Tworzymy aplikacje do zarządzania pracownikami w oparciu o Power Apps i Dataverse – rejestracja czasu pracy, wnioski urlopowe, zwolnienia lekarskie i zarządzanie zadaniami w jednym miejscu, wraz z pulpitem nawigacyjnym na żywo dla menedżerów. Aplikacje są tworzone w ramach Państwa dzierżawy Microsoft 365, przekazywane jako Państwa własność i zaprojektowane tak, by działały równie dobrze na tablecie na hali produkcyjnej, telefonie komórkowym, jak i komputerze stacjonarnym.
Dane dotyczące obecności, urlopów i zadań są przechowywane w trzech różnych miejscach – i żadne z nich nie komunikuje się z pozostałymi.
Większość małych i średnich zespołów korzysta z kombinacji papierowych kart ewidencji czasu pracy, wspólnego pliku Excel oraz ustnych zgłoszeń do biura. To rozwiązanie sprawdza się, dopóki ktoś nie zapomni zaktualizować arkusza, kierownik nie zatwierdzi urlopu, którego nikt nie zarejestrował, albo nowo zatrudniony pracownik nie będzie miał pojęcia, nad czym ma dzisiaj pracować. Narzędzia pozwalające rozwiązać ten problem są już zawarte w licencji Microsoft 365 — wystarczy je po prostu zintegrować w jednej, połączonej aplikacji, zamiast pozostawiać je rozproszone.
Obecność rejestrowana ręcznie albo wcale
Rejestracja wejścia i wyjścia odbywa się na papierze, w arkuszu kalkulacyjnym albo wcale. Godziny nadliczbowe i niedobory godzin są obliczane ręcznie pod koniec miesiąca – o ile w ogóle są obliczane. Nikt nie ma wglądu w czasie rzeczywistym, kto faktycznie przebywa obecnie na terenie zakładu.
Wnioski urlopowe bez systemu
Prośba o urlop to wiadomość na WhatsAppie albo pytanie zadane ustnie: „Czy mogę wziąć wolne w piątek?”. Informacje o pozostałym saldzie urlopów krążą w głowach pracowników albo znajdują się w nieaktualnym arkuszu kalkulacyjnym. Zgłoszenia o zwolnieniu lekarskim odbywają się telefonicznie i nigdy nie trafiają do żadnej dokumentacji, z którą kierownik mógłby się zapoznać.
Zadania przydzielone, a potem zapomniane
Zadania są przydzielane ustnie rano i nigdzie nie są rejestrowane. Już po południu kierownik nie jest w stanie powiedzieć, co zostało zrobione, nad czym się pracuje, a czego nie zrobiono – podobnie jak pracownik trzy dni później.
Co zawiera aplikacja.
Tworzymy jedną aplikację typu canvas w Power Apps, opartą na platformie Dataverse, która zapewnia przejrzyste zarządzanie rolami i uprawnieniami. Aplikacja obejmuje funkcje związane z obecnością, urlopami, zadaniami oraz pulpit menedżerski – a Power Automate w tle zajmuje się zatwierdzaniem i powiadomieniami. Modułowa konstrukcja: zacznij od podstaw, a później dodawaj moduły bez konieczności przebudowywania tego, co już działa.
Rejestracja czasu pracy
Rejestrowanie rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz przerw za pomocą telefonu, tabletu lub komputera – bez konieczności stosowania dodatkowego sprzętu ani oddzielnego logowania. Typowe funkcje obejmują:
- Rejestracja wejścia i wyjścia jednym kliknięciem z automatycznym oznaczeniem czasu
- Śledzenie przerw z możliwością konfiguracji reguł (np. automatyczne odliczanie po upływie określonej liczby godzin)
- Automatyczne obliczanie nadgodzin i godzin poniżej normy w odniesieniu do godzin określonych w umowie
- Pracownik ma w każdej chwili wgląd w stan swojego czasu wolnego – nie musi czekać na comiesięczny wydruk
- Widok menedżerski pokazujący, którzy pracownicy są obecnie obecni w pracy – w całym zespole lub w konkretnej lokalizacji
Zarządzanie urlopami i nieobecnościami
Wnioski urlopowe, zatwierdzenia i zwolnienia lekarskie w jednym miejscu, zamiast rozproszone w wiadomościach i rozmowach telefonicznych. Typowe funkcje obejmują:
- Przed wysłaniem wniosku o urlop wyświetla się informacja o pozostałym saldzie
- Zatwierdzenie przez przełożonego bezpośrednio w aplikacji lub poprzez powiadomienie w Teams/e-mailu – wystarczy jedno dotknięcie, aby zatwierdzić lub odrzucić
- Rejestrowanie zwolnień lekarskich z automatycznym powiadomieniem odpowiedniego przełożonego
- Widok kalendarza zespołu pokazujący, kto jest na urlopie, dzięki czemu kierownicy mogą z wyprzedzeniem zaplanować zastępstwa
- Automatyczne przeliczenie pozostałego urlopu w momencie zatwierdzenia wniosku
Zarządzanie zadaniami
Zadania przydzielane przez kierownictwo, śledzone przez wszystkich, o których nikt nie zapomina. Typowe funkcje obejmują:
- Przydzielanie zadań poszczególnym pracownikom wraz z priorytetem i terminem wykonania
- Śledzenie statusu (otwarte, w toku, zakończone) aktualizowane bezpośrednio z urządzenia pracownika
- Automatyczne przypomnienia o zadaniach, których termin realizacji zbliża się lub już minął
- Indywidualna lista zadań dla każdego pracownika, dzięki czemu każdy otwiera aplikację i widzi tylko swoje własne zadania do wykonania, a nie wspólną listę pełną zadań innych osób
Kalendarz i pulpit nawigacyjny
Jeden ekran, który odpowiada na pytanie „co się właśnie dzieje” – zarówno dla pracownika, jak i dla kierownika. Typowe funkcje obejmują:
- Integracja z kalendarzem programu Outlook w zakresie spotkań prywatnych i wspólnych
- Pulpit menedżerski łączący informacje o obecnościach, otwartych zadaniach i nadchodzących urlopach w jednym widoku
- Przeznaczony zarówno do tabletu umieszczonego centralnie w biurze jako wspólny ekran podsumowujący, jak i do indywidualnego korzystania z telefonu
- Widoczność oparta na rolach – pracownicy widzą swoje dane, a kierownicy mają wgląd w dane całego zespołu
Jak to działa?
1. Wymagania i model danych
Zaczynamy od ustalenia, które moduły są Ci potrzebne od samego początku, a które można wdrożyć później, w jaki sposób Twoja licencja na Microsoft 365 obsługuje Dataverse oraz jakie są dokładne zasady dotyczące nadgodzin, naliczania urlopów i zatwierdzania wniosków. Wszystko to jest dokumentowane i uzgadniane z Tobą przed rozpoczęciem prac programistycznych – ustalenie zasad na samym początku pozwala uniknąć konieczności ich ponownego opracowywania w późniejszym terminie.
2. Buduj i rozwijaj
Aplikacja jest tworzona bezpośrednio w Twoim środowisku Microsoft 365 na platformie Dataverse. Udostępniamy wersję roboczą, gdy tylko podstawowe ekrany będą gotowe do działania, a następnie uwzględniamy Twoje uwagi przed sfinalizowaniem logiki działania i procesów zatwierdzania. Możesz śledzić postępy przed zatwierdzeniem, a nie dopiero w momencie zatwierdzenia.
3. Zarządzanie UAT
Aplikację testujesz w oparciu o rzeczywiste dni robocze – rejestrując obecność, składając wnioski urlopowe, przydzielając i realizując zadania. Zajmujemy się tworzeniem przypadków testowych, koordynacją ich wykonywania oraz śledzeniem i usuwaniem wszelkich usterek przed uruchomieniem aplikacji.
4. Przekazanie i dokumentacja
Pełne przekazanie projektu, obejmujące szczegółową dokumentację logiki aplikacji (ekran po ekranie), model danych Dataverse oraz związane z nim procesy zatwierdzania. Twój zespół otrzymuje uprawnienia administracyjne, a aplikacja staje się Twoją własnością – hostowaną w Twoim dzierżawie. W pakiecie zawarte są 3 miesiące naprawy usterek. Dalsze wsparcie techniczne dostępne w ramach umowy ryczałtowej.
Zacznij od podstaw, resztę dodaj później.
Nie każda drużyna potrzebuje wszystkich modułów już od pierwszego dnia. Zazwyczaj zalecamy rozpoczęcie od modułów, które w największym stopniu zastępują pracę ręczną, a pozostałe dodawać dopiero wtedy, gdy podstawowa aplikacja wejdzie do codziennego użytku:
- Faza 1 – Podstawowa: Rejestracja czasu pracy, zarządzanie urlopami i nieobecnościami, zarządzanie zadaniami, kalendarz oraz pulpit menedżerski
- Faza 2 – Rozbudowa: W zależności od profilu działalności – zarządzanie flotą/pojazdami, zarządzanie dokumentami, integracja z systemem CRM lub funkcje wspomagane sztuczną inteligencją – można je dodawać w oparciu o tę samą platformę Dataverse bez konieczności przebudowywania istniejących rozwiązań
Przejrzyste ceny.
Pracujemy na zasadzie „czas i materiały”. Płacisz za faktycznie przepracowane dni według stałej stawki dziennej – bez zgadywania co do ceny ryczałtowej, bez ukrytych kosztów.
| Moduł | Typowy zakres | Orientacyjny koszt (netto) |
|---|---|---|
| Rejestracja czasu pracy + obliczanie nadgodzin | 5–8 dni | 4 000–6 400 euro |
| Zarządzanie urlopami i nieobecnościami z funkcją zatwierdzania | 4–7 dni | 3 200–5 600 euro |
| Zarządzanie zadaniami + kalendarz + pulpit nawigacyjny | 5–9 dni | 4 000–7 200 euro |
| Stawka dzienna | od 800 €/dzień (netto) - 100% remote | |
Moduły są zazwyczaj wyceniane indywidualnie, a po potwierdzeniu całej pierwszej fazy projektu łączone w jedną umowę z ustaloną stawką dzienną. Uwaga: w zależności od posiadanego planu Microsoft 365 i liczby użytkowników, korzystanie z Dataverse może wymagać dodatkowej licencji na Power Apps – przed sporządzeniem wyceny sprawdzamy posiadane uprawnienia i informujemy o tym.
Wcześniej rejestrowaliśmy czas pracy na papierze, wnioski urlopowe składaliśmy przez WhatsApp i nie mieliśmy żadnego realnego sposobu, by sprawdzić, kto nad czym pracuje. Teraz wszystko to znajduje się w jednej aplikacji, która działa zarówno na tablecie w biurze, jak i na telefonach wszystkich pracowników – a widok menedżerski faktycznie pokazuje, co się dzieje, bez konieczności wypytywania innych.
— Kierownik ds. operacyjnych, Usługi motoryzacyjne, Niemcy
Dlaczego LeapLytics?
Stworzony z myślą o rozwoju, a nie o wymianie
Projektując model danych w Dataverse, od samego początku uwzględniamy przyszłe moduły – zarządzanie flotą, zarządzanie dokumentami, CRM, funkcje sztucznej inteligencji – tak aby dodanie modułu w późniejszym terminie nie wiązało się z koniecznością przebudowywania tego, co już zostało stworzone.
Twoja aplikacja, twój dzierżawca, twoje dane
Wszystko jest wbudowane w Twoje środowisko Microsoft 365. Twoje dane pozostają tam, gdzie są. Po przekazaniu kontroli otrzymujesz uprawnienia administratora i pełną własność – nie musisz już polegać ani na nas, ani na platformie zewnętrznej.
Zastanawiamy się nad wyjątkami, zanim staną się problemami
Co się dzieje, gdy pracownik zapomni się wylogować? Co się dzieje, gdy wniosek urlopowy zostanie złożony po fakcie? Takie skrajne przypadki uwzględniamy już na etapie definiowania wymagań, a nie po uruchomieniu systemu, ponieważ właśnie wtedy ich rozwiązanie jest najtańsze.
Często zadawane pytania.
Czy potrzebujemy Dataverse, czy też to rozwiązanie może działać na listach SharePoint?
W przypadku niewielkiego zespołu o prostych potrzebach listy SharePoint mogą się sprawdzić. Zazwyczaj zalecamy Dataverse, gdy dane pracowników, role i uprawnienia wymagają płynnego skalowania lub gdy planujecie wprowadzenie przyszłych modułów, takich jak zarządzanie flotą czy CRM. Przedstawimy Wam rzetelną rekomendację opartą na wielkości Waszego zespołu i planie rozwoju, a nie gotową, standardową odpowiedź.
Czy korzystanie z Dataverse wymaga dodatkowej licencji?
Jest to możliwe, w zależności od aktualnego planu Microsoft 365 i liczby użytkowników. Przed sporządzeniem oferty sprawdzamy Państwa obecne uprawnienia i z góry informujemy, co dokładnie należy ewentualnie dodać.
Czy ta aplikacja będzie działać na naszym tablecie biurowym tak samo dobrze, jak na telefonach?
Tak. Aplikacja została zaprojektowana w sposób responsywny dla telefonów, tabletów i komputerów stacjonarnych w oparciu o jedną aplikację typu „canvas”, dzięki czemu ta sama aplikacja może działać jako osobiste narzędzie na telefonie użytkownika oraz jako wspólny ekran podsumowujący na tablecie w biurze.
Czy możemy zacząć od samego rejestrowania czasu pracy, a resztę dodać później?
Tak – to najczęściej stosowane podejście. Projektujemy model danych tak, aby od samego początku obsługiwał wszystkie planowane moduły, dzięki czemu dodanie w późniejszym czasie funkcji zarządzania urlopami lub śledzenia zadań stanowi jedynie rozszerzenie, a nie przebudowę systemu.
Kto jest właścicielem aplikacji po jej stworzeniu?
Tak, to prawda. Aplikacja jest wbudowana bezpośrednio w Twoim środowisku Microsoft 365, a wraz z przekazaniem otrzymujesz pełne uprawnienia administracyjne. Nie ma tu żadnego uzależnienia od dostawcy poza platformą Microsoft 365, z której już korzystasz.
Czy możesz również utrzymywać aplikację po uruchomieniu?
Tak. Każda umowa obejmuje 3 miesiące usuwania usterek bez dodatkowych kosztów. Po upływie tego okresu bieżąca konserwacja i nowe moduły są dostępne w ramach miesięcznej opłaty ryczałtowej.
Często używana w połączeniu z aplikacją dla pracowników.
Power Apps
Aplikacja dla pracowników jest w istocie aplikacją typu „canvas” opartą na platformie Power Apps. Jeśli potrzebujesz dodatkowych, samodzielnych formularzy lub aplikacji wykraczających poza samą aplikację dla pracowników, tworzymy je w ramach tego samego projektu.
Power Automate
Powiadomienia o zatwierdzeniu, przypomnienia o zaległych zadaniach oraz eskalacje dotyczące niezatwierdzonych wniosków urlopowych są obsługiwane przez Power Automate działający w tle aplikacji.
SharePoint
W przypadku zespołów, które nie są jeszcze gotowe na wdrożenie Dataverse, możemy stworzyć wstępną wersję w oparciu o listy SharePoint, a następnie przeprowadzić migrację bez zakłócania codziennego użytkowania.
Chcesz połączyć zarządzanie czasem, zadaniami i urlopami w jednej aplikacji?
Podaj nam liczbę pracowników w Twoim zespole, aktualny plan Microsoft 365 oraz moduły, które są dla Ciebie najważniejsze na początek. W ciągu 24 godzin przedstawimy orientacyjny zakres projektu i kosztorys.
Lub napisz do nas bezpośrednio na adres info@leaplytics.de
Powiązane usługi: Power Apps - Power Automate - Rozwój SharePoint - Power BI Consulting