Käyttötapaus: PMO Riskiraportointi - Toimiala: Työkalut: Riskienhallinta: Riskienhallinta: Autoteollisuus - Työkalut: Riskienhallinta LeapLytics Riskimatriisi + Traffic Light for Power BI
Ongelma: Kaikki PMO-johtajat tietävät tämän kokouksen.
On torstai-iltapäivä. Ohjauskomitea kokoontuu 90 minuutin kuluttua. Jossain työpöydälläsi on kolme eri versiota riskirekisteristä - yksi alustan suunnittelusta, yksi toimittajien integroinnista ja yksi ohjelmatoimistosta - kukin on muotoiltu eri tavalla, jokaisella on omat värikonventiot, eikä mikään niistä ole ajan tasalla. Käytät 45 minuuttia niiden yhdistämiseen diakanneksi, joka on vanhentunut ennen kuin se esitellään. Komitea kysyy, mitkä riskit ovat lisääntyneet viime kuusta. Te arvioitte. He kysyvät, mitkä projektityövaiheet ovat tällä hetkellä keltaisia ja mitkä punaisia. Selaat dioja uudelleen. Kenelläkään huoneessa ei ole selkeää kuvaa kokonaisriskiasemasta. Kokous päättyy toimintakohteisiin, joiden tarkoituksena on "yhdenmukaistaa riskien määritelmiä" - jälleen kerran. Tämä ei ole tieto-ongelma. Se on visualisointi- ja työnkulkuongelma, ja se maksaa autoalan PMO-tiimeille enemmän aikaa ja uskottavuutta kuin useimmat organisaatiot virallisesti seuraavat.
Miksi standardityökalut eivät riitä PMO:n riskiraportointiin?
Useimmat autoteollisuuden PMO-tiimit turvautuvat riskiraportteja laatiessaan joko Excelin tai Power BI:n natiiviin visualisointiin. Molemmat ovat kohtuullisia lähtökohtia - ja molemmat törmäävät samoihin rakenteellisiin rajoituksiin, kun riskiviestintä on laajennettava yksittäistä projektia tai yksittäistä analyytikkoa laajemmaksi.
1. Ei riskin kehityshistoriaa
Power BI:n vakiomuotoiset visualisoinnit ja Excel-pohjaiset riskirekisterit näyttävät, missä riskit ovat. nyt. Niistä ei käy ilmi, missä ne olivat viime kuussa, kuinka nopeasti ne etenevät tai mitkä riskit ovat lisääntyneet johdonmukaisesti useiden raportointisyklien aikana. PMO:n johtajalle, joka esittelee asiaa ohjauskomitealle, kysymys "onko tämä riski pahentunut?" on usein tärkeämpi kuin "mikä on tämänhetkinen pistemäärä?". - ja siihen ei voida vastata natiivityökaluilla ilman merkittävää manuaalista työtä. Kolme kuukautta sitten keskisuuri riski, joka on nyt korkea, eroaa olennaisesti riskistä, joka on ollut korkea koko ajan. Ilman trendinäkyvyyttä nämä kaksi riskiä näyttävät standardiraportissa identtisiltä.
2. Ei nelikenttänäkymää - eikä porausta siihen asti.
Riskienhallinnan kriittisin oivallus on riskin todennäköisyyden ja sen mahdollisen vaikutuksen välinen suhde. Natiivit Power BI:n visuaalit - hajontakaaviot, pylväskaaviot, taulukot - eivät pysty esittämään tätä kunnon riskimatriisin kvadrantteina. Sitä voi approksimoida, mutta visuaalinen kieli on väärä: hajontadiagrammi ei ole riskien lämpökartta, eivätkä sidosryhmät, joilla ei ole analyyttistä koulutusta, lue sitä oikein. Vielä tärkeämpää on, että vaikka rakentaisitkin likimääräisen kuvauksen, et voi klikata kvadranttia ja tarkastella sen sisällä olevia yksittäisiä riskejä. Riskikatsauksen ja sen taustalla olevien riskien yksityiskohtien välillä ei ole vuorovaikutteisuutta - mikä tarkoittaa, että jokainen jatkokysymys edellyttää edelleen manuaalista suodatusta tai uutta diaa.
3. Ei yhdenmukaista tilatasoa eri hankkeissa
Autoteollisuuden ohjelmiin kuuluu tyypillisesti kymmeniä rinnakkaisia työvaiheita - alustan kehittäminen, toimittajien kelpuutus, homologointi, ohjelmistojen integrointi ja tuotannon käynnistäminen. Kukin työvaihe tuottaa omat riski- ja tilatietonsa. Natiivissa Power BI:ssä ei ole tarkoitukseen suunniteltua visualisointia, jolla RAG-tilanne (punainen-keltainen-vihreä) voidaan näyttää tavalla, joka skaalautuu useisiin projekteihin samanaikaisesti ja joka on luettavissa yhdellä silmäyksellä. Ilman jäsenneltyä liikennevalojen visualisointiPMO-tiimit turvautuvat ehdolliseen muotoiluun tai värikoodattuihin taulukoihin, jotka rikkoutuvat jokaisen tietomallin muutoksen yhteydessä ja vaativat manuaalista ylläpitoa jokaisella raportointikierroksella.
LeapLyticsin lähestymistapa: Step-by-Step
Näin autoteollisuuden PMO-tiimit tyypillisesti toteuttavat jäsennellyn järjestelmän. PMO:n riskienhallinta Power BI LeapLyticsin riskimatriisin ja liikennevalovisualisointien käyttöönotto - tietojen yhdistämisestä ohjauskomitean esittelyyn.
- Liitä riskirekisteri Power BI:hen. Lähtökohtana ovat olemassa olevat riskitiedot - olivatpa ne sitten Excelissä, SharePoint-listoissa, sisäisessä projektinhallintajärjestelmässä tai SQL-tietokannassa. Power BI:n vakioliitännät käsittelevät kaikkia näitä ilman migraatiota. Tietomalliin tarvitaan vähintään kolme saraketta: riskin kuvaus, todennäköisyyspisteytys ja vaikutuspisteytys. Useimmilla autoteollisuuden PMO-tiimeillä on nämä jo olemassa; kysymys on siitä, onko ne jäsennelty johdonmukaisesti eri työvaiheissa, minkä käyttöönottoprosessi auttaa varmistamaan.
- Lisää raporttiisi LeapLytics Risk Matrix -visuaali. The LeapLytics-riskimatriisi on sertifioitu mukautettu visualisointi, joka on saatavilla suoraan Microsoft AppSource -palvelusta. Kun se on lisätty Power BI -raporttiisi, voit liittää todennäköisyys- ja vaikutuskentät visuaalin akseleille. Matriisi piirtää jokaisen riskin automaattisesti sijoitettuna merkkinä oikeaan kvadranttiin - suuren vaikutuksen / suuren todennäköisyyden riskit näkyvät kriittisellä vyöhykkeellä oikealla ylhäällä, matalan prioriteetin riskit vasemmalla alhaalla. Ei manuaalista asemointia, ei staattisia kuvia, jotka vanhenevat.
- Mahdollistaa porautumisen kvadrantista yksittäisiin riskeihin. Kun riskimatriisi on liitetty tietomalliisi, klikkaamalla mitä tahansa kvadranttia voit suodattaa raporttisivun loput ja näyttää vain kyseisellä alueella olevat riskit. Tämä tarkoittaa, että ohjausryhmän jäsen voi napsauttaa kriittistä kvadranttia ja nähdä välittömästi taulukon kyseisellä alueella sijaitsevista riskeistä - omistaja, lieventämistilanne, viimeisin päivitys - ilman, että PMO:n johtaja vaihtaa dioja tai käyttää manuaalisia suodattimia. Vuorovaikutus on Power BI:n suodatinmallin natiivi ominaisuus, eikä se vaadi lisäkonfigurointia.
- Lisää trendien seuranta aikapohjaisilla viipaloitsijoilla. Rakentamalla riskirekisterin niin, että se sisältää päivämääräsarakkeen - vaikka pelkän kuukausittaisen tilannekatsauksen - riskimatriisi voidaan suodattaa raportointikauden mukaan. Näin saat riskien kehityssuuntauksia koskevan näkymän, jota natiivit visualisoinnit eivät pysty tarjoamaan: voit näyttää komitealle, miltä kvadranttijakauma näytti tammikuussa verrattuna maaliskuuhun, mitkä riskit ovat siirtyneet keltaisesta punaiseksi ja mitkä aiemmin kriittiset riskit on onnistuttu lieventämään. Autoteollisuuden ohjelmissa, joiden kehityssyklit ovat monivuotisia, tämä pitkittäisnäkymä on usein arvokkain hallintotulos, jonka PMO voi tuottaa.
- Kerro työstövirtatason tilaa kuvaava liikennevalo-näkymä. Riskimatriisin ohella LeapLytics Liikennevalot visuaalinen tarjoaa ohjelmatason yleiskatsauksen kaikista aktiivisista työvaiheista - alustasta, toimittajasta, ohjelmistosta ja homologoinnista - joista jokainen näyttää suoraan tietomallista johdetun RAG-tason. Toisin kuin ehdollisen muotoilun hakkeroinnit, Traffic Light -visuaali päivittyy automaattisesti, kun taustalla olevat tiedot muuttuvat, ja visuaalinen logiikka pysyy johdonmukaisena riippumatta siitä, kuinka monta hanketta on käynnissä. Se on suunniteltu siten, että se on luettavissa suurelta näytöltä ohjauskomitean huoneessa, ei vain analyytikon kannettavalla tietokoneella.
- Julkaise Power BI Service -palveluun ja aseta tietojen päivitys. Kun raportti on luotu, se julkaistaan Power BI Service -palvelussa ja ajoitetaan automaattiseen tietojen päivitykseen - päivittäin tai pyynnöstä, jos riskirekisteri päivittyy jatkuvasti. Sidosryhmät pääsevät siihen käsiksi selaimen tai Power BI -mobiilisovelluksen kautta. Sähköpostin liitetiedostoa ei ole, versionhallinta ei ole ongelma eikä "uusin versio" ole epäselvä. Raportti, jonka komitea avaa torstaina iltapäivällä, on sama raportti, jonka PMO:n johtaja tarkasteli aamulla.
Mikä muuttuu PMO-johtajan arjessa?
Siirtyminen staattisista riskidioideista elävään projektin riskikojelauta ei pelkästään säästä valmisteluaikaa - se muuttaa riskikeskustelujen luonnetta johtotasolla.
Ohjauskomitean kokouksista tulee lyhyempiä ja keskittyneempiä. Kun riskien tila on kaikkien osallistujien nähtävillä ennen kokouksen alkua, istunto siirtyy "tältä näyttää riskien kuva" ja "tästä meidän on päätettävä" välillä. PMO-tiimit raportoivat, että riskeihin liittyvät asialistakohdat, jotka aiemmin vaativat 30-40 minuuttia diakuvien läpikäyntiä, voidaan käsitellä 10-15 minuutissa, kun kaikki osallistujat ovat jo nähneet reaaliaikaisen kojelaudan.
Riskien kasvaminen tapahtuu nopeammin. Kun riski muuttuu keskitasosta korkeaksi, asianomaiset sidosryhmät näkevät sen välittömästi reaaliaikaisessa mittaristossa - ei seuraavassa kuukausiraportissa. Autoteollisuuden ohjelmissa, joissa yksittäisen toimittajan kelpuutuksen viivästyminen voi vaikuttaa tuotannon aikatauluun, varhaisella näkyvyydellä kasvaviin riskeihin on mitattavissa oleva arvo tuotantoketjun loppupäässä.
PMO:n uskottavuus lisääntyy johdonmukaisen, tarkastettavissa olevan raportoinnin ansiosta. Yksi autoteollisuuden PMO-toimintojen jatkuvista haasteista on osoittaa, että riskiraportointi on tiukka ja menetelmien osalta yhdenmukainen eri projekteissa. Rakenteinen Power BI -riskimatriisi, joka perustuu jaettuun tietomalliin ja jossa on vakioitu todennäköisyys- ja vaikutuspisteytys, tarjoaa juuri tämän tarkastettavuuden - ja sen avulla on helppo osoittaa johdonmukaisuus sisäiselle tarkastukselle tai ulkoisille ohjelman tarkastajille.
Mukaan PMI:n riskienhallintakäytäntöjen standardit, tehokas riskiviestintä sidosryhmille on yksi eniten kehityksessä jälkeenjääneistä kyvyistä projektipohjaisissa organisaatioissa. Elävä, interaktiivinen riskikojelauta puuttuu suoraan tähän puuteeseen - ei muuttamalla kerättäviä tietoja, vaan antamalla ne oikeiden ihmisten käyttöön oikeassa muodossa oikeaan aikaan.
FAQ: PMO: Yleisiä kysymyksiä Automotive PMO:n johtajilta
Riskirekisterimme on Excelissä, ja sitä ylläpitää viisi eri projektipäällikköä. Voiko tämä silti toimia?
Kyllä - mutta asennusprosessi sisältää lyhyen tietojen kohdistusvaiheen. Riskimatriisin visualisointi edellyttää, että todennäköisyys- ja vaikutuspisteytys on yhdenmukainen kaikissa syötteissä, mikä tarkoittaa, että ennen tietojen yhdistämistä on sovittava yhteisestä asteikosta (esim. 1-5 molemmille akseleille). Käytännössä tämä keskustelu on myöhässä useimmissa moniprojekti-PMO-ympäristöissä työkaluista riippumatta. Power BI -asetus tuo epäjohdonmukaisuuden pintaan ja luo pakottavan toiminnon sen ratkaisemiseksi. Kun jaettu malli on käytössä, kukin projektipäällikkö voi päivittää oman Excel-tiedostonsa ja kojelauta päivittyy automaattisesti.
Meillä on jo Power BI. Tarvitsemmeko IT-osallistumista mukautettujen visualisointien lisäämiseen?
Useimmissa organisaatioissa sertifioidun mukautetun visuaalin lisääminen alkaen Microsoft AppSource edellyttää joko Power BI Admin -käyttöoikeutta tai vuokralaisesi ylläpitäjän kertaluonteista hyväksyntää. LeapLytics-visuaalit ovat Microsoft-sertifioituja, mikä tarkoittaa, että ne läpäisevät tavanomaisen tietoturvatarkastuksen ja voidaan yleensä hyväksyä nopeasti. Kun ne on hyväksytty vuokralaisen tasolla, kuka tahansa raportin laatija organisaatiossasi voi käyttää niitä ilman IT-osallistumista.
Kuinka kauan kestää realistisesti siirtyä nykyisestä Excel-riskirekisteristämme Power BI:n riskimatriisin kojelautaan?
Yhden ohjelman PMO:lle, jolla on kohtuullisen jäsennelty riskirekisteri, realistinen arvio on 2-4 päivän keskittynyt asennustyö - mukaan lukien tietomallin yhdenmukaistaminen, visuaalinen konfigurointi ja sidosryhmien alustava tarkastelu. Usean ohjelman asetukset, joissa vanhat tiedot ovat epäjohdonmukaisissa muodoissa, voivat viedä kahdesta kolmeen viikkoa. Kriittinen riippuvuussuhde ei ole työkalut vaan tiedot: se, miten johdonmukaisesti riskitiedot on tällä hetkellä jäsennelty eri työvaiheissa, määrittää, kuinka paljon puhdistusta tarvitaan ennen kuin kojelauta voidaan ottaa käyttöön.
