Katru pirmdienas rītu - vai piektdienas pēcpusdienā atkarībā no jūsu nedēļas struktūras - kāds no jūsu komandas darbiniekiem atver izklājlapu. Tajā iekopē datus no trim dažādiem avotiem. Viņi atjaunina formulas, kas tiek lauztas, kad tiek pievienota jauna rinda. Viņi ar roku pārkrāso šūnas, koriģē riska vērtējuma kolonnas un galu galā izveido dokumentu, kas izskatās aptuveni kā pagājušās nedēļas dokuments, tikai ar citiem skaitļiem. Līdz brīdim, kad tas nonāk pie jums, tas jau ir četras stundas vecs un par vienu datu eksportu aizkavēts. Tas ir pārāk lēna riska ziņošana. - un tas notiek visu lielumu un nozaru rūpniecības uzņēmumos nedēļu pēc nedēļas, jo šis process nekad nav bijis paredzēts mērogam.
Kāpēc tas joprojām notiek: Trīs galvenie cēloņi
1. Dati atrodas nepareizā vietā
Lielākajā daļā rūpniecisko organizāciju riska dati nav centralizēti - tie ir sadalīti. Operacionālie riski dzīvo projektu vadības rīkos. Finanšu riski ir ERP eksportētājos. Atbilstības riski ir revīzijas pārvaldības sistēmās vai, biežāk, kāda e-pasta pastkastītē. Katru nedēļu riska analītiķis vai kontrolieris manuāli apkopo šos avotus galvenajā izklājlapā. Šīs četras stundas netiek pavadītas, domājot par risku. Tās tiek pavadītas, pārvietojot datus starp konteineriem. Tā nav prasmju vai motivācijas problēma. Tā ir arhitektūras problēma: ziņošanas process tika veidots, pamatojoties uz pieņēmumu, ka dati vienmēr būs jāapkopo manuāli, un šis pieņēmums nekad netika apstrīdēts.
2. Formātam nepieciešama pastāvīga manuāla apkope
Excel riska reģistri pēc būtības ir trausli. Ievietojot vai dzēšot rindas, tiek lauzti nosacījuma formatēšanas noteikumi. Formulas, kas atsaucas uz fiksētiem šūnu diapazoniem, sniedz nepareizus rezultātus, ja datu kopa palielinās. Krāsu kodēšana ir manuāla - tas nozīmē, ka kādam ir jāatceras mainīt šūnas krāsu no dzeltenas uz sarkanu, kad riska rādītājs pārsniedz robežvērtību, un tas ir jādara katru nedēļu. Finanšu komandu pētījumi konsekventi liecina, ka ka manuālā ziņošanas darbplūsma rada nesamērīgi lielu daļu kļūdu - nevis tāpēc, ka analītiķi ir neuzmanīgi, bet gan tāpēc, ka formāts prasa cilvēka iejaukšanos katrā posmā, kur automatizācija būtu uzticamāka.
3. Rezultāts ir paredzēts personai, kas to izveidojusi, nevis personai, kas to lasa.
Lielāko daļu uz Excel balstītu riska ziņojumu veido analītiķis, kuram pieder dati, izmantojot izkārtojumu, kas viņam tobrīd šķita saprātīgs. Līdz brīdim, kad atskaite nonāk pie finanšu direktora, CRO vai riska komitejas, tai ir nepieciešami paskaidrojumi. Slejām ir nepieciešams konteksts. Krāsu konvencijas nav pašsaprotamas. Siltuma karte - ja tāda ir - ir statisks attēls, kas tika ievietots no atsevišķa aprēķina. Neviens nevar noklikšķināt uz riska kategorijas, lai redzētu pamatā esošos elementus. Dokuments sniedz atbildes uz jautājumiem, ko tā autors ir paredzējis, nevis uz jautājumiem, kas lēmuma pieņēmējam patiešām rodas, kad viņš to atver.
Ko mēģina lielākā daļa komandu - un kāpēc tas nedarbojas
Sarežģītākas Excel formulas. VLOOKUP ķēžu, šarnīra tabulu un dinamisku nosaukto diapazonu pievienošana padara izklājlapu jaudīgāku - un ievērojami trauslāku. Kad cilvēks, kas to izveidoja, aiziet, neviens cits nevar to uzturēt. Jo sarežģītāks ir Excel risinājums, jo dārgāka ir kļūme, kad tas salūst.
Vairāk krāsu un nosacījuma formatēšana. Riska ziņojumi ar sarežģītām krāsu shēmām šķiet stingrāki. Tā nav. Krāsa, kuras interpretācijai nepieciešama leģenda, nav komunikācija - tā ir dekorācija. Un nosacīts formatējums, kas katru nedēļu ir manuāli jāpārskata un jālabo, pats par sevi zaudē savu mērķi.
Problēmas pārvietošana uz PowerPoint. Daudzas organizācijas "atrisina" riska pārskatu sniegšanas problēmas, katru nedēļu manuāli veidojot Excel datus kā slaidu pakāpienu. Tas dubulto darbu un rada vēl vienu versiju kontroles problēmu. Tagad diapozitīvs ir atsevišķs artefakts, kas jebkurā brīdī var atšķirties no pamatā esošajiem datiem - un parasti tā arī notiek.
Pilnīgas GRC platformas iegāde. Uzņēmumu pārvaldības, risku un atbilstības platformas ir pareizais risinājums organizācijām ar nobriedušām, sarežģītām riska pārvaldības programmām. Rūpniecības uzņēmumiem, kuriem galvenokārt nepieciešama skaidra, aktuāla, interaktīva riska pārredzamība, nevis pilns atbilstības pārvaldības komplekts, tās bieži vien ir pārlieku sarežģītas, dārgi ieviešamas un lēni ieviešamas. Problēma nav platformas trūkums. Tā ir pareizā vizualizācijas slāņa trūkums virs jau esošajiem datiem.
Kas patiesībā atrisina šo problēmu: Trīs principi
Savienojiet, nevis kopējiet. Četras stundas pazūd, kad ziņošanas rīks nolasa datus tieši no avotiem, kuros riska dati jau atrodas - projektu sistēmām, ERP eksportiem, SharePoint sarakstiem -, un nav nepieciešama manuāla apkopošana. Analītiķa loma mainās no datu pārnēsātāja uz datu pārskatītāju. Tā ir fundamentāla pārmaiņa, un tā neprasa esošo sistēmu nomaiņu.
Automatizējiet vizuālo slāni, ne tikai datu slāni. Savienots datu kopums, kas joprojām prasa manuālu formatēšanu katru nedēļu, nav atrisinājis problēmu - tas to ir tikai pārcēlis. Vizualizācijai ir automātiski jāatjaunina, kad mainās dati: riska pozīcijas jāattēlo pareizajā kvadrantā, krāsu zonas jāpielieto pēc noteikuma, nevis ar roku, statusa rādītāji jāaprēķina no datiem, nevis jāievada cilvēkam. Tieši tas ir tas, ko paredz īpaši izveidota automatizēti riska ziņojumi vizuālo - piemēram. LeapLytics risku matrica Power BI lietojumprogrammai - ir paredzēts: izveidot savienojumu ar aktuālajiem datiem un izveidot riska matricu bez manuālas iejaukšanās.
Izstrādājiet lēmumu pieņēmējam, nevis analītiķim. Pareizais rezultāts nav dokuments, ko kāds e-pastā nosūta finanšu direktoram. Tas ir tiešraidē pieejams informācijas paneļdators, ko finanšu direktors var atvērt tieši, filtrēt pēc uzņēmējdarbības struktūrvienības vai riska kategorijas un iedziļināties tajā, neprasot papildu informāciju. Svarīgākais rādītājs nav "ziņojuma sagatavošanas stundas". Tā ir "sekundes, lai atbildētu uz finanšu direktora jautājumu valdes sagatavošanas sanāksmes laikā".
Pirms un pēc: Konkrēts piemērs
Rūpnieciskās ražošanas grupa, kas darbojas četrās Eiropas valstīs, ik nedēļu sagatavoja riska ziņojumus, tāpēc riska kontrolierim katru piektdienu bija jāpavada aptuveni četras stundas, lai konsolidētu datus no vietnes līmeņa Excel reģistriem, centrālā ERP eksporta un juridiskās grupas uzturētās atbilstības uzraudzības lapas. Rezultāts bija formatēts Excel fails, kas tika nosūtīts pa e-pastu finanšu direktoram un trīs uzņēmējdarbības struktūrvienību vadītājiem. Jautājumi, kas tika uzdoti pirmdienas vadītāju sarunas laikā, parasti prasīja, lai kontrolieris sagatavotu turpmāku e-pasta vēstuli ar papildu datiem.
Pēc esošo datu avotu savienošana ar Power BI pārskatu, izmantojot LeapLytics Riska matricas vizuālo lietojumprogrammu: piektdienas konsolidācijas uzdevums tika novērsts. Informācijas panelis automātiski atsvaidzinājās no pievienotajiem datu avotiem. Finanšu direktors atvēra pārskatu tieši pirmdienas rītā pirms telefonsarunas. Atbildes uz jautājumiem par konkrētām riska kategorijām tika sniegtas sanāksmes laikā, noklikšķinot uz pamatā esošajiem posteņiem - nebija nepieciešams papildu e-pasts. Kontroliera četras stundas tika novirzītas uz paneļa pārskatīšanu, meklējot anomālijas, un komentāru sagatavošanu par eskalētajiem riskiem - darbam, kas prasīja spriest, nevis pārvietot datus. Riska ziņojumu sagatavošanai patērētais laiks: mazāk nekā 30 minūtes nedēļā.
Nākamais solis
Ja jūsu komanda četras vai vairāk stundas nedēļā tērē četras vai vairāk stundas, lai sagatavotu riska ziņojumu, kas, nonākot vadības priekšā, joprojām prasa paskaidrojumus, problēma nav datos, bet gan procesā un vizualizācijas slānī, kas atrodas virs tiem. Lai to novērstu, nav jānomaina esošās sistēmas vai jāīsteno vairākus mēnešus ilgs ieviešanas projekts.
Sāciet ar bezmaksas izmēģinājuma versiju LeapLytics risku matrica Power BI lietojumprogrammai. Pievienojiet to savam esošajam riska reģistram - neatkarīgi no tā, vai tas ir Excel, SharePoint vai datubāzē, - un izveidojiet darbojošos riska paneli mazāk nekā stundas laikā. Redziet, ko redz jūsu finanšu direktors vai CRO, kad dati ir reāli, interaktīvi un tiem vairs nav nepieciešams četras stundas ilgs montāžas process, lai tos padarītu reprezentatīvus.
Šīs četras stundas neatgriežas pašas no sevis. Bet tām nav jāpaliek pazaudētām.
