw dagelijkse werkzaamheden. We lossen eventuele problemen op, documenteren bekende beperkingen en bevestigen dat de foutafhandeling en escalatiepaden werken zoals afgesproken voordat ze worden afgetekend.
4. Overdracht en documentatie
Volledige overdracht inclusief een schriftelijke beschrijving van de triggervoorwaarden, logica en acties van elke flow - duidelijk genoeg voor je team om te begrijpen en te onderhouden zonder dat je ons nodig hebt. Inclusief 3 maanden herstel van defecten. Doorlopende ondersteuning beschikbaar als retainer.
Wat onze klanten automatiseren.
Mitigatie Achterstallige waarschuwingen
Een geplande stroom wordt dagelijks uitgevoerd, controleert alle openstaande mitigaties in het risicoregister op items waarvan de laatste update meer dan 30 dagen geleden heeft plaatsgevonden en stuurt een gepersonaliseerde e-mail naar elke controle-eigenaar met een lijst van achterstallige items. De risico-eigenaar ontvangt een samenvatting. Handmatig controleren van de lijst is niet nodig.
Kennisgevingen aan belanghebbenden
Wanneer een risico-eigenaar een collega als belanghebbende in het SharePoint-risicoregister markeert, wordt er onmiddellijk een stroom geactiveerd en wordt die persoon een gestructureerde e-mail gestuurd met het referentienummer van het risico, de titel en een koppeling naar het record. Het bericht bevestigt dat ze toegang hebben gekregen en nodigt ze uit om input te leveren. Voorheen gebeurde dit handmatig door een schermafbeelding door te sturen.
Goedkeuring Ketens
Een inkoopaanvraag ingediend via een Power-apps Het formulier activeert een opeenvolgende goedkeuringsstroom: eerst de lijnmanager, dan de financieel directeur als de waarde een drempel overschrijdt. Elke goedkeurder krijgt een gestructureerde Teams-adaptive kaart met de volledige details van het verzoek en knoppen voor goedkeuren/afwijzen. Als er na 48 uur nog geen reactie is, wordt er een herinnering verstuurd. De volledige beslissingsgeschiedenis wordt teruggeschreven naar het SharePoint-item.
Waarschuwingen voor statuswijzigingen
Wanneer een risico in het risicoregister wordt geëscaleerd van Belangrijk naar Groot of Kritiek, stuurt een stroom onmiddellijk een melding naar het hoofd risicobeheer en de relevante functieleider - geen dagelijkse samenvatting, maar een onmiddellijke waarschuwing. De e-mail bevat de risicotitel, de huidige score, de eigenaar en een directe link naar het record.
Herinneringen voor documentbeoordeling
Een geplande stroom controleert een beleids- en procedurebibliotheek op documenten waarvan de Volgende herzieningsdatum binnen 30 dagen valt. Het stuurt een herinnering naar de documenteigenaar met de naam van het document, de huidige versie en de herzieningsdatum. Een tweede herinnering volgt na 7 dagen als de status niet is bijgewerkt. Voorheen beheerd via een gedeelde kalender die niemand bijhield.
Gegevens synchroniseren tussen lijsten
Wanneer een leveranciersrecord in het leveranciersregister wordt bijgewerkt - contactwijziging, contractverlenging, statuswijziging - werkt een stroom de overeenkomstige vermeldingen in de inkooptrackinglijst en het risicoregister bij. Eén update, drie lijsten blijven synchroon. Dit elimineert de discrepanties die ontstonden wanneer gebruikers de ene lijst bijwerkten maar de andere vergaten.
Transparante prijzen.
We werken op basis van tijd en materiaal. Je betaalt voor werkelijk gewerkte dagen tegen een vast dagtarief. Geen verrassingen met een vaste prijs, geen scope creep zonder jouw toestemming.
| Type stroom | Typisch toepassingsgebied | Indicatieve kosten (netto) |
|---|---|---|
| Eenvoudige melding of waarschuwingsstroom | 1-2 dagen | €800-€1.600 |
| Goedkeuringsworkflow in meerdere stappen | 3-6 dagen | €2.400-€4.800 |
| Dagtarief | vanaf €800/dag (netto) - 100% afstandsbediening | |
Stromen maken vaak deel uit van een groter SharePoint of Power-apps engagement - gecombineerde engagementen profiteren van één dagtarief voor de volledige scope.
Vertrouwd door teams in heel Europa.
LeapLytics heeft Power Automate flows gebouwd die automatische waarschuwingen versturen wanneer risicoverminderingen te laat zijn en die belanghebbenden op de hoogte stellen wanneer ze aan een risico zijn toegewezen. Wat vroeger een handmatige follow-up vereiste, gebeurt nu zonder dat iemand erover hoeft na te denken.
- Risico & Team, Logistiek, Duitsland
Waarom LeapLytics?
We behandelen de randgevallen
Een basisflow van Power Automate die in 20 minuten is gebouwd, werkt prima totdat het SharePoint-item halverwege de goedkeuring wordt verwijderd, de account van de goedkeurder is uitgeschakeld of het e-mailadresveld een typefout bevat. Deze scenario's veroorzaken onbehandelde fouten, stille mislukkingen en flows die stoppen zonder dat iemand het merkt. We bouwen foutafhandeling, logica voor opnieuw proberen en storingsmeldingen in elke flow in, zodat wanneer er iets misgaat - en dat gebeurt - de juiste persoon daar onmiddellijk van op de hoogte is.
Proceskennis, niet alleen flow building
We vertalen je verzoek niet alleen in een trigger-actievolgorde. We vragen wat er gebeurt als de goedkeurder met verlof is, wat het escalatiepad is, wat de bedrijfsregel is voor de uitzondering. Door de proceslogica goed in kaart te brengen voordat je de flow bouwt, bespaar je aanzienlijk meer tijd dan wanneer je het fout doet en opnieuw moet beginnen. We hebben genoeg bedrijfsprocessen in kaart gebracht om te weten welke vragen we moeten stellen.
M365 stapel, einde tot einde
Onze stromen verbinden SharePoint, Power-appsTeams, Outlook en Power BI. Als de SharePoint-lijst goed gestructureerd moet zijn voordat de flow kan werken, dan doen we dat ook. Hetzelfde team, dezelfde opdracht, hetzelfde dagtarief - geen overdracht tussen afzonderlijke werkstromen.
Veelgestelde vragen.
Hebben we extra licenties nodig voor Power Automate?
Nee, voor standaard gebruikssituaties. Power Automate met standaard M365-connectoren - SharePoint, Outlook, Teams, Forms - is inbegrepen in de meeste Microsoft 365-plannen, waaronder Business Standard, E3 en E5. Voor premium connectoren (Salesforce, SAP, ServiceNow) of stromen met hoge volumes kunnen extra licenties nodig zijn. Wij bevestigen uw recht voordat u begint en adviseren u of aanvullende licenties nodig zijn.
Kan Power Automate verbinding maken met niet-Microsoft-systemen?
Ja. Power Automate heeft honderden connectors. Standaard connectoren dekken de meeste Microsoft en veelgebruikte diensten van derden zonder extra kosten. Premium connectoren voor bedrijfssystemen zoals Salesforce, SAP of ServiceNow vereisen een Power Automate Premium licentie per gebruiker. We vertellen u vooraf welke connectors uw stromen nodig hebben en wat de licentie-implicaties zijn.
Wat gebeurt er als een stroom uitvalt na go-live?
Onze flows bevatten foutafhandeling die fouten opvangt en onmiddellijk een melding stuurt naar een aangewezen eigenaar - in plaats van stilletjes te falen. We bieden ook 3 maanden defect herstel na go-live zonder extra kosten, voor alle storingen die het gevolg zijn van problemen in onze build.
Kun je de stromen documenteren zodat we ze zelf kunnen onderhouden?
Ja. Elke opdracht omvat schriftelijke documentatie van de triggervoorwaarden, logische takken, acties en foutafhandeling van elke flow - geschreven in gewone taal, niet alleen schermafbeeldingen van het flow canvas. Je team moet kunnen begrijpen wat een flow doet en kleine aanpassingen kunnen maken zonder ons te hoeven bellen.
Hoe lang duurt het om een Power Automate flow te bouwen?
Een eenvoudige notificatie- of waarschuwingsstroom - één trigger, één voorwaarde, één e-mail - neemt gewoonlijk 1-2 dagen in beslag, inclusief testen en documentatie. Een goedkeuringsworkflow in meerdere stappen met voorwaardelijke routering, escalaties, afhandeling van weigeringen en foutopsporing neemt meestal 3-6 dagen in beslag. We geven je een schriftelijke scope voordat we beginnen.
Kun je flows die we zelf al hebben gebouwd, bekijken en repareren?
Ja. Flowoptimalisatie en probleemoplossing is een veelvoorkomende opdracht. We controleren uw bestaande flows, identificeren hiaten in de foutafhandeling en problemen met de logica en lossen de problemen op. Vaak sneller en goedkoper dan helemaal opnieuw opbouwen.
Vaak gecombineerd met Power Automate.
SharePoint-ontwikkeling
De meeste Power Automate flows worden getriggerd door gebeurtenissen in SharePoint-lijsten. Een goed gestructureerde lijst met de juiste kolomtypes en validatie maakt flows betrouwbaarder en gemakkelijker te onderhouden. Waar nodig ontwerpen en bouwen we beide in één opdracht.
Power-apps
Power Apps formulieren leggen gestructureerde gegevens vast; Power Automate flows handelen af wat er vervolgens gebeurt - goedkeuringen, meldingen, record updates. De twee services werken van nature samen en we bouwen ze samen als onderdeel van dezelfde opdracht waar beide nodig zijn.
Risicoregister
Geautomatiseerde waarschuwingen voor achterstallige maatregelen en meldingen van belanghebbenden vormen een kernonderdeel van ons aanbod voor risicoregisters. Power Automate flows zijn standaard opgenomen in elk risicoregister - geen add-on.
Klaar om te stoppen met dingen handmatig te doen?
Vertel ons welk proces je wilt automatiseren - wat de trigger is, wat er moet gebeuren en wie het moet weten. We komen binnen 24 uur terug met een indicatieve scope en schatting.
Of e-mail ons rechtstreeks op info@leaplytics.de
Verwante diensten: SharePoint-ontwikkeling - Power-apps - Power BI Advies - Risicoregister
