Vi bygger Power Automate-workflows, der håndterer notifikationer, godkendelser og dataopdateringer automatisk - direkte i dit Microsoft 365-miljø. Struktureret, dokumenteret og bygget til at fungere i produktion - ikke kun i en demo.
Dit team gør ting manuelt, som Microsoft 365 kunne håndtere automatisk.
At jagte godkendelser via e-mail, manuelt opdatere statusser, sende påmindelser i hånden - det er problemer, der kan løses. Power Automate forbinder dine Microsoft 365-værktøjer og håndterer disse opgaver automatisk, så dit team ikke behøver at gøre det. Spørgsmålet er ikke, om det kan automatiseres. Det er, om flowet er bygget godt nok til, at man kan stole på det.
Godkendelsesanmodninger forsvinder i indbakken
En godkendelsesmail bliver begravet under halvtreds andre. Den, der har godkendt, svarer ikke, ingen kender status, og to uger senere opdager nogen, at processen er gået i stå. Der er intet revisionsspor, ingen eskalering og ingen registrering af, hvem der har godkendt hvad og hvornår. Når revisoren spørger, er der ingen, der kan svare.
Manuelle påmindelser om forsinkede opgaver
Gennemgang af politikker, fornyelse af kontrakter, deadlines for afhjælpning, tjek af overholdelse - nogen skal huske at følge op på dem. Normalt er det en kalenderpåmindelse, som bliver flyttet, så flyttet igen og så overset. Når deadlinen går ubemærket hen, er omkostningerne uforholdsmæssigt store i forhold til, hvor enkel påmindelsen ville have været.
Data indtastet ét sted når aldrig frem til det næste
En ny leverandør tilføjes til en liste, men ikke til økonomisystemet. En risikostatus opdateres i registret, men dashboardet viser stadig den gamle værdi. Brugerne genindtaster data mellem værktøjer, indfører fejl, og ingen stoler på nogen enkelt kilde til sandhed.
Arbejdsgange, vi bygger for vores kunder.
Vi bygger Power Automate-flows, der forbinder SharePoint, Outlook, Teams og andre Microsoft 365-værktøjer. Fra en enkelt advarsel til en godkendelseskæde i flere trin med eskaleringer, betingelser og fejlhåndtering.
E-mail-advarsler og notifikationer
Automatiske e-mails, der udløses af begivenheder i dine SharePoint-lister - nye elementer, statusændringer, feltopdateringer eller datoer. Konfigureret til at sende til den rigtige person, på det rigtige tidspunkt, med de rigtige oplysninger i meddelelsesteksten. Typiske flows omfatter:
- Varsel om forsinket afhjælpning - sendes til risikoejeren, når en afhjælpning ikke er blevet opdateret efter en defineret periode
- Meddelelse om tildeling af interessenter - sender automatisk en e-mail til en navngiven interessent, når de er tagget på et risiko- eller handlingselement
- Advarsel om statusændring - giver ejeren besked, når en post i SharePoint ændrer status
- Påmindelse om kommende deadline - planlagt flow, der tjekker for emner med forfaldsdatoer inden for de næste N dage og sender et sammendrag
- Eskalationsalarm - sendes til en leder, når en opgave er forsinket med mere end en defineret tærskel.
Arbejdsgange for godkendelse
Flertrinsgodkendelsesflow, der erstatter e-mailbaserede godkendelser med en struktureret, sporbar proces. Bygget med routinglogik, tidsbaserede eskaleringer og et fuldt revisionsspor. Typiske flows omfatter:
- Sekventiel godkendelse: Godkender A skal godkende, før godkender B får besked - med automatisk eskalering, hvis der ikke kommer svar inden for N dage
- Parallel godkendelse: flere godkendere får besked samtidig, flowet fortsætter, når alle (eller et beslutningsdygtigt antal) har svaret
- Betinget routing: godkendelsesvej bestemt af feltværdier - f.eks. går anmodninger over 10.000 euro til økonomidirektøren, andre til nærmeste leder
- Håndtering af afvisninger: Afviste emner sendes automatisk tilbage til indsenderen med godkenderens kommentarer og et klart næste skridt.
- Revisionsspor: hver godkendelsesbeslutning tidsstemples og registreres i SharePoint-emnets historik
SharePoint-automatisering
Flows, der udløses af begivenheder i dine SharePoint-lister, som opdaterer poster, opretter relaterede elementer eller starter downstream-processer. Almindelige eksempler omfatter:
- Når en risikostatus ændres til Lukket, oprettes der automatisk en Lesson Learned-post i en separat liste.
- Når en ny leverandør tilføjes, skal der oprettes en tilsvarende leverandørgennemgang med en forfaldsdato, der ligger 12 måneder frem i tiden.
- Når en projektmilepæl er markeret som afsluttet, skal du opdatere projektstatus og give projektejeren besked.
- Når et element oprettes i en liste, skal du kopiere nøglefelter til en relateret liste og bevare forbindelsen mellem de to.
Systemintegrationer
Forbind Microsoft 365 med andre systemer ved hjælp af Power Automates standard- og premium-konnektorer. Data flyder mellem værktøjer uden manuelle eksport-/importcyklusser. Almindelige integrationer omfatter:
- SharePoint → Outlook-kalender: opret eller opdater kalenderbegivenheder fra SharePoint-listeelementer
- Microsoft Forms → SharePoint: indfang formularsvar direkte i en struktureret SharePoint-liste
- SharePoint → Teams: Send et kort til en Teams-kanal, når et højt prioriteret emne tilføjes eller opdateres
- Eksternt system → SharePoint: modtag data fra et tredjepartssystem via webhook og skriv dem til en SharePoint-liste
Sådan fungerer det.
1. Kortlægning af processer
Før vi bygger noget, kortlægger vi den proces, du vil automatisere, i detaljer: Hvad er triggeren, hvad er betingelserne, hvad er handlingerne, hvad er undtagelserne, og hvad sker der, når noget går galt. Dette dokumenteres og aftales med dig, før udviklingen starter. Et flow, der bygger på en uklar proces, giver et upålideligt resultat.
2. Byg og test
Flows bygges og testes i dit Microsoft 365-miljø ved hjælp af realistiske testdata. Vi tester ikke kun den lykkelige vej - udløseren udløses, flowet kører, e-mailen ankommer - men også de ekstreme tilfælde: Hvad sker der, når godkenderen ikke er på kontoret, når SharePoint-elementet slettes midt i flowet, når e-mailadressefeltet er tomt. De fleste fejl i produktionsflowet kommer fra disse scenarier.
3. UAT og godkendelse
Du tester flowet mod virkelige scenarier fra din daglige drift. Vi løser eventuelle problemer, dokumenterer kendte begrænsninger og bekræfter, at fejlhåndtering og eskaleringsstier fungerer som aftalt før sign-off.
4. Overdragelse og dokumentation
Fuld overdragelse, herunder en skriftlig beskrivelse af hvert flows udløsende betingelser, logik og handlinger - klart nok til, at dit team kan forstå og vedligeholde det uden brug af os. Inkluderer 3 måneders afhjælpning af fejl. Løbende support er tilgængelig som en retainer.
Hvad vores kunder automatiserer.
Afhjælpning af forsinkede advarsler
Et planlagt flow kører dagligt, kontrollerer alle åbne afhjælpninger i risikoregistret for punkter, hvor den sidste opdateringsdato er mere end 30 dage siden, og sender en personlig e-mail til hver kontrolejer med en liste over deres forsinkede punkter. Risikoejeren modtager et resumé. Der kræves ingen manuel kontrol af listen.
Meddelelser til interessenter
Når en risikoejer markerer en kollega som interessent i SharePoint-risikoregistret, udløses der straks et flow, som sender personen en struktureret e-mail med risikoreferencenummer, titel og et link til posten. Beskeden bekræfter, at de har fået adgang, og inviterer dem til at komme med input. Tidligere blev dette gjort manuelt ved at videresende et skærmbillede.
Godkendelse af kæder
En indkøbsanmodning indsendt via en Power-apps formular udløser et sekventielt godkendelsesflow: linjelederen først, derefter økonomidirektøren, hvis værdien overskrider en tærskel. Hver godkender får et struktureret Teams-adaptivkort med alle detaljer om anmodningen og knapper til godkendelse/afvisning. Hvis der ikke er noget svar efter 48 timer, sendes der en påmindelse. Den fulde beslutningshistorik skrives tilbage til SharePoint-elementet.
Advarsler om statusændringer
Når en risiko eskaleres fra Significant til Major eller Critical i risikoregistret, sender et flow en øjeblikkelig meddelelse til Head of Risk og den relevante funktionsleder - ikke en daglig oversigt, men en øjeblikkelig advarsel. E-mailen indeholder risikoens titel, nuværende score, ejer og et direkte link til posten.
Påmindelser om dokumentgennemgang
Et planlagt flow tjekker et politik- og procedurebibliotek for dokumenter, hvor datoen for næste gennemgang er inden for 30 dage. Det sender en påmindelse til dokumentejeren med dokumentets navn, aktuelle version og deadline for gennemgang. En anden påmindelse sendes efter 7 dage, hvis status ikke er blevet opdateret. Blev tidligere administreret via en delt kalender, som ingen vedligeholdt.
Synkronisering af data på tværs af lister
Når en leverandørpost i leverandørregistret opdateres - kontaktændring, kontraktfornyelse, statusændring - opdaterer et flow de tilsvarende poster i indkøbssporingslisten og risikoregistret. Én opdatering, tre lister holdes synkroniseret. Det eliminerer de uoverensstemmelser, der opstod, når brugerne opdaterede én liste, men glemte de andre.
Gennemsigtig prissætning.
Vi arbejder på Time & Material-basis. Du betaler for de dage, du rent faktisk arbejder, til en fast dagspris. Ingen overraskelser med fast pris, ingen udvidelse af omfanget uden din accept.
| Flow-type | Typisk omfang | Vejledende omkostninger (netto) |
|---|---|---|
| Enkel notifikation eller alarmflow | 1-2 dage | €800-€1.600 |
| Arbejdsgang med godkendelse i flere trin | 3-6 dage | €2.400-€4.800 |
| Dagspris | fra €800/dag (netto) - 100% fjernbetjening | |
Flows er ofte en del af et større SharePoint eller Power-apps engagement - kombinerede engagementer nyder godt af en enkelt dagspris for hele omfanget.
Betroet af teams i hele Europa.
LeapLytics har bygget Power Automate-flows, der sender automatiske advarsler, når risikobegrænsninger er forfaldne, og giver interessenter besked, når de er tildelt en risiko. Det, der tidligere krævede manuel opfølgning, sker nu, uden at nogen behøver at tænke over det.
- Risiko & Team, Logistik, Tyskland
Hvorfor LeapLytics?
Vi håndterer grænsetilfældene
Et grundlæggende Power Automate-flow bygget på 20 minutter fungerer fint, indtil SharePoint-elementet slettes midt i godkendelsen, godkenderens konto deaktiveres, eller e-mailadressefeltet indeholder en tastefejl. Disse scenarier forårsager uhåndterede fejl, tavse fejl og flows, der holder op med at køre, uden at nogen opdager det. Vi bygger fejlhåndtering, genforsøgslogik og fejlmeddelelser ind i hvert flow, så når noget går galt - og det gør det - så ved den rette person det med det samme.
Procesviden, ikke bare opbygning af flow
Vi oversætter ikke bare din anmodning til en trigger-action-sekvens. Vi spørger, hvad der sker, når godkenderen er på ferie, hvad eskaleringsstien er, og hvad forretningsreglen er for undtagelsen. At få styr på proceslogikken, før man bygger flowet, sparer betydeligt mere tid end at tage fejl og bygge det om. Vi har kortlagt nok forretningsprocesser til at vide, hvilke spørgsmål vi skal stille.
M365-stak, fra ende til anden
Vores flows forbinder SharePoint, Power-appsTeams, Outlook og Power BI. Hvis du har brug for, at SharePoint-listen er struktureret korrekt, før flowet kan fungere, så gør vi også det. Samme team, samme opgave, samme dagspris - ingen overlevering mellem separate arbejdsgange.
Ofte stillede spørgsmål.
Har vi brug for yderligere licenser til Power Automate?
Nej, til standardanvendelser. Power Automate med standard M365-forbindelser - SharePoint, Outlook, Teams, Forms - er inkluderet i de fleste Microsoft 365-planer, herunder Business Standard, E3 og E5. Premium connectors (Salesforce, SAP, ServiceNow) eller flows med stor volumen kan kræve yderligere licenser. Vi bekræfter din rettighed, før du starter, og rådgiver, hvis der er behov for yderligere licenser.
Kan Power Automate oprette forbindelse til ikke-Microsoft-systemer?
Ja. Power Automate har hundredvis af konnektorer. Standardforbindelserne dækker de fleste Microsoft- og almindelige tredjepartstjenester uden ekstra omkostninger. Premium-konnektorer til virksomhedssystemer som Salesforce, SAP eller ServiceNow kræver en Power Automate Premium-licens pr. bruger. Vi fortæller dig på forhånd, hvilke connectorer dine flows har brug for, og hvad licensen indebærer.
Hvad sker der, hvis et flow går i stykker efter go-live?
Vores flows omfatter fejlhåndtering, der fanger fejl og sender en øjeblikkelig meddelelse til en udpeget ejer - i stedet for at fejle lydløst. Vi tilbyder også 3 måneders afhjælpning af fejl efter go-live uden ekstra omkostninger, hvilket dækker eventuelle fejl, der opstår som følge af problemer i vores build.
Kan du dokumentere flowene, så vi selv kan vedligeholde dem?
Ja, det gør vi. Hver opgave omfatter skriftlig dokumentation af hvert flows triggerbetingelser, logiske forgreninger, handlinger og fejlhåndtering - skrevet i almindeligt sprog, ikke bare skærmbilleder af flowets canvas. Dit team skal kunne forstå, hvad et flow gør, og foretage mindre justeringer uden at skulle ringe til os.
Hvor lang tid tager det at opbygge et Power Automate-flow?
Et simpelt notifikations- eller alarmflow - en enkelt trigger, en enkelt betingelse, en enkelt e-mail - tager typisk 1-2 dage inklusive test og dokumentation. Et godkendelsesworkflow i flere trin med betinget routing, eskalering, afvisningshåndtering og fejlfinding tager normalt 3-6 dage. Vi giver dig et skriftligt scope, før vi går i gang.
Kan du gennemgå og rette flows, som vi allerede selv har bygget?
Ja, det er det. Flowoptimering og fejlfinding er en almindelig opgave. Vi reviderer dine eksisterende flows, identificerer huller i fejlhåndteringen og logiske problemer og løser det, der skaber problemer. Det er ofte hurtigere og billigere end at genopbygge fra bunden.
Kombineres ofte med Power Automate.
Udvikling af SharePoint
De fleste Power Automate-flows udløses af begivenheder i SharePoint-lister. En velstruktureret liste med de rigtige kolonnetyper og validering gør flows mere pålidelige og lettere at vedligeholde. Vi designer og bygger begge dele i et enkelt engagement, hvor det er nødvendigt.
Power-apps
Power Apps-formularer indsamler strukturerede data; Power Automate-flows håndterer, hvad der derefter sker - godkendelser, notifikationer, journalopdateringer. De to tjenester arbejder naturligt sammen, og vi bygger dem sammen som en del af det samme engagement, hvor der er brug for begge dele.
Risikoregister
Automatiserede advarsler om forsinket afhjælpning og meddelelser til interessenter er en central del af vores tilbud om risikoregistre. Power Automate-flows er inkluderet som standard i enhver opbygning af et risikoregister - ikke som et add-on.
Er du klar til at holde op med at gøre tingene manuelt?
Fortæl os, hvilken proces du vil automatisere - hvad udløseren er, hvad der skal ske, og hvem der skal vide det. Vi vender tilbage med et vejledende omfang og et estimat inden for 24 timer.
Eller send os en e-mail direkte på info@leaplytics.de
Relaterede tjenester: Udvikling af SharePoint - Power-apps - Power BI-rådgivning - Risikoregister
