في صباح كل يوم اثنين - أو بعد ظهر كل يوم جمعة، اعتمادًا على كيفية تنظيم أسبوعك - يقوم أحد أعضاء فريقك بفتح جدول بيانات. ويقوم بنسخ البيانات من ثلاثة مصادر مختلفة إليه. يقومون بتحديث الصيغ التي تنقطع عند إضافة صف جديد. يعيدون تلوين الخلايا يدويًا، ويضبطون أعمدة تسجيل المخاطر، وفي النهاية ينتجون مستندًا يشبه مستند الأسبوع الماضي تقريبًا، مع وجود أرقام مختلفة فيه. وبحلول الوقت الذي يصل فيه المستند إليك، يكون قد مضى عليه أربع ساعات بالفعل، ويكون قد تأخر عن تصدير البيانات. هذا هو الإبلاغ عن المخاطر البطيء للغاية - ويحدث ذلك في الشركات الصناعية من كل الأحجام والقطاعات أسبوعًا بعد أسبوع، لأن العملية لم تُصمم أبدًا للتوسع.
لماذا يستمر حدوث ذلك: ثلاثة أسباب جذرية
1. البيانات موجودة في المكان الخطأ
في معظم المؤسسات الصناعية، لا تكون بيانات المخاطر مركزية في معظم المؤسسات الصناعية، بل يتم توزيعها. فالمخاطر التشغيلية موجودة في أدوات إدارة المشاريع. المخاطر المالية موجودة في صادرات تخطيط موارد المؤسسات. وتوجد مخاطر الامتثال في أنظمة إدارة التدقيق أو، بشكل أكثر شيوعًا، في صندوق البريد الإلكتروني لشخص ما. وفي كل أسبوع، يقوم محلل المخاطر أو المراقب المالي بجمع هذه المصادر يدوياً في جدول بيانات رئيسي. لا يتم قضاء الساعات الأربع في التفكير في المخاطر. بل يتم إنفاقها في نقل البيانات بين الحاويات. هذه ليست مشكلة مهارات أو مشكلة تحفيز. إنها مشكلة هيكلية: لقد تم بناء عملية إعداد التقارير على افتراض أن البيانات ستحتاج دائمًا إلى تجميعها يدويًا، ولم يتم تحدي هذا الافتراض أبدًا.
2. يتطلب التنسيق صيانة يدوية مستمرة
سجلات مخاطر Excel هشة بطبيعتها. تنقطع قواعد التنسيق الشرطي عند إدراج صفوف أو حذفها. وتؤدي الصيغ التي تشير إلى نطاقات خلايا ثابتة إلى نتائج غير صحيحة عند نمو مجموعة البيانات. الترميز اللوني يدوي - مما يعني أن على شخص ما أن يتذكر تغيير الخلية من اللون الأصفر إلى اللون الأحمر عندما تتجاوز درجة المخاطر عتبة معينة، وعليه أن يفعل ذلك كل أسبوع. تُظهر الأبحاث التي أُجريت على فرق التمويل باستمرار ما يلي أن تدفقات عمل التقارير اليدوية مسؤولة عن حصة غير متناسبة من أخطاء التقارير - ليس لأن المحللين مهملون، ولكن لأن التنسيق يتطلب تدخلًا بشريًا في كل خطوة حيث تكون الأتمتة أكثر موثوقية.
3. تم تصميم الإخراج للشخص الذي قام ببنائه وليس للشخص الذي يقرأه
يتم إنشاء معظم تقارير المخاطر المستندة إلى برنامج Excel من قبل المحلل الذي يمتلك البيانات، باستخدام التصميم الذي كان منطقيًا بالنسبة له في ذلك الوقت. وبحلول الوقت الذي يصل فيه التقرير إلى المدير المالي أو المدير التنفيذي للمخاطر أو لجنة المخاطر، فإنه يحتاج إلى تفسير. تحتاج الأعمدة إلى سياق. اصطلاحات الألوان ليست بديهية. الخريطة الحرارية - إن وجدت - هي صورة ثابتة تم لصقها من عملية حسابية منفصلة. لا يمكن لأحد النقر على فئة من فئات المخاطر لرؤية العناصر الأساسية. يجيب المستند على الأسئلة التي توقعها مؤلفه، وليس الأسئلة التي يطرحها صانع القرار بالفعل عندما يفتحه.
ما تحاول معظم الفرق تجربته - ولماذا لا ينجح الأمر
صيغ Excel أكثر تطوراً. تؤدي إضافة سلاسل VLOOKUP والجداول المحورية والنطاقات الديناميكية المسماة إلى جعل جدول البيانات أكثر قوة - وأكثر هشاشة بشكل ملحوظ. عندما يغادر الشخص الذي قام ببنائه، لا يمكن لأي شخص آخر الحفاظ عليه. وكلما كان حل Excel أكثر تعقيدًا، زادت تكلفة الفشل عند تعطله.
المزيد من الألوان والتنسيق الشرطي. تبدو تقارير المخاطر ذات مخططات الألوان المتقنة أكثر صرامة. لكنها ليست كذلك. فالألوان التي تتطلب وسيلة إيضاحية لتفسيرها ليست تواصلاً، بل هي مجرد زخرفة. كما أن التنسيق الشرطي الذي يجب مراجعته وتصحيحه يدويًا كل أسبوع يتعارض مع الغرض منه.
نقل المشكلة إلى PowerPoint تقوم العديد من المؤسسات "بحل" مشكلة الإبلاغ عن المخاطر عن طريق جعل شخص ما يعيد إنشاء بيانات Excel يدويًا في شكل مجموعة شرائح كل أسبوع. وهذا يضاعف العمل ويضيف مشكلة ثانية في التحكم في الإصدار. أصبحت مجموعة الشرائح الآن قطعة أثرية منفصلة يمكن أن تختلف عن البيانات الأساسية في أي وقت - وعادةً ما يحدث ذلك.
شراء منصة GRC كاملة. إن منصات الحوكمة والمخاطر والامتثال المؤسسية هي الحل المناسب للمؤسسات التي لديها برامج ناضجة ومعقدة لإدارة المخاطر. أما بالنسبة للشركات الصناعية التي تحتاج في المقام الأول إلى رؤية واضحة وحديثة وتفاعلية للمخاطر - وليس مجموعة كاملة لإدارة الامتثال - فغالبًا ما تكون هذه المنصات مصممة بشكل مبالغ فيه ومكلفة في التنفيذ وبطيئة في التبني. لا تكمن المشكلة في عدم وجود منصة. إنها عدم وجود طبقة التصور الصحيحة فوق البيانات الموجودة بالفعل.
ما الذي يحل هذا الأمر في الواقع: ثلاثة مبادئ
تواصل، لا تنسخ. تختفي الساعات الأربع عندما تقرأ أداة إعداد التقارير مباشرةً من المصادر التي توجد فيها بيانات المخاطر بالفعل - أنظمة المشاريع، وصادرات تخطيط موارد المؤسسات، وقوائم SharePoint - بدلاً من الحاجة إلى التجميع اليدوي. ويتحول دور المحلل من ناقل للبيانات إلى مراجع للبيانات. هذا هو التغيير الأساسي، ولا يتطلب استبدال الأنظمة الحالية.
أتمتة الطبقة المرئية، وليس فقط طبقة البيانات. إن مجموعة البيانات المتصلة التي لا تزال تتطلب تنسيقًا يدويًا كل أسبوع لم تحل المشكلة - بل نقلتها فقط. يجب أن يتم تحديث التصور تلقائيًا عندما تتغير البيانات: يتم رسم مواضع المخاطر في الربع الصحيح، ويتم تطبيق مناطق الألوان حسب القاعدة وليس يدويًا، ويتم حساب مؤشرات الحالة من البيانات بدلاً من إدخالها بواسطة الإنسان. هذا هو بالضبط ما يقوم به الإبلاغ الآلي عن المخاطر مرئية - مثل مصفوفة مخاطر LeapLytics ل Power BI - مصممة للقيام بما يلي: الاتصال بالبيانات المباشرة وتقديم مصفوفة المخاطر دون تدخل يدوي.
تصميم لصانع القرار وليس للمحلل. المخرج الصحيح ليس مستندًا يرسله شخص ما بالبريد الإلكتروني إلى المدير المالي. إنها لوحة معلومات مباشرة يمكن للمدير المالي فتحها مباشرةً، وتصفيتها حسب وحدة الأعمال أو فئة المخاطر، والتعمق فيها دون طلب المتابعة. المقياس المهم ليس "ساعات إنتاج التقرير". بل هو "ثوانٍ للإجابة على سؤال المدير المالي خلال اجتماع تحضيري لمجلس الإدارة."
قبل وبعد: مثال ملموس
كانت مجموعة تصنيع صناعية لديها عمليات في أربع دول أوروبية تدير عملية أسبوعية لإعداد تقارير المخاطر تتطلب من مراقب المخاطر قضاء حوالي أربع ساعات كل يوم جمعة في دمج البيانات من سجلات Excel على مستوى الموقع، وتصدير مركزي لتخطيط موارد المؤسسات، وورقة تتبع الامتثال التي يحتفظ بها الفريق القانوني. وكان الناتج عبارة عن ملف Excel منسق يتم إرساله بالبريد الإلكتروني إلى المدير المالي وثلاثة من رؤساء وحدات الأعمال. كانت الأسئلة المطروحة خلال المكالمة التنفيذية يوم الاثنين تتطلب عادةً من المراقب المالي إعداد رسالة متابعة بالبريد الإلكتروني تتضمن بيانات إضافية.
بعد توصيل مصادر البيانات الحالية بتقرير Power BI باستخدام مصفوفة مخاطر LeapLytics المرئية: تم التخلص من مهمة الدمج يوم الجمعة. تم تحديث لوحة المعلومات تلقائيًا من مصادر البيانات المتصلة. فتح المدير المالي التقرير مباشرةً صباح يوم الاثنين قبل المكالمة. تمت الإجابة على الأسئلة المتعلقة بفئات مخاطر محددة في الاجتماع من خلال النقر على العناصر الأساسية - لم تكن هناك حاجة إلى رسالة بريد إلكتروني للمتابعة. تحولت ساعات عمل المراقب المالي الأربع إلى مراجعة لوحة المعلومات بحثًا عن الحالات الشاذة وإعداد التعليقات على المخاطر المتصاعدة - وهو عمل يتطلب الحكم وليس نقل البيانات. الوقت المستغرق في إنتاج تقارير المخاطر: أقل من 30 دقيقة في الأسبوع.
الخطوة التالية
إذا كان فريقك يقضي أربع ساعات أو أكثر أسبوعيًا في إنتاج تقرير المخاطر الذي لا يزال يحتاج إلى تفسير عندما يصل إلى القيادة، فإن المشكلة ليست في البيانات، بل في العملية وطبقة التصور فوقها. لا يتطلب الإصلاح استبدال أنظمتك الحالية أو مشروع تنفيذ يستغرق عدة أشهر.
ابدأ بتجربة مجانية لـ مصفوفة مخاطر LeapLytics ل Power BI. قم بتوصيلها بسجل المخاطر الموجود لديك - سواء كان ذلك في Excel أو SharePoint أو قاعدة بيانات - وقم ببناء لوحة معلومات مخاطر عاملة في أقل من ساعة. شاهد ما يراه المدير المالي أو المدير التنفيذي للمخاطر عندما تكون البيانات حية وتفاعلية ولم تعد تتطلب عملية تجميع تستغرق أربع ساعات لجعلها قابلة للعرض.
لن تعود الساعات الأربع من تلقاء نفسها. ولكن ليس عليهم أن يبقوا ضائعين.
