Wij ontwikkelen apps voor personeelsbeheer op basis van Power Apps en Dataverse – urenregistratie, verlofaanvragen, ziekteverzuim en taakbeheer op één plek, met een realtime dashboard voor managers. De apps worden binnen uw Microsoft 365-tenant gebouwd, aan u overgedragen als uw eigen oplossing en zo ontworpen dat ze even goed werken op een tablet op de werkvloer, een smartphone en een desktop.
Aanwezigheid, verlof en taken staan op drie verschillende plekken – en die staan niet met elkaar in verbinding.
De meeste kleine en middelgrote teams werken met een combinatie van papieren urenstaten, een gedeeld Excel-bestand en mondelinge verzoeken aan de administratie. Dat werkt prima, totdat iemand vergeet het bestand bij te werken, een manager verlof goedkeurt dat door niemand is geregistreerd, of een nieuwe medewerker geen idee heeft waar hij of zij vandaag aan moet werken. De tools om dit op te lossen zitten al in je Microsoft 365-licentie – ze moeten alleen nog worden geïntegreerd in één verbonden app in plaats van verspreid te blijven.
Aanwezigheid wordt handmatig bijgehouden, of helemaal niet
Het in- en uitklokken gebeurt op papier, in een spreadsheet, of helemaal niet. Overuren en onderuren worden aan het einde van de maand handmatig berekend, als ze al worden berekend. Niemand heeft een realtime overzicht van wie er op dit moment daadwerkelijk op de werkplek aanwezig is.
Verlofaanvragen zonder systeem
Een verlofaanvraag is een WhatsApp-bericht of een mondelinge vraag als: „Vind je het goed als ik vrijdag vrij neem?“ Het resterende verlof staat alleen in iemands hoofd of in een verouderde spreadsheet. Ziekteverzuim wordt telefonisch gemeld en wordt nooit vastgelegd in een register dat een leidinggevende later kan raadplegen.
Taken toegewezen, en vervolgens vergeten
's Ochtends worden taken mondeling toegewezen en nergens bijgehouden. Tegen de middag kan de leidinggevende niet zeggen wat er al is gedaan, wat er nog in uitvoering is en wat er is overgeslagen – en dat geldt drie dagen later ook voor de medewerker.
Wat zit er in de app?
We bouwen één Power Apps-canvas-app, ondersteund door Dataverse voor een overzichtelijke afhandeling van rollen en machtigingen, die aanwezigheid, verlof, taken en een dashboard voor managers omvat – waarbij Power Automate achter de schermen de goedkeuringen en meldingen afhandelt. Modulair opgezet: begin met de kern en voeg later modules toe zonder dat je hoeft te herbouwen wat al goed werkt.
Tijdregistratie
In- en uitklokken en pauzes registreren via een telefoon, tablet of pc – geen aparte hardware, geen aparte aanmelding. Typische functies zijn onder meer:
- In- en uitklokken met één tik, inclusief automatische tijdstempel
- Pauze-registratie met instelbare regels (bijv. automatische aftrek na een bepaald aantal uren)
- Automatische berekening van overuren en onderuren ten opzichte van de contractuele uren
- De medewerker kan zijn of haar persoonlijke tijdbalans op elk moment inzien – wachten op een maandelijks afschrift is niet nodig
- Beeld voor managers waarin te zien is wie er op dit moment is ingeklokt, voor het hele team of voor een specifieke locatie
Verlof- en afwezigheidsbeheer
Vakantieaanvragen, goedkeuringen en ziekteverzuim op één plek, in plaats van verspreid over berichten en telefoontjes. Typische functies zijn onder meer:
- Bij het indienen van een verlofaanvraag wordt het resterende saldo weergegeven voordat de aanvraag wordt verzonden
- Goedkeuring door de manager rechtstreeks in de app of via een Teams-/e-mailmelding, met één tik om goed te keuren of af te wijzen
- Registratie van ziekteverzuim met automatische melding aan de betreffende leidinggevende
- Een teamkalender waarin te zien is wie er met verlof is, zodat managers de vervanging van tevoren kunnen plannen
- Automatische herberekening van het resterende verlof op het moment dat een aanvraag wordt goedgekeurd
Taakbeheer
Taken die door het management worden toegewezen, door iedereen worden bijgehouden en door niemand worden vergeten. Typische functies zijn onder meer:
- Toewijzing van taken aan individuele medewerkers met prioriteit en uiterste datum
- Statusbijwerking (open, in behandeling, voltooid) wordt rechtstreeks vanaf het apparaat van de medewerker bijgewerkt
- Automatische herinneringen voor taken waarvan de deadline nadert of al is verstreken
- Een persoonlijke takenlijst per medewerker, zodat iedereen de app opent en zijn eigen taken te zien krijgt, in plaats van een rommelige lijst met de taken van alle anderen
Kalender & Dashboard
Eén scherm dat antwoord geeft op de vraag „wat er op dit moment gebeurt“ – zowel voor de medewerker als voor de leidinggevende. Typische functies zijn onder meer:
- Integratie met de Outlook-agenda voor persoonlijke en gedeelde afspraken
- Dashboard voor managers waarin aanwezigheid, openstaande taken en aanstaande verlofdagen in één overzicht worden weergegeven
- Ontworpen voor een tablet die centraal in het kantoor is opgehangen als gedeeld overzichtsscherm, maar ook voor individueel telefoongebruik
- Op rollen gebaseerde zichtbaarheid – medewerkers zien hun eigen gegevens, managers zien het teamoverzicht
Hoe het werkt.
1. Vereisten en datamodel
We beginnen met in kaart te brengen welke modules u vanaf dag één nodig hebt en welke later kunnen volgen, hoe uw Microsoft 365-licenties Dataverse ondersteunen, en wat de exacte regels zijn voor overuren, verlofopbouw en goedkeuringen. Dit wordt vastgelegd en met u afgestemd voordat de ontwikkeling van start gaat – door de regels meteen goed vast te leggen, voorkomen we dat ze later opnieuw moeten worden opgesteld.
2. Bouwen en verbeteren
De app wordt rechtstreeks in uw Microsoft 365-tenant op Dataverse gebouwd. Zodra de belangrijkste schermen werken, delen we een werkende versie met u en verwerken we uw feedback voordat we de logica en de goedkeuringsprocessen definitief vastleggen. U ziet de voortgang al vóór de definitieve goedkeuring, niet pas op dat moment.
3. UAT-beheer
U test de app aan de hand van echte werkdagen – inklokken, verlof aanvragen, taken toewijzen en afronden. Wij zorgen voor het opstellen van de testcases, coördineren de uitvoering ervan en sporen eventuele fouten op en lossen deze op voordat de app live gaat.
4. Overdracht en documentatie
Volledige overdracht, inclusief een gedetailleerde documentatie per scherm van de app-logica, het Dataverse-gegevensmodel en de bijbehorende goedkeuringsprocessen. Uw team krijgt beheerdersrechten en de app is van u – gehost in uw tenant. Inclusief 3 maanden ondersteuning bij het verhelpen van defecten. Doorlopende ondersteuning is beschikbaar via een vast abonnement.
Begin met de kern, voeg de rest later toe.
Niet elk team heeft vanaf dag één alle modules nodig. We raden doorgaans aan om eerst te beginnen met de modules die het meeste handmatige werk vervangen, en de rest pas toe te voegen zodra de kernapp dagelijks wordt gebruikt:
- Fase 1 – Kern: Tijdregistratie, verlof- en afwezigheidsbeheer, taakbeheer, agenda en het dashboard voor managers
- Fase 2 – Uitbreidingen: Afhankelijk van uw bedrijf – wagenpark-/voertuigbeheer, documentbeheer, CRM-integratie of AI-ondersteunde functies – kunnen deze op dezelfde Dataverse-basis worden toegevoegd zonder dat het bestaande systeem opnieuw hoeft te worden opgebouwd
Transparante prijzen.
Wij werken op basis van ‘Time & Material’. U betaalt voor de daadwerkelijk gewerkte dagen tegen een vast dagtarief – geen giswerk met vaste prijzen, geen verborgen kosten.
| Module | Typisch toepassingsgebied | Indicatieve kosten (netto) |
|---|---|---|
| Tijdregistratie + berekening van overuren | 5–8 dagen | € 4.000–€ 6.400 |
| Verlof- en afwezigheidsbeheer met goedkeuringen | 4–7 dagen | € 3.200–€ 5.600 |
| Taakbeheer + agenda + dashboard | 5–9 dagen | € 4.000–€ 7.200 |
| Dagtarief | vanaf €800/dag (netto) - 100% afstandsbediening | |
Modules worden doorgaans afzonderlijk beoordeeld en geprijsd, waarna ze worden gebundeld tot één opdracht en een dagtarief zodra u de volledige eerste fase hebt bevestigd. Let op: afhankelijk van uw Microsoft 365-abonnement en het aantal gebruikers kan voor Dataverse aanvullende Power Apps-licenties nodig zijn – wij controleren uw licentierechten en brengen dit onder uw aandacht voordat we een offerte opstellen.
Vroeger hielden we de werktijden bij op papier, werden verlofaanvragen via WhatsApp ingediend en was er geen echte manier om te zien wie waar mee bezig was. Nu zit alles in één app die zowel op de tablet op kantoor als op ieders telefoon werkt – en via het beheerdersoverzicht is direct te zien wat er speelt, zonder dat je het aan iedereen hoeft te vragen.
— Bedrijfsleider, Automobieldiensten, Duitsland
Waarom LeapLytics?
Gemaakt om mee te groeien, niet om vervangen te worden
Bij het ontwerpen van het Dataverse-datamodel houden we vanaf het begin rekening met toekomstige modules – wagenparkbeheer, documentbeheer, CRM, AI-functies – zodat het toevoegen van een module op een later moment niet betekent dat u hetgeen u al hebt opnieuw moet opbouwen.
Jouw app, jouw tenant, jouw gegevens
Alles wordt binnen uw Microsoft 365-omgeving opgebouwd. Uw gegevens blijven waar ze zijn. Bij de overdracht krijgt u beheerdersrechten en volledige eigendom – u bent daarna niet langer afhankelijk van ons of van een platform van een derde partij.
We informeren naar de uitzonderingen voordat ze tot problemen leiden
Wat gebeurt er als een medewerker vergeet uit te klokken? Wat gebeurt er als een verlofaanvraag achteraf wordt ingediend? We brengen deze randgevallen in kaart tijdens de vereistenfase, en niet pas na de ingebruikname, want dan is het nog goedkoop om ze op te lossen.
Veelgestelde vragen.
Hebben we Dataverse nodig, of kan dit ook op SharePoint-lijsten draaien?
Voor een klein team met eenvoudige behoeften kunnen SharePoint-lijsten volstaan. Over het algemeen raden we Dataverse aan zodra medewerkersgegevens, rollen en machtigingen op een overzichtelijke manier moeten kunnen worden opgeschaald, of zodra u toekomstige modules zoals wagenparkbeheer of CRM plant. We geven u een eerlijk advies op basis van de omvang van uw team en uw roadmap, geen standaardantwoord.
Is er voor Dataverse een extra licentie nodig?
Dat is mogelijk, afhankelijk van uw huidige Microsoft 365-abonnement en het aantal gebruikers. Voordat we een offerte opstellen, controleren we uw huidige rechten en laten we u van tevoren precies weten wat er eventueel moet worden toegevoegd.
Werkt de app net zo goed op onze kantoortablet als op telefoons?
Ja. De app is responsief ontworpen voor telefoons, tablets en desktopcomputers op basis van één enkele canvas-app, zodat dezelfde app zowel als persoonlijke tool op iemands telefoon als gedeeld overzichtsscherm op een tablet op kantoor kan worden gebruikt.
Kunnen we beginnen met alleen het bijhouden van de werktijd en de rest later toevoegen?
Ja – dit is de meest gebruikelijke aanpak. We ontwerpen het datamodel zo dat het vanaf het begin alle geplande modules ondersteunt, zodat het later toevoegen van verlofbeheer of taakregistratie een uitbreiding is en geen volledige herontwikkeling.
Van wie is de app nadat deze is ontwikkeld?
Dat klopt. De app is rechtstreeks in uw Microsoft 365-tenant geïntegreerd en bij de overdracht krijgt u volledige beheerdersrechten. Er is geen leveranciersafhankelijkheid buiten het Microsoft 365-platform dat u al gebruikt.
Kunnen jullie de app ook onderhouden na de go-live?
Ja. Bij elke overeenkomst is drie maanden defectverhelping inbegrepen, zonder extra kosten. Daarnaast zijn doorlopend onderhoud en nieuwe modules beschikbaar tegen een maandelijks vast bedrag.
Wordt vaak gecombineerd met de medewerkersapp.
Power-apps
De Employee App is in wezen een Power Apps-canvas-app. Als u naast de Employee App zelf nog extra zelfstandige formulieren of apps nodig hebt, ontwikkelen we die in het kader van hetzelfde project.
Automatiseren
Goedkeuringsmeldingen, herinneringen voor achterstallige taken en escalaties voor niet-goedgekeurde verlofaanvragen worden allemaal achter de schermen van de app via Power Automate afgehandeld.
SharePoint
Voor teams die nog niet klaar zijn voor Dataverse, kunnen we een eerste versie opzetten op basis van SharePoint-lijsten en deze later migreren zonder het dagelijks gebruik te verstoren.
Klaar om je agenda, taken en verlof in één app te beheren?
Laat ons weten hoe groot uw team is, welk Microsoft 365-abonnement u momenteel hebt en welke modules voor u in eerste instantie het belangrijkst zijn. Binnen 24 uur sturen we u een indicatieve omvang van het project en een kostenraming.
Of e-mail ons rechtstreeks op info@leaplytics.de
Verwante diensten: Power-apps - Automatiseren - SharePoint-ontwikkeling - Power BI Advies