Vytváříme aplikace pro správu zaměstnanců v platformách Power Apps a Dataverse – evidenci odpracované doby, žádosti o dovolenou, nemocenskou a správu úkolů na jednom místě, včetně přehledového panelu v reálném čase pro manažery. Aplikace jsou vyvinuty přímo ve vašem tenantovi Microsoft 365, předány do vašeho vlastnictví a navrženy tak, aby fungovaly stejně dobře na tabletu ve výrobě, na mobilním telefonu i na stolním počítači.
Údaje o docházce, dovolených a úkolech jsou uloženy na třech různých místech – a žádná z těchto databází spolu nekomunikuje.
Většina malých a středních týmů to řeší kombinací papírových výkazů práce, sdíleného souboru Excel a ústních žádostí adresovaných kanceláři. Funguje to, dokud někdo nezapomene aktualizovat tabulku, manažer neschválí dovolenou, kterou nikdo nezaznamenal, nebo nový zaměstnanec nemá ponětí, na čem má dnes pracovat. Nástroje k vyřešení tohoto problému jsou již součástí vaší licence Microsoft 365 – stačí je pouze integrovat do jedné propojené aplikace, místo aby zůstávaly roztříštěné.
Účast se zaznamenává ručně, nebo se nezaznamenává vůbec
Zaznamenávání příchodů a odchodů probíhá na papíře, v tabulce nebo vůbec. Přesčasy a nedočasy se počítají ručně na konci měsíce, pokud se vůbec počítají. Nikdo nemá přehled v reálném čase o tom, kdo je právě teď skutečně na pracovišti.
Žádosti o dovolenou bez systému
Žádost o dovolenou je buď zpráva přes WhatsApp, nebo ústní dotaz typu: „Nevadilo by ti, kdybych si v pátek vzal volno?“ Zbývající zůstatek dovolené si lidé pamatují jen v hlavě nebo je zaznamenán v zastaralé tabulce. Nemocenská se hlásí telefonicky a nikdy se nezaznamená do žádného záznamu, který by si vedoucí mohl později prohlédnout.
Úkoly, které byly přiděleny a poté zapomenuty
Úkoly se ráno přidělují ústně a nikde se nesledují. Odpoledne už manažer nedokáže říct, co je hotové, na čem se pracuje a co zůstalo nevyřízeného – a totéž platí i pro zaměstnance o tři dny později.
Co aplikace obsahuje.
Vytváříme jednu aplikaci Power Apps typu „canvas“, která využívá Dataverse pro přehlednou správu rolí a oprávnění a zahrnuje evidenci docházky, dovolené, úkoly a řídicí panel pro manažery – přičemž Power Automate v pozadí zajišťuje schvalování a zasílání oznámení. Modulární konstrukce: začněte s jádrem a později přidávejte moduly, aniž byste museli předělávat to, co již funguje.
Sledování času
Zaznamenávání příchodu, odchodu a přestávek pomocí telefonu, tabletu nebo počítače – bez nutnosti samostatného hardwaru ani samostatného přihlášení. Mezi typické funkce patří:
- Zaznamenání příchodu a odchodu jedním klepnutím s automatickým časovým razítkem
- Sledování přestávek s nastavitelnými pravidly (např. automatické odečtení po uplynutí stanoveného počtu hodin)
- Automatický výpočet přesčasů a zkrácené pracovní doby ve srovnání se smluvně stanovenými hodinami
- Přehled o osobním čase je zaměstnanci k dispozici kdykoli – není třeba čekat na měsíční výpis
- Zobrazení pro manažery, které ukazuje, kdo je právě přihlášen, a to buď v rámci celého týmu, nebo na konkrétním pracovišti
Správa dovolených a nepřítomností
Žádosti o dovolenou, jejich schvalování a nemocenské na jednom místě, místo aby byly roztříštěné mezi zprávami a telefonáty. Mezi typické funkce patří:
- Před odesláním žádosti o dovolenou se zobrazí zbývající zůstatek
- Schválení vedoucím přímo v aplikaci nebo prostřednictvím oznámení v Teams či e-mailu, přičemž ke schválení či zamítnutí stačí jedno klepnutí
- Evidence pracovní neschopnosti s automatickým oznámením příslušnému nadřízenému
- Zobrazení týmového kalendáře, které ukazuje, kdo je na dovolené, aby vedoucí mohli předem naplánovat zastoupení
- Automatický přepočet zbývající dovolené v okamžiku schválení žádosti
Správa úkolů
Úkoly přidělené vedením, které všichni sledují a na které nikdo nezapomene. Mezi typické funkce patří:
- Přiřazení úkolů jednotlivým zaměstnancům s uvedením priority a termínu splnění
- Sledování stavu (otevřeno, v zpracování, hotovo) se aktualizuje přímo ze zařízení zaměstnance
- Automatické upomínky na úkoly, u nichž se blíží nebo již uplynul termín splnění
- Osobní seznam úkolů pro každého zaměstnance, takže si každý v aplikaci otevře své vlastní úkoly, nikoli společný neuspořádaný seznam úkolů všech ostatních
Kalendář a přehled
Jedna obrazovka, která poskytuje odpověď na otázku „co se právě teď děje“ – jak pro zaměstnance, tak pro vedoucího. Mezi typické funkce patří:
- Integrace kalendáře aplikace Outlook pro osobní i sdílené schůzky
- Řídicí panel pro manažery, který v jednom přehledu kombinuje údaje o docházce, otevřených úkolech a plánované dovolené
- Určeno pro tablet umístěný uprostřed kanceláře jako společná přehledová obrazovka, ale také pro individuální telefonování
- Viditelnost podle rolí – zaměstnanci vidí své vlastní údaje, vedoucí mají přehled o celém týmu
Jak to funguje.
1. Požadavky a datový model
Nejprve zmapujeme, které moduly potřebujete hned od začátku a které mohou být implementovány později, jak vaše licence na Microsoft 365 podporují Dataverse a jaká jsou přesná pravidla pro přesčasy, nárok na dovolenou a schvalování. To vše je zdokumentováno a odsouhlaseno s vámi ještě před zahájením vývoje – správné nastavení pravidel hned na začátku zabrání jejich pozdější úpravě.
2. Vytvářejte a vylepšujte
Aplikace je vytvořena přímo ve vašem tenantovi Microsoft 365 na platformě Dataverse. Jakmile jsou základní obrazovky funkční, poskytneme vám pracovní verzi a zohledníme vaši zpětnou vazbu před finálním doladěním logiky a schvalovacích postupů. Průběh vývoje tak můžete sledovat již před finálním schválením, nikoli až v jeho okamžiku.
3. Řízení UAT
Aplikaci otestujete v reálných pracovních podmínkách – zaznamenávání docházky, podávání žádostí o dovolenou, přidělování a plnění úkolů. Postaráme se o vytvoření testovacích případů, koordinaci jejich provádění a sledování a odstraňování případných chyb ještě před spuštěním do ostrého provozu.
4. Předání a dokumentace
Kompletní předání včetně podrobné dokumentace logiky aplikace, datového modelu Dataverse a souvisejících schvalovacích procesů, a to pro každou obrazovku zvlášť. Váš tým získá správcovská práva a aplikace bude vaše – bude hostována ve vašem tenantovi. Součástí je 3měsíční oprava závad. Průběžná podpora je k dispozici v rámci rámcové smlouvy.
Začněte s tím nejdůležitějším, zbytek doplňte později.
Ne každý tým potřebuje všechny moduly hned od začátku. Obvykle doporučujeme začít nejprve s moduly, které nahrazují nejvíce manuální práce, a ostatní přidat až poté, co se základní aplikace začne běžně používat:
- Fáze 1 – Základní část: Sledování času, správa dovolených a nepřítomností, správa úkolů, kalendář a přehled pro manažery
- Fáze 2 – Rozšíření: V závislosti na vašem podnikání lze na stejném základu Dataverse přidat funkce pro správu vozového parku/vozidel, správu dokumentů, integraci CRM nebo funkce podporované umělou inteligencí, aniž by bylo nutné přebudovávat to, co již existuje.
Transparentní ceny.
Pracujeme na základě modelu „Time & Material“. Platíte za skutečně odpracované dny podle pevné denní sazby – žádné dohady ohledně pevné ceny, žádné skryté náklady.
| Modul | Typický rozsah | Orientační náklady (netto) |
|---|---|---|
| Sledování pracovní doby + výpočet přesčasů | 5–8 dní | 4 000–6 400 € |
| Správa dovolených a nepřítomností se schvalováním | 4–7 dní | 3 200–5 600 € |
| Správa úkolů + kalendář + přehledová obrazovka | 5–9 dní | 4 000–7 200 € |
| Denní sazba | od 800 €/den (netto) - 100% remote | |
Moduly se obvykle posuzují a nacenňují samostatně; jakmile potvrdíte celou první fázi, budou sloučeny do jedné zakázky s jednotnou denní sazbou. Poznámka: V závislosti na vašem tarifu Microsoft 365 a počtu uživatelů může Dataverse vyžadovat dodatečné licence pro Power Apps – před vypracováním nabídky ověříme vaše oprávnění a na tuto skutečnost vás upozorníme.
Dříve jsme evidovali odpracovanou dobu na papíře, žádosti o dovolenou se podávaly přes WhatsApp a neměli jsme žádný reálný způsob, jak zjistit, kdo na čem právě pracuje. Nyní je vše v jedné aplikaci, která funguje na tabletu v kanceláři i na mobilu každého zaměstnance – a díky přehledu pro manažery je hned vidět, co se děje, aniž by se muselo na něco ptát.
— Provozní manažer, automobilové služby, Německo
Proč LeapLytics?
Vyrobeno tak, aby sloužilo dlouho, nikoli aby bylo nahrazeno
Datový model Dataverse navrhujeme od samého začátku s ohledem na budoucí moduly – správu vozového parku, správu dokumentů, CRM, funkce umělé inteligence –, aby přidání nového modulu v budoucnu neznamenalo nutnost předělávat to, co již máte.
Vaše aplikace, váš nájemce, vaše data
Vše je integrováno přímo do vašeho prostředí Microsoft 365. Vaše data zůstávají tam, kde jsou. Po předání získáte správcovská práva a plné vlastnictví – nebudete již nadále závislí na nás ani na platformě třetí strany.
Ptáme se na výjimky, než se z nich stanou problémy
Co se stane, když zaměstnanec zapomene odhlásit se z práce? Co se stane, když je žádost o dovolenou podána až dodatečně? Tyto okrajové případy mapujeme již ve fázi definice požadavků, nikoli až po spuštění systému, protože právě v této fázi je jejich řešení nejméně nákladné.
Často kladené otázky.
Potřebujeme Dataverse, nebo to lze spustit na seznamech SharePointu?
Pro malý tým s jednoduchými požadavky mohou seznamy v SharePointu stačit. Dataverse obecně doporučujeme v případě, že je třeba plynule škálovat údaje o zaměstnancích, role a oprávnění, nebo pokud plánujete budoucí moduly, jako je správa vozového parku či CRM. Poskytneme vám upřímné doporučení založené na velikosti vašeho týmu a plánu rozvoje, nikoli pouze standardní odpověď.
Vyžaduje Dataverse dodatečnou licenci?
Je to možné, v závislosti na vašem aktuálním tarifu Microsoft 365 a počtu uživatelů. Před vypracováním cenové nabídky ověříme vaše stávající oprávnění a předem vám sdělíme, co přesně je případně třeba doplnit.
Bude aplikace fungovat na našem kancelářském tabletu stejně dobře jako na telefonech?
Ano. Aplikace je vytvořena jako responzivní řešení pro telefony, tablety i stolní počítače na základě jediné aplikace typu „canvas“, takže stejná aplikace může fungovat jako osobní nástroj v mobilním telefonu i jako sdílená přehledová obrazovka na firemním tabletu.
Můžeme začít jen se sledováním času a zbytek přidat později?
Ano – to je nejběžnější postup. Datový model navrhujeme tak, aby od samého začátku podporoval všechny plánované moduly, takže pozdější přidání správy dovolených nebo sledování úkolů představuje pouze rozšíření, nikoli kompletní přestavbu.
Kdo je vlastníkem aplikace po jejím vytvoření?
Ano, máte. Aplikace je integrována přímo do vašeho prostředí Microsoft 365 a při předání získáte plná správcovská oprávnění. Kromě platformy Microsoft 365, kterou již používáte, nehrozí žádná závislost na konkrétním dodavateli.
Dokážete aplikaci udržovat i po spuštění?
Ano. Součástí každého projektu je 3měsíční odstraňování závad bez dalších nákladů. Nad rámec této lhůty jsou k dispozici průběžná údržba a nové moduly v rámci měsíčního paušálu.
Často se kombinuje s aplikací pro zaměstnance.
Power Apps
Aplikace pro zaměstnance je ve své podstatě aplikací typu „canvas“ v rámci platformy Power Apps. Pokud kromě samotné aplikace pro zaměstnance potřebujete další samostatné formuláře nebo aplikace, vytvoříme je v rámci stejného projektu.
Power Automate
Oznámení o schválení, upomínky na úkoly po termínu a eskalace neschválených žádostí o dovolenou – to vše probíhá v pozadí aplikace prostřednictvím služby Power Automate.
SharePoint
Pro týmy, které ještě nejsou připraveny na Dataverse, můžeme vytvořit počáteční verzi na základě seznamů v SharePointu a později ji migrovat, aniž by došlo k narušení každodenního provozu.
Jste připraveni sjednotit správu času, úkolů a dovolených do jedné aplikace?
Sdělte nám, kolik členů má váš tým, jaký plán Microsoft 365 v současné době využíváte a které moduly jsou pro vás na začátku nejdůležitější. Do 24 hodin se vám ozveme s orientačním rozsahem projektu a odhadem nákladů.
Nebo nám napište přímo na adresu info@leaplytics.de
Související služby: Power Apps - Power Automate - Vývoj SharePoint - Poradenství Power BI