Caz de utilizare: Raportarea riscurilor PMO - Industrie: Automotive - Instrumente: LeapLytics Risk Matrix + Traffic Light pentru Power BI
Problema: fiecare lider PMO din industria auto cunoaște această întâlnire
Este joi după-amiază. Comitetul director se reunește în 90 de minute. Undeva pe biroul dvs. se află trei versiuni diferite ale unui registru de riscuri - una de la ingineria platformei, una de la integrarea furnizorilor, una de la biroul programului - fiecare formatată diferit, fiecare cu propriile convenții de culoare și niciuna dintre ele actuală. Vă petreceți 45 de minute consolidându-le într-un pachet de diapozitive care va fi depășit înainte de a fi prezentat. Comitetul întreabă care sunt riscurile care au crescut de luna trecută. Tu faci o estimare. Vă întreabă care dintre fluxurile de lucru ale proiectului sunt în prezent de culoare galbenă sau roșie. Vă întoarceți prin diapozitive. Nimeni din sală nu are o imagine clară a situației generale a riscurilor. Întâlnirea se încheie cu puncte de acțiune pentru "alinierea definițiilor riscurilor" - din nou. Aceasta nu este o problemă de date. Este o problemă de vizualizare și de flux de lucru și costă echipele PMO auto mai mult timp și credibilitate decât majoritatea organizațiilor în mod oficial.
De ce instrumentele standard nu sunt suficiente pentru raportarea riscurilor PMO
Majoritatea echipelor PMO din sectorul auto apelează fie la Excel, fie la elementele vizuale native ale Power BI atunci când creează rapoarte privind riscurile. Ambele sunt puncte de plecare rezonabile - și ambele se confruntă cu aceleași limitări structurale atunci când comunicarea riscurilor trebuie să se extindă dincolo de un singur proiect sau un singur analist.
1. Istoricul tendințelor fără risc
Vizualizările Power BI standard și registrele de riscuri bazate pe Excel vă arată unde sunt riscurile acum. Acestea nu vă arată unde se aflau luna trecută, cât de repede se mișcă sau ce riscuri au crescut în mod constant pe parcursul mai multor cicluri de raportare. Pentru un lider PMO care se prezintă în fața unui comitet director, întrebarea "acest risc s-a agravat?" este adesea mai importantă decât "care este scorul actual?" - iar instrumentele native nu pot răspunde la această întrebare fără o operațiune manuală semnificativă. Un risc care era mediu acum trei luni și care acum este ridicat este fundamental diferit de unul care a fost ridicat tot timpul. Fără vizibilitatea tendințelor, aceste două riscuri par identice într-un raport standard.
2. Nici o vedere în cadran - și nici o aprofundare în el
Cea mai importantă perspectivă în gestionarea riscurilor este relația dintre probabilitatea unui risc și impactul său potențial. Mijloacele vizuale native Power BI - diagrame scatter, diagrame de bare, tabele - nu pot reprezenta acest lucru sub forma unui cadran adecvat al matricei riscurilor. Puteți să o aproximați, dar limbajul vizual este greșit: un grafic de dispersie nu este o hartă de căldură a riscurilor, iar părțile interesate fără pregătire analitică nu o vor citi corect. Mai important, chiar dacă construiți o aproximare, nu puteți face clic pe un cadran și să detaliați riscurile individuale care se află în cadrul acestuia. Nu există interactivitate între prezentarea generală a riscurilor și detalierea riscurilor subiacente - ceea ce înseamnă că fiecare întrebare ulterioară necesită încă un filtru manual sau un nou diapozitiv.
3. Nu există un strat de stare consecvent în cadrul proiectelor
Programele auto implică de obicei zeci de fluxuri de lucru paralele - dezvoltarea platformei, calificarea furnizorilor, omologarea, integrarea software-ului, creșterea producției. Fiecare flux de lucru generează propriile date privind riscurile și situația. Power BI nativ nu oferă niciun element vizual special creat pentru afișarea statutului RAG (roșu-galben-verde) într-un mod care să se extindă la mai multe proiecte simultan și să rămână lizibil dintr-o privire. Fără o structură vizualizarea semafoarelor, echipele PMO recurg la trucuri de formatare condiționată sau la tabele cu coduri de culori care se rup la orice modificare a modelului de date și necesită întreținere manuală la fiecare ciclu de raportare.
Abordarea LeapLytics: Pas cu pas
Iată cum implementează de obicei echipele PMO din industria auto un program structurat PMO gestionarea riscurilor Power BI configurare utilizând matricea de risc LeapLytics și vizualizările semaforului - de la conectarea datelor la prezentarea comitetului director.
- Conectați registrul de riscuri la Power BI. Punctul de plecare este reprezentat de datele dvs. existente privind riscurile - fie că acestea se află în Excel, în liste SharePoint, într-un sistem intern de gestionare a proiectelor sau într-o bază de date SQL. Conectorii standard ai Power BI gestionează toate acestea fără migrare. Modelul de date are nevoie de cel puțin trei coloane: o descriere a riscului, un scor de probabilitate și un scor de impact. Majoritatea echipelor PMO din sectorul automobilelor dispun deja de aceste date; problema este dacă acestea sunt structurate în mod consecvent în toate fluxurile de lucru, lucru pe care procesul de configurare contribuie la punerea în aplicare.
- Adăugați matricea de risc vizuală LeapLytics la raportul dvs. The Matricea de risc LeapLytics este un vizual personalizat certificat, disponibil direct de la Microsoft AppSource. Odată adăugate la raportul Power BI, plasați câmpurile de probabilitate și impact pe axele vizualului. Matricea plasează automat fiecare risc ca un marker poziționat în cadranul corect - riscurile cu impact ridicat / probabilitate ridicată apar în zona critică din dreapta sus, iar riscurile cu prioritate scăzută în stânga jos. Fără poziționare manuală, fără imagini statice care se învechesc.
- Permiteți detalierea de la cadran la riscul individual. Odată ce matricea riscurilor este conectată la modelul dvs. de date, făcând clic pe orice cadran se filtrează restul paginii raportului pentru a afișa numai riscurile din zona respectivă. Acest lucru înseamnă că un membru al comitetului director poate face clic pe cadranul critic și poate vedea imediat un tabel al riscurilor specifice care se află acolo - proprietar, stare de atenuare, ultima actualizare - fără ca liderul PMO să schimbe slide-urile sau să aplice filtre manuale. Interacțiunea este nativă pentru modelul de filtrare al Power BI și nu necesită nicio configurare suplimentară.
- Adăugați urmărirea tendințelor cu feliere bazate pe timp. Prin structurarea registrului de riscuri pentru a include o coloană de date - chiar și un simplu instantaneu lunar - matricea riscurilor poate fi filtrată în funcție de perioada de raportare. Acest lucru vă oferă o perspectivă asupra tendințelor în materie de riscuri pe care elementele vizuale native nu o pot oferi: puteți arăta comitetului cum arăta distribuția cadranelor în ianuarie față de martie, care riscuri au trecut de la culoarea galbenă la roșu și care riscuri critice anterioare au fost atenuate cu succes. Pentru programele auto cu cicluri de dezvoltare multianuale, această vedere longitudinală este adesea cel mai valoros rezultat de guvernanță pe care îl poate produce un PMO.
- Layer în Traffic Light vizual pentru starea la nivel de flux de lucru. Alături de matricea de risc LeapLytics Semafor vizual oferă o prezentare generală la nivel de program a tuturor fluxurilor de lucru active - platformă, furnizor, software, omologare - fiecare afișând o stare RAG derivată direct din modelul dvs. de date. Spre deosebire de trucurile de formatare condiționată, vizualizarea semaforului se actualizează automat atunci când datele de bază se modifică și menține o logică vizuală consecventă, indiferent de numărul de proiecte din domeniu. Este conceput pentru a putea fi citit pe un ecran mare în sala comitetului director, nu doar pe laptopul unui analist.
- Publicați la Power BI Service și setați actualizarea datelor. Odată ce raportul este creat, acesta este publicat în Power BI Service și programat pentru actualizarea automată a datelor - zilnic sau la cerere, dacă registrul de riscuri se actualizează continuu. Părțile interesate îl accesează prin intermediul browserului sau al aplicației mobile Power BI. Nu există niciun atașament de e-mail, nicio problemă legată de controlul versiunii și nicio ambiguitate legată de "ultima versiune". Raportul pe care comitetul îl deschide joi după-amiază este același pe care liderul PMO l-a analizat în acea dimineață.
Ce se schimbă în activitatea de zi cu zi a liderului PMO
Trecerea de la prezentarea statică a riscurilor la o prezentare în direct tablou de bord al riscurilor proiectului nu economisește doar timp de pregătire - ci schimbă natura discuțiilor privind riscurile la nivel de conducere.
Reuniunile comitetului director devin mai scurte și mai concentrate. Atunci când starea riscurilor este vizibilă pentru toți participanții înainte de începerea reuniunii, sesiunea trece de la "iată cum arată situația riscurilor" la "iată ce trebuie să decidem în legătură cu aceasta". Echipele PMO raportează că punctele de pe ordinea de zi legate de riscuri, care anterior necesitau 30-40 de minute de derulare a diapozitivelor, pot fi acoperite în 10-15 minute atunci când toți participanții au văzut deja tabloul de bord live.
Escaladarea riscurilor are loc mai rapid. Atunci când un risc trece de la mediu la ridicat, părțile interesate relevante îl văd imediat în tabloul de bord live - nu în următorul raport lunar. Pentru programele din industria automobilelor, unde o singură întârziere în calificarea furnizorului poate afecta calendarul de producție, vizibilitatea timpurie a riscurilor în creștere are o valoare măsurabilă în aval.
Credibilitatea PMO crește prin rapoarte coerente și verificabile. Una dintre provocările persistente pentru funcțiile PMO din sectorul auto este demonstrarea faptului că raportarea riscurilor este riguroasă și consecventă din punct de vedere metodologic în cadrul proiectelor. O matrice de risc structurată Power BI, construită pe un model de date partajat cu o evaluare standardizată a probabilității și a impactului, oferă exact această auditabilitate - și facilitează demonstrarea consecvenței în fața auditorilor interni sau a evaluatorilor externi ai programului.
În conformitate cu Standardele PMI privind practicile de gestionare a riscurilor, comunicarea eficientă a riscurilor către părțile interesate este una dintre cele mai subdezvoltate capacități în organizațiile bazate pe proiecte. Un tablou de bord viu și interactiv al riscurilor abordează direct această lacună - nu prin schimbarea datelor colectate, ci prin punerea lor la dispoziția persoanelor potrivite, în formatul potrivit și la momentul potrivit.
ÎNTREBĂRI FRECVENTE: Întrebări frecvente de la liderii PMO din industria auto
Registrul nostru de riscuri este în Excel și este actualizat de cinci manageri de proiect diferiți. Mai poate funcționa?
Da - dar procesul de configurare va include o scurtă etapă de aliniere a datelor. Matricea vizuală a riscurilor necesită o evaluare consecventă a probabilității și a impactului pentru toate intrările, ceea ce înseamnă că trebuie să conveniți asupra unei scale comune (de exemplu, 1-5 pentru ambele axe) înainte de a conecta datele. În practică, această discuție este tardivă în majoritatea mediilor PMO multiproiect, indiferent de instrumente. Configurarea Power BI scoate la suprafață inconsecvența și creează o funcție de forțare pentru a o rezolva. Odată ce modelul partajat este în vigoare, fiecare manager de proiect își poate actualiza propriul fișier Excel, iar tabloul de bord se actualizează automat.
Avem deja Power BI. Avem nevoie de implicarea IT pentru a adăuga elemente vizuale personalizate?
În majoritatea organizațiilor, adăugarea unui vizual personalizat certificat de la Microsoft AppSource necesită fie acces Power BI Admin, fie o aprobare unică din partea administratorului chiriașului dvs. Elementele vizuale LeapLytics sunt certificate Microsoft, ceea ce înseamnă că trec de revizuirea standard de securitate și, de obicei, pot fi aprobate rapid. Odată aprobate la nivelul chiriașului, orice autor de rapoarte din organizația dvs. le poate utiliza fără implicarea ulterioară a departamentului IT.
Cât timp este realist să trecem de la actualul nostru registru de riscuri Excel la un tablou de bord Power BI Risk Matrix?
Pentru un PMO pentru un singur program, cu un registru al riscurilor structurat în mod rezonabil, o estimare realistă este de două până la patru zile de muncă de configurare concentrată - inclusiv alinierea modelului de date, configurarea vizuală și revizuirea inițială a părților interesate. Configurarea mai multor programe cu date moștenite în formate inconsecvente poate dura două până la trei săptămâni. Dependența critică nu este instrumentarul, ci datele: gradul de coerență cu care datele privind riscurile sunt structurate în prezent în cadrul fluxurilor de lucru va determina cât de multă curățare este necesară înainte ca tabloul de bord să poată funcționa.
