Vytváříme pracovní postupy Power Automate, které automaticky zpracovávají oznámení, schvalování a aktualizace dat - přímo v prostředí Microsoft 365. Strukturované, zdokumentované a vytvořené tak, aby fungovaly i v produkčním prostředí - ne jen v demo verzi.
Váš tým dělá ručně věci, které by Microsoft 365 mohl zvládnout automaticky.
Sledování schvalování e-mailem, ruční aktualizace stavů, ruční zasílání upomínek - to jsou řešitelné problémy. Power Automate propojí vaše nástroje Microsoft 365 a tyto úkoly zvládne automaticky, takže váš tým je nemusí řešit. Otázkou není, zda je lze automatizovat. Jde o to, zda je tento tok vytvořen dostatečně dobře, aby se mu dalo věřit.
Žádosti o schválení ztracené ve schránkách
Schvalovací e-mail je pohřben pod padesáti dalšími. Schvalovatel neodpovídá, nikdo neví, jaký je stav, a po dvou týdnech někdo zjistí, že se proces zastavil. Neexistuje žádná auditní stopa, žádná eskalace a žádný záznam o tom, kdo co a kdy schválil. Když se auditor zeptá, nikdo nedokáže odpovědět.
Ruční připomenutí zpožděných úkolů
Revize zásad, obnovení smluv, lhůty pro zmírnění dopadů, kontroly dodržování předpisů - někdo je musí mít na paměti. Obvykle se jedná o připomínku v kalendáři, která se přesouvá, pak zase přesouvá a pak se nestihne. Když termín projde bez povšimnutí, náklady jsou neúměrné tomu, jak jednoduché by bylo připomenutí.
Data zadaná na jednom místě se nikdy nedostanou na další místo.
Nový dodavatel je přidán do jednoho seznamu, ale ne do finančního systému. V registru je aktualizován stav rizika, ale na řídicím panelu je stále zobrazena stará hodnota. Uživatelé přepisují data mezi nástroji, zavádějí chyby a nikdo nevěří žádnému jedinému zdroji pravdy.
Pracovní postupy, které vytváříme pro naše klienty.
Vytváříme toky Power Automate, které propojují SharePoint, Outlook, Teams a další nástroje Microsoft 365. Od jediného upozornění až po vícestupňový schvalovací řetězec s eskalacemi, podmínkami a zpracováním chyb.
E-mailová upozornění a oznámení
Automatické e-maily spouštěné událostmi v seznamech SharePoint - novými položkami, změnami stavu, aktualizacemi polí nebo uplynulými daty. Nakonfigurováno tak, aby bylo odesláno správné osobě, ve správný čas a se správnými informacemi v těle zprávy. Typické toky zahrnují:
- Upozornění na zpožděné zmírnění - odešle vlastníkovi rizika, pokud zmírnění nebylo aktualizováno po uplynutí definovaného období.
- Oznámení o přiřazení zúčastněné strany - automaticky pošle e-mail jmenované zúčastněné straně, když je označena u rizika nebo akční položky.
- Upozornění na změnu stavu - upozorní vlastníka, když se změní stav záznamu v aplikaci SharePoint.
- Připomenutí nadcházejícího termínu - naplánovaný tok, který kontroluje položky s termínem splatnosti v následujících N dnech a odesílá přehled.
- Upozornění na eskalaci - odešle manažerovi, když je úkol opožděn o více než definovanou hranici.
Pracovní postupy schvalování
Vícestupňové schvalovací procesy, které nahrazují schvalování pomocí e-mailu strukturovaným a sledovatelným procesem. Vytvořené s logikou směrování, časově závislými eskalacemi a úplnou auditní stopou. Typické toky zahrnují:
- Postupné schvalování: Schvalovatel A musí schválit dříve, než je informován schvalovatel B - s automatickou eskalací, pokud není odpověď do N dnů.
- Paralelní schvalování: více schvalovatelů je informováno současně, tok pokračuje, jakmile všichni (nebo kvorum) odpoví.
- Podmíněné směrování: cesta ke schválení je určena hodnotami polí - např. žádosti nad 10 000 EUR jdou k finančnímu řediteli, ostatní k přímému nadřízenému.
- Zpracování zamítnutí: zamítnuté položky se automaticky vracejí předkladateli s komentářem schvalovatele a jasným dalším krokem.
- Auditní stopa: každé rozhodnutí o schválení je označeno časovým razítkem a zaznamenáno v historii položek SharePoint.
Automatizace SharePoint
Toky spouštěné událostmi v seznamech SharePoint, které aktualizují záznamy, vytvářejí související položky nebo spouštějí navazující procesy. Mezi běžné příklady patří:
- Když se stav rizika změní na Uzavřeno, automaticky se vytvoří záznam o poučení v samostatném seznamu.
- Po přidání nového dodavatele vytvořte odpovídající položku revize dodavatele s datem splatnosti nastaveným na 12 měsíců dopředu.
- Když je milník projektu označen jako dokončený, aktualizujte stav projektu a informujte vlastníka projektu.
- Když je položka vytvořena v jednom seznamu, zkopírujte klíčová pole do souvisejícího seznamu a zachovejte propojení mezi oběma seznamy.
Systémové integrace
Propojte Microsoft 365 s dalšími systémy pomocí standardních a prémiových konektorů aplikace Power Automate. Data proudí mezi nástroji bez nutnosti ručního exportu/importu. Mezi běžné integrace patří:
- SharePoint → Kalendář aplikace Outlook: vytváření nebo aktualizace událostí kalendáře z položek seznamu SharePoint
- Microsoft Forms → SharePoint: zachycení odpovědí z formulářů přímo do strukturovaného seznamu SharePoint.
- SharePoint → Teams: odeslání karty do kanálu Teams při přidání nebo aktualizaci položky s vysokou prioritou.
- Externí systém → SharePoint: přijímání dat ze systému třetí strany prostřednictvím webhooku a jejich zápis do seznamu SharePoint.
Jak to funguje.
1. Mapování procesů
Než začneme cokoli vytvářet, podrobně zmapujeme proces, který chceme automatizovat: co je spouštěčem, jaké jsou podmínky, jaké jsou akce, jaké jsou výjimky a co se stane, když se něco pokazí. To vše zdokumentujeme a odsouhlasíme s vámi ještě před zahájením vývoje. Tok postavený na nejasném procesu vytváří nespolehlivý výsledek.
2. Sestavení a testování
Toky jsou sestaveny a testovány v prostředí Microsoft 365 s použitím realistických testovacích dat. Testujeme nejen šťastnou cestu - spouštěč se spustí, tok proběhne, e-mail dorazí - ale i okrajové případy: co se stane, když je schvalovatel mimo kancelář, když je položka SharePoint odstraněna uprostřed toku, když je pole e-mailové adresy prázdné. Většina selhání produkčních toků pochází z těchto scénářů.
3. UAT a podpis
Testujete tok na základě skutečných scénářů z každodenního provozu. Před podpisem opravíme všechny problémy, zdokumentujeme známá omezení a potvrdíme, že způsoby zpracování chyb a eskalace fungují podle dohody.
4. Předání a dokumentace
Úplné předání včetně písemného popisu spouštěcích podmínek, logiky a akcí každého toku - dostatečně srozumitelné, aby je váš tým pochopil a udržoval, aniž by nás potřeboval. Zahrnuje 3 měsíce odstraňování závad. Průběžná podpora k dispozici jako retainer.
Co naši klienti automatizují.
Upozornění na zpoždění při zmírňování
Denně se spustí naplánovaný tok, který zkontroluje všechna otevřená zmírnění v registru rizik u položek, jejichž datum poslední aktualizace je starší než 30 dní, a odešle každému vlastníkovi kontroly personalizovaný e-mail se seznamem jeho položek, u nichž došlo k prodlení. Vlastník rizika obdrží shrnutí. Není nutná žádná ruční kontrola seznamu.
Oznámení zúčastněných stran
Když vlastník rizika označí kolegu jako zúčastněnou stranu v registru rizik SharePoint, okamžitě se spustí tok a odešle této osobě strukturovaný e-mail s referenčním číslem rizika, názvem a odkazem na záznam. Zpráva potvrdí, že jí byl udělen přístup, a vyzve ji ke vstupu. Dříve se to provádělo ručně přeposláním snímku obrazovky.
Schvalovací řetězce
Žádost o zadání veřejné zakázky podaná prostřednictvím Power Apps formulář spustí postupný schvalovací proces: nejprve přímý nadřízený a poté finanční ředitel, pokud hodnota překročí určitou hranici. Každý schvalovatel dostane strukturovanou adaptační kartu Teams s úplnými údaji o požadavku a tlačítky Schválit / Zamítnout. Pokud po 48 hodinách nedojde k žádné reakci, vypálí se upomínka. Úplná historie rozhodnutí je zapsána zpět do položky SharePoint.
Upozornění na změnu stavu
Když se riziko v registru rizik zvýší z významného na závažné nebo kritické, tok odešle okamžité oznámení vedoucímu oddělení rizik a příslušnému vedoucímu funkce - nejedná se o denní přehled, ale o okamžité upozornění. E-mail obsahuje název rizika, aktuální skóre, vlastníka a přímý odkaz na záznam.
Připomínky k přezkoumání dokumentů
Plánovaný tok kontroluje knihovnu zásad a postupů, zda v ní nejsou dokumenty, u nichž je datum příštího přezkoumání do 30 dnů. Vlastníkovi dokumentu odešle upomínku s názvem dokumentu, aktuální verzí a termínem revize. Druhá upomínka se vypálí za 7 dní, pokud nebyl stav aktualizován. Dříve spravováno prostřednictvím sdíleného kalendáře, který nikdo neudržoval.
Synchronizace dat křížového seznamu
Při aktualizaci záznamu dodavatele v registru dodavatelů - změna kontaktu, prodloužení smlouvy, změna stavu - se aktualizují odpovídající záznamy v seznamu pro sledování zakázek a v registru rizik. Jedna aktualizace, tři synchronizované seznamy. Eliminuje nesrovnalosti, které vznikaly, když uživatelé aktualizovali jeden seznam, ale na ostatní zapomněli.
Transparentní ceny.
Pracujeme na bázi Time & Material. Platíte za skutečně odpracované dny podle pevné denní sazby. Žádná překvapení s pevnou cenou, žádné rozšiřování rozsahu bez vašeho souhlasu.
| Typ toku | Typický rozsah | Orientační náklady (netto) |
|---|---|---|
| Jednoduchý tok oznámení nebo upozornění | 1-2 dny | €800-€1.600 |
| Vícestupňový schvalovací pracovní postup | 3-6 dní | €2.400-€4.800 |
| Denní sazba | od 800 €/den (netto) - 100% remote | |
Toky jsou často součástí většího SharePoint nebo Power Apps angažovanost - kombinované angažovanosti mají výhodu jediné denní sazby v celém rozsahu.
Důvěřují mu týmy v celé Evropě.
Společnost LeapLytics vytvořila toky Power Automate, které odesílají automatická upozornění na opožděné zmírnění rizik a informují zúčastněné strany, když jsou přiřazeny k riziku. To, co dříve vyžadovalo manuální sledování, se nyní děje, aniž by na to kdokoli musel myslet.
- Rizika a tým, Logistika, Německo
Proč LeapLytics?
Řešíme okrajové případy
Základní tok Power Automate vytvořený za 20 minut funguje dobře, dokud není položka SharePoint odstraněna v polovině schvalování, účet schvalovatele je zakázán nebo pole e-mailové adresy obsahuje překlep. Tyto scénáře způsobují neošetřené chyby, tichá selhání a toky, které přestanou běžet, aniž by si toho někdo všiml. Do každého toku zabudováváme ošetření chyb, logiku opakování a oznámení o selhání, takže když se něco pokazí - a ono se to pokazí - správná osoba se o tom okamžitě dozví.
Znalost procesů, ne jen vytváření toku
Váš požadavek nepřevádíme pouze na sekvenci spouštěcích akcí. Ptáme se, co se stane, když je schvalovatel na dovolené, jaká je eskalační cesta, jaké je obchodní pravidlo pro výjimku. Správné nastavení logiky procesu před sestavením toku ušetří podstatně více času, než kdybyste ji špatně nastavili a předělávali. Zmapovali jsme dostatek obchodních procesů, abychom věděli, na co se ptát.
Zásobník M365, od konce ke konci
Naše toky propojují SharePoint, Power Apps, Teams, Outlook a Power BI. Pokud potřebujete správně strukturovaný seznam SharePoint, aby mohl tok fungovat, uděláme to také. Stejný tým, stejné nasazení, stejná denní sazba - žádné předávání mezi jednotlivými pracovními proudy.
Často kladené otázky.
Potřebujeme další licence pro Power Automate?
Ne, pro standardní případy použití. Power Automate se standardními konektory M365 - SharePoint, Outlook, Teams, Forms - je součástí většiny tarifů Microsoft 365 včetně Business Standard, E3 a E5. Prémiové konektory (Salesforce, SAP, ServiceNow) nebo velkoobjemové toky mohou vyžadovat další licence. Před zahájením potvrdíme vaše oprávnění a poradíme, zda je potřeba další licence.
Lze aplikaci Power Automate připojit k jiným systémům než Microsoft?
Ano. Power Automate má stovky konektorů. Standardní konektory pokrývají většinu služeb společnosti Microsoft a běžných služeb třetích stran bez dalších nákladů. Prémiové konektory pro podnikové systémy, jako je Salesforce, SAP nebo ServiceNow, vyžadují licenci Power Automate Premium na uživatele. Předem vám sdělíme, které konektory vaše toky potřebují a jaké jsou licenční důsledky.
Co se stane, když se tok po spuštění přeruší?
Naše toky zahrnují zpracování chyb, které zachytí selhání a odešle okamžité oznámení určenému vlastníkovi - namísto toho, aby selhání zůstalo v tichosti. Po uvedení do provozu také poskytujeme 3 měsíce nápravy chyb bez příplatku a pokrýváme všechna selhání, která vzniknou v důsledku problémů v našem sestavení.
Můžete zdokumentovat toky, abychom je mohli sami udržovat?
Ano. Každá zakázka obsahuje písemnou dokumentaci spouštěcích podmínek každého toku, logických větví, akcí a ošetření chyb - psanou srozumitelným jazykem, nikoliv pouze snímky obrazovky. Váš tým by měl být schopen pochopit, co daný tok dělá, a provést drobné úpravy, aniž by nám musel volat.
Jak dlouho trvá vytvoření toku Power Automate?
Jednoduchý tok oznámení nebo upozornění - jeden spouštěč, jedna podmínka, jeden e-mail - trvá obvykle 1-2 dny včetně testování a dokumentace. Vícekrokový schvalovací pracovní postup s podmíněným směrováním, eskalací, zpracováním odmítnutí a zachycením chyb trvá obvykle 3-6 dní. Před zahájením vám poskytneme písemný rozsah.
Můžete zkontrolovat a opravit toky, které jsme již sami vytvořili?
Ano. Optimalizace toku a řešení problémů je běžnou záležitostí. Provedeme audit vašich stávajících toků, zjistíme nedostatky při zpracování chyb a logické problémy a opravíme to, co způsobuje problémy. Často je to rychlejší a levnější než přestavba od nuly.
Často se kombinuje s aplikací Power Automate.
Vývoj SharePoint
Většina toků Power Automate je spouštěna událostmi v seznamech SharePoint. Dobře strukturovaný seznam se správnými typy sloupců a validací umožňuje spolehlivější a jednodušší údržbu toků. V případě potřeby navrhujeme a vytváříme obojí v rámci jednoho zapojení.
Power Apps
Formuláře Power Apps zachycují strukturovaná data; toky Power Automate se starají o další kroky - schvalování, oznámení, aktualizace záznamů. Obě služby spolu přirozeně spolupracují a my je vytváříme společně v rámci jednoho zapojení tam, kde jsou potřeba obě.
Registr rizik
Automatizovaná upozornění na opožděné zmírnění dopadů a oznámení zainteresovaným stranám jsou základní součástí naší nabídky registru rizik. Toky Power Automate jsou standardně součástí každého sestavení registru rizik - nejedná se o doplněk.
Jste připraveni přestat dělat věci ručně?
Řekněte nám, který proces chcete automatizovat - co je spouštěčem, co se musí stát a kdo to musí vědět. Do 24 hodin vám vrátíme orientační rozsah a odhad.
Nebo nám napište přímo na adresu info@leaplytics.de
Související služby: Vývoj SharePoint - Power Apps - Poradenství Power BI - Registr rizik
