Wir erstellen Power Automate-Workflows, die Benachrichtigungen, Genehmigungen und Datenaktualisierungen automatisch verarbeiten - direkt in Ihrer Microsoft 365-Umgebung. Strukturiert, dokumentiert und so aufgebaut, dass sie in der Produktion funktionieren - nicht nur in einer Demo.
Ihr Team erledigt Dinge manuell, die Microsoft 365 automatisch erledigen könnte.
Genehmigungen per E-Mail einholen, Status manuell aktualisieren, Erinnerungen per Hand versenden - das sind lösbare Probleme. Power Automate verbindet Ihre Microsoft 365-Tools und erledigt diese Aufgaben automatisch, so dass Ihr Team sich nicht darum kümmern muss. Die Frage ist nicht, ob es automatisiert werden kann. Es geht darum, ob der Ablauf gut genug ist, um vertrauenswürdig zu sein.
Genehmigungsanträge gehen im Posteingang verloren
Eine Genehmigungs-E-Mail wird unter fünfzig anderen begraben. Der Genehmigende antwortet nicht, niemand kennt den Status, und zwei Wochen später stellt jemand fest, dass der Prozess ins Stocken geraten ist. Es gibt keinen Prüfpfad, keine Eskalation und keine Aufzeichnungen darüber, wer was wann genehmigt hat. Wenn der Prüfer nachfragt, kann niemand antworten.
Manuelle Erinnerungen für überfällige Aufgaben
Richtlinienüberprüfungen, Vertragserneuerungen, Fristen zur Schadensbegrenzung, Überprüfung der Einhaltung von Vorschriften - irgendjemand muss daran denken, sie zu verfolgen. In der Regel handelt es sich um eine Kalendererinnerung, die verschoben, dann wieder verschoben und dann verpasst wird. Wenn die Frist unbemerkt verstreicht, sind die Kosten unverhältnismäßig hoch im Vergleich dazu, wie einfach die Erinnerung gewesen wäre.
Daten, die an einer Stelle eingegeben werden, gelangen nie an die nächste Stelle
Ein neuer Lieferant wird in eine Liste aufgenommen, aber nicht in das Finanzsystem. Ein Risikostatus wird im Register aktualisiert, aber das Dashboard zeigt immer noch den alten Wert an. Die Benutzer geben die Daten zwischen den verschiedenen Tools neu ein, was zu Fehlern führt, und niemand kann sich auf eine einzige Quelle der Wahrheit verlassen.
Workflows, die wir für unsere Kunden erstellen.
Wir erstellen Power Automate-Abläufe, die SharePoint, Outlook, Teams und andere Microsoft 365-Tools miteinander verbinden. Von einer einzelnen Benachrichtigung bis zu einer mehrstufigen Genehmigungskette mit Eskalationen, Bedingungen und Fehlerbehandlung.
E-Mail-Warnungen und -Benachrichtigungen
Automatisierte E-Mails, die durch Ereignisse in Ihren SharePoint-Listen ausgelöst werden - neue Elemente, Statusänderungen, Feldaktualisierungen oder verstrichene Termine. Sie werden so konfiguriert, dass sie an die richtige Person zur richtigen Zeit mit den richtigen Informationen im Nachrichtentext gesendet werden. Typische Abläufe sind:
- Warnung bei überfälligen Abhilfemaßnahmen - wird an den Risikoeigentümer gesendet, wenn eine Abhilfemaßnahme nach einem bestimmten Zeitraum nicht aktualisiert wurde
- Benachrichtigung über die Zuweisung von Stakeholdern - benannte Stakeholder werden automatisch per E-Mail benachrichtigt, wenn sie für ein Risiko oder einen Aktionspunkt markiert werden
- Statusänderungsalarm - benachrichtigt den Besitzer, wenn ein Datensatz in SharePoint seinen Status ändert
- Erinnerung an bevorstehende Fristen - geplanter Ablauf, der nach Objekten mit Fälligkeitsdaten innerhalb der nächsten N Tage sucht und eine Zusammenfassung sendet
- Eskalationsalarm - wird an einen Manager gesendet, wenn eine Aufgabe um mehr als einen bestimmten Schwellenwert überfällig ist
Genehmigungs-Workflows
Mehrstufige Genehmigungsabläufe, die E-Mail-basierte Genehmigungen durch einen strukturierten, nachvollziehbaren Prozess ersetzen. Mit Routing-Logik, zeitbasierten Eskalationen und einem vollständigen Prüfpfad. Typische Abläufe umfassen:
- Sequentielle Genehmigung: Genehmiger A muss genehmigen, bevor Genehmiger B benachrichtigt wird - mit automatischer Eskalation, wenn innerhalb von N Tagen keine Antwort erfolgt
- Parallele Genehmigung: mehrere Genehmigende werden gleichzeitig benachrichtigt, der Vorgang wird fortgesetzt, wenn alle (oder ein Quorum) geantwortet haben
- Bedingte Weiterleitung: Genehmigungspfad wird durch Feldwerte bestimmt - z. B. gehen Anfragen über 10 000 € an den Finanzdirektor, andere an den Vorgesetzten
- Bearbeitung von Ablehnungen: Abgelehnte Sendungen werden automatisch an den Einsender zurückgeschickt, mit den Kommentaren des Genehmigers und einem klaren Hinweis auf den nächsten Schritt
- Audit Trail: jede Genehmigungsentscheidung wird mit einem Zeitstempel versehen und in der SharePoint-Historie aufgezeichnet
SharePoint-Automatisierung
Abläufe, die durch Ereignisse in Ihren SharePoint-Listen ausgelöst werden, die Datensätze aktualisieren, verwandte Elemente erstellen oder nachgelagerte Prozesse in Gang setzen. Übliche Beispiele sind:
- Wenn sich der Status eines Risikos in "Geschlossen" ändert, wird automatisch ein Datensatz "Gelernte Lektionen" in einer separaten Liste erstellt.
- Wenn ein neuer Lieferant hinzugefügt wird, erstellen Sie ein entsprechendes Lieferantenprüfungselement mit einem Fälligkeitsdatum, das 12 Monate im Voraus festgelegt wird.
- Wenn ein Projektmeilenstein als abgeschlossen markiert ist, aktualisieren Sie den Projektstatus und benachrichtigen den Projekteigner.
- Wenn ein Element in einer Liste erstellt wird, kopieren Sie die Schlüsselfelder in eine verwandte Liste und erhalten die Verknüpfung zwischen den beiden.
System-Integrationen
Verbinden Sie Microsoft 365 mit anderen Systemen mithilfe der Standard- und Premium-Konnektoren von Power Automate. Daten fließen zwischen Tools ohne manuelle Export-/Import-Zyklen. Gemeinsame Integrationen umfassen:
- SharePoint → Outlook-Kalender: Erstellen oder Aktualisieren von Kalenderereignissen aus SharePoint-Listenelementen
- Microsoft Forms → SharePoint: Erfassung von Formularantworten direkt in einer strukturierten SharePoint-Liste
- SharePoint → Teams: eine Karte an einen Teams-Kanal senden, wenn ein Element mit hoher Priorität hinzugefügt oder aktualisiert wird
- Externes System → SharePoint: Daten von einem Drittsystem per Webhook empfangen und in eine SharePoint-Liste schreiben
Wie es funktioniert.
1. Prozess-Mapping
Bevor wir etwas entwickeln, zeichnen wir den Prozess, den Sie automatisieren möchten, im Detail auf: was ist der Auslöser, was sind die Bedingungen, was sind die Aktionen, was sind die Ausnahmen und was passiert, wenn etwas schief geht. Dies wird dokumentiert und mit Ihnen abgestimmt, bevor die Entwicklung beginnt. Ein Ablauf, der auf einem unklaren Prozess aufbaut, führt zu einem unzuverlässigen Ergebnis.
2. Bauen & Testen
Die Abläufe werden in Ihrer Microsoft 365-Umgebung mit realistischen Testdaten erstellt und getestet. Wir testen nicht nur den "Happy Path" - Auslöser wird ausgelöst, der Ablauf läuft, die E-Mail kommt an - sondern auch die Randfälle: was passiert, wenn der Genehmiger nicht im Büro ist, wenn das SharePoint-Element mitten im Ablauf gelöscht wird, wenn das E-Mail-Adressfeld leer ist. Die meisten Fehler in Produktionsabläufen sind auf diese Szenarien zurückzuführen.
3. UAT & Freigabe
Sie testen den Ablauf anhand realer Szenarien aus Ihrem Tagesgeschäft. Wir beheben alle Probleme, dokumentieren bekannte Einschränkungen und bestätigen, dass die Fehlerbehandlung und die Eskalationspfade wie vereinbart funktionieren, bevor wir sie abzeichnen.
4. Übergabe & Dokumentation
Vollständige Übergabe einschließlich einer schriftlichen Beschreibung der Auslösebedingungen, der Logik und der Aktionen jedes Ablaufs - so klar, dass Ihr Team sie auch ohne uns verstehen und pflegen kann. Beinhaltet 3 Monate Fehlerbehebung. Fortlaufender Support ist als Retainer erhältlich.
Was unsere Kunden automatisieren.
Schadensbegrenzung Überfällige Warnungen
Ein geplanter Ablauf läuft täglich, prüft alle offenen Abhilfemaßnahmen im Risikoregister auf Punkte, deren letztes Aktualisierungsdatum mehr als 30 Tage zurückliegt, und sendet eine personalisierte E-Mail an jeden Kontrolleur, in der die überfälligen Punkte aufgeführt sind. Der Risikoeigner erhält eine Zusammenfassung. Eine manuelle Überprüfung der Liste ist nicht erforderlich.
Stakeholder-Benachrichtigungen
Wenn ein Risikoverantwortlicher einen Kollegen als Stakeholder im SharePoint-Risikoregister markiert, wird sofort ein Fluss ausgelöst, der dieser Person eine strukturierte E-Mail mit der Risikoreferenznummer, dem Titel und einem Link zum Datensatz sendet. In der Nachricht wird bestätigt, dass die betreffende Person Zugriff erhalten hat, und sie wird zur Mitarbeit aufgefordert. Zuvor musste dies manuell durch Weiterleitung eines Screenshots geschehen.
Zulassungsketten
Ein Beschaffungsantrag, der über eine Power Apps Formular löst einen sequentiellen Genehmigungsfluss aus: zuerst der Vorgesetzte, dann der Finanzdirektor, wenn der Wert einen Schwellenwert überschreitet. Jeder Genehmigende erhält eine strukturierte, adaptive Teams-Karte mit den vollständigen Antragsdetails und den Schaltflächen Genehmigen/Ablehnen. Erfolgt nach 48 Stunden keine Antwort, wird eine Erinnerung ausgelöst. Die vollständige Entscheidungshistorie wird in das SharePoint-Element zurückgeschrieben.
Benachrichtigungen über Statusänderungen
Wenn ein Risiko im Risikoregister von "signifikant" auf "bedeutend" oder "kritisch" heraufgestuft wird, sendet ein Fluss eine sofortige Benachrichtigung an den Leiter des Risikos und den zuständigen Funktionsleiter - keine tägliche Zusammenfassung, sondern eine sofortige Warnung. Die E-Mail enthält den Risikotitel, die aktuelle Bewertung, den Verantwortlichen und einen direkten Link zum Datensatz.
Erinnerungen an die Dokumentenprüfung
Ein geplanter Ablauf prüft eine Richtlinien- und Verfahrensbibliothek auf Dokumente, bei denen das Datum der nächsten Überprüfung innerhalb von 30 Tagen liegt. Er sendet eine Erinnerung an den Dokumenteneigentümer mit dem Namen des Dokuments, der aktuellen Version und der Überprüfungsfrist. Eine zweite Erinnerung wird nach 7 Tagen ausgelöst, wenn der Status nicht aktualisiert worden ist. Zuvor wurde diese Funktion über einen gemeinsamen Kalender verwaltet, den niemand pflegte.
Listenübergreifende Datensynchronisation
Wenn ein Lieferantendatensatz im Lieferantenregister aktualisiert wird - Kontaktänderung, Vertragserneuerung, Statusänderung - aktualisiert ein Fluss die entsprechenden Einträge in der Beschaffungsverfolgungsliste und im Risikoregister. Eine Aktualisierung, drei Listen auf dem gleichen Stand. Die Diskrepanzen, die sich ergaben, wenn Benutzer eine Liste aktualisierten, die anderen aber vergaßen, sind damit beseitigt.
Transparente Preisgestaltung.
Wir arbeiten auf Zeit- und Materialbasis. Sie zahlen für die tatsächlich geleisteten Tage zu einem festen Tagessatz. Keine Festpreisüberraschungen, keine Ausweitung des Umfangs ohne Ihre Zustimmung.
| Durchflussart | Typischer Anwendungsbereich | Vorläufige Kosten (netto) |
|---|---|---|
| Einfache Benachrichtigung oder Alarmierung | 1-2 Tage | €800-€1.600 |
| Mehrstufiger Genehmigungs-Workflow | 3-6 Tage | €2.400-€4.800 |
| Tagessatz | ab €800/Tag (netto) - 100% remote | |
Ströme sind oft Teil eines größeren SharePoint oder Power Apps Engagement - kombinierte Engagements profitieren von einem einzigen Tagessatz für den gesamten Umfang.
Teams in ganz Europa vertrauen darauf.
LeapLytics hat Power Automate-Abläufe entwickelt, die automatische Warnungen senden, wenn Risikominderungen überfällig sind, und die die Beteiligten benachrichtigen, wenn sie einem Risiko zugeordnet sind. Was früher eine manuelle Nachverfolgung erforderte, geschieht jetzt, ohne dass jemand darüber nachdenken muss.
- Risiko & Team, Logistik, Deutschland
Warum LeapLytics?
Wir behandeln die Grenzfälle
Ein einfacher Power Automate-Ablauf, der in 20 Minuten erstellt wurde, funktioniert so lange gut, bis das SharePoint-Element mitten in der Genehmigung gelöscht wird, das Konto des Genehmigenden deaktiviert wird oder das E-Mail-Adressfeld einen Tippfehler enthält. Diese Szenarien führen zu unbehandelten Fehlern, stillen Fehlern und Abläufen, die nicht mehr ausgeführt werden, ohne dass es jemand bemerkt. Wir integrieren Fehlerbehandlung, Wiederholungslogik und Fehlerbenachrichtigungen in jeden Ablauf, damit die richtige Person sofort davon erfährt, wenn etwas schief läuft - und das wird es -.
Prozesswissen, nicht nur Flow Building
Wir übersetzen Ihre Anfrage nicht einfach in eine Trigger-Aktions-Sequenz. Wir fragen, was passiert, wenn der Genehmigende im Urlaub ist, wie der Eskalationspfad aussieht und wie die Geschäftsregel für die Ausnahme lautet. Die richtige Prozesslogik vor der Erstellung des Ablaufs spart wesentlich mehr Zeit, als wenn sie falsch ist und neu erstellt werden muss. Wir haben genug Geschäftsprozesse abgebildet, um zu wissen, welche Fragen wir stellen müssen.
M365 Stapel, von Ende zu Ende
Unsere Abläufe verbinden SharePoint, Power Apps, Teams, Outlook, und Power BI. Wenn Sie die SharePoint-Liste richtig strukturieren müssen, bevor der Ablauf funktioniert, erledigen wir auch das. Dasselbe Team, derselbe Auftrag, derselbe Tagessatz - keine Übergabe zwischen verschiedenen Arbeitsabläufen.
Häufig gestellte Fragen.
Benötigen wir zusätzliche Lizenzen für Power Automate?
Nein, für Standardanwendungsfälle. Power Automate mit Standard-M365-Konnektoren - SharePoint, Outlook, Teams, Forms - ist in den meisten Microsoft 365-Tarifen enthalten, einschließlich Business Standard, E3 und E5. Für Premium-Konnektoren (Salesforce, SAP, ServiceNow) oder hochvolumige Abläufe sind möglicherweise zusätzliche Lizenzen erforderlich. Wir bestätigen Ihre Berechtigung vor dem Start und teilen Ihnen mit, ob eine zusätzliche Lizenzierung erforderlich ist.
Kann Power Automate eine Verbindung zu Nicht-Microsoft-Systemen herstellen?
Ja. Power Automate verfügt über Hunderte von Konnektoren. Die Standardkonnektoren decken die meisten Microsoft- und gängigen Drittanbieterdienste ohne zusätzliche Kosten ab. Premium-Konnektoren für Unternehmenssysteme wie Salesforce, SAP oder ServiceNow erfordern eine Power Automate Premium-Lizenz pro Benutzer. Wir sagen Ihnen im Voraus, welche Konnektoren Ihre Abläufe benötigen und welche Auswirkungen die Lizenzierung hat.
Was passiert, wenn ein Fluss nach dem Go-Live unterbrochen wird?
Unsere Abläufe beinhalten eine Fehlerbehandlung, die Fehler auffängt und eine sofortige Benachrichtigung an einen benannten Verantwortlichen sendet - anstatt stillschweigend zu versagen. Außerdem bieten wir nach dem Go-Live eine 3-monatige Fehlerbehebung ohne zusätzliche Kosten an, die alle Fehler abdeckt, die durch Probleme in unserem Build entstehen.
Können Sie die Abläufe dokumentieren, damit wir sie selbst pflegen können?
Ja. Zu jedem Auftrag gehört eine schriftliche Dokumentation der Auslösebedingungen, der logischen Verzweigungen, der Aktionen und der Fehlerbehandlung jedes Ablaufs - und zwar in einfacher Sprache und nicht nur in Form von Screenshots der Ablaufstruktur. Ihr Team sollte in der Lage sein, die Funktionsweise eines Ablaufs zu verstehen und kleinere Anpassungen vorzunehmen, ohne uns anrufen zu müssen.
Wie lange dauert es, einen Power Automate-Ablauf zu erstellen?
Ein einfacher Benachrichtigungs- oder Warnfluss - ein einzelner Auslöser, eine einzelne Bedingung, eine einzelne E-Mail - dauert in der Regel 1-2 Tage, einschließlich Tests und Dokumentation. Ein mehrstufiger Genehmigungsworkflow mit bedingtem Routing, Eskalationen, Ablehnungsbearbeitung und Fehlerbehebung dauert in der Regel 3-6 Tage. Wir geben Ihnen vor dem Start einen schriftlichen Umfang.
Können Sie Abläufe, die wir bereits selbst erstellt haben, überprüfen und korrigieren?
Ja. Die Optimierung von Abläufen und die Behebung von Problemen ist eine häufige Aufgabe. Wir prüfen Ihre bestehenden Abläufe, identifizieren Lücken in der Fehlerbehandlung und logische Probleme und beheben die Ursachen der Probleme. Das geht oft schneller und ist billiger als ein kompletter Neuaufbau.
Häufig kombiniert mit Power Automate.
SharePoint-Entwicklung
Die meisten Power Automate-Abläufe werden durch Ereignisse in SharePoint-Listen ausgelöst. Eine gut strukturierte Liste mit den richtigen Spaltentypen und Validierungen macht Abläufe zuverlässiger und einfacher zu pflegen. Wir entwerfen und erstellen beides in einem einzigen Auftrag, wenn nötig.
Power Apps
Power Apps-Formulare erfassen strukturierte Daten; Power Automate-Flows regeln die nächsten Schritte - Genehmigungen, Benachrichtigungen, Datensatzaktualisierungen. Die beiden Dienste arbeiten auf natürliche Weise zusammen, und wir entwickeln sie gemeinsam als Teil desselben Auftrags, wenn beide benötigt werden.
Risikoregister
Automatisierte Warnungen bei überfälligen Maßnahmen und Benachrichtigungen der Beteiligten sind ein wesentlicher Bestandteil unseres Risikoregisterangebots. Die Abläufe von Power Automate sind standardmäßig in jeder Risikoregistererstellung enthalten - kein Add-on.
Sind Sie bereit, Dinge nicht mehr manuell zu erledigen?
Nennen Sie uns den Prozess, den Sie automatisieren möchten - was ist der Auslöser, was muss passieren und wer muss es wissen. Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden mit einem vorläufigen Umfang und einem Kostenvoranschlag zurück.
Oder senden Sie uns direkt eine E-Mail an info@leaplytics.de
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