Navrhujeme a vytváříme seznamy, formuláře, oprávnění a pracovní postupy SharePoint přímo ve vašem nájemci Microsoft 365. Čisté datové struktury, inteligentní formuláře a automatizované procesy, které nahradí tabulky a řetězce e-mailů, na které se váš tým stále spoléhá.
SharePoint toho umí mnohem víc, než z něj dostáváte.
Většina týmů používá SharePoint jako základní úložiště souborů nebo jako neohrabaný výchozí seznam. Se správnou strukturou, formuláři a automatizací se SharePoint stává správným obchodním nástrojem - napojeným na Power Apps, Power Automatea Power BI. Rozdíl mezi tím, co SharePoint umí, a tím, co z něj většina organizací získává, je velký a obvykle je to problém konfigurace, nikoliv nástroje.
Seznamy bez struktury
Špatné typy sloupců, žádná validační pravidla, žádné konzistentní pojmenování. Uživatelé zadávají volný text tam, kde by měl být rozevírací seznam, nechávají prázdná povinná pole a data se stávají příliš nespolehlivými, než aby se z nich dala sestavit hlášení. Seznam, který začíná nepřehledně, se časem stává ještě nepřehlednějším.
Výchozí formuláře, které matou uživatele
Standardní formulář SharePoint zobrazuje každému uživateli všechna pole v pořadí, v jakém byla přidána. Povinná pole nejsou vynucována, rozevírací seznamy jsou ploché seznamy bez logiky a neexistuje žádný návod, co kam patří. Výsledkem jsou nekonzistentní data a frustrovaní uživatelé.
Žádná automatizace
Aktualizace stavu a upozornění se zpracovávají ručně - tu e-mailová připomínka, tu zpráva o týmech. Bez přímé kontroly seznamu nikdo neví, co se změnilo. Schvalování probíhá v doručených zprávách bez auditní stopy. Nic se nepohne, pokud to někdo nesleduje.
Co dodáváme.
Pracujeme přímo v prostředí Microsoft 365. Žádné nové nástroje, žádné externí platformy, žádná data neopouštějí vaši organizaci. SharePoint je páteří - my ho zajistíme, aby fungoval správně.
Vlastní seznamy SharePoint
Správně strukturovaný seznam SharePoint je základem každého funkčního řešení. Navrhujeme a vytváříme seznamy, které odrážejí skutečný způsob práce vašeho týmu - nejen to, co umí SharePoint po vybalení z krabice. To obvykle zahrnuje:
- Správné typy sloupců: výběr, osoba, datum, vypočtené, vyhledávání - ne jen jednořádkový text pro všechno.
- Validační pravidla, která zajišťují kvalitu dat v místě vstupu.
- Podmíněná povinná pole - vynucují se pouze v případě, že se použijí
- Více pohledů přizpůsobených různým rolím a případům použití
- Indexované sloupce pro zvýšení výkonu ve větších seznamech
- Formátování sloupců a barevné kódování, aby byl stav viditelný na první pohled.
Výměna formuláře Power Apps
Výchozí formulář SharePoint nemůže zobrazovat nebo skrývat pole na základě toho, co uživatel vybere. Nemůže vynucovat podmíněnou logiku, vést uživatele vícekrokovým procesem ani se přizpůsobovat na základě role. Náš Power Apps plátěný formulář náhradní plechovky. Typické možnosti zahrnují:
- Dynamické rozbalovací nabídky, které filtrují na základě předchozích výběrů
- Podmíněná viditelnost polí - pole se zobrazují pouze tehdy, když jsou relevantní.
- Řízené zadávání ve více krocích s ověřením v každém kroku
- Předvyplněná pole na základě profilu uživatele nebo předchozích záznamů
- Rozložení vhodné pro mobilní zařízení pro týmy v terénu nebo na dálku
Oprávnění a řízení přístupu
Oprávnění v aplikaci SharePoint jsou mocná, ale snadno se dají špatně nastavit. Navrhujeme a implementujeme čisté struktury oprávnění, které uživatelům poskytují přístup k tomu, co potřebují, a nic víc. Typický rozsah zahrnuje:
- Oprávnění na úrovni webu, seznamu a knihovny přizpůsobená struktuře rolí.
- Konfigurace skupiny Microsoft 365 a skupiny SharePoint
- Oprávnění na úrovni položek, pokud jsou vyžadována (s důkladnou pozorností věnovanou důsledkům pro výkon).
- Přiřazení rolí návštěvníků, členů a vlastníků
- Konfigurace externího sdílení
Migrace a modernizace
Přechod ze staršího SharePointu, zastaralých seznamů nebo procesů založených na tabulkách na čisté a moderní nastavení SharePoint Online. Zajišťujeme kompletní migraci včetně:
- Mapování polí ze zdrojové do cílové struktury
- Čištění a transformace dat před importem
- Ověření migrovaných dat oproti zdrojovým datům
- Zpracování speciálních znaků, formátů data a závislostí vyhledávání
- Migrace z aplikace Excel, CSV, SharePoint on-premises nebo SharePoint 2013/2016
Jak to funguje.
1. Objevování a mapování
Než napíšeme jediný řádek konfigurace, zkontrolujeme vaše stávající nastavení, datové struktury a požadavky. Před zahájením vývoje zmapujeme, co je třeba vytvořit, migrovat nebo vylepšit, identifikujeme závislosti a písemně odsouhlasíme rozsah.
2. Sestavte
Seznamy, formuláře, oprávnění a pracovní postupy jsou konfigurovány přímo ve vašem nájemci služby Microsoft 365. Tam, kde je k dispozici staging area, vyvíjíme nejprve v ní a do ostrého provozu ji povýšíme až po vaší kontrole. Po celou dobu poskytujeme týdenní písemné aktualizace stavu.
3. Řízení UAT
Řídíme celý proces testování - tvorbu testovacích případů, koordinaci provádění, sledování a řešení chyb. Vámi jmenovaná kontaktní osoba provede kontrolu podle dohodnutých kritérií přijatelnosti. My opravíme případné odchylky od rozsahu, vy je podepíšete.
4. Předání a dokumentace
Úplné předání včetně dokumentace návrhu seznamu, poznámek k logice formuláře, přehledu struktury oprávnění a všech záznamů o migraci. Zahrnuje 3 měsíce odstraňování závad po uvedení do provozu. Průběžná podpora je k dispozici jako retainer.
K čemu nás naši klienti využívají.
Registr rizik
Základem firemního registru rizik je strukturovaný seznam SharePoint - propojený s inteligentním formulářem Power Apps, panelem Power BI a upozorněními Power Automate. Jedna z našich nejčastějších zakázek, která pokrývá 30-40 konfigurací na úrovni polí v jediném seznamu.
Sledování projektu
Vlastní seznam projektů nahrazující tabulku nebo obecnou nástěnku s úkoly. Typické nastavení zahrnuje přiřazení vlastníka, stav RAG s barevným formátováním, data milníků, sledování fází, automatická oznámení o změnách stavu a zobrazení portfolia projektů v Power BI.
Registr majetku a zásob
Sledování zařízení, softwarových licencí, fyzického majetku nebo IT hardwaru pomocí strukturovaného seznamu SharePoint. Obsahuje ID majetku, umístění, vlastníka, stav, data záruky a automatická upozornění na blížící se obnovení nebo data revizí.
Pracovní postupy HR & Onboarding
Strukturované kontrolní seznamy pro onboarding s přiřazením úkolů, termíny plnění, sledováním dokončení a automatickými oznámeními manažerům, pokud jsou kroky po termínu. Nahrazuje sdílené trackery v aplikaci Excel a řetězce e-mailů.
Registr dodavatelů a prodejců
Centralizovaná data dodavatelů s daty smluv, přiřazením vlastníka, stavem schválení, přílohami dokumentů a automatickými upomínkami na prodloužení. Často v kombinaci s formulářem Power Apps pro samoobslužné aktualizace dodavatelů.
Kontrolní seznamy shody
Strukturované sledování shody s vlastníkem kontroly, datem splatnosti, připojením důkazů a automatickou eskalací při nedodržení termínů. Přenos přímo do řídicího panelu Power BI pro dodržování předpisů.
Transparentní ceny.
Pracujeme na bázi Time & Material. Platíte za skutečně odpracované dny za pevnou denní sazbu - žádné dohady o pevné ceně, žádné skryté náklady. Pokud práce trvá méně dní, než se odhaduje, zaplatíte méně.
- Denní sazba: od 800 €/den (netto)
- Jednoduché přepracování seznamu nebo nahrazení formuláře: 2-5 dní
- Větší projekt (migrace, oprávnění, více seznamů): 6-12 dní
- Dodání: Dálkové ovládání 100%
- Fakturace: po dohodnutých milnících
Zvýhodněné sazby pro stávající klienty a zakázky s více pracovními proudy.
Důvěřují mu týmy v celé Evropě.
Společnost LeapLytics přepracovala celou strukturu registru rizik SharePoint - 37 změn na úrovni polí, vlastní formulář Power Apps a kompletní správu oprávnění. Vše je nyní čisté, konzistentní a propojené s naším řídicím panelem Power BI.
- Tým pro rizika a dodržování předpisů, Logistika, Německo
Proč LeapLytics?
Pracujeme ve vašem nájemci
Veškerý vývoj probíhá přímo v prostředí Microsoft 365. Žádné externí nástroje, žádná data neopouštějí vaši organizaci, žádnou novou infrastrukturu nemusíte spravovat ani za ni platit. Vše, co vytvoříme, je vaše a po předání zůstane ve vašem prostředí.
SharePoint + Power Apps + Power Automate + Power BI
Seznamy nejen vytváříme, ale také propojujeme. Seznam SharePoint je užitečnější, když je formulář, který ho napájí, chytrý (Power Apps), události, které spouští, jsou automatizované (Power Automate) a data, která obsahuje, jsou viditelná v živém panelu (Power BI). Navrhujeme a vytváříme celý stack.
Znalosti z různých oborů
Vytvořili jsme řešení SharePoint pro řízení rizik, dodržování předpisů, provoz, finance, lidské zdroje a IT. Rozumíme obchodní logice, která stojí za námi vytvořenými datovými strukturami - nejen technické konfiguraci. To znamená méně iterací a výsledek, který skutečně odpovídá způsobu práce vašeho týmu.
Často kladené otázky.
Potřebujeme pro vývoj SharePointu další licence?
Ne. SharePoint je součástí všech plánů Microsoft 365 pro firmy a podniky. Power Apps a Power Automate se standardními konektory SharePoint jsou také součástí většiny plánů (Business Standard, E3, E5 a vyšší). Pro typické zapojení do služby SharePoint nejsou potřeba žádné další licence. Před zahájením potvrdíme vaše oprávnění.
Umíte pracovat s naším stávajícím prostředím SharePoint?
Ano. Nejprve posoudíme vaše současné nastavení a vytvoříme jej na základě toho, co již máte. Nevyžadujeme čisté prostředí ani nový web SharePoint. Ve většině případů vylepšujeme a rozšiřujeme to, co již existuje.
Můžete migrovat data z tabulek nebo staršího systému SharePoint?
Ano. Migrace dat z Excelu, CSV nebo starších seznamů SharePoint je součástí naší standardní nabídky. Namapujeme vaše stávající pole do nové struktury, v případě potřeby data vyčistíme a importujeme je s kontrolou platnosti. Na konci máte čistá a strukturovaná data od prvního dne.
Jak dlouho trvá typický projekt SharePoint?
Jednoduchá změna designu seznamu nebo výměna formuláře trvá obvykle 2-5 dní. Větší projekt zahrnující migraci, oprávnění na více stránkách a několik seznamů trvá obvykle 6-12 dní. Před zahájením vám poskytneme písemný rozsah a odhad, abyste věděli, co můžete očekávat.
Pracujete na místě?
Veškeré práce jsou standardně dodávány na dálku z Německa. Po vzájemné dohodě lze dohodnout návštěvu na místě - například pro úvodní nebo zaváděcí sezení. Cestovní náklady jsou fakturovány na základě nákladů po předchozím písemném schválení.
Lze také propojit SharePoint s Power BI nebo Power Automate?
Ano - a často to děláme. Běžnou kombinací je seznam SharePoint propojený s řídicím panelem Power BI a automatizovaný pomocí toků Power Automate. Pokud je to potřeba, zakreslujeme a vytváříme všechny tři jako jedinou zakázku.
Často v kombinaci se službou SharePoint.
Power Apps
Nahraďte výchozí formulář SharePoint aplikací Smart Canvas. Podmíněná logika, dynamické rozbalovací nabídky, vícekrokové řízené zadávání a rozvržení připravené pro mobilní zařízení. Nejběžnější doplněk k jakémukoli sestavení seznamu SharePoint.
Power Automate
Automatizujte oznámení, schvalování a aktualizace stavu spouštěné přímo z událostí seznamu SharePoint. Změny stavu, nové položky, data zpoždění - vše se zpracovává automaticky, aniž by kdokoli musel seznam kontrolovat ručně.
Poradenství Power BI
Přeměňte data ze seznamu SharePoint na živé ovládací panely a sestavy. Riziková portfolia, stav projektů, sledování shody s předpisy, registry majetku - jakákoli strukturovaná data ze služby SharePoint mohou sloužit jako podklad pro ovládací panel Power BI.
Vyřešíme váš SharePoint.
Řekněte nám, s čím pracujete a co potřebujete - do 24 hodin vám poskytneme orientační rozsah a odhad. Žádné závazky nejsou vyžadovány.
Nebo nám napište přímo na adresu info@leaplytics.de
Související služby: Power Apps - Power Automate - Poradenství Power BI - Registr rizik
