Hankintaryhmälläsi on liikaa työtä. Tekoäly voi auttaa.
Hankintatyö on hankintatyötä. Toimittajat. Sopimukset. Tilaukset. Hyväksynnät. Menojen seuranta. Jatkuva etsimisen, ostamisen ja hallinnan sykli.
Suurin osa siitä noudattaa kaavoja. Etsi toimittaja. Pyydä tarjouksia. Käsittele tilaus. Tarkista lasku. Uudista sopimus. Toista.
Tekoäly on luotu tätä varten. Se analysoi toimittajia nopeammin kuin kukaan ihminen. Se ei koskaan jätä sopimuksen uusimista väliin. Se löytää säästömahdollisuuksia tiedoista, joita kukaan ei ehdi tarkastella.
Tämä ei korvaa hankintatiimiäsi. Se tekee siitä nopeamman. Se hoitaa rutiinit, jotta työntekijäsi voivat keskittyä strategiseen hankintaan ja suhteisiin.
Hankintatyön todellisuus tänään
Hankintatiimit ovat kireällä. Lisää toimittajia. Enemmän vaatimustenmukaisuusvaatimuksia. Enemmän paineita kustannusten leikkaamiseen. Vähemmän aikaa strategiseen toimintaan.
Ostajat käyttävät tuntikausia transaktiotyöhön sen sijaan, että neuvottelisivat paremmista kaupoista. Sopimusten uusiminen hiipii. Kulutustiedot ovat järjestelmissä, mutta kukaan ei analysoi niitä. Kulutuksen poikkeavuuksia tapahtuu, koska prosessi on liian hidas.
Säästömahdollisuudet jäävät käyttämättä. Toimittajariskit jäävät huomaamatta. Kaikilla on kiire käsitellä, ei optimoida.
Ei siksi, etteivät ihmiset olisi hyviä työssään. Koska transaktionaalista työtä on yksinkertaisesti liikaa, eikä strategialle ole riittävästi aikaa.
Missä tekoälyllä on todellista merkitystä
Tekoäly toimii parhaiten siellä, missä on dataa ja malleja. Hankinnoissa on molempia.
Seuraavassa on viisi alaa, joilla tekoäly tuottaa todellisia tuloksia - ei hypeä, vaan todellisia säästöjä ja aikaa.
1. Toimittajien löytäminen ja arviointi
Hyvien toimittajien löytäminen vie aikaa. Vaihtoehtojen tutkiminen. Pätevyyden tarkistaminen. Riskien arviointi. Tarjousten hankkiminen.
Ja pitäytyä samoissa toimittajissa, koska "olemme aina käyttäneet niitä"? Se on rahan jättämistä pöydälle.
Mitä tekoäly tekee
Tunnistaa mahdolliset toimittajat.
Tekoäly etsii tarpeittesi perusteella toimittajia, joita et ehkä olisi löytänyt. Uusia vaihtoehtoja parempiin tarjouksiin.
Arvioi toimittajariskiä.
Taloudellinen vakaus. Vaatimustenmukaisuushistoria. Uutiset ja maine. Tekoäly kerää tietoja ja merkitsee mahdolliset riskit.
Pisteet toimittajan pätevyys.
Sertifikaatit. Kyvyt. Toimintakertomus. Tekoäly arvioi toimittajat kriteerien perusteella automaattisesti.
Vertailee lainauksia älykkäästi.
Ei vain hinta-kokonaiskustannukset. Ehdot. Laatuindikaattorit. Tekoäly auttaa sinua vertailemaan omenoita omenoihin.
Seuraa markkinatietoja.
Hintakehitys. Tarjontaolosuhteet. Toimialan muutokset. Tekoäly seuraa markkinatekijöitä, jotka vaikuttavat hankintapäätöksiin.
Mitä tämä tarkoittaa sinulle
- CPO:lle: Parempi toimittajien valinta. Pienempi riski. Kilpailukykyisempi hinnoittelu. Strateginen hankinta reaktiivisen ostamisen sijaan.
- Hankintapäälliköille: Nopeampi toimittajien arviointi. Luottamus toimittajavalintoihin. Aikaa neuvotteluihin tutkimuksen sijaan.
- Yritykselle: Paremmat toimittajat. Paremmat hinnat. Vähemmän toimituskatkoksia.
Lisätietoja tekoälystä toimittajien löytämisessä ja arvioinnissa →
2. Ostopyynnöt ja tilaaminen
Tilauksia tulee jatkuvasti. Pyyntöjä jokaiselta osastolta. Hyväksymisiä jahdattavana. Ostotilaukset luotava. Seurattavat vahvistukset.
Kun prosessi on hidas, ihmiset ohittavat sen. Tapahtuu eriskummallisia menoja. Vaatimustenmukaisuus kärsii.
Mitä tekoäly tekee
Käsittelee tilauspyynnöt automaattisesti.
Tavallinen pyyntö? Tekoäly validoi, lähettää hyväksyntää varten ja luo tilauksen. Rutiinitilauksia ei tarvitse käsitellä manuaalisesti.
Reitittää hyväksynnät älykkäästi.
Tekoäly lähettää pyynnöt määrän, luokan ja käytäntöjen perusteella oikeille hyväksyjille. Ei epäselvyyttä siitä, kuka hyväksyy mitäkin.
Ehdottaa ensisijaisia toimittajia.
Tekoäly suosittelee tavanomaisia hankintoja varten sopimustoimittajia, joilla on parhaat ehdot. Sisäänrakennettu vaatimustenmukaisuus.
Validoi sopimuksia vastaan.
Onko tämä hinta oikea? Käytämmekö sovittuja ehtoja? Tekoäly tarkistaa tilaukset sopimusehtojen perusteella.
Seuraa tilauksen tilaa.
Missä tilaukseni on? Milloin se saapuu? Tekoäly valvoo tilaa ja ilmoittaa ennakoivasti viivästyksistä.
Mitä tämä tarkoittaa sinulle
- CPO:lle: Sopimuksen noudattaminen paranee. Vähemmän poikkeavia menoja. Nopeammat hankintasyklit.
- Ostajille: Lopeta rutiinitilausten käsittely manuaalisesti. Keskity monimutkaisiin hankintoihin, jotka vaativat asiantuntemusta.
- Pyynnön esittäjille: Nopeammat tilaukset. Selkeä tila. Helppo prosessi, jota ihmiset todella noudattavat.
Lisätietoja ostopyyntöjen ja tilausten tekoälystä →
3. Sopimuksen hallinnointi
Sopimukset kasaantuvat. Toimittajasopimukset. Palvelusopimukset. Lisenssisopimukset. Jokaisella on erilaiset ehdot, päivämäärät ja velvoitteet.
Uudistukset jäävät tekemättä. Ehdot unohtuvat. Kukaan ei tiedä, mistä oikeastaan sovimme.
Mitä tekoäly tekee
Poimii keskeiset termit automaattisesti.
Hinnat. Volyymit. Irtisanomislausekkeet. Uusimispäivämäärät. Tekoäly lukee sopimuksia ja poimii niistä olennaiset asiat.
Seuraa uusimispäivämääriä.
Automaattinen uusiminen tulossa? Irtisanomisaika lähestyy? Tekoäly varoittaa sinua ennen määräaikojen umpeutumista.
Vertailee sopimusehtoja.
Miten tämä sopimus vertautuu muihin sopimuksiin? Markkinastandardeihin? Tekoäly korostaa poikkeamia.
Valvoo ehtojen noudattamista.
Noudatammeko volyymisitoumuksia? Pitääkö toimittaja SLA:t? Tekoäly seuraa sopimuksen suorituskykyä.
Ehdottaa neuvottelukohtia.
Sopimusanalyysin ja markkinatietojen perusteella tekoäly tunnistaa ehdot, joita on syytä painostaa uusimisen yhteydessä.
Mitä tämä tarkoittaa sinulle
- CPO:lle: Ei myöhästyneitä uudistuksia. Parempi neuvotteluasema. Näkyvyys sopimusvelvoitteisiin.
- Hankintapäälliköille: Tiedä, mitä sopimuksissasi on lukematta jokaista sivua. Valmistaudu uusimiseen tietojen avulla.
- Yritykselle: Paremmat sopimusehdot. Tavarantoimittajien vastuuvelvollisuus. Rahaa ei jätetä pöydälle.
Lisätietoja AI for Contract Management →
4. Menojen analysointi ja optimointi
Käytät rahaa kaikkialla. Mutta mihin tarkalleen ottaen? Minkä toimittajien kanssa? Millä ehdoilla? Millä hinnoilla verrattuna markkinoihin?
Ilman näkyvyyttä et voi optimoida. Entä kulutuksen analysointi manuaalisesti? Se on projekti, johon kenelläkään ei ole aikaa.
Mitä tekoäly tekee
Luokittelee kulut automaattisesti.
Jokainen liiketoimi luokitellaan. Luokittain. Toimittajan mukaan. Osastoittain. Puhtaat tiedot ilman manuaalista merkintää.
Tunnistaa säästömahdollisuudet.
Saman tuotteen hinnanvaihtelut. Toimittajat veloittavat enemmän kuin toiset. Volyymin konsolidointimahdollisuudet. Tekoäly löytää rahat.
Havaitsee poikkeavat menot.
Sopimusten ulkopuoliset ostot. Ei-edulliset toimittajat. Toimintaperiaatteiden rikkominen. Tekoäly havaitsee sääntöjenvastaiset menot.
Vertailuarvot markkinoihin nähden.
Maksammeko liikaa? Miten hintamme ovat vertailukelpoisia? Tekoäly tarjoaa kontekstin kulutuksellesi.
Ennustaa tulevia menoja.
Tekoäly ennustaa kulutuksesi malleihin ja sitoumuksiin perustuen. Parempi budjetointi.
Mitä tämä tarkoittaa sinulle
- CPO:lle: Selkeä näkyvyys kulutukseen. Määrälliset säästömahdollisuudet. Tiedot neuvottelujen ohjaamiseksi.
- Hankintapäälliköille: Tiedät, mihin rahat menevät ilman rakennuskertomuksia. Keskity vaikuttaviin luokkiin.
- Rahoituksen osalta: Parempi budjettitarkkuus. Perustellut hankintainvestoinnit. Dokumentoidut säästöt.
Lisätietoja tekoälystä menojen analysoinnissa ja optimoinnissa →
5. Toimittajien suorituskyky ja riskienhallinta
Olet riippuvainen tavarantoimittajista. Kun he epäonnistuvat, sinä epäonnistut. Toimitukset myöhästyvät. Laatuongelmat. Taloudelliset ongelmat. Vaatimusten noudattamatta jättäminen.
Valvotko jokaista toimittajaa manuaalisesti? Mahdotonta. Mutta riskien huomiotta jättäminen? Vaarallista.
Mitä tekoäly tekee
Seuraa toimittajien suorituskykyä.
Toimitus ajallaan. Laatumittarit. Reagointikyky. Tekoäly seuraa suorituskykytietoja jatkuvasti.
Pisteyttää toimittajasuhteet.
Tekoäly arvioi toimittajat suorituskyvyn, riskien ja arvon perusteella. Näet, kuka toimittaa ja kuka ei.
Havaitsee riskisignaalit.
Taloudellisia ongelmia? Negatiivisia uutisia? Vaatimustenmukaisuuteen liittyvät ongelmat? Tekoäly tarkkailee ulkoisia signaaleja ja hälyttää sinut ajoissa.
Ennustaa toimitushäiriöitä.
Tekoäly tunnistaa mallien ja ulkoisten tekijöiden perusteella toimittajat, joilla on todennäköisesti ongelmia.
Seuraa vaatimustenmukaisuuden tilaa.
Ovatko todistukset voimassa? Vakuutus voimassa? Ovatko vaaditut asiakirjat tallessa? Tekoäly valvoo ja hälyttää, kun asiat vanhenevat.
Mitä tämä tarkoittaa sinulle
- CPO:lle: Ennakoiva riskienhallinta. Toimittajien vastuuvelvollisuus tietojen avulla. Suojattu toimitusketju.
- Hankintapäälliköille: Tiedä, mitä toimittajia kannattaa tarkkailla. Todisteet vaikeiden toimittajakeskustelujen varalle.
- Yritykselle: Vähemmän toimituskatkoksia. Parempi toimittajien laatu. Pienempi riskialttius.
Tärkeää: Tekoäly tarjoaa näkyvyyttä ja analyysejä, mutta toimittajasuhteiden hallinnassa tarvitaan edelleen ihmisen harkintaa. Strategiset päätökset kumppanuuksista jäävät tiimillesi.
Lisätietoja AI for Supplier Performance & Risk Management →
Mitä tekoäly ei tee
Rajoitukset on tehtävä selviksi.
Tekoäly ei korvaa hankinta-alan ammattilaisia. Se ei neuvottele monimutkaisia sopimuksia. Se ei hallinnoi strategisia toimittajasuhteita. Se ei tee päätöksiä hinnan, laadun ja riskien välisistä kompromisseista.
Se hoitaa rutiinit. Tutkimus. Analyysin. Seuranta. Tapahtumien käsittely.
Hankintatiimisi tekee edelleen strategista työtä. He vain tekevät sen paremmin, koska heillä on tietoa ja aikaa.
Lopputulos
Hankintatiimit, jotka käyttävät tekoälyä hyvin, eivät työskentele vähemmän. Ne työskentelevät eri tavalla.
Tilausten käsittelyn sijaan he neuvottelevat paremmista tarjouksista. Tietojen metsästämisen sijaan he analysoivat ja toimivat. Sen sijaan, että he reagoivat toimittajien ongelmiin, he ehkäisevät niitä.
Tulos:
- Todelliset säästöt tunnistettu ja otettu talteen
- Nopeammat hankintasyklit
- Pienempi toimittajariski
- Hankinta-alan ammattilaiset tekevät työtä, jossa heidän asiantuntemustaan todella tarvitaan.
- Strateginen hankinta transaktionaalisen ostamisen sijaan
Tässä ei ole kyse tiimisi korvaamisesta. Kyse on siitä, että heistä tehdään tehokkaampia.
Oletko valmis näkemään, mikä on mahdollista?
Jokainen hankintatiimi on erilainen. Sinun kategorioidesi eivät ole samanlaisia kuin muiden. Toimittajakannallasi on omat erityispiirteensä. Painopisteesi riippuvat liiketoiminnastasi.
Emme myy yhden koon ratkaisuja. Tarkastelemme erityisiä hankintahaasteitasi. Tunnistamme, missä tekoäly voi todella auttaa. Rakennamme järjestelmiä, jotka sopivat työskentelytapoihisi.
Ei hypeä. Ei lupauksia, joita emme voi pitää. Vain käytännöllistä tekoälyä, joka tekee hankintatiimistäsi tehokkaamman.
