Mēs izveidojam Power Automate darba plūsmas, kas automātiski apstrādā paziņojumus, apstiprinājumus un datu atjauninājumus tieši jūsu Microsoft 365 vidē. Strukturētas, dokumentētas un izveidotas tā, lai tās darbotos arī ražošanā, nevis tikai demo versijā.
Jūsu komanda manuāli veic darbības, kuras Microsoft 365 varētu veikt automātiski.
Apstiprinājumu meklēšana pa e-pastu, manuāla statusu atjaunināšana, atgādinājumu sūtīšana ar roku - šīs problēmas ir atrisināmas. Power Automate savieno jūsu Microsoft 365 rīkus un veic šos uzdevumus automātiski, lai jūsu komandai tas nebūtu jādara. Jautājums nav par to, vai to var automatizēt. Jautājums ir par to, vai plūsma ir pietiekami labi izveidota, lai tai varētu uzticēties.
Apstiprināšanas pieprasījumi pazuduši iesūtnēs
Apstiprinājuma e-pasta vēstule tiek noglabāta zem piecdesmit citiem. Apstiprinātājs neatbild, neviens nezina statusu, un pēc divām nedēļām kāds saprot, ka process ir apstājies. Nav ne audita liecības, ne eskalācijas, ne ierakstu par to, kurš, ko un kad apstiprinājis. Kad revidents jautā, neviens nevar atbildēt.
Manuāli atgādinājumi par kavētiem uzdevumiem
Politikas pārskatīšana, līgumu atjaunošana, ietekmes mazināšanas termiņi, atbilstības pārbaudes - kādam ir jāatceras, ka tos ir jāseko līdzi. Parasti tas ir kalendāra atgādinājums, kas tiek pārvietots, tad atkal pārvietots un tad palaists garām. Ja termiņš paiet nepamanīts, izmaksas ir nesamērīgas ar to, cik vienkāršs būtu bijis atgādinājums.
Vienā vietā ievadītie dati nekad nenonāk nākamajā vietā.
Jauns piegādātājs tiek pievienots vienam sarakstam, bet ne finanšu sistēmai. Riska statuss reģistrā tiek atjaunināts, bet informācijas panelī joprojām tiek rādīta vecā vērtība. Lietotāji pārraksta datus starp rīkiem, ievieš kļūdas, un neviens neuzticas nevienam vienotam patiesības avotam.
Darba plūsmas, ko mēs veidojam saviem klientiem.
Mēs veidojam Power Automate plūsmas, kas savieno SharePoint, Outlook, Teams un citus Microsoft 365 rīkus. No viena brīdinājuma līdz daudzpakāpju apstiprināšanas ķēdei ar eskalācijām, nosacījumiem un kļūdu apstrādi.
E-pasta brīdinājumi un paziņojumi
Automatizēti e-pasti, ko izraisa notikumi SharePoint sarakstos - jauni vienumi, statusa izmaiņas, lauku atjauninājumi vai datumi. Konfigurēts tā, lai nosūtītu pareizai personai, pareizajā laikā un ar pareizo informāciju ziņojuma tekstā. Tipiskās plūsmas ietver:
- Novēlots riska mazināšanas brīdinājums - tiek nosūtīts riska īpašniekam, ja riska mazināšana nav atjaunināta pēc noteikta perioda.
- Paziņojums par ieinteresēto personu piešķiršanu - automātiski nosūta e-pasta vēstules norādītajām ieinteresētajām personām, kad tās tiek atzīmētas riska vai darbības elementā.
- Statusa maiņas brīdinājums - paziņo īpašniekam, kad ieraksts pakalpojumā SharePoint maina statusu.
- Tuvojošos termiņu atgādinājums - ieplānota plūsma, kas pārbauda, vai nākamajās N dienās nav jāaizpilda dokumenti, un nosūta kopsavilkumu.
- Eskalācijas brīdinājums - tiek nosūtīts vadītājam, ja uzdevuma izpildes termiņš ir pārsniegts par noteiktu robežvērtību.
Apstiprināšanas darbplūsmas
Vairāku posmu apstiprināšanas plūsmas, kas aizstāj apstiprinājumus, kuri tiek veikti, izmantojot e-pastu, ar strukturētu, izsekojamu procesu. Izstrādāta maršrutēšanas loģika, uz laiku balstīta eskalācija un pilnīga audita izsekojamība. Tipiskās plūsmas ietver:
- Secīgā apstiprināšana: Apstiprinātājam A ir jāapstiprina, pirms tiek paziņots apstiprinātājam B - ar automātisku eskalāciju, ja N dienu laikā nav atbildes.
- Paralēla apstiprināšana: vairāki apstiprinātāji tiek informēti vienlaicīgi, plūsma turpinās, kad visi (vai kvorums) ir atbildējuši.
- Nosacīta maršrutēšana: apstiprināšanas ceļš, ko nosaka lauka vērtības - piemēram, pieprasījumi virs 10 000 eiro tiek nosūtīti finanšu direktoram, pārējie - tiešajam vadītājam.
- noraidījumu apstrāde: noraidītie dokumenti automātiski tiek nosūtīti atpakaļ iesniedzējam ar apstiprinātāja komentāriem un skaidru turpmāko rīcību.
- Revīzijas izsekojamība: katrs apstiprināšanas lēmums ir atzīmēts ar laika zīmogu un ierakstīts SharePoint elementu vēsturē.
SharePoint automatizācija
Plūsmas, ko izraisa notikumi SharePoint sarakstos, kas atjaunina ierakstus, rada saistītus vienumus vai uzsāk pakārtotus procesus. Biežāk sastopamie piemēri ir šādi:
- Kad riska statuss mainās uz slēgts, automātiski izveidojiet ierakstu par gūto pieredzi atsevišķā sarakstā.
- Kad tiek pievienots jauns piegādātājs, izveidojiet atbilstošu piegādātāja pārskatīšanas posteni ar termiņu, kas noteikts 12 mēnešus uz priekšu.
- Kad projekta atskaites punkts ir atzīmēts kā pabeigts, atjauniniet projekta statusu un paziņojiet par to projekta īpašniekam.
- Kad vienība ir izveidota vienā sarakstā, kopējiet galvenos laukus saistītajā sarakstā un saglabājiet saikni starp abiem sarakstiem.
Sistēmu integrēšana
Savienojiet Microsoft 365 ar citām sistēmām, izmantojot Power Automate standarta un premium klases savienotājus. Datu plūsma starp rīkiem bez manuāla eksportēšanas/importēšanas cikla. Biežāk sastopamās integrācijas ietver:
- SharePoint → Outlook kalendārs: kalendāra notikumu izveide vai atjaunināšana no SharePoint saraksta elementiem
- Microsoft Forms → SharePoint: veidlapu atbilžu reģistrēšana tieši strukturētā SharePoint sarakstā.
- SharePoint → Teams: kartītes nosūtīšana uz Teams kanālu, kad tiek pievienots vai atjaunināts augstas prioritātes elements.
- Ārējā sistēma → SharePoint: saņemiet datus no trešās puses sistēmas, izmantojot webhook, un ierakstiet tos SharePoint sarakstā.
Kā tas darbojas.
1. Procesu kartēšana
Pirms izveides mēs detalizēti iezīmējam procesu, ko vēlaties automatizēt: kāds ir sprūda mehānisms, kādi ir nosacījumi, kādas ir darbības, kādi ir izņēmumi un kas notiek, ja kaut kas notiek nepareizi. Tas tiek dokumentēts un saskaņots ar jums pirms izstrādes uzsākšanas. Uz neskaidra procesa balstīta plūsma rada neuzticamu rezultātu.
2. Veidot un testēt
Plūsmas tiek veidotas un testētas jūsu Microsoft 365 vidē, izmantojot reālus testa datus. Mēs testējam ne tikai laimīgo ceļu - aktivizē trigeri, plūsma darbojas, e-pasts pienāk - bet arī galējos gadījumus: kas notiek, ja apstiprinātājs ir ārpus biroja, ja SharePoint vienība tiek dzēsta plūsmas vidū, ja e-pasta adreses lauks ir tukšs. Lielākā daļa ražošanas plūsmas kļūmju rodas no šiem scenārijiem.
3. UAT un parakstīšana
Jūs testējat plūsmu, izmantojot reālus ikdienas darbības scenārijus. Mēs novēršam visas problēmas, dokumentējam zināmos ierobežojumus un pirms parakstīšanas apstiprinām, ka kļūdu apstrāde un eskalācijas ceļi darbojas saskaņā ar vienošanos.
4. Nodošana un dokumentācija
Pilnīga nodošana, tostarp katras plūsmas aktivizēšanas nosacījumu, loģikas un darbību rakstisks apraksts - pietiekami skaidrs, lai jūsu komanda to saprastu un uzturētu bez mūsu palīdzības. Ietver 3 mēnešu defektu novēršanu. Pastāvīgs atbalsts pieejams kā honorārs.
Ko mūsu klienti automatizē.
Novēlotu brīdinājumu mazināšana
Plānotā plūsma tiek palaista katru dienu, pārbauda visus riska mazināšanas pasākumus riska reģistrā attiecībā uz posteņiem, kuru pēdējais atjaunināšanas datums ir vairāk nekā pirms 30 dienām, un nosūta personalizētu e-pasta vēstuli katram kontroles īpašniekam, kurā uzskaitīti nokavēti posteņi. Riska īpašnieks saņem kopsavilkumu. Nav nepieciešama manuāla saraksta pārbaude.
Ieinteresēto personu paziņojumi
Kad riska īpašnieks atzīmē kolēģi kā ieinteresēto personu SharePoint riska reģistrā, nekavējoties tiek aktivizēta plūsma un šai personai tiek nosūtīts strukturēts e-pasts ar riska atsauces numuru, nosaukumu un saiti uz ierakstu. Ziņa apstiprina, ka personai ir piešķirta piekļuve, un aicina sniegt savu ieguldījumu. Iepriekš tas tika darīts manuāli, pārsūtot ekrānšāviņu.
Apstiprināšanas ķēdes
Iepirkuma pieprasījums, kas iesniegts, izmantojot Power Apps veidlapa iedarbina secīgu apstiprināšanas plūsmu: vispirms tiešais vadītājs, pēc tam finanšu direktors, ja vērtība pārsniedz robežvērtību. Katrs apstiprinātājs saņem strukturētu Teams adaptīvo karti ar pilnu pieprasījuma informāciju un pogām Apstiprināt / Noraidīt. Ja pēc 48 stundām nav atbildes, tiek nosūtīts atgādinājums. Pilna lēmuma vēsture tiek ierakstīta atpakaļ SharePoint vienībā.
Statusa maiņas brīdinājumi
Kad riska reģistrā riska pakāpe tiek paaugstināta no nozīmīgas uz būtisku vai kritisku, plūsma nekavējoties nosūta paziņojumu riska nodaļas vadītājam un attiecīgās funkcijas vadītājam - nevis ikdienas apkopojumu, bet gan tūlītēju brīdinājumu. E-pastā tiek norādīts riska nosaukums, pašreizējais novērtējums, īpašnieks un tieša saite uz ierakstu.
Dokumentu pārskatīšanas atgādinājumi
Plānotā plūsma pārbauda politikas un procedūru bibliotēku, lai atrastu dokumentus, kuru nākamais pārskatīšanas datums ir 30 dienu laikā. Tā nosūta atgādinājumu dokumenta īpašniekam, norādot dokumenta nosaukumu, pašreizējo versiju un pārskatīšanas termiņu. Otrs atgādinājums tiek nosūtīts pēc 7 dienām, ja statuss nav atjaunināts. Iepriekš pārvaldīts, izmantojot koplietošanas kalendāru, kuru neviens neuzturēja.
Datu sinhronizācija starp sarakstiem
Kad tiek atjaunināts piegādātāja ieraksts piegādātāju reģistrā - kontaktu maiņa, līguma atjaunošana, statusa maiņa -, plūsma atjaunina atbilstošos ierakstus iepirkumu izsekošanas sarakstā un riska reģistrā. Viens atjauninājums, sinhronizēti trīs saraksti. Novērš neatbilstības, kas veidojās, kad lietotāji atjaunināja vienu sarakstu, bet aizmirsa citus.
Pārredzama cenu noteikšana.
Mēs strādājam, pamatojoties uz laika un materiālu aprēķina principu. Jūs maksājat par faktiski nostrādātajām dienām pēc fiksētas dienas likmes. Nekādu pārsteigumu par fiksētu cenu, nekāda apjoma paplašināšanās bez jūsu piekrišanas.
| Plūsmas veids | Tipiska darbības joma | Orientējošās izmaksas (neto) |
|---|---|---|
| Vienkārša paziņojumu vai brīdinājumu plūsma | 1-2 dienas | €800-€1.600 |
| Vairāku posmu apstiprināšanas darbplūsma | 3-6 dienas | €2.400-€4.800 |
| Dienas likme | no 800 €/dienā (neto) - 100% tālvadības pults | |
Plūsmas bieži ir daļa no lielāka SharePoint vai Power Apps iesaistīšanās - apvienotas iesaistīšanās var izmantot vienotu dienas likmi visā darbības jomā.
Uzticas komandas visā Eiropā.
LeapLytics izveidoja Power Automate plūsmas, kas sūta automātiskus brīdinājumus, kad riska mazināšanas pasākumi ir nokavēti, un informē ieinteresētās puses, kad tām ir piešķirts risks. Tas, kas agrāk prasīja manuālu kontroli, tagad notiek, nevienam par to nedomājot.
- Risks un komanda, Loģistika, Vācija
Kāpēc LeapLytics?
Mēs apstrādājam galējos gadījumus
Pamata Power Automate plūsma, kas izveidota 20 minūtēs, darbojas labi, līdz SharePoint vienums tiek dzēsts apstiprināšanas vidū, apstiprinātāja konts ir atspējots vai e-pasta adreses laukā ir pārrakstīta kļūda. Šie scenāriji izraisa neapstrādātas kļūdas, klusas kļūmes un plūsmas, kas pārtrauc darboties, nevienam to nepamanot. Mēs katrā plūsmā iestrādājam kļūdu apstrādi, atkārtošanas loģiku un paziņojumus par kļūmēm, lai, ja kaut kas neizdodas - un tas neizdodas -, par to nekavējoties uzzinātu pareizā persona.
Zināšanas par procesu, ne tikai plūsmas veidošana
Mēs ne tikai pārvēršam jūsu pieprasījumu sprūda un darbības secībā. Mēs jautājam, kas notiek, kad apstiprinātājs ir atvaļinājumā, kāds ir eskalācijas ceļš, kāds ir izņēmuma biznesa noteikums. Pareiza procesa loģikas noteikšana pirms plūsmas izveides ietaupa ievērojami vairāk laika nekā kļūdaina loģika un pārbūve. Mēs esam kartējuši pietiekami daudz biznesa procesu, lai zinātu, kādus jautājumus uzdot.
M365 kaudze, no gala līdz galam
Mūsu plūsmas savieno SharePoint, Power Apps, Teams, Outlook un Power BI. Ja pirms plūsmas darbības ir nepieciešams pareizi strukturēt SharePoint sarakstu, mēs to arī izdarīsim. Viena un tā pati komanda, viens un tas pats uzdevums, viena un tā pati dienas likme - nekāda nodošana starp atsevišķām darba plūsmām.
Biežāk uzdotie jautājumi.
Vai mums ir nepieciešamas papildu licences Power Automate?
Nē, standarta lietošanas gadījumiem. Power Automate ar standarta M365 savienotājiem - SharePoint, Outlook, Teams, Forms - ir iekļauts vairumā Microsoft 365 plānu, tostarp Business Standard, E3 un E5. Premium klases savienotājiem (Salesforce, SAP, ServiceNow) vai liela apjoma plūsmām var būt nepieciešamas papildu licences. Mēs apstiprināsim jūsu tiesības pirms darbības uzsākšanas un informēsim, vai ir nepieciešamas papildu licences.
Vai Power Automate var izveidot savienojumu ar sistēmām, kas nav Microsoft sistēmas?
Jā. Power Automate ir simtiem savienotāju. Standarta savienotāji aptver lielāko daļu Microsoft un izplatītāko trešo pušu pakalpojumu bez papildu izmaksām. Uzņēmumu sistēmām, piemēram, Salesforce, SAP vai ServiceNow, ir nepieciešami Power Automate Premium Premium licence vienam lietotājam. Mēs jums iepriekš paziņosim, kādi savienotāji ir nepieciešami jūsu plūsmām un kāda ir licencēšanas ietekme.
Kas notiek, ja pēc darbības uzsākšanas plūsma tiek pārtraukta?
Mūsu plūsmās ir iekļauta kļūdu apstrāde, kas novērš kļūdas un nekavējoties nosūta paziņojumu ieceltajam īpašniekam, nevis klusējot paziņo par kļūdu. Pēc darbības uzsākšanas mēs bez papildu maksas nodrošinām arī 3 mēnešu defektu novēršanu, kas attiecas uz jebkādām neveiksmēm, kuras radušās mūsu izveides problēmu dēļ.
Vai varat dokumentēt plūsmas, lai mēs paši varētu tās uzturēt?
Jā. Katrā projektā ir iekļauta rakstiska dokumentācija par katras plūsmas iedarbināšanas nosacījumiem, loģikas atzariem, darbībām un kļūdu apstrādi, kas rakstīta vienkāršā valodā, nevis tikai ekrānšāviņi ar plūsmas kanvas attēliem. Jūsu komandai jāspēj saprast, ko plūsma dara, un veikt nelielas korekcijas bez nepieciešamības zvanīt mums.
Cik ilgā laikā tiek veidota Power Automate plūsma?
Vienkārša paziņojuma vai brīdinājuma plūsma - viens trigeris, viens nosacījums, viens e-pasts - parasti aizņem 1-2 dienas, ieskaitot testēšanu un dokumentēšanu. Vairāku posmu apstiprināšanas darbplūsma ar nosacītu maršrutēšanu, eskalācijām, noraidījumu apstrādi un kļūdu novēršanu parasti aizņem 3-6 dienas. Pirms darbības uzsākšanas mēs jums sniedzam rakstisku darbības jomu.
Vai varat pārskatīt un labot plūsmas, ko jau esam izveidojuši paši?
Jā. Plūsmas optimizācija un traucējumu novēršana ir kopīgs uzdevums. Mēs auditējam jūsu esošās plūsmas, identificējam kļūdu apstrādes nepilnības un loģikas problēmas un novēršam to, kas rada problēmas. Bieži vien tas ir ātrāk un lētāk nekā pārbūve no jauna.
Bieži tiek kombinēts ar Power Automate.
SharePoint izstrāde
Lielāko daļu Power Automate plūsmu izraisa notikumi SharePoint sarakstos. Labi strukturēts saraksts ar pareizajiem kolonnu tipiem un validāciju padara plūsmas uzticamākas un vieglāk kopjamas. Ja nepieciešams, mēs projektējam un veidojam abas plūsmas vienā iesaistē.
Power Apps
Power Apps veidlapās tiek apkopoti strukturēti dati; Power Automate plūsmās tiek veikta turpmākā darbība - apstiprinājumi, paziņojumi, ierakstu atjauninājumi. Abi pakalpojumi dabiski sadarbojas, un mēs tos veidojam kopā kā daļu no viena un tā paša uzdevuma, kur abi ir nepieciešami.
Risku reģistrs
Automatizēti novēlotas ietekmes mazināšanas brīdinājumi un paziņojumi ieinteresētajām personām ir mūsu riska reģistra piedāvājuma pamatelements. Power Automate plūsmas ir iekļautas standarta komplektācijā katrā riska reģistra izveidē - tās nav papildinājums.
Vai esat gatavs pārtraukt manuālu darbību?
Pastāstiet, kādu procesu vēlaties automatizēt - kas ir tā izraisītājs, kas ir jādara un kam tas jāzina. Mēs 24 stundu laikā sniegsim orientējošu darbības jomu un tāmi.
Vai arī rakstiet mums tieši uz šādu e-pasta adresi info@leaplytics.de
Saistītie pakalpojumi: SharePoint izstrāde - Power Apps - Power BI konsultācijas - Risku reģistrs
