Щопонеділка вранці - або в п'ятницю вдень, залежно від того, як організований ваш робочий тиждень - хтось із вашої команди відкриває електронну таблицю. Він копіює в неї дані з трьох різних джерел. Вони оновлюють формули, які ламаються, коли додається новий рядок. Вони перефарбовують клітинки вручну, коригують стовпчики оцінки ризиків і, зрештою, створюють документ, який виглядає приблизно так само, як документ минулого тижня, тільки з іншими цифрами. Коли він потрапляє до вас, минає вже чотири години, а за ним - один експорт даних. Це надто повільне звітування про ризики - І це відбувається в промислових компаніях будь-якого розміру та сектору, тиждень за тижнем, тому що цей процес ніколи не був розрахований на масштабування.
Чому це продовжує відбуватися: Три основні причини
1. Дані знаходяться не в тому місці
У більшості промислових організацій дані про ризики не централізовані - вони розподілені. Операційні ризики живуть в інструментах управління проектами. Фінансові ризики живуть в ERP-експорті. Комплаєнс-ризики живуть у системах управління аудитом або, частіше за все, у чиїйсь електронній поштовій скриньці. Щотижня аналітик або контролер ризиків вручну збирає ці джерела в загальну електронну таблицю. Ці чотири години витрачаються не на роздуми про ризики. Вони витрачаються на переміщення даних між контейнерами. Це не проблема навичок чи мотивації. Це проблема архітектури: процес звітності був побудований на припущенні, що дані завжди потрібно буде збирати вручну, і це припущення ніколи не ставилося під сумнів.
2. Формат вимагає постійного ручного обслуговування
Реєстри ризиків в Excel за своєю природою є крихкими. Правила умовного форматування порушуються, коли вставляються або видаляються рядки. Формули, які посилаються на фіксовані діапазони клітинок, дають неправильні результати, коли набір даних збільшується. Кольорове кодування здійснюється вручну - це означає, що хтось повинен пам'ятати про зміну кольору клітинки з жовтого на червоний, коли показник ризику перетинає певний поріг, і він повинен робити це щотижня. Дослідження, проведені серед фінансових команд, постійно показують, що що ручні робочі процеси звітності є причиною непропорційно великої частки помилок у звітності - не тому, що аналітики недбалі, а тому, що формат вимагає людського втручання на кожному кроці, де автоматизація була б більш надійною.
3. Вихідні дані призначені для того, хто їх створив, а не для того, хто їх читає
Більшість звітів про ризики в Excel створюються аналітиками, які володіють даними, з використанням макета, який має сенс для них на той момент. Коли звіт потрапляє до фінансового, операційного директора або комітету з ризиків, він потребує пояснень. Колонки потребують контексту. Кольорова гама не є самоочевидною. Теплова карта - якщо вона є - це статичне зображення, яке було вставлене з окремого розрахунку. Ніхто не може натиснути на категорію ризику, щоб побачити, що лежить в її основі. Документ відповідає на питання, які передбачав його автор, а не на ті, що виникають у особи, яка приймає рішення, коли вона відкриває його.
Що намагається зробити більшість команд - і чому це не спрацьовує
Більш складні формули Excel. Додавання ланцюжків VLOOKUP, зведених таблиць і динамічних іменованих діапазонів робить електронну таблицю потужнішою - і значно вразливішою. Коли людина, яка її створила, йде, ніхто інший не може її підтримувати. Чим складніше рішення в Excel, тим дорожче обійдеться його вихід з ладу.
Більше кольорів та умовного форматування. Звіти про ризики зі складними кольоровими схемами здаються більш суворими. Але це не так. Колір, який вимагає легенди для інтерпретації, - це не комунікація, а прикраса. А умовне форматування, яке потрібно щотижня переглядати і виправляти вручну, не відповідає своєму призначенню.
Переміщення проблеми в PowerPoint. Багато організацій "вирішують" проблему звітності про ризики, доручаючи комусь вручну відтворювати дані Excel у вигляді слайдів щотижня. Це подвоює роботу і додає другу проблему контролю версій. Тепер слайди є окремим артефактом, який може відрізнятися від основних даних у будь-який момент - і зазвичай так і відбувається.
Купівля повноцінної GRC-платформи. Платформи корпоративного управління, управління ризиками та комплаєнсу є правильним рішенням для організацій зі зрілими, складними програмами управління ризиками. Для промислових компаній, які в першу чергу потребують чіткої, поточної, інтерактивної видимості ризиків, а не повного пакету управління комплаєнсом, вони часто є надмірно складними, дорогими у впровадженні та повільними в адаптації. Проблема не у відсутності платформи. Вона полягає у відсутності правильного шару візуалізації поверх даних, які вже існують.
Що насправді вирішує цю проблему: Три принципи
Підключайтеся, а не копіюйте. Чотири години зникають, коли інструмент звітування зчитує дані безпосередньо з джерел, де вже є дані про ризики - проектних систем, експорту ERP, списків SharePoint - замість того, щоб збирати їх вручну. Роль аналітика зміщується від перенесення даних до їх перегляду. Це фундаментальна зміна, і вона не вимагає заміни існуючих систем.
Автоматизуйте візуальний рівень, а не тільки рівень даних. Підключений набір даних, який все ще потребує ручного форматування щотижня, не вирішив проблему - він лише відсунув її. Візуалізація повинна автоматично оновлюватися при зміні даних: ризикові позиції нанесені в правильному квадранті, кольорові зони застосовуються за правилом, а не вручну, індикатори стану розраховуються на основі даних, а не вводяться людиною. Це саме те, що забезпечує спеціально створений автоматизована звітність про ризики візуальний - як у випадку з Матриця ризиків LeapLytics для Power BI - призначений для того, щоб підключатися до живих даних і виводити матрицю ризиків без ручного втручання.
Дизайн для того, хто приймає рішення, а не для аналітика. Правильний результат - це не документ, який хтось надсилає електронною поштою фінансовому директору. Це жива інформаційна панель, яку фінансовий директор може відкрити безпосередньо, відфільтрувати за бізнес-підрозділом або категорією ризику і заглибитися в неї, не вимагаючи подальших дій. Показник, який має значення, - це не "години на створення звіту". Це "секунди для відповіді на питання, яке виникло у фінансового директора під час підготовчої наради ради директорів".
До і після: Конкретний приклад
Промислова виробнича група, що веде діяльність у чотирьох європейських країнах, щотижня складала звітність про ризики, яка вимагала від контролера ризиків витрачати приблизно чотири години щоп'ятниці на консолідацію даних з реєстрів Excel на рівні підприємства, центрального експорту з ERP-системи та звіту про дотримання вимог, який вела юридична команда. Результатом роботи був відформатований файл Excel, який надсилався електронною поштою фінансовому директору та трьом керівникам бізнес-підрозділів. Питання, поставлені під час щопонеділкової телефонної розмови з керівництвом, зазвичай вимагали від контролера підготувати наступний електронний лист з додатковими даними.
Після того, як підключення існуючих джерел даних до звіту Power BI за допомогою візуальної матриці ризиків LeapLytics: завдання консолідації в п'ятницю було усунуто. Інформаційна панель оновлювалася автоматично з підключених джерел даних. Фінансовий директор відкрив звіт безпосередньо в понеділок вранці перед дзвінком. Відповіді на запитання щодо конкретних категорій ризиків можна було отримати під час зустрічі, перейшовши на відповідні пункти, без необхідності надсилати подальші повідомлення електронною поштою. Чотири години контролер витратив на перегляд інформаційної панелі на предмет аномалій і підготовку коментарів щодо ескалації ризиків - робота, яка вимагала суджень, а не переміщення даних. Час, витрачений на створення звіту про ризики: менше 30 хвилин на тиждень.
Наступний крок
Якщо ваша команда витрачає чотири або більше годин на тиждень на створення звіту про ризики, який все ще потребує пояснень, коли він потрапляє до керівництва, проблема не в даних, а в процесі та рівні візуалізації, що лежить над ними. Вирішення проблеми не вимагає заміни існуючих систем або багатомісячного проекту впровадження.
Почніть з безкоштовної пробної версії Матриця ризиків LeapLytics для Power BI. Підключіть його до вашого існуючого реєстру ризиків - чи то в Excel, SharePoint або базі даних - і створіть робочу інформаційну панель ризиків менш ніж за годину. Подивіться, що бачить ваш фінансовий або операційний директор, коли дані в реальному часі, інтерактивні і більше не потребують чотиригодинного процесу збірки, щоб зробити їх презентабельними.
Ці чотири години не повернуться самі по собі. Але вони не повинні залишатися загубленими.
