Tworzymy przepływy pracy Power Automate, które automatycznie obsługują powiadomienia, zatwierdzenia i aktualizacje danych - bezpośrednio w środowisku Microsoft 365. Ustrukturyzowane, udokumentowane i zbudowane tak, aby działały w środowisku produkcyjnym - nie tylko w wersji demonstracyjnej.
Twój zespół wykonuje ręcznie czynności, które Microsoft 365 mógłby obsłużyć automatycznie.
Pościg za zatwierdzeniami przez e-mail, ręczne aktualizowanie statusów, ręczne wysyłanie przypomnień - to problemy, które można rozwiązać. Power Automate łączy narzędzia Microsoft 365 i obsługuje te zadania automatycznie, dzięki czemu Twój zespół nie musi tego robić. Nie chodzi o to, czy można to zautomatyzować. Chodzi o to, czy przepływ jest zbudowany wystarczająco dobrze, aby można było mu zaufać.
Wnioski o zatwierdzenie zagubione w skrzynkach odbiorczych
Wiadomość e-mail z zatwierdzeniem zostaje zakopana pod pięćdziesięcioma innymi. Osoba zatwierdzająca nie odpowiada, nikt nie zna statusu, a dwa tygodnie później ktoś zdaje sobie sprawę, że proces utknął w martwym punkcie. Nie ma ścieżki audytu, nie ma eskalacji i nie ma zapisu, kto co zatwierdził i kiedy. Kiedy audytor pyta, nikt nie może odpowiedzieć.
Ręczne przypomnienia o zaległych zadaniach
Przeglądy polityk, odnowienia umów, terminy łagodzenia skutków, kontrole zgodności - ktoś musi pamiętać o ich realizacji. Zwykle jest to przypomnienie z kalendarza, które jest przesuwane, następnie przesuwane ponownie, a następnie pomijane. Kiedy termin mija niezauważony, koszt jest nieproporcjonalny do tego, jak proste byłoby przypomnienie.
Dane wprowadzone w jednym miejscu nigdy nie trafiają do następnego
Nowy dostawca jest dodawany do jednej listy, ale nie do systemu finansowego. Status ryzyka jest aktualizowany w rejestrze, ale pulpit nawigacyjny nadal pokazuje starą wartość. Użytkownicy przepisują dane między narzędziami, wprowadzają błędy i nikt nie ufa żadnemu pojedynczemu źródłu prawdy.
Przepływy pracy, które tworzymy dla naszych klientów.
Tworzymy przepływy Power Automate, które łączą SharePoint, Outlook, Teams i inne narzędzia Microsoft 365. Od pojedynczego alertu po wieloetapowy łańcuch zatwierdzania z eskalacjami, warunkami i obsługą błędów.
Alerty i powiadomienia e-mail
Zautomatyzowane wiadomości e-mail wyzwalane przez zdarzenia na listach SharePoint - nowe elementy, zmiany statusu, aktualizacje pól lub mijające daty. Skonfigurowany do wysyłania do właściwej osoby, we właściwym czasie, z odpowiednimi informacjami w treści wiadomości. Typowe przepływy obejmują:
- Alert o zaległych środkach zaradczych - wysyłany do właściciela ryzyka, gdy środek zaradczy nie został zaktualizowany po upływie określonego czasu.
- Powiadomienie o przypisaniu interesariusza - automatycznie wysyła wiadomość e-mail do wskazanego interesariusza, gdy zostanie on oznaczony jako element ryzyka lub działania.
- Alert zmiany statusu - powiadamia właściciela, gdy rekord w SharePoint zmienia status.
- Przypomnienie o zbliżającym się terminie - zaplanowany przepływ, który sprawdza elementy z terminem płatności w ciągu następnych N dni i wysyła podsumowanie.
- Alert eskalacji - wysyła do menedżera, gdy zadanie jest opóźnione o więcej niż określony próg.
Przepływy pracy zatwierdzania
Wieloetapowe przepływy zatwierdzeń, które zastępują zatwierdzenia oparte na wiadomościach e-mail ustrukturyzowanym, możliwym do śledzenia procesem. Zbudowany z logiką routingu, eskalacjami opartymi na czasie i pełną ścieżką audytu. Typowe przepływy obejmują:
- Zatwierdzanie sekwencyjne: Zatwierdzający A musi zatwierdzić przed powiadomieniem zatwierdzającego B - z automatyczną eskalacją w przypadku braku odpowiedzi w ciągu N dni.
- Równoległe zatwierdzanie: wiele osób zatwierdzających jest powiadamianych jednocześnie, przepływ jest kontynuowany, gdy wszyscy (lub kworum) odpowiedzą.
- Routing warunkowy: ścieżka zatwierdzania określona przez wartości pól - np. wnioski powyżej 10 tys. euro trafiają do dyrektora finansowego, inne do kierownika liniowego.
- Obsługa odrzucenia: odrzucone elementy są automatycznie zwracane do zgłaszającego z komentarzami zatwierdzającego i jasnym kolejnym krokiem.
- Ścieżka audytu: każda decyzja o zatwierdzeniu opatrzona znacznikiem czasu i zapisana w historii elementu SharePoint.
Automatyzacja SharePoint
Przepływy wyzwalane przez zdarzenia na listach SharePoint, które aktualizują rekordy, tworzą powiązane elementy lub uruchamiają dalsze procesy. Typowe przykłady obejmują:
- Gdy status ryzyka zmienia się na Zamknięte, automatycznie tworzony jest rekord Wyciągniętych wniosków na osobnej liście.
- Po dodaniu nowego dostawcy należy utworzyć odpowiedni element przeglądu dostawcy z datą wymagalności ustawioną na 12 miesięcy do przodu.
- Gdy kamień milowy projektu zostanie oznaczony jako ukończony, zaktualizuj status projektu i powiadom właściciela projektu.
- Gdy element zostanie utworzony na jednej liście, skopiuj kluczowe pola do powiązanej listy i zachowaj połączenie między nimi.
Integracje systemów
Połącz platformę Microsoft 365 z innymi systemami za pomocą standardowych i premium konektorów Power Automate. Dane przepływają między narzędziami bez ręcznych cykli eksportu/importu. Typowe integracje obejmują:
- SharePoint → Kalendarz Outlook: tworzenie lub aktualizowanie zdarzeń kalendarza z elementów listy SharePoint
- Microsoft Forms → SharePoint: przechwytywanie odpowiedzi z formularzy bezpośrednio do ustrukturyzowanej listy SharePoint
- SharePoint → Teams: wysyłanie karty do kanału Teams po dodaniu lub zaktualizowaniu elementu o wysokim priorytecie.
- System zewnętrzny → SharePoint: odbieranie danych z systemu zewnętrznego za pośrednictwem webhook i zapisywanie ich na liście SharePoint.
Jak to działa?
1. Mapowanie procesów
Przed zbudowaniem czegokolwiek, szczegółowo mapujemy proces, który chcesz zautomatyzować: jaki jest wyzwalacz, jakie są warunki, jakie są działania, jakie są wyjątki i co się dzieje, gdy coś pójdzie nie tak. Jest to udokumentowane i uzgodnione z Tobą przed rozpoczęciem rozwoju. Przepływ zbudowany na niejasnym procesie daje niewiarygodny wynik.
2. Budowanie i testowanie
Przepływy są tworzone i testowane w środowisku Microsoft 365 przy użyciu realistycznych danych testowych. Testujemy nie tylko samą ścieżkę - wyzwalacz uruchamia się, przepływ działa, wiadomość e-mail dociera - ale także przypadki brzegowe: co się dzieje, gdy osoba zatwierdzająca jest poza biurem, gdy element SharePoint jest usuwany w trakcie przepływu, gdy pole adresu e-mail jest puste. Większość niepowodzeń przepływu produkcyjnego wynika z tych scenariuszy.
3. UAT i zatwierdzenie
Ty testujesz przepływ w odniesieniu do rzeczywistych scenariuszy z codziennych operacji. Naprawiamy wszelkie problemy, dokumentujemy znane ograniczenia i potwierdzamy, że obsługa błędów i ścieżki eskalacji działają zgodnie z ustaleniami przed podpisaniem umowy.
4. Przekazanie i dokumentacja
Pełne przekazanie, w tym pisemny opis warunków wyzwalających, logiki i działań każdego przepływu - wystarczająco jasny, aby Twój zespół mógł go zrozumieć i utrzymać bez naszej pomocy. Obejmuje 3 miesiące usuwania usterek. Stałe wsparcie dostępne w ramach umowy.
Co automatyzują nasi klienci.
Łagodzenie skutków zaległych alertów
Zaplanowany przepływ działa codziennie, sprawdza wszystkie otwarte środki zaradcze w rejestrze ryzyka pod kątem pozycji, których ostatnia aktualizacja miała miejsce ponad 30 dni temu, i wysyła spersonalizowaną wiadomość e-mail do każdego właściciela kontroli z listą zaległych pozycji. Właściciel ryzyka otrzymuje podsumowanie. Nie jest wymagane ręczne sprawdzanie listy.
Powiadomienia od interesariuszy
Gdy właściciel ryzyka oznaczy współpracownika jako interesariusza w rejestrze ryzyka SharePoint, przepływ uruchamia się natychmiast i wysyła tej osobie ustrukturyzowaną wiadomość e-mail z numerem referencyjnym ryzyka, tytułem i linkiem do rekordu. Wiadomość potwierdza, że dana osoba uzyskała dostęp i zachęca do wniesienia wkładu. Wcześniej odbywało się to ręcznie poprzez przesłanie zrzutu ekranu.
Łańcuchy zatwierdzeń
Wniosek o zamówienie złożony za pośrednictwem Power Apps Formularz uruchamia sekwencyjny przepływ zatwierdzania: najpierw kierownik liniowy, a następnie dyrektor finansowy, jeśli wartość przekracza próg. Każdy zatwierdzający otrzymuje ustrukturyzowaną kartę adaptacyjną Teams z pełnymi szczegółami wniosku i przyciskami Zatwierdź / Odrzuć. W przypadku braku odpowiedzi po 48 godzinach wysyłane jest przypomnienie. Pełna historia decyzji jest zapisywana w elemencie SharePoint.
Alerty o zmianie statusu
Gdy ryzyko zostanie eskalowane z Istotnego do Poważnego lub Krytycznego w rejestrze ryzyka, przepływ wysyła natychmiastowe powiadomienie do szefa ds. ryzyka i odpowiedniego lidera funkcji - nie jest to codzienne podsumowanie, ale natychmiastowy alert. Wiadomość e-mail zawiera tytuł ryzyka, aktualny wynik, właściciela i bezpośredni link do rekordu.
Przypomnienia o przeglądzie dokumentów
Zaplanowany przepływ sprawdza bibliotekę zasad i procedur pod kątem dokumentów, w których data następnego przeglądu przypada w ciągu 30 dni. Wysyła przypomnienie do właściciela dokumentu z nazwą dokumentu, aktualną wersją i terminem przeglądu. Drugie przypomnienie pojawia się po 7 dniach, jeśli status nie został zaktualizowany. Wcześniej zarządzano za pomocą udostępnionego kalendarza, którego nikt nie utrzymywał.
Synchronizacja danych między listami
Gdy rekord dostawcy w rejestrze dostawców jest aktualizowany - zmiana kontaktu, odnowienie umowy, zmiana statusu - przepływ aktualizuje odpowiednie wpisy na liście śledzenia zamówień i w rejestrze ryzyka. Jedna aktualizacja, trzy listy zsynchronizowane. Eliminuje to rozbieżności, które powstawały, gdy użytkownicy aktualizowali jedną listę, ale zapominali o innych.
Przejrzyste ceny.
Pracujemy w oparciu o czas i materiał. Płacisz za faktycznie przepracowane dni według stałej stawki dziennej. Żadnych niespodzianek w postaci stałej ceny, żadnego rozszerzania zakresu bez Twojej zgody.
| Typ przepływu | Typowy zakres | Orientacyjny koszt (netto) |
|---|---|---|
| Prosty przepływ powiadomień lub alertów | 1-2 dni | €800-€1.600 |
| Wieloetapowy obieg zatwierdzeń | 3-6 dni | €2.400-€4.800 |
| Stawka dzienna | od 800 €/dzień (netto) - 100% remote | |
Przepływy są często częścią większego SharePoint lub Power Apps zaangażowanie - połączone zaangażowania korzystają z jednej stawki dziennej w pełnym zakresie.
Zaufany przez zespoły w całej Europie.
LeapLytics stworzył przepływy Power Automate, które wysyłają automatyczne alerty, gdy ograniczanie ryzyka jest opóźnione i powiadamiają interesariuszy, gdy są przypisani do ryzyka. To, co wcześniej wymagało ręcznego monitorowania, teraz odbywa się bez konieczności myślenia o tym.
- Ryzyko i zespół, Logistyka, Niemcy
Dlaczego LeapLytics?
Zajmujemy się skrajnymi przypadkami
Podstawowy przepływ Power Automate zbudowany w 20 minut działa dobrze, dopóki element SharePoint nie zostanie usunięty w trakcie zatwierdzania, konto osoby zatwierdzającej zostanie wyłączone lub pole adresu e-mail będzie zawierać literówkę. Te scenariusze powodują nieobsługiwane błędy, ciche awarie i przepływy, które przestają działać, a nikt tego nie zauważa. Wbudowujemy obsługę błędów, logikę ponawiania prób i powiadomienia o niepowodzeniach w każdy przepływ, aby gdy coś pójdzie nie tak - a tak się stanie - właściwa osoba natychmiast o tym wiedziała.
Znajomość procesów, a nie tylko budowanie przepływu
Nie tylko przekładamy żądanie na sekwencję wyzwalacz-akcja. Pytamy, co się dzieje, gdy osoba zatwierdzająca jest na urlopie, jaka jest ścieżka eskalacji, jaka jest reguła biznesowa dla wyjątku. Uzyskanie prawidłowej logiki procesu przed zbudowaniem przepływu oszczędza znacznie więcej czasu niż jego błędne zrozumienie i przebudowa. Zmapowaliśmy wystarczająco dużo procesów biznesowych, aby wiedzieć, jakie pytania zadać.
Stos M365, od końca do końca
Nasze przepływy łączą SharePoint, Power Apps, Teams, Outlook i Power BI. Jeśli potrzebujesz listy SharePoint o odpowiedniej strukturze, aby przepływ mógł działać, również to zrobimy. Ten sam zespół, to samo zaangażowanie, ta sama stawka dzienna - bez przekazywania między oddzielnymi strumieniami pracy.
Często zadawane pytania.
Czy potrzebujemy dodatkowych licencji dla Power Automate?
Nie, dla standardowych przypadków użycia. Usługa Power Automate ze standardowymi konektorami M365 - SharePoint, Outlook, Teams, Forms - jest zawarta w większości planów platformy Microsoft 365, w tym Business Standard, E3 i E5. Konektory premium (Salesforce, SAP, ServiceNow) lub przepływy o dużej objętości mogą wymagać dodatkowych licencji. Potwierdzamy uprawnienia przed rozpoczęciem i doradzamy, czy potrzebne są dodatkowe licencje.
Czy Power Automate może łączyć się z systemami firm innych niż Microsoft?
Tak. Power Automate posiada setki konektorów. Standardowe konektory obejmują większość usług Microsoft i popularnych usług innych firm bez dodatkowych kosztów. Konektory Premium dla systemów korporacyjnych, takich jak Salesforce, SAP lub ServiceNow, wymagają licencji Power Automate Premium na użytkownika. Z góry poinformujemy Cię, jakich konektorów potrzebują Twoje przepływy i jakie są konsekwencje licencyjne.
Co się stanie, jeśli przepływ zostanie przerwany po uruchomieniu?
Nasze przepływy obejmują obsługę błędów, która wychwytuje awarie i wysyła natychmiastowe powiadomienie do wyznaczonego właściciela - zamiast cicho zawodzić. Zapewniamy również 3-miesięczne usuwanie usterek po uruchomieniu bez dodatkowych kosztów, obejmujące wszelkie awarie wynikające z problemów w naszej kompilacji.
Czy możesz udokumentować przepływy, abyśmy mogli sami je utrzymać?
Tak. Każde zlecenie obejmuje pisemną dokumentację warunków wyzwalania każdego przepływu, gałęzi logiki, działań i obsługi błędów - napisaną prostym językiem, a nie tylko zrzuty ekranu kanwy przepływu. Twój zespół powinien być w stanie zrozumieć, co robi przepływ i wprowadzić drobne poprawki bez konieczności dzwonienia do nas.
Jak długo trwa tworzenie przepływu Power Automate?
Prosty przepływ powiadomień lub alertów - pojedynczy wyzwalacz, pojedynczy warunek, pojedyncza wiadomość e-mail - zwykle zajmuje 1-2 dni, w tym testowanie i dokumentacja. Wieloetapowy przepływ pracy zatwierdzania z warunkowym routingiem, eskalacjami, obsługą odrzuceń i wychwytywaniem błędów zajmuje zwykle 3-6 dni. Przed rozpoczęciem prac przedstawiamy pisemny zakres.
Czy możesz przejrzeć i naprawić przepływy, które już stworzyliśmy?
Tak. Optymalizacja przepływów i rozwiązywanie problemów to częste zadania. Przeprowadzamy audyt istniejących przepływów, identyfikujemy luki w obsłudze błędów i problemy logiczne oraz naprawiamy to, co powoduje problemy. Często jest to szybsze i tańsze niż przebudowa od podstaw.
Często w połączeniu z Power Automate.
Rozwój SharePoint
Większość przepływów Power Automate jest wyzwalana przez zdarzenia na listach SharePoint. Dobrze zorganizowana lista z odpowiednimi typami kolumn i walidacją sprawia, że przepływy są bardziej niezawodne i łatwiejsze w utrzymaniu. W razie potrzeby projektujemy i budujemy oba w ramach jednego zaangażowania.
Power Apps
Formularze Power Apps przechwytują ustrukturyzowane dane; przepływy Power Automate obsługują to, co dzieje się później - zatwierdzenia, powiadomienia, aktualizacje rekordów. Te dwie usługi współpracują ze sobą w naturalny sposób i tworzymy je razem w ramach tego samego zaangażowania, gdy obie są potrzebne.
Rejestr ryzyka
Zautomatyzowane alerty dotyczące zaległych działań łagodzących i powiadomienia interesariuszy stanowią podstawową część naszej oferty rejestru ryzyka. Przepływy Power Automate są standardowo dołączane do każdej kompilacji rejestru ryzyka - nie są dodatkiem.
Chcesz przestać robić wszystko ręcznie?
Powiedz nam, jaki proces chcesz zautomatyzować - jaki jest wyzwalacz, co musi się wydarzyć i kto musi o tym wiedzieć. W ciągu 24 godzin przedstawimy orientacyjny zakres i wycenę.
Lub napisz do nas bezpośrednio na adres info@leaplytics.de
Powiązane usługi: Rozwój SharePoint - Power Apps - Power BI Consulting - Rejestr ryzyka
