Olyan Power Automate munkafolyamatokat építünk, amelyek automatikusan kezelik az értesítéseket, jóváhagyásokat és adatfrissítéseket - közvetlenül a Microsoft 365 környezetében. Strukturáltak, dokumentáltak és úgy épülnek fel, hogy a termelésben is működjenek - nem csak egy demóban.
A csapata manuálisan végez olyan dolgokat, amelyeket a Microsoft 365 automatikusan is el tudna végezni.
A jóváhagyások e-mailben történő követése, a státuszok kézi frissítése, emlékeztetők kézzel történő elküldése - ezek megoldható problémák. A Power Automate összekapcsolja a Microsoft 365 eszközeit, és automatikusan elvégzi ezeket a feladatokat, hogy a csapatának ne kelljen. A kérdés nem az, hogy automatizálható-e. Hanem az, hogy a folyamat elég jól van-e felépítve ahhoz, hogy megbízzon benne.
A jóváhagyási kérelmek elvesznek a postaládákban
Egy jóváhagyó e-mail eltemetésre kerül ötven másik alá. A jóváhagyó nem válaszol, senki sem tudja a státuszt, és két héttel később valaki rájön, hogy a folyamat megakadt. Nincs ellenőrzési nyomvonal, nincs eszkaláció, és nincs nyilvántartás arról, hogy ki mit és mikor hagyott jóvá. Amikor az ellenőr kérdez, senki sem tud válaszolni.
Kézi emlékeztetők a késedelmes feladatokra
Irányelvek felülvizsgálata, szerződések megújítása, enyhítési határidők, megfelelőségi ellenőrzések - valakinek nem szabad elfelejtenie, hogy ezeket követnie kell. Általában egy naptári emlékeztető, amelyet eltolnak, majd újra eltolnak, majd elmulasztanak. Ha a határidő észrevétlenül telik el, a költségek aránytalanok ahhoz képest, hogy milyen egyszerű lett volna az emlékeztető.
Az egyik helyen bevitt adatok soha nem jutnak el a következő helyre
Egy új szállítót felvesznek az egyik listára, de a pénzügyi rendszerbe nem. Egy kockázati státusz frissül a nyilvántartásban, de a műszerfal még mindig a régi értéket mutatja. A felhasználók újra beírják az adatokat az egyes eszközök között, hibákat vezetnek be, és senki sem bízik egyetlen igazságforrásban sem.
Munkafolyamatok, amelyeket ügyfeleink számára építünk.
Olyan Power Automate folyamatokat építünk, amelyek összekapcsolják a SharePoint, az Outlook, a Teams és más Microsoft 365 eszközöket. Egyetlen riasztástól a többlépcsős jóváhagyási láncig, eszkalációkkal, feltételekkel és hibakezeléssel.
Email riasztások és értesítések
Automatizált e-mailek, amelyeket a SharePoint-listák eseményei - új elemek, állapotváltozások, mezőfrissítések vagy dátumátmenetek - váltanak ki. Úgy konfigurálva, hogy a megfelelő személynek, a megfelelő időben, a megfelelő információval az üzenettörzsben küldje el. A tipikus folyamatok közé tartoznak:
- Késedelmes kockázatcsökkentési riasztás - a kockázattulajdonosnak küldött riasztás, ha egy kockázatcsökkentést egy meghatározott időszak után nem frissítettek.
- Értesítés az érdekelt felek hozzárendeléséről - automatikusan e-mailt küld a megnevezett érdekelt feleknek, ha egy kockázat vagy intézkedési elemhez hozzárendelik őket.
- Állapotváltozási riasztás - értesíti a tulajdonost, ha egy rekord állapota megváltozik a SharePointban.
- Közelgő határidő emlékeztető - ütemezett folyamat, amely ellenőrzi a következő N napon belül esedékes tételeket, és összefoglalót küld.
- Eszkalációs riasztás - a menedzsernek küldött figyelmeztetés, ha egy feladat egy meghatározott küszöbértéket meghaladóan késik.
Jóváhagyási munkafolyamatok
Többlépcsős jóváhagyási folyamatok, amelyek az e-mail alapú jóváhagyásokat strukturált, nyomon követhető folyamattal helyettesítik. Útválasztási logikával, időalapú eszkalációval és teljes ellenőrzési nyomvonallal. A tipikus folyamatok a következők:
- Sorozatjóváhagyás: A jóváhagyónak jóvá kell hagynia, mielőtt a B jóváhagyót értesítik - automatikus eszkalációval, ha N napon belül nem érkezik válasz.
- Párhuzamos jóváhagyás: több jóváhagyó egyidejűleg értesül, a folyamat akkor folytatódik, ha mindenki (vagy a határozatképesség) válaszolt.
- Feltételes útválasztás: a jóváhagyás útját a mező értékei határozzák meg - pl. a 10 ezer eurót meghaladó kérelmek a pénzügyi igazgatóhoz, a többi a feletteshez kerül.
- Visszautasítás kezelése: az elutasított tételek automatikusan visszakerülnek a benyújtóhoz a jóváhagyó megjegyzéseivel és egy egyértelmű következő lépéssel együtt.
- Ellenőrzési nyomvonal: minden jóváhagyási döntés időbélyegzővel ellátva és a SharePoint elemtörténetben rögzítve.
SharePoint automatizálás
A SharePoint-listák eseményei által kiváltott folyamatok, amelyek rekordokat frissítenek, kapcsolódó elemeket hoznak létre, vagy elindítják a későbbi folyamatokat. Gyakori példák a következők:
- Amikor egy kockázat státusza Lezártra változik, automatikusan hozzon létre egy külön listában egy Tanulságok levonása rekordot.
- Új beszállító felvételekor hozzon létre egy megfelelő szállítói felülvizsgálati tételt 12 hónapra előre meghatározott esedékességi időponttal.
- Amikor egy projektmérföldkő befejezettnek minősül, frissítse a projekt státuszát és értesítse a projekt tulajdonosát.
- Ha egy elemet egy listában hoz létre, másolja a kulcsmezőket egy kapcsolódó listába, és tartsa fenn a kapcsolatot a két lista között.
Rendszerintegrációk
A Microsoft 365 és más rendszerek összekapcsolása a Power Automate standard és prémium csatlakozóinak segítségével. Az adatok kézi exportálási/importálási ciklusok nélkül áramlanak az eszközök között. A gyakori integrációk közé tartoznak:
- SharePoint → Outlook naptár: naptáresemények létrehozása vagy frissítése SharePoint listaelemekből
- Microsoft Forms → SharePoint: űrlapválaszok rögzítése közvetlenül egy strukturált SharePoint-listába
- SharePoint → Teams: lapot küldhet egy Teams-csatornára, amikor egy kiemelt fontosságú elemet adnak hozzá vagy frissítenek.
- Külső rendszer → SharePoint: adatok fogadása egy harmadik féltől származó rendszerből webhookon keresztül, és írása egy SharePoint-listába.
Hogyan működik.
1. Folyamatok feltérképezése
Mielőtt bármit is létrehoznánk, részletesen feltérképezzük az automatizálni kívánt folyamatot: mi a kiváltó ok, mik a feltételek, mik a műveletek, mik a kivételek, és mi történik, ha valami rosszul sül el. Ezt dokumentáljuk és egyeztetjük Önnel a fejlesztés megkezdése előtt. A nem egyértelmű folyamatra épülő folyamat megbízhatatlan eredményt hoz.
2. Építés és tesztelés
A folyamatokat az Ön Microsoft 365 környezetében építjük fel és teszteljük valós tesztadatok felhasználásával. Nem csak a boldog utat teszteljük - a kiváltó eseményt elindítjuk, a folyamat lefut, az e-mail megérkezik -, hanem a szélsőséges eseteket is: mi történik, ha a jóváhagyó nincs az irodájában, ha a SharePoint-elemet a folyamat közepén törlik, ha az e-mail cím mező üres. A legtöbb termelési folyamat hibája ezekből a forgatókönyvekből adódik.
3. UAT és aláírás
Az áramlást a mindennapi műveletek valós forgatókönyveivel teszteli. A jóváhagyás előtt kijavítjuk az esetleges problémákat, dokumentáljuk az ismert korlátozásokat, és megerősítjük, hogy a hibakezelési és eszkalációs útvonalak a megállapodás szerint működnek.
4. Átadás és dokumentáció
Teljes átadás, beleértve az egyes folyamatok kiváltási feltételeinek, logikájának és műveleteinek írásos leírását - elég világos ahhoz, hogy a csapata megértse és fenntartsa anélkül, hogy ránk lenne szüksége. Tartalmazza a 3 hónapos hibaelhárítást. Folyamatos támogatás foglaló formájában.
Mit automatizálnak ügyfeleink.
Késedelmes figyelmeztetések
Egy ütemezett folyamat naponta lefut, ellenőrzi a kockázati nyilvántartás összes nyitott kockázatcsökkentő intézkedését azon tételek tekintetében, amelyek utolsó frissítésének dátuma több mint 30 nappal ezelőtt volt, és személyre szabott e-mailt küld minden egyes ellenőrzéstulajdonosnak, amelyben felsorolja a késedelmes tételeket. A kockázattulajdonos kap egy összefoglalót. A lista kézi ellenőrzése nem szükséges.
Az érdekeltek értesítései
Amikor a kockázattulajdonos egy kollégát a SharePoint kockázati nyilvántartásában érdekelt félként jelöl meg, azonnal elindul egy folyamat, és strukturált e-mailt küld az adott személynek a kockázat hivatkozási számával, címével és a bejegyzésre mutató hivatkozással. Az üzenet megerősíti, hogy hozzáférést kaptak, és felkéri őket a közreműködésre. Korábban ez manuálisan, egy képernyőkép továbbításával történt.
Jóváhagyási láncok
A beszerzési kérelem benyújtása egy Teljesítményalkalmazások űrlap egy szekvenciális jóváhagyási folyamatot indít el: először a felettes vezető, majd a pénzügyi igazgató, ha az érték meghaladja a küszöbértéket. Minden jóváhagyó egy strukturált Teams adaptív kártyát kap a kérelem teljes részletével és a jóváhagyás/elutasítás gombokkal. Ha 48 órán belül nem érkezik válasz, emlékeztető jelenik meg. A teljes döntéstörténet visszaíródik a SharePoint-elembe.
Állapotváltozási riasztások
Amikor egy kockázatot a kockázati nyilvántartásban jelentősről jelentősre vagy kritikusra fokoznak, egy folyamat azonnali értesítést küld a kockázatkezelési vezetőnek és az érintett funkció vezetőjének - nem napi kivonatot, hanem azonnali riasztást. Az e-mail tartalmazza a kockázat címét, az aktuális pontszámot, a tulajdonost és egy közvetlen linket a bejegyzéshez.
Dokumentum felülvizsgálati emlékeztetők
Egy ütemezett folyamat ellenőrzi a házirend- és eljáráskönyvtárat olyan dokumentumok után, amelyek következő felülvizsgálati dátuma 30 napon belül van. Emlékeztetőt küld a dokumentum tulajdonosának a dokumentum nevével, az aktuális verzióval és a felülvizsgálati határidővel. A második emlékeztető 7 nap múlva érkezik, ha az állapotot nem frissítették. Korábban egy megosztott naptáron keresztül kezelték, amelyet senki sem karbantartott.
Keresztlistás adatszinkronizálás
Amikor a szállítói nyilvántartásban egy szállítói rekord frissül - kapcsolatváltás, szerződéshosszabbítás, státuszváltozás -, egy folyamat frissíti a beszerzés-követési lista és a kockázati nyilvántartás megfelelő bejegyzéseit. Egy frissítés, három szinkronban tartott lista. Megszünteti az eltéréseket, amelyek akkor keletkeztek, amikor a felhasználók az egyik listát frissítették, de a többiről megfeledkeztek.
Átlátható árképzés.
Time & Material alapon dolgozunk. Ön a ténylegesen ledolgozott napokért fizet, rögzített napi díjszabás szerint. Nincsenek fix áras meglepetések, és nincs az Ön beleegyezése nélküli bővülés.
| Áramlástípus | Tipikus hatókör | Indikatív költség (nettó) |
|---|---|---|
| Egyszerű értesítés vagy riasztási folyamat | 1-2 nap | €800-€1.600 |
| Többlépcsős jóváhagyási munkafolyamat | 3-6 nap | €2.400-€4.800 |
| Napidíj | 800 €/nap (nettó) - 100% távirányítóval | |
Az áramlások gyakran részei egy nagyobb SharePoint vagy Teljesítményalkalmazások megbízás - a kombinált megbízások esetében egyetlen napidíj jár a teljes terjedelemre.
Európa-szerte megbíznak benne a csapatok.
A LeapLytics olyan Power Automate folyamatokat épített, amelyek automatikus riasztásokat küldenek, ha a kockázatcsökkentés esedékes, és értesítik az érdekelt feleket, ha egy kockázathoz hozzárendelték őket. Ami korábban kézi nyomon követést igényelt, most anélkül történik meg, hogy bárkinek is gondolnia kellene rá.
- Kockázat és csapat, Logisztika, Németország
Miért a LeapLytics?
Kezeljük az éles eseteket
Egy 20 perc alatt felépített Power Automate alapfolyamat jól működik, amíg a SharePoint-elemet a jóváhagyás közepén nem törlik, a jóváhagyó fiókja le nem tiltódik, vagy az e-mail cím mező nem tartalmaz elírást. Ezek a forgatókönyvek kezeletlen hibákat, csendes hibákat és olyan folyamatokat okoznak, amelyek úgy állnak le, hogy senki sem veszi észre. Minden folyamatba hibakezelést, újbóli próbálkozási logikát és hibaüzeneteket építünk be, hogy ha valami elromlik - márpedig el fog -, a megfelelő személy azonnal értesüljön róla.
Folyamatismeret, nem csak áramlásépítés
Mi nem csak lefordítjuk a kérését egy trigger-akciósorozattá. Megkérdezzük, mi történik, ha a jóváhagyó szabadságon van, mi az eszkalációs útvonal, mi az üzleti szabály a kivételhez. Ha a folyamat logikáját már a folyamat felépítése előtt helyesen határozzuk meg, az lényegesen több időt takarít meg, mintha elrontanánk és újraépítenénk. Elegendő üzleti folyamatot térképeztünk fel ahhoz, hogy tudjuk, milyen kérdéseket kell feltennünk.
M365 köteg, végtől végig
A folyamataink a SharePointot kötik össze, Teljesítményalkalmazások, Teams, Outlook és Power BI. Ha a SharePoint-listát megfelelően kell strukturálni, mielőtt a folyamat működni tudna, azt is megtesszük. Ugyanaz a csapat, ugyanaz a megbízás, ugyanaz a napidíj - nincs átadás külön munkafolyamatok között.
Gyakran ismételt kérdések.
Szükségünk van további licencekre a Power Automate-hez?
Nem, a szokásos felhasználási esetekben. A Power Automate a szabványos M365-csatlakozókkal - SharePoint, Outlook, Teams, Forms - a legtöbb Microsoft 365-csomagban, köztük a Business Standard, E3 és E5 csomagokban is megtalálható. A prémium csatlakozók (Salesforce, SAP, ServiceNow) vagy a nagy volumenű folyamatok további licenceket igényelhetnek. Indulás előtt megerősítjük jogosultságát, és tanácsot adunk, ha további licencekre van szükség.
A Power Automate csatlakozhat nem Microsoft-rendszerekhez?
Igen. A Power Automate több száz csatlakozóval rendelkezik. A szabványos csatlakozók a legtöbb Microsoft- és gyakori harmadik féltől származó szolgáltatást fedik le, további költségek nélkül. Az olyan vállalati rendszerekhez, mint a Salesforce, az SAP vagy a ServiceNow prémium csatlakozókhoz Power Automate Premium licenc szükséges felhasználónként. Előzetesen megmondjuk, hogy milyen csatlakozókra van szüksége a folyamataihoz, és milyen licencvonzatai vannak.
Mi történik, ha egy áramlás megszakad az indulás után?
Az adatfolyamatok hibakezelést tartalmaznak, amely a hibákat észleli, és azonnali értesítést küld a kijelölt tulajdonosnak - ahelyett, hogy csendben meghibásodna. Az indulás után 3 hónapos hibaelhárítást is biztosítunk külön költség nélkül, amely fedezi az építésünkben felmerülő problémákból eredő hibákat.
Tudja dokumentálni az áramlásokat, hogy mi magunk is karbantarthassuk őket?
Igen. Minden megbízás tartalmazza az egyes folyamatok kiváltási feltételeinek, logikai ágainak, műveleteinek és hibakezelésének írásos dokumentációját - közérthető nyelven, nem csak a folyamatvászon képernyőképeit. A csapatának képesnek kell lennie arra, hogy megértse, mit csinál egy folyamat, és kisebb módosításokat végezzen anélkül, hogy minket hívnia kellene.
Mennyi időbe telik egy Power Automate áramlás felépítése?
Egy egyszerű értesítési vagy riasztási folyamat - egyetlen trigger, egyetlen feltétel, egyetlen e-mail - általában 1-2 napot vesz igénybe, beleértve a tesztelést és a dokumentációt is. Egy többlépcsős jóváhagyási munkafolyamat feltételes útválasztással, eszkalációval, elutasításkezeléssel és hibakereséssel általában 3-6 napot vesz igénybe. A kezdés előtt írásos terjedelmet adunk Önnek.
Felül tudja vizsgálni és ki tudja javítani az általunk már megépített áramlásokat?
Igen. Az áramlás optimalizálása és a hibaelhárítás közös feladat. Auditáljuk a meglévő folyamatokat, azonosítjuk a hibakezelési hiányosságokat és logikai problémákat, és kijavítjuk a problémákat okozó okokat. Gyakran gyorsabb és olcsóbb, mint a folyamatok újjáépítése a nulláról.
Gyakran kombinálják a Power Automate-tel.
SharePoint fejlesztés
A legtöbb Power Automate-folyamatot a SharePoint-listák eseményei indítják el. Egy jól strukturált lista a megfelelő oszloptípusokkal és érvényesítéssel megbízhatóbbá és könnyebben karbantarthatóvá teszi a folyamatokat. Szükség esetén mindkettőt egyetlen megbízás keretében tervezzük és építjük meg.
Teljesítményalkalmazások
A Power Apps űrlapok strukturált adatokat rögzítenek, a Power Automate folyamatok pedig a következő lépéseket - jóváhagyásokat, értesítéseket, rekordfrissítéseket - kezelik. A két szolgáltatás természetesen működik együtt, és mi együtt építjük őket ugyanazon megbízás részeként, ahol mindkettőre szükség van.
Kockázati nyilvántartás
Az automatizált, késedelmes kockázatcsökkentési figyelmeztetések és az érdekelt felek értesítései a kockázati nyilvántartásunk alapvető részét képezik. A Power Automate folyamatait minden kockázati nyilvántartás alapfelszereltségként tartalmazza - nem pedig kiegészítésként.
Készen állsz arra, hogy ne csinálj többé mindent kézzel?
Mondja el, milyen folyamatot szeretne automatizálni - mi a kiváltó ok, mit kell tennie, és kinek kell tudnia. Mi 24 órán belül visszajövünk egy indikatív terjedelemmel és becsléssel.
Vagy írjon nekünk közvetlenül a info@leaplytics.de
Kapcsolódó szolgáltatások: SharePoint fejlesztés - Teljesítményalkalmazások - Power BI tanácsadás - Kockázati nyilvántartás
