Είναι Δευτέρα πρωί. Έχετε ξοδέψει το μεγαλύτερο μέρος της Παρασκευής για να πάρετε ενημερώσεις για την κατάσταση από πέντε διαφορετικούς διαχειριστές έργων, να συμβιβάσετε ημερομηνίες ορόσημων σε τρία λογιστικά φύλλα και να φτιάξετε μια έκθεση Power BI σε κάτι που δεν θα σας φέρει σε δύσκολη θέση μπροστά στην εκτελεστική επιτροπή. Το ταμπλό φαίνεται μια χαρά. Ίσως και καλά. Και όμως - η πρώτη ερώτηση στη σύσκεψη είναι: "Μπορούμε να εμπιστευτούμε αυτούς τους αριθμούς;".
Αυτή η ερώτηση είναι ο τρόπος σιωπηλής αποτυχίας των περισσότερων συστημάτων αναφοράς χαρτοφυλακίου έργων. Δεν πρόκειται για τεχνικό σφάλμα. Δεν είναι η έλλειψη δεδομένων. Απλώς μια αργή διάβρωση της εμπιστοσύνης που καθιστά την έκθεσή σας αφετηρία για συζήτηση και όχι βάση για αποφάσεις.
Αν αυτό σας ακούγεται οικείο, το πρόβλημα είναι σχεδόν βέβαιο ότι δεν είναι το Power BI. Είναι ο τρόπος με τον οποίο δομείται η αναφορά χαρτοφυλακίου - και γιατί οι συνήθεις διορθώσεις συνεχίζουν να χειροτερεύουν τα πράγματα.
Γιατί η αναφορά χαρτοφυλακίου έργων καταρρέει στο Power BI
Υπάρχει ένα συγκεκριμένο σύνολο συνθηκών που μετατρέπει έναν πίνακα εργαλείων χαρτοφυλακίου Power BI σε κάτι που δημιουργεί περισσότερες ερωτήσεις από όσες απαντά. Κανένα από αυτά δεν είναι προφανές από έξω, και αυτό είναι μέρος του λόγου για τον οποίο είναι τόσο επίμονα.
1. Το μοντέλο δεδομένων είναι κατασκευασμένο για μεμονωμένα έργα και όχι για χαρτοφυλάκια. Οι περισσότερες υλοποιήσεις του Power BI σε περιβάλλοντα έργων ξεκινούν με τα δεδομένα ενός έργου - χρονοδιάγραμμα, προϋπολογισμός, πόροι - και στη συνέχεια επεκτείνονται για να καλύψουν ένα χαρτοφυλάκιο, συσσωρεύοντας περισσότερα από τα ίδια. Το αποτέλεσμα είναι μια έκθεση που μπορεί να σας δείξει αρκετά καλά την κατάσταση των μεμονωμένων έργων, αλλά καταρρέει όταν προσπαθείτε να απαντήσετε σε ερωτήσεις σε επίπεδο χαρτοφυλακίου: Ποια προγράμματα κινδυνεύουν να χάσουν τις δεσμεύσεις του τρίτου τριμήνου; Πού συγκεντρώνονται οι υπερβάσεις του προϋπολογισμού στο χαρτοφυλάκιο; Το υποκείμενο μοντέλο δεν σχεδιάστηκε ποτέ για να απαντήσει σε αυτά τα ερωτήματα, και κανένα ποσό νέων μέτρων δεν θα διορθώσει μια δομική αναντιστοιχία.
2. Τα δεδομένα κατάστασης έρχονται με ασυνέπεια και κανείς δεν έχει την ευθύνη για το πρόβλημα της ποιότητας. Η υποβολή εκθέσεων χαρτοφυλακίου εξαρτάται από τους διαχειριστές έργων που υποβάλλουν έγκαιρες, ειλικρινείς ενημερώσεις κατάστασης. Στην πράξη, κάποιοι υποβάλλουν νωρίς, κάποιοι υποβάλλουν αργά, κάποιοι υποβάλλουν αισιόδοξους αριθμούς για να αποφύγουν την κλιμάκωση. Το Power BI αναφέρει υπάκουα ό,τι λαμβάνει. Το PMO καταλήγει να είναι υπεύθυνο για μια έκθεση που δεν ελέγχει πλήρως - και η ηγεσία καταλήγει να είναι επιφυλακτική απέναντι σε αριθμούς που μπορεί να αντανακλούν ή να μην αντανακλούν την πραγματικότητα. Αυτό δεν είναι πρόβλημα των ανθρώπων. Είναι πρόβλημα διαδικασίας και διακυβέρνησης που κληρονομεί το επίπεδο αναφοράς.
3. Η έκθεση προσπαθεί να εξυπηρετήσει πολλά κοινά ταυτόχρονα. Οι διαχειριστές επιχειρησιακών έργων χρειάζονται λεπτομέρεια σε επίπεδο εργασιών. Οι διαχειριστές προγραμμάτων χρειάζονται παρακολούθηση ορόσημων. Η διευθύνουσα επιτροπή χρειάζεται κατάσταση RAG σε επίπεδο χαρτοφυλακίου και οικονομική έκθεση. Όταν μια έκθεση του Power BI προσπαθεί να τα κάνει όλα αυτά - συνήθως μέσω ενός εκτεταμένου συνόλου σελίδων και φίλτρων - καταλήγει να μην κάνει τίποτα από αυτά ιδιαίτερα καλά. Οι εκτελεστικοί χρήστες σταματούν να την κοιτάζουν επειδή η εύρεση αυτού που χρειάζονται διαρκεί πολύ. Οι διαχειριστές έργων την αγνοούν επειδή η λεπτομέρεια είναι λάθος για την εργασία τους. Και το PMO μένει να διατηρεί μια έκθεση με την οποία κανείς δεν είναι πλήρως ικανοποιημένος.
Τι δοκιμάζουν πρώτα οι περισσότεροι PMOs - και γιατί δεν λειτουργεί
Το ένστικτο όταν ένα ταμπλό χαρτοφυλακίου δεν προσγειώνεται είναι να προσθέσετε περισσότερα σε αυτό. Περισσότερα φίλτρα. Περισσότερες αναλύσεις. Χρωματικά κωδικοποιημένες στήλες κατάστασης που διατρέχουν τρία επίπεδα ιεραρχίας. Μορφοποίηση υπό όρους που τονίζει τα πάντα με κόκκινο χρώμα μέχρι να μην ξεχωρίζει τίποτα. Έχω δει αναφορές με δεκαεπτά σελίδες στις οποίες τα στελέχη πλοηγούνται ζητώντας από το PMO να μοιραστεί την οθόνη τους και να κάνει κλικ για αυτούς.
Η άλλη συνήθης κίνηση είναι η ανακατασκευή του αγωγού δεδομένων. Νέα δομή του SharePoint. Νέοι μετασχηματισμοί Power Query. Μερικές φορές μια κατάλληλη αποθήκη δεδομένων. Αυτή είναι ενίοτε η σωστή απόφαση - αλλά πρόκειται για ένα πολύμηνο έργο που δεν αντιμετωπίζει τον λόγο για τον οποίο η υπάρχουσα έκθεση δεν είναι αξιόπιστη. Μπορεί να έχετε απόλυτα καθαρά δεδομένα που τροφοδοτούν μια έκθεση η οποία εξακολουθεί να μην μπορεί να οδηγήσει σε αποφάσεις.
Υπάρχει επίσης ένα μοτίβο που αξίζει να κατονομάσουμε: αντικατάσταση του Power BI με ένα ειδικό εργαλείο PPM, μόνο και μόνο για να καταλήξουμε με τα ίδια προβλήματα αναφοράς σε ένα νέο περιβάλλον εργασίας. Το εργαλείο αλλάζει. Τα υποκείμενα ερωτήματα σχετικά με το τι πραγματικά χρειάζεται να βλέπει η ηγεσία και πώς τα δεδομένα ρέουν από τα έργα στο χαρτοφυλάκιο - αυτά παραμένουν άλυτα.
Για να είμαστε ειλικρινείς: δεν υπάρχει καμία ασημένια σφαίρα εδώ. Τα προβλήματα αναφοράς χαρτοφυλακίου είναι πάντα εν μέρει πρόβλημα δεδομένων, εν μέρει πρόβλημα διαδικασίας και εν μέρει πρόβλημα σχεδιασμού. Όποιος σας λέει το αντίθετο, υπεραπλουστεύει. Αλλά το επίπεδο σχεδιασμού είναι συνήθως το πιο γρήγορο για να διορθωθεί, και σχεδόν πάντα αντιμετωπίζεται τελευταίο.
Τι πραγματικά βοηθάει: Σχεδιασμός για την απόφαση, όχι για τα δεδομένα
Το πιο χρήσιμο πλαίσιο είναι να ξεκινήσετε από τις πραγματικές ερωτήσεις της διευθύνουσας επιτροπής - τα τρία ή τέσσερα πράγματα που πρέπει να έχουν αποφασίσει κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης - και να σχεδιάσετε προς τα πίσω από εκεί. Όχι "τι δεδομένα έχουμε", αλλά "τι πρέπει να δει ένας ιδιοκτήτης χαρτοφυλακίου για να αποφασίσει αν θα προχωρήσει ή όχι σε ένα πρόγραμμα με καθυστέρηση".
Στην πράξη, αυτό σημαίνει συνήθως έναν αυστηρό διαχωρισμό μεταξύ της εκτελεστικής και της επιχειρησιακής άποψης. Το επίπεδο διεύθυνσης χρειάζεται συγκεντρωτική παρουσίαση σε επίπεδο χαρτοφυλακίου: συνολική κατάσταση του χρονοδιαγράμματος, έκθεση στον προϋπολογισμό ανά πρόγραμμα, σαφές μήνυμα σχετικά με το ποια έργα είναι υποψήφια για κλιμάκωση. Θα πρέπει να μπορεί να διαβαστεί σε λιγότερο από δύο λεπτά χωρίς να χρειάζεται να κάνετε κλικ σε τίποτα. Το επιχειρησιακό επίπεδο - αυτό που χρησιμοποιούν πραγματικά οι διαχειριστές έργων και οι επικεφαλής προγραμμάτων - μπορεί να μεταφέρει τις λεπτομέρειες. Πρόκειται για δύο διαφορετικά ακροατήρια με διαφορετικές ανάγκες, και η προσπάθεια να εξυπηρετηθούν και τα δύο σε μία έκθεση είναι το σημείο όπου τα περισσότερα ταμπλό χαρτοφυλακίου του Power BI κάνουν λάθος.
Οι επιλογές οπτικοποίησης έχουν μεγαλύτερη σημασία από ό,τι οι περισσότεροι PMO συνειδητοποιούν. Μια κατάσταση με φωτεινή ένδειξη που δεν δείχνει την τάση - αν ένα έργο μόλις έγινε πορτοκαλί ή αν είναι πορτοκαλί εδώ και έξι εβδομάδες - είναι λιγότερο χρήσιμη από ό,τι φαίνεται. Μια επισκόπηση ορόσημων τύπου Gantt που δείχνει την απόκλιση του χρονοδιαγράμματος σε όλο το χαρτοφυλάκιο επικοινωνεί κάτι που δεν μπορεί να επικοινωνήσει ένας πίνακας ημερομηνιών. Η επιλογή του οπτικού υλικού δεν είναι διακοσμητική- είναι η διαφορά μεταξύ μιας έκθεσης που προτρέπει σε μια απόφαση και μιας που προκαλεί μια ερώτηση.
Αυτός είναι ο τομέας όπου τα ειδικά κατασκευασμένα οπτικά στοιχεία του Power BI για περιβάλλοντα διαχείρισης έργων κάνουν πραγματική διαφορά. Η LeapLytics κατασκευάζει πιστοποιημένα προσαρμοσμένα οπτικά στοιχεία ειδικά για αυτό το σκοπό - πράγματα όπως Γραφικά διαγράμματα Gantt και δείκτες φωτεινών σηματοδοτών που έχουν σχεδιαστεί για την αναφορά χαρτοφυλακίου, και δεν έχουν επαναχρησιμοποιηθεί από γενικές περιπτώσεις χρήσης BI. Δεν λύνουν το πρόβλημα του μοντέλου δεδομένων ή το πρόβλημα της διακυβέρνησης, αλλά όταν η δομή είναι σωστή, κάνουν την παραγωγή σημαντικά πιο ευανάγνωστη για τους ανθρώπους που έχουν μεγαλύτερη σημασία.
Πριν και μετά: Τι αλλάζει όταν η αναφορά χαρτοφυλακίου λειτουργεί πραγματικά
Ένα μεσαίου μεγέθους PMO υποδομών - περίπου 40 ενεργά έργα σε τέσσερα προγράμματα - έφτασε στο σημείο όπου η μηνιαία ανασκόπηση του χαρτοφυλακίου τους διαρκούσε τρεις ώρες αντί για ενενήντα λεπτά, κυρίως επειδή κάθε αναφερόμενη κατάσταση προκαλούσε μια συζήτηση για το αν οι αριθμοί ήταν τρέχοντες. Οι διαχειριστές έργων υπέβαλαν ενημερώσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το PMO ενημέρωνε χειροκίνητα ένα κύριο αρχείο Excel. Το Power BI διάβαζε από αυτό το αρχείο. Η αλυσίδα εισήγαγε τουλάχιστον μια εβδομάδα καθυστέρηση μεταξύ της πραγματικότητας και της έκθεσης.
Ο επανασχεδιασμός είχε τρία μέρη: μια τυποποιημένη διαδικασία υποβολής της κατάστασης με σταθερό όριο την Παρασκευή, το οποίο το Power BI διάβαζε απευθείας, έναν σαφή διαχωρισμό μεταξύ μιας εκτελεστικής μονοσέλιδης σελίδας (RAG χαρτοφυλακίου, πέντε κορυφαίοι κίνδυνοι, απόκλιση προϋπολογισμού ανά πρόγραμμα) και μιας επιχειρησιακής προβολής σε επίπεδο προγράμματος, και την αντικατάσταση ενός γενικού στοιβαγμένου ραβδογράμματος με ένα κατάλληλο οπτικό χρονοδιάγραμμα ορόσημων που έδειχνε την απόκλιση του χρονοδιαγράμματος με μια ματιά.
Η συνάντηση της διεύθυνσης μειώθηκε από τρεις ώρες σε εβδομήντα λεπτά. Το πιο σημαντικό είναι ότι το εναρκτήριο ερώτημα έπαψε να είναι "μπορούμε να το εμπιστευτούμε αυτό;" και άρχισε να είναι "τι κάνουμε με το πρόγραμμα Β;". Αυτή η μετατόπιση - από την επικύρωση των δεδομένων στη λήψη αποφάσεων - είναι ο πραγματικός στόχος. Όλα τα άλλα είναι υποδομές.
Σύμφωνα με Έρευνα του PMI σχετικά με την αποτελεσματικότητα του PMO, οι οργανισμοί με ώριμες διαδικασίες υποβολής εκθέσεων χαρτοφυλακίου ολοκληρώνουν σημαντικά περισσότερα έργα εγκαίρως και εντός του προϋπολογισμού. Η ίδια η υποβολή εκθέσεων δεν είναι αυτό που το προκαλεί αυτό - αλλά η κακή υποβολή εκθέσεων αποκρύπτει ενεργά τα σήματα που θα επέτρεπαν την έγκαιρη παρέμβαση.
Από πού να ξεκινήσετε
Εάν η έκθεση χαρτοφυλακίου σας δημιουργεί περισσότερες συζητήσεις στη συνεδρίαση παρά αποφάσεις καθοδήγησης, η ταχύτερη διαγνωστική μέθοδος είναι να ρωτήσετε: τι αποφασίζει στην πραγματικότητα η εκτελεστική επιτροπή με βάση αυτή την έκθεση; Εάν η ειλικρινής απάντηση είναι "όχι πολλά", η έκθεση δεν κάνει τη δουλειά της - ανεξάρτητα από το πόσο τεχνικά στέρεη είναι η υποκείμενη κατασκευή του Power BI.
Ξεκινήστε από εκεί. Καθορίστε τις τρεις αποφάσεις που πρέπει να λαμβάνει η διευθύνουσα επιτροπή κάθε μήνα. Χτίστε προς τα πίσω. Στη συνέχεια, ασχοληθείτε με τα οπτικά στοιχεία.
Αν το έχετε ήδη ξεπεράσει αυτό και το πρόβλημα είναι το ίδιο το επίπεδο Power BI, το Οπτική βιβλιοθήκη LeapLytics αξίζει να ρίξετε μια ματιά - ειδικά κατασκευασμένο για περιβάλλοντα αναφοράς διαχείρισης έργων, πιστοποιημένο από τη Microsoft και διαθέσιμο για δοκιμή απευθείας. Ξεκινήστε μια δωρεάν δοκιμή εδώ και δοκιμάστε τα με τα πραγματικά δεδομένα του χαρτοφυλακίου σας.
