Lietošanas gadījums: Riska ziņošana PMO - Nozare: Instrumenti: LeapLytics riska matrica + luksofors Power BI
Problēma: šo sanāksmi zina katrs PMO vadītājs automobiļu nozarē
Ir ceturtdienas pēcpusdiena. Koordinācijas komitejas sanāksme notiks pēc 90 minūtēm. Kaut kur uz jūsu darbvirsmas ir trīs dažādas riska reģistra versijas - viena no platformas inženierijas, otra no piegādātāju integrācijas, trešā no programmas biroja - katra no tām ir citādi noformēta, katrai ir savas krāsu konvencijas, un neviena no tām nav aktuāla. Jūs tērējat 45 minūtes, lai konsolidētu tos slaidu prezentācijā, kas būs novecojusi, pirms tā tiks prezentēta. Komiteja jautā, kuri riski ir palielinājušies kopš pagājušā mēneša. Jūs aplēsāt. Viņi jautā, kuri projekta darba virzieni pašlaik ir dzelteni un kuri - sarkani. Jūs pārlapojat slaidus atpakaļ. Nevienam telpā nav skaidra priekšstata par vispārējo riska situāciju. Sanāksme beidzas ar rīcības punktiem, lai "saskaņotu riska definīcijas" - atkal. Tā nav datu problēma. Tā ir vizualizācijas un darba plūsmas problēma, un tā maksā autobūves PMO komandām vairāk laika un uzticamības, nekā lielākā daļa organizāciju oficiāli uzskaita.
Kāpēc standarta rīki nav piemēroti PMO risku ziņošanai
Lielākā daļa automobiļu nozares PMO komandu, veidojot riska ziņojumus, izmanto Excel vai Power BI vizualizācijas iespējas. Abi ir saprātīgi sākumpunkti - un abi saskaras ar vieniem un tiem pašiem strukturālajiem ierobežojumiem, tiklīdz riska komunikācijas apjoms pārsniedz viena projekta vai viena analītiķa robežas.
1. Nav riska tendenču vēstures
Standarta Power BI vizualizācija un uz Excel balstīti riska reģistri parāda, kur ir riski. tagad. Tie neparāda, kur tie bija pagājušajā mēnesī, cik ātri tie virzās uz priekšu un kuri riski ir pastāvīgi palielinājušies vairāku pārskatu ciklu laikā. PMO vadītājam, kas sniedz informāciju vadības komitejai, jautājums "vai šis risks ir pasliktinājies?" bieži vien ir svarīgāks nekā "kāds ir pašreizējais rezultāts?". - un vietējie rīki nevar uz to atbildēt bez ievērojama manuāla darba. Risks, kas pirms trim mēnešiem bija vidējs un tagad ir augsts, būtiski atšķiras no riska, kas visu laiku ir bijis augsts. Bez tendenču redzamības šie divi riski standarta pārskatā izskatās identiski.
2. Nav kvadranta skata - un nav iedziļināšanās tajā
Riska pārvaldībā vissvarīgākā izpratne ir attiecība starp riska iespējamību un tā iespējamo ietekmi. Dzimtā Power BI vizualizācija - izkliedes diagrammas, svītru diagrammas, tabulas - to nevar attēlot kā pienācīgu riska matricas kvadrantu. To var aptuveni attēlot, bet vizuālā valoda ir nepareiza: izkliedes diagramma nav riska karstuma karte, un ieinteresētās personas bez analītiskās apmācības to nolasīs nepareizi. Vēl svarīgāk ir tas, ka, pat ja jūs izveidojat aptuvenu attēlu, jūs nevarat noklikšķināt uz kvadranta un padziļināti izpētīt atsevišķus riskus, kas tajā atrodas. Starp riska pārskatu un pamatā esošo riska detalizāciju nav interaktivitātes - tas nozīmē, ka katram turpmākajam jautājumam joprojām ir nepieciešams manuāls filtrs vai jauna slaida izveide.
3. Nav konsekventa statusa slāņa dažādos projektos
Automobiļu ražošanas programmas parasti ietver desmitiem paralēlu darba plūsmu - platformas izstrādi, piegādātāju kvalifikāciju, homologāciju, programmatūras integrāciju, ražošanas uzsākšanu. Katram darba plūsmai ir savi riska un statusa dati. Native Power BI nepiedāvā īpaši izstrādātu vizuālu RAG (Red-Amber-Green) statusa attēlošanu tādā veidā, kas būtu mērogojams vairākiem projektiem vienlaicīgi un pārskatāms ar vienu acu uzmetienu. Bez strukturēta luksofora vizualizācija, PMO komandas izmanto nosacījuma formatēšanas hakerus vai krāsainas tabulas, kas sabojājas pēc jebkuras datu modeļa maiņas un prasa manuālu uzturēšanu katrā atskaišu ciklā.
LeapLytics pieeja: Soli pa solim
Lūk, kā automobiļu nozares PMO komandas parasti īsteno strukturētu PMO risku pārvaldība Power BI iestatīšana, izmantojot LeapLytics riska matricu un luksofora vizualizācijas - no datu savienojuma līdz vadības komitejas prezentācijai.
- Savienojiet riska reģistru ar Power BI. Sākumpunkts ir jūsu esošie riska dati - neatkarīgi no tā, vai tie ir Excel, SharePoint sarakstos, iekšējā projektu vadības sistēmā vai SQL datubāzē. Power BI standarta savienotāji apstrādā visus šos datus bez migrācijas. Datu modelim nepieciešamas vismaz trīs slejas: riska apraksts, varbūtības rādītājs un ietekmes rādītājs. Lielākajai daļai autobūves nozares PMO komandu tas jau ir; jautājums ir par to, vai tas ir konsekventi strukturēts visās darba plūsmās, ko palīdz nodrošināt iestatīšanas process.
- Pievienojiet pārskatam LeapLytics riska matricas vizualizāciju. Portāls LeapLytics riska matrica ir sertificēts pielāgots vizuālais risinājums, kas pieejams tieši no Microsoft AppSource. Pēc pievienošanas Power BI pārskatam jūs varat kartēt savus varbūtības un ietekmes laukus uz vizuālā pārskata asīm. Matrica automātiski attēlo katru risku kā pozicionētu marķieri pareizajā kvadrantā - augstas ietekmes/augstas varbūtības riski parādās augšējā labajā kritiskajā zonā, zemas prioritātes riski - apakšējā kreisajā zonā. Nav manuālas pozicionēšanas, nav statisku attēlu, kas noveco.
- Iespēja veikt padziļinātu izpēti no kvadranta līdz atsevišķam riskam. Kad Risku matrica ir savienota ar datu modeli, noklikšķinot uz jebkura kvadranta, pārējā ziņojuma lapa tiek filtrēta, lai parādītu tikai šajā zonā esošos riskus. Tas nozīmē, ka vadības komitejas loceklis var noklikšķināt uz kritiskā kvadranta un uzreiz redzēt tabulu ar konkrētiem riskiem, kas tajā atrodas - īpašnieks, riska mazināšanas statuss, pēdējais atjauninājums -, PMO vadītājam nav jāpārslēdz slaidi vai jāpiemēro manuāli filtri. Šī mijiedarbība ir raksturīga Power BI filtru modelim, un tai nav nepieciešama papildu konfigurācija.
- Pievienojiet tendenču izsekošanu ar laika griezējiem. Strukturējot riska reģistru tā, lai tajā būtu iekļauta datuma sleja - pat vienkāršs mēneša momentuzņēmums -, riska matricu var filtrēt pēc pārskata perioda. Tas sniedz riska tendenču skatījumu, ko nevar nodrošināt vietējie vizuālie līdzekļi: jūs varat parādīt komitejai, kā kvadrantu sadalījums izskatījās janvārī salīdzinājumā ar martu, kuri riski ir pārgājuši no dzintarkrāsas uz sarkano un kuri iepriekš kritiskie riski ir veiksmīgi mazināti. Automobiļu ražošanas programmām ar daudzgadu izstrādes cikliem šāds garengriezuma skats bieži vien ir vērtīgākais pārvaldības rezultāts, ko PMO var sagatavot.
- Darba plūsmas līmeņa statusa vizuālais slānis luksoforā. Līdztekus riska matricai LeapLytics luksofora vizuālā informācija sniedz programmas līmeņa pārskatu par visiem aktīvajiem darba virzieniem - platformu, piegādātāju, programmatūru, homologāciju -, un katram no tiem tiek parādīts RAG statuss, kas iegūts tieši no jūsu datu modeļa. Atšķirībā no nosacītās formatēšanas uzmetumiem, luksofora vizuālais risinājums automātiski atjauninās, kad mainās pamatā esošie dati, un saglabā konsekventu vizuālo loģiku neatkarīgi no tā, cik daudz projektu ir darbības jomā. Tā ir izstrādāta tā, lai to varētu lasīt uz liela ekrāna vadības komitejas telpā, nevis tikai analītiķa klēpjdatorā.
- Publicējiet Power BI pakalpojumā un iestatiet datu atsvaidzināšanu. Kad ziņojums ir izveidots, tas tiek publicēts pakalpojumā Power BI Service un ieplānota automātiska datu atjaunošana - katru dienu vai pēc pieprasījuma, ja riska reģistrs tiek atjaunināts nepārtraukti. Ieinteresētās personas tam var piekļūt, izmantojot pārlūkprogrammu vai Power BI mobilo lietotni. Nav e-pasta pielikuma, nav versiju kontroles problēmu un neskaidrību par "jaunāko versiju". Ziņojums, ko komiteja atver ceturtdienas pēcpusdienā, ir tas pats ziņojums, ko PMO vadītājs izskatīja tajā pašā rītā.
Kas mainās PMO vadītāja ikdienas darbā?
Pāreja no statiskiem riska diapozitīviem uz tiešraidi projekta risku paneļa vadības panelis ne tikai ietaupa sagatavošanās laiku, bet arī maina sarunu par risku raksturu vadības līmenī.
Koordinācijas komitejas sanāksmes kļūst īsākas un mērķtiecīgākas. Ja riska statuss ir redzams visiem dalībniekiem pirms sanāksmes sākuma, sesija no "šeit ir riska situācija" pāriet uz "šeit ir tas, kas mums par to ir jāizlemj". PMO komandas ziņo, ka ar riskiem saistītos darba kārtības jautājumus, kuru izskatīšanai iepriekš bija nepieciešamas 30-40 minūtes, var izskatīt 10-15 minūtēs, kad visi dalībnieki jau ir redzējuši paneli.
Riska eskalācija notiek ātrāk. Ja risks no vidēja kļūst vidējs uz augstu, attiecīgās ieinteresētās personas to uzreiz redz aktuālajā paneļa rādītājā, nevis nākamajā mēneša ziņojumā. Automobiļu ražošanas programmās, kur viena piegādātāja kvalifikācijas kavēšanās var ietekmēt ražošanas grafiku, agrīnai pieaugošo risku redzamībai ir izmērāma pakārtota vērtība.
PMO uzticamību palielina konsekventa, auditējama ziņošana. Viens no pastāvīgiem izaicinājumiem automobiļu ražošanas nozares PMO funkcijām ir pierādīt, ka riska ziņošana ir stingra un metodoloģiski konsekventa visos projektos. Strukturēta Power BI riska matrica, kas balstīta uz kopīgu datu modeli ar standartizētu varbūtības un ietekmes novērtēšanu, nodrošina tieši šādu auditējamību un ļauj viegli pierādīt konsekvenci iekšējam auditam vai ārējiem programmu pārskatītājiem.
Saskaņā ar PMI riska pārvaldības prakses standarti, efektīva saziņa ar ieinteresētajām personām par riskiem ir viena no visnepilnīgāk attīstītajām spējām uz projektiem balstītās organizācijās. Tiešraides interaktīvais riska informācijas panelis tieši novērš šo trūkumu, nevis mainot apkopotos datus, bet gan padarot tos pieejamus pareizajiem cilvēkiem pareizajā formātā un pareizajā laikā.
BIEŽI UZDOTIE JAUTĀJUMI: Automobiļu nozares PMO vadītāju biežāk uzdotie jautājumi
Mūsu riska reģistrs ir Excel programmā, un to uztur pieci dažādi projektu vadītāji. Vai tas joprojām var darboties?
Jā, taču iestatīšanas procesā tiks iekļauts īss datu izlīdzināšanas posms. Riska matricas vizuālajai versijai ir nepieciešama konsekventa varbūtības un ietekmes novērtēšana visos ievades datos, kas nozīmē, ka pirms datu savienošanas ir jāvienojas par vienotu skalu (piemēram, 1-5 abām asīm). Praksē šī saruna ir novēlota vairumā daudzu projektu PMO vidēs neatkarīgi no rīkiem. Power BI iestatījums atklāj neatbilstību un izveido piespiedu funkciju, lai to atrisinātu. Kad koplietošanas modelis ir ieviests, katrs projekta vadītājs var atjaunināt savu Excel failu, un informācijas panelis automātiski atsvaidzinās.
Mums jau ir Power BI. Vai mums ir nepieciešama IT iesaistīšanās, lai pievienotu pielāgotus vizuālus?
Lielākajā daļā organizāciju, pievienojot sertificētu pielāgotu vizuālo no Microsoft AppSource nepieciešama Power BI Admin piekļuve vai vienreizējs apstiprinājums no jūsu īrnieka administratora. LeapLytics vizualizācijas ir Microsoft sertificētas, kas nozīmē, ka tās iziet standarta drošības pārbaudi un parasti var tikt apstiprinātas ātri. Kad tie ir apstiprināti nomnieka līmenī, jebkurš pārskatu autors jūsu organizācijā var tos izmantot bez papildu IT iesaistes.
Cik ilgs laiks ir nepieciešams, lai no mūsu pašreizējā Excel riska reģistra pārietu uz Power BI riska matricas paneli?
Vienas programmas PMO ar pietiekami strukturētu risku reģistru, reālistisks aprēķins ir divas līdz četras dienas mērķtiecīgam iestatīšanas darbam, tostarp datu modeļa saskaņošanai, vizuālajai konfigurācijai un sākotnējai ieinteresēto personu pārbaudei. Vairāku programmu iestatīšana ar mantotajiem datiem nekonsekventos formātos var aizņemt divas līdz trīs nedēļas. Kritiska atkarība ir nevis rīki, bet gan dati: cik konsekventi jūsu riska dati pašlaik ir strukturēti dažādās darba plūsmās, noteiks, cik daudz tīrīšanas būs nepieciešams pirms paneļa palaišanas.
