A Power Apps és a Dataverse platformokon fejlesztünk munkavállalói menedzsment alkalmazásokat – munkaidő-nyilvántartás, szabadságkérelmek, betegszabadság és feladatkezelés egy helyen, valós idejű irányítópulttal a vezetők számára. A rendszert a Microsoft 365-bérlőjén belül építjük fel, az Ön tulajdonaként adjuk át, és úgy tervezzük, hogy ugyanolyan jól működjön gyártósori táblagépen, okostelefonon és asztali számítógépen egyaránt.
A jelenléti adatok, a szabadságok és a feladatok három különböző helyen vannak tárolva – és ezek között nincs adatcsere.
A legtöbb kis- és közepes méretű csapat ezt papíralapú munkaidő-nyilvántartások, egy megosztott Excel-fájl és az irodának intézett szóbeli kérések kombinációjával oldja meg. Ez addig működik, amíg valaki el nem felejti frissíteni a táblázatot, egy vezető jóvá nem hagy egy senki által rögzítetlen szabadságot, vagy egy új munkatársnak fogalma sincs arról, hogy ma milyen feladaton kellene dolgoznia. A probléma megoldásához szükséges eszközök már szerepelnek a Microsoft 365-licencében – csak össze kell őket integrálni egy egységes alkalmazásba, ahelyett, hogy szétszórtan működnének.
A jelenléti adatokat kézzel rögzítik, vagy egyáltalán nem rögzítik
A be- és kijelentkezés papíron, táblázatban történik, vagy egyáltalán nem történik meg. A túlórákat és az alulórákat – ha egyáltalán kiszámítják őket – a hónap végén kézzel számolják ki. Senkinek nincs valós idejű áttekintése arról, hogy ki tartózkodik éppen a helyszínen.
Rendszer nélküli szabadságkérelmek
A szabadságkérelem lehet egy WhatsApp-üzenet vagy egy szóbeli kérdés: „Rendben lenne, ha pénteken kivenném a szabadságomat?”. A fennmaradó szabadságnapok száma vagy valakinek a fejében, vagy egy elavult táblázatban szerepel. A betegszabadságot telefonon jelentik be, és soha nem kerül be olyan nyilvántartásba, amelyet a vezető később visszanézhetne.
Kiosztott, majd elfeledett feladatok
A feladatokat reggel szóban osztják ki, és sehol sem vezetik nyilvántartásba. Délutánra a vezető már nem tudja megmondani, mi készült el, mi van folyamatban és mi maradt el – és három nappal később a munkavállaló sem.
Az alkalmazás tartalma.
Egy Power Apps vászonalkalmazást fejlesztünk, amely a Dataverse-re épül a szerepkörök és jogosultságok átlátható kezelése érdekében, és amely magában foglalja a jelenléti nyilvántartást, a szabadságokat, a feladatokat, valamint egy vezetői irányítópultot – mindezt úgy, hogy a Power Automate a háttérben kezeli a jóváhagyásokat és az értesítéseket. Moduláris felépítésű: kezdje az alaprendszerrel, majd később bővítse modulokkal anélkül, hogy a már működő részeket újra kellene fejlesztenie.
Munkaidő-nyilvántartás
A munkaidő kezdetének és végének rögzítése, valamint a szünetek nyilvántartása telefonról, táblagépről vagy számítógépről – nincs szükség külön hardverre, nincs szükség külön bejelentkezésre. A tipikus funkciók a következők:
- Egy érintéssel történő be- és kijelentkezés automatikus időbélyeggel
- Szünetnyilvántartás konfigurálható szabályokkal (pl. automatikus levonás egy meghatározott óraszám után)
- A szerződéses munkaidőhöz viszonyított túlórák és hiányzó órák automatikus kiszámítása
- A munkavállaló bármikor megtekintheti a személyes munkaidő-egyenlegét – nem kell megvárnia a havi kimutatást
- Vezetői nézet, amely megmutatja, hogy ki van jelenleg bejelentkezve, akár az egész csapatra, akár egy adott helyszínre vonatkozóan
Szabadság- és távollétkezelés
Az üdülési kérelmek, jóváhagyások és betegszabadságok egy helyen, ahelyett, hogy üzenetekben és telefonhívásokban lennének szétszórva. A rendszer jellemző funkciói a következők:
- A szabadságkérelem benyújtásakor a benyújtás előtt jelenjen meg a fennmaradó szabadságnapok száma
- A vezető jóváhagyása közvetlenül az alkalmazásban vagy Teams-értesítés/e-mail útján, egyetlen érintéssel történő jóváhagyás vagy elutasítás
- Betegszabadságok nyilvántartása az illetékes vezető automatikus értesítésével
- A csapat naptárnézete, amelyen látható, ki van szabadságon, így a vezetők előre megtervezhetik a helyettesítést
- A fennmaradó szabadság automatikus újraszámítása a kérelem jóváhagyásának pillanatában
Feladatkezelés
A vezetőség által kijelölt feladatok, amelyeket mindenki nyomon követ, és amelyekről senki sem feledkezik meg. A tipikus funkciók között szerepelnek:
- Feladatok kiosztása az egyes munkatársaknak, prioritással és határidővel
- Az állapotkövetés (nyitott, folyamatban, befejezve) közvetlenül a munkavállaló eszközéről frissül
- Automatikus emlékeztetők a határidőjükhöz közeledő vagy már lejárt feladatokra vonatkozóan
- Minden alkalmazottnak saját feladatlista áll rendelkezésére, így mindenki az alkalmazás megnyitásakor a saját teendőit látja, nem pedig a többiek feladatainak zavaros keverékét
Naptár és irányítópult
Egyetlen képernyő, amely választ ad arra a kérdésre, hogy „mi történik éppen” – mind a munkavállaló, mind a vezető számára. A tipikus funkciók között szerepelnek:
- Az Outlook naptár integrálása személyes és megosztott találkozókhoz
- Vezetői irányítópult, amely egyetlen nézetben egyesíti a jelenléti adatokat, a függőben lévő feladatokat és a közelgő szabadságokat
- Az irodában központi helyen elhelyezett táblagéphez tervezték, amely közös áttekintő képernyőként, valamint egyéni telefonként is használható
- Szerepkörön alapuló hozzáférés – a munkavállalók a saját adataikat látják, a vezetők pedig a csapat áttekintését
Hogyan működik.
1. Követelmények és adatmodell
Először is felmérjük, mely modulokra van szükséged már az első naptól kezdve, és melyek jöhetnek később, hogyan támogatja a Microsoft 365 licencelés a Dataverse-t, valamint meghatározzuk a túlórákra, a szabadságfelhalmozásra és a jóváhagyásokra vonatkozó pontos szabályokat. Mindezt dokumentáljuk és veled egyeztetjük a fejlesztés megkezdése előtt – a szabályok előzetes pontos lefektetése elkerüli, hogy később újra kelljen kidolgozni őket.
2. Építés és ismétlés
Az alkalmazás közvetlenül a Microsoft 365-bérlőjében, a Dataverse-en kerül kialakításra. Amint a főbb képernyők működőképesek lesznek, megosztunk Önnel egy működő verziót, és beépítjük az Ön visszajelzéseit, mielőtt véglegesítenénk a logikát és a jóváhagyási folyamatokat. Így már a végleges jóváhagyás előtt láthatja az előrehaladást, nem csak a jóváhagyáskor.
3. UAT menedzsment
Az alkalmazást valós munkanapok során teszteli – bejelentkezés, szabadságkérelem, feladatok kiosztása és teljesítése. Mi gondoskodunk a tesztesetek elkészítéséről, koordináljuk a végrehajtást, valamint nyomon követjük és kijavítjuk az esetleges hibákat az élesítés előtt.
4. Átadás és dokumentáció
Teljes átadás, beleértve az alkalmazás logikájának, a Dataverse adatmodelljének és a háttérben működő jóváhagyási folyamatoknak képernyőnkénti dokumentálását. Csapatuk rendszergazdai jogosultságokat kap, és az alkalmazás a tiétek lesz – a ti bérlői körötökben kerül üzemeltetésre. A csomag 3 hónapos hibajavítást is tartalmaz. Folyamatos támogatás előfizetéses alapon vehető igénybe.
Kezdd a lényeggel, a többit majd később egészítsd ki.
Nem minden csapatnak van szüksége az összes modulra már az első naptól kezdve. Általában azt javasoljuk, hogy először azokkal a modulokkal kezdjenek, amelyek a legtöbb manuális munkát váltják ki, majd a többit akkor vegyék fel, amikor az alapalkalmazás már mindennapi használatban van:
- 1. szakasz – Alap: Munkaidő-nyilvántartás, szabadság- és távollétkezelés, feladatkezelés, naptár és a vezetői irányítópult
- 2. szakasz – Bővítések: Az Ön vállalkozásának jellegétől függően – flotta- vagy járműkezelés, dokumentumkezelés, CRM-integráció vagy mesterséges intelligenciával támogatott funkciók – mindegyik hozzáadható ugyanazon a Dataverse-alapra anélkül, hogy a már meglévő rendszert újra kellene építeni
Átlátható árképzés.
Idő- és anyagalapú elszámolás szerint dolgozunk. A ténylegesen ledolgozott napokért fix napi díjszabás alapján fizet – nincs kockázatos fix árajánlat, nincsenek rejtett költségek.
| Modul | Tipikus hatókör | Indikatív költség (nettó) |
|---|---|---|
| Munkaidő-nyilvántartás + túlóra-számítás | 5–8 nap | 4 000–6 400 euró |
| Szabadság- és távollétkezelés jóváhagyásokkal | 4–7 nap | 3 200–5 600 euró |
| Feladatkezelés + naptár + irányítópult | 5–9 nap | 4 000–7 200 euró |
| Napidíj | 800 €/nap (nettó) - 100% távirányítóval | |
A modulok árajánlatát általában külön-külön állítjuk össze, majd az első szakasz teljes megerősítését követően egyetlen megbízássá és napi díjszabássá egyesítjük őket. Megjegyzés: a Microsoft 365-csomagodtól és a felhasználók számától függően a Dataverse használatához további Power Apps-licencekre lehet szükség – az árajánlat elkészítése előtt ellenőrizzük a jogosultságaidat, és erre felhívjuk a figyelmedet.
Korábban papíron vezettük a munkaidő-nyilvántartást, a szabadságkérelmeket WhatsAppon keresztül intéztük, és nem volt igazi módunk arra, hogy lássuk, ki min dolgozik. Most már minden egy alkalmazásban van, amely az irodai táblagépen és mindenki telefonján is működik – és a vezetői nézetből valóban látható, mi történik, anélkül, hogy körbe kellene kérdezni.
— Üzemeltetési vezető, Autóipari szolgáltatások, Németország
Miért a LeapLytics?
Úgy tervezték, hogy növekedjen, ne pedig lecseréljék
A Dataverse adatmodellt már a kezdetektől fogva úgy tervezzük, hogy figyelembe vegyük a jövőbeli modulokat – flottakezelés, dokumentumkezelés, CRM, mesterséges intelligencia funkciók –, így ha később új modult szeretne hozzáadni, nem kell a már meglévő rendszert teljesen átépítenie.
A te alkalmazásod, a te bérlőd, a te adataid
Minden a Microsoft 365-környezeten belül épül fel. Az adatok ott maradnak, ahol vannak. Az átadáskor Ön megkapja a rendszergazdai jogosultságokat és a teljes tulajdonjogot – nincs további függőség sem tőlünk, sem harmadik fél platformjától.
Még mielőtt problémává válnának, felvetjük a kivételek kérdését
Mi történik, ha egy alkalmazott elfelejti kijelentkezni? Mi történik, ha egy szabadságkérelmet utólag nyújtanak be? Ezeket a szélsőséges eseteket már a követelményfelmérés során feltérképezzük, nem pedig az élesítés után, mert akkor még olcsóbb megoldani őket.
Gyakran ismételt kérdések.
Szükségünk van a Dataverse-re, vagy ez a SharePoint-listákon is futtatható?
Egy kis létszámú, egyszerű igényű csapat számára a SharePoint-listák is megfelelőek lehetnek. Általában akkor javasoljuk a Dataverse használatát, ha a munkavállalói adatok, szerepkörök és jogosultságok zökkenőmentes bővítése szükséges, vagy ha jövőbeli modulokat – például járműpark-kezelést vagy CRM-et – terveznek. A csapat méretétől és a fejlesztési tervtől függően őszinte tanácsot adunk, nem pedig sablonos választ.
A Dataverse használatához külön licencre van szükség?
Lehetséges, az Ön jelenlegi Microsoft 365-csomagjától és a felhasználók számától függően. Az árajánlat elkészítése előtt ellenőrizzük a meglévő jogosultságait, és előre pontosan tájékoztatjuk Önt arról, hogy esetleg milyen kiegészítésekre van szükség.
Az alkalmazás az irodai táblagépünkön is ugyanolyan jól fog működni, mint a telefonokon?
Igen. Az alkalmazás egyetlen „canvas” alkalmazásból készült, amely reszponzív módon alkalmazkodik a telefonokhoz, táblagépekhez és asztali számítógépekhez, így ugyanaz az alkalmazás futhat személyes eszközként valakinek a telefonján, és megosztott áttekintő képernyőként egy irodai táblagépen is.
Kezdhetnénk csak az időnyilvántartással, és a többit később hozzáadhatnánk?
Igen – ez a leggyakoribb megközelítés. Az adatmodellt úgy tervezzük meg, hogy már a kezdetektől fogva támogassa az összes tervezett modult, így a szabadságkezelés vagy a feladatkövetés későbbi hozzáadása már csak bővítésnek számít, nem pedig teljes átalakításnak.
Ki lesz az alkalmazás tulajdonosa a fejlesztés befejezése után?
Igen. Az alkalmazás közvetlenül a Microsoft 365-bérlőjében kerül kialakításra, és az átadáskor teljes rendszergazdai jogosultságokat kap. A már használt Microsoft 365-platformon kívül nincs más szállítói függőség.
Az alkalmazás karbantartása az indulás után is megoldható?
Igen. Minden szerződés tartalmaz 3 hónapos hibajavítást, külön költség nélkül. Ezen felül a folyamatos karbantartás és az új modulok havi előfizetés keretében vehetők igénybe.
Gyakran az Employee App alkalmazással együtt használják.
Teljesítményalkalmazások
Az Employee App alapvetően egy Power Apps vászonalkalmazás. Ha az Employee App-on kívül további önálló űrlapokra vagy alkalmazásokra van szüksége, azokat ugyanazon megbízás keretében fejlesztjük ki.
Power Automate
A jóváhagyási értesítések, a lejárt feladatokra vonatkozó emlékeztetők, valamint a jóvá nem hagyott szabadságkérelmekkel kapcsolatos eskalációk mind az alkalmazás háttérében, a Power Automate-en keresztül futnak.
SharePoint
Azoknál a csapatoknál, amelyek még nem állnak készen a Dataverse használatára, elkészíthetünk egy kezdeti verziót a SharePoint-listák alapján, majd később áttelepíthetjük azt a rendszerbe a mindennapi használat zavarása nélkül.
Készen állsz arra, hogy az időbeosztásodat, a feladataidat és a szabadságaidat egyetlen alkalmazásba egyesítsd?
Kérjük, adja meg a csapat létszámát, a jelenlegi Microsoft 365-csomagját, valamint azt, hogy mely modulok a legfontosabbak az induláshoz. 24 órán belül visszajelzünk egy tájékoztató jellegű feladatleírással és költségbecsléssel.
Vagy írjon nekünk közvetlenül a info@leaplytics.de
Kapcsolódó szolgáltatások: Teljesítményalkalmazások - Power Automate - SharePoint fejlesztés - Power BI tanácsadás