Wir entwickeln Personalmanagement-Apps auf Basis von Power Apps und Dataverse – Zeiterfassung, Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Aufgabenverwaltung aus einer Hand, ergänzt durch ein Live-Dashboard für Führungskräfte. Die Apps werden innerhalb Ihrer Microsoft 365-Mandantenumgebung erstellt, Ihnen als Ihr Eigentum übergeben und sind so konzipiert, dass sie auf einem Tablet in der Produktion, auf einem Smartphone und auf einem Desktop-Computer gleichermaßen gut funktionieren.
Anwesenheit, Abwesenheiten und Aufgaben sind an drei verschiedenen Orten gespeichert – und keiner von ihnen kommuniziert mit den anderen.
Die meisten kleinen und mittelgroßen Teams nutzen hierfür eine Mischung aus Papier-Stundenzetteln, einer gemeinsam genutzten Excel-Datei und mündlichen Anfragen an die Verwaltung. Das funktioniert – bis jemand vergisst, die Tabelle zu aktualisieren, ein Vorgesetzter einen Urlaub genehmigt, der nicht erfasst wurde, oder ein neuer Mitarbeiter keine Ahnung hat, woran er heute eigentlich arbeiten soll. Die Tools, um dies zu beheben, sind bereits in Ihrer Microsoft 365-Lizenz enthalten – sie müssen lediglich in einer einzigen, vernetzten App zusammengeführt werden, anstatt verstreut zu bleiben.
Anwesenheit wird manuell erfasst – oder gar nicht
Das Ein- und Ausstempeln erfolgt auf Papier, in einer Tabellenkalkulation oder gar nicht. Überstunden und Unterstunden werden am Monatsende manuell berechnet – wenn überhaupt. Niemand hat einen Echtzeit-Überblick darüber, wer gerade tatsächlich vor Ort ist.
Urlaubsanträge ohne System
Ein Urlaubsantrag ist eine WhatsApp-Nachricht oder die mündliche Frage: „Ist es in Ordnung, wenn ich mir Freitag frei nehme?“ Der verbleibende Urlaubssaldo wird nur im Kopf oder in einer veralteten Tabelle festgehalten. Krankmeldungen erfolgen per Telefon und werden nie in einer Akte erfasst, die ein Vorgesetzter später einsehen kann.
Aufgaben, die zugewiesen und dann vergessen wurden
Die Aufgaben werden morgens mündlich verteilt und nirgendwo erfasst. Am Nachmittag kann der Vorgesetzte nicht sagen, was erledigt ist, was noch in Arbeit ist und was versäumt wurde – und auch der Mitarbeiter kann das drei Tage später nicht.
Was bietet die App?
Wir entwickeln eine Power Apps-Canvas-App, die auf Dataverse basiert und eine übersichtliche Verwaltung von Rollen und Berechtigungen ermöglicht. Diese App deckt Anwesenheit, Urlaub, Aufgaben und ein Dashboard für Vorgesetzte ab – wobei Power Automate hinter den Kulissen die Genehmigungen und Benachrichtigungen abwickelt. Modularer Aufbau: Beginnen Sie mit dem Kern und fügen Sie später Module hinzu, ohne das bereits funktionierende System neu erstellen zu müssen.
Zeiterfassung
An- und Abmeldung sowie Erfassung von Pausen über Smartphone, Tablet oder PC – keine separate Hardware, keine separate Anmeldung. Zu den typischen Funktionen gehören:
- An- und Abstempeln mit einem Fingertipp und automatischem Zeitstempel
- Pausenerfassung mit konfigurierbaren Regeln (z. B. automatischer Abzug nach einer festgelegten Stundenzahl)
- Automatische Berechnung von Überstunden und Unterstunden im Vergleich zu den vertraglich vereinbarten Arbeitsstunden
- Der Mitarbeiter kann seinen persönlichen Zeitstand jederzeit einsehen – kein Warten auf einen monatlichen Ausdruck
- Manageransicht, die anzeigt, wer derzeit im gesamten Team oder an einem bestimmten Standort angemeldet ist
Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement
Urlaubsanträge, Genehmigungen und Krankmeldungen an einem Ort, statt verstreut in Nachrichten und Telefonaten. Zu den typischen Funktionen gehören:
- Einreichung eines Urlaubsantrags mit Anzeige des verbleibenden Urlaubsguthabens vor dem Absenden
- Genehmigung durch den Vorgesetzten direkt in der App oder über eine Teams-/E-Mail-Benachrichtigung – mit einem Fingertipp genehmigen oder ablehnen
- Erfassung von Krankmeldungen mit automatischer Benachrichtigung des zuständigen Vorgesetzten
- Teamkalenderansicht, aus der hervorgeht, wer im Urlaub ist, damit Führungskräfte die Vertretung im Voraus planen können
- Automatische Neuberechnung des Resturlaubs, sobald ein Antrag genehmigt wird
Aufgabenverwaltung
Von der Geschäftsleitung zugewiesene Aufgaben, die von allen verfolgt und von niemandem vergessen werden. Zu den typischen Funktionen gehören:
- Zuweisung von Aufgaben an einzelne Mitarbeiter mit Priorität und Fälligkeitsdatum
- Statusverfolgung (offen, in Bearbeitung, erledigt) wird direkt vom Gerät des Mitarbeiters aktualisiert
- Automatische Erinnerungen für Aufgaben, deren Fälligkeitstermin bald abläuft oder bereits abgelaufen ist
- Persönliche Aufgabenliste pro Mitarbeiter, sodass jeder die App öffnet und seine eigenen Aufgaben sieht – und nicht ein gemeinsames Durcheinander aus den Aufgaben aller anderen
Kalender & Dashboard
Ein einziger Bildschirm, der die Frage „Was passiert gerade?“ beantwortet – sowohl für den Mitarbeiter als auch für den Vorgesetzten. Zu den typischen Funktionen gehören:
- Outlook-Kalenderintegration für persönliche und gemeinsame Termine
- Manager-Dashboard, das Anwesenheit, offene Aufgaben und anstehende Urlaubstage in einer Ansicht vereint
- Konzipiert für ein Tablet, das zentral im Büro als gemeinsamer Übersichtsbildschirm angebracht ist, sowie für die individuelle Nutzung als Telefon
- Rollenbasierte Zugriffsrechte – Mitarbeiter sehen ihre eigenen Daten, Führungskräfte sehen die Teamansicht
Wie es funktioniert.
1. Anforderungen und Datenmodell
Zunächst ermitteln wir, welche Module Sie vom ersten Tag an benötigen und welche später folgen können, wie Ihre Microsoft 365-Lizenzierung Dataverse unterstützt und wie die genauen Regeln für Überstunden, Urlaubsansprüche und Genehmigungen lauten. Dies wird vor Beginn der Entwicklung dokumentiert und mit Ihnen abgestimmt – wenn die Regeln von Anfang an richtig festgelegt werden, muss später keine Neugestaltung erfolgen.
2. Aufbauen & Iterieren
Die App wird direkt in Ihrem Microsoft 365-Mandanten auf Dataverse erstellt. Sobald die wichtigsten Bildschirme funktionsfähig sind, stellen wir Ihnen eine Arbeitsversion zur Verfügung und berücksichtigen Ihr Feedback, bevor wir die Logik und die Genehmigungsabläufe endgültig festlegen. So können Sie den Fortschritt bereits vor der Freigabe verfolgen und nicht erst bei der Freigabe.
3. UAT-Management
Sie testen die App unter realistischen Arbeitsbedingungen – vom Einstempeln über die Beantragung von Urlaub bis hin zur Zuweisung und Erledigung von Aufgaben. Wir kümmern uns um die Erstellung der Testfälle, koordinieren deren Ausführung und verfolgen sowie beheben etwaige Fehler vor der Inbetriebnahme.
4. Übergabe & Dokumentation
Umfassende Übergabe einschließlich einer detaillierten Dokumentation der App-Logik, des Dataverse-Datenmodells und der zugrunde liegenden Genehmigungsabläufe. Ihr Team erhält Administratorrechte, und die App gehört Ihnen – gehostet in Ihrem Mandanten. Beinhaltet 3 Monate Fehlerbehebung. Laufender Support ist im Rahmen eines Rahmenvertrags verfügbar.
Fang mit dem Wesentlichen an, den Rest fügst du später hinzu.
Nicht jedes Team benötigt vom ersten Tag an alle Module. Wir empfehlen in der Regel, zunächst mit den Modulen zu beginnen, die den größten Teil der manuellen Arbeit ersetzen, und die übrigen Module erst hinzuzufügen, sobald die Kernanwendung im täglichen Einsatz ist:
- Phase 1 – Kern: Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement, Aufgabenverwaltung, Kalender und das Manager-Dashboard
- Phase 2 – Erweiterungen: Je nach Ihrem Geschäftsbereich – Flotten-/Fahrzeugmanagement, Dokumentenmanagement, CRM-Integration oder KI-gestützte Funktionen – lassen sich diese auf derselben Dataverse-Grundlage ergänzen, ohne dass bereits Vorhandenes neu aufgebaut werden muss.
Transparente Preisgestaltung.
Wir arbeiten auf Zeit- und Materialbasis. Sie bezahlen für die tatsächlich geleisteten Arbeitstage zu einem festen Tagessatz – keine Spekulationen über Festpreise, keine versteckten Kosten.
| Modul | Typischer Anwendungsbereich | Vorläufige Kosten (netto) |
|---|---|---|
| Zeiterfassung + Überstundenberechnung | 5–8 Tage | 4.000–6.400 € |
| Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung mit Genehmigungen | 4–7 Tage | 3.200–5.600 € |
| Aufgabenverwaltung + Kalender + Dashboard | 5–9 Tage | 4.000–7.200 € |
| Tagessatz | ab €800/Tag (netto) - 100% remote | |
Module werden in der Regel einzeln bewertet und angeboten; sobald Sie die gesamte erste Phase bestätigt haben, werden sie zu einem einzigen Auftrag zusammengefasst und mit einem Tagessatz versehen. Hinweis: Je nach Ihrem Microsoft 365-Abonnement und der Anzahl der Benutzer sind für Dataverse möglicherweise zusätzliche Power Apps-Lizenzen erforderlich – wir prüfen Ihre Berechtigungen und weisen Sie vor der Angebotserstellung darauf hin.
Früher haben wir die Arbeitszeit auf Papier erfasst, Urlaubsanträge per WhatsApp gestellt und hatten keine Möglichkeit, wirklich zu sehen, wer gerade an was arbeitete. Jetzt läuft alles über eine einzige App, die sowohl auf dem Tablet im Büro als auch auf den Smartphones aller Mitarbeiter funktioniert – und in der Manageransicht sieht man tatsächlich, was gerade los ist, ohne herumfragen zu müssen.
— Betriebsleiter, Kfz-Dienstleistungen, Deutschland
Warum LeapLytics?
Entwickelt, um zu wachsen – nicht, um ersetzt zu werden
Wir konzipieren das Dataverse-Datenmodell von Anfang an mit Blick auf zukünftige Module – Flottenmanagement, Dokumentenmanagement, CRM, KI-Funktionen –, sodass das spätere Hinzufügen eines Moduls nicht bedeutet, dass Sie das bereits Vorhandene neu aufbauen müssen.
Ihre App, Ihr Mandant, Ihre Daten
Alles wird direkt in Ihrer Microsoft 365-Umgebung eingerichtet. Ihre Daten bleiben dort, wo sie sind. Nach der Übergabe erhalten Sie Administratorrechte und die volle Eigentumsrechte – ohne fortlaufende Abhängigkeit von uns oder einer Drittanbieterplattform.
Wir erkundigen uns nach den Ausnahmen, bevor sie zu Problemen werden
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter vergisst, sich abzumelden? Was passiert, wenn ein Urlaubsantrag nachträglich eingereicht wird? Wir erfassen diese Sonderfälle bereits während der Anforderungsphase und nicht erst nach der Inbetriebnahme, denn dann lassen sie sich kostengünstig lösen.
Häufig gestellte Fragen.
Brauchen wir Dataverse, oder lässt sich das auch mit SharePoint-Listen umsetzen?
Für ein kleines Team mit überschaubaren Anforderungen können SharePoint-Listen durchaus geeignet sein. Wir empfehlen in der Regel Dataverse, sobald Mitarbeiterdaten, Rollen und Berechtigungen reibungslos skaliert werden müssen oder wenn Sie zukünftige Module wie Flottenmanagement oder CRM planen. Wir geben Ihnen eine ehrliche Empfehlung auf der Grundlage Ihrer Teamgröße und Ihrer Roadmap – keine Standardantwort.
Ist für Dataverse eine zusätzliche Lizenz erforderlich?
Das ist möglich, abhängig von Ihrem aktuellen Microsoft 365-Abonnement und der Anzahl der Nutzer. Wir prüfen vor der Angebotserstellung Ihre bestehenden Berechtigungen und teilen Ihnen im Voraus genau mit, was gegebenenfalls hinzugefügt werden muss.
Funktioniert die App auf unserem Büro-Tablet genauso gut wie auf Smartphones?
Ja. Die App wurde als responsive „Canvas“-App für Smartphones, Tablets und Desktop-Computer entwickelt, sodass dieselbe App sowohl als persönliches Tool auf dem Smartphone eines Nutzers als auch als gemeinsamer Übersichtsbildschirm auf einem Tablet im Büro genutzt werden kann.
Können wir zunächst nur mit der Zeiterfassung beginnen und den Rest später hinzufügen?
Ja – das ist der gängigste Ansatz. Wir konzipieren das Datenmodell so, dass es von Anfang an alle geplanten Module unterstützt, sodass das spätere Hinzufügen von Urlaubsverwaltung oder Aufgabenverfolgung eine Erweiterung und keine Neuentwicklung darstellt.
Wem gehört die App, nachdem sie entwickelt wurde?
Das tun Sie. Die App wird direkt in Ihrem Microsoft 365-Mandanten bereitgestellt, und Sie erhalten bei der Übergabe volle Administratorrechte. Es gibt keine Anbieterabhängigkeit über die Microsoft 365-Plattform hinaus, die Sie ohnehin bereits nutzen.
Können Sie die Anwendung auch nach der Inbetriebnahme warten?
Ja. Jedes Projekt umfasst eine dreimonatige Fehlerbehebung ohne zusätzliche Kosten. Darüber hinaus sind die laufende Wartung und neue Module im Rahmen eines monatlichen Wartungsvertrags verfügbar.
Wird häufig mit der Mitarbeiter-App kombiniert.
Power Apps
Die Mitarbeiter-App ist im Kern eine Power Apps-Canvas-App. Sollten Sie über die Mitarbeiter-App hinaus weitere eigenständige Formulare oder Apps benötigen, entwickeln wir diese im Rahmen desselben Auftrags.
Leistung automatisieren
Genehmigungsbenachrichtigungen, Erinnerungen an überfällige Aufgaben und Eskalationen bei nicht genehmigten Urlaubsanträgen werden alle hinter der App über Power Automate abgewickelt.
SharePoint
Für Teams, die noch nicht bereit für Dataverse sind, können wir eine erste Version auf Basis von SharePoint-Listen erstellen und diese später migrieren, ohne den täglichen Betrieb zu beeinträchtigen.
Sind Sie bereit, Zeit, Aufgaben und Urlaub in einer einzigen App zu verwalten?
Teilen Sie uns bitte die Größe Ihres Teams, Ihren aktuellen Microsoft 365-Tarif und die Module mit, die Ihnen zu Beginn am wichtigsten sind. Wir melden uns dann innerhalb von 24 Stunden mit einem vorläufigen Umfang und einem Kostenvoranschlag bei Ihnen.
Oder senden Sie uns direkt eine E-Mail an info@leaplytics.de
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