Kehitämme Power Apps- ja Dataverse-alustoille työntekijöiden hallintaan tarkoitettuja sovelluksia – työajan seuranta, lomahakemukset, sairauslomat ja tehtävien hallinta yhdessä paikassa, sekä reaaliaikainen hallintapaneeli esimiehille. Sovellukset rakennetaan suoraan Microsoft 365 -vuokraajasi sisälle, luovutetaan sinun omaksesi ja ne on suunniteltu toimimaan yhtä hyvin tuotantotilan tabletilla, puhelimella kuin pöytätietokoneellakin.
Läsnäolotiedot, lomat ja tehtävät ovat tallennettuina kolmeen eri paikkaan – eikä näiden välillä ole minkäänlaista yhteyttä.
Useimmat pienet ja keskisuuret tiimit hoitavat tämän yhdistelmällä paperisia tuntilomakkeita, jaettua Excel-tiedostoa ja suullisia pyyntöjä toimistolle. Se toimii, kunnes joku unohtaa päivittää taulukkoa, esimies hyväksyy loman, jota kukaan ei ole kirjannut, tai uusi työntekijä ei tiedä, mitä hänen pitäisi tehdä tänään. Työkalut tämän korjaamiseen sisältyvät jo Microsoft 365 -lisenssiisi – ne on vain integroitava yhdeksi yhtenäiseksi sovellukseksi sen sijaan, että ne ovat hajallaan.
Läsnäolo kirjataan käsin – tai ei lainkaan
Työajan alkamis- ja päättymisajat kirjataan paperille, taulukkoon – tai ei lainkaan. Ylityötunnit ja alityötunnit lasketaan manuaalisesti kuukauden lopussa, jos niitä ylipäätään lasketaan. Kukaan ei näe reaaliaikaisesti, ketkä ovat tällä hetkellä paikalla.
Lomapyynnöt ilman järjestelmää
Lomapyyntö on WhatsApp-viesti tai suullinen kysymys: ”Voinko ottaa perjantain vapaaksi?” Jäljellä olevat lomapäivät pysyvät jonkun päässä tai vanhentuneessa taulukossa. Sairauspoissaolot ilmoitetaan puhelimitse, eivätkä ne koskaan päädy mihinkään rekisteriin, jota esimies voisi myöhemmin tarkastella.
Tehtävät on annettu, mutta ne on sitten unohdettu
Työtehtävät jaetaan aamulla suullisesti, eikä niiden etenemistä seurata millään tavalla. Iltapäivällä esimies ei osaa sanoa, mikä on saatu valmiiksi, mikä on kesken ja mikä on jäänyt tekemättä – eikä myöskään työntekijä kolme päivää myöhemmin.
Mitä sovelluksessa on.
Rakennamme yhden Power Apps -kanvas-sovelluksen, jonka taustalla toimii Dataverse selkeän rooli- ja käyttöoikeuksien hallinnan varmistamiseksi. Sovellus kattaa läsnäolon, lomat, tehtävät sekä esimiehen hallintapaneelin – ja Power Automate hoitaa hyväksynnät ja ilmoitukset taustalla. Suunnittelu on modulaarinen: aloita ydinosa, lisää moduuleja myöhemmin ilman, että jo toimivaa osaa tarvitsee rakentaa uudelleen.
Työajan seuranta
Työajan alkaminen, päättyminen ja taukojen kirjaaminen puhelimella, tabletilla tai tietokoneella – ilman erillistä laitteistoa tai erillistä kirjautumista. Tyypillisiä ominaisuuksia ovat:
- Työajan kirjaaminen sisään ja ulos yhdellä napautuksella sekä automaattinen aikaleima
- Työtuntien seuranta määritettävien sääntöjen avulla (esim. automaattinen vähennys tietyn tuntimäärän jälkeen)
- Ylityötuntien ja alityötuntien automaattinen laskeminen sovittuihin työtunteihin nähden
- Työntekijä voi tarkastella omaa työajan saldoaan milloin tahansa – kuukausittaista tulosteita ei tarvitse odottaa
- Esimiehen näkymä, josta näkyy, ketkä ovat tällä hetkellä kirjautuneet töihin, joko koko tiimin osalta tai tietyn toimipisteen osalta
Loma- ja poissaolojen hallinta
Lomapyynnöt, lomien hyväksynnät ja sairauslomat yhdessä paikassa sen sijaan, että ne olisivat hajallaan viesteissä ja puhelinkeskusteluissa. Tyypillisiä ominaisuuksia ovat:
- Lomahakemuksen lähettämisen yhteydessä näkyy jäljellä oleva lomapäivien saldo ennen lähettämistä
- Esimiehen hyväksyntä suoraan sovelluksessa tai Teams-ilmoituksen tai sähköpostiviestin kautta; hyväksyminen tai hylkääminen yhdellä napautuksella
- Sairauspoissaolojen kirjaaminen ja automaattinen ilmoitus asianomaiselle esimiehelle
- Tiimin kalenterinäkymä, josta näkyy, kuka on lomalla, jotta esimiehet voivat suunnitella sijaisjärjestelyt etukäteen
- Jäljellä olevan loman automaattinen uudelleenlaskenta heti, kun lomahakemus on hyväksytty
Tehtävien hallinta
Johdon antamat tehtävät, joita kaikki seuraavat ja joita kukaan ei unohda. Tyypillisiä ominaisuuksia ovat:
- Tehtävien osoittaminen yksittäisille työntekijöille prioriteetin ja määräajan mukaan
- Tilan seuranta (avoin, käynnissä, valmis) päivitetään suoraan työntekijän laitteelta
- Automaattiset muistutukset tehtävistä, joiden määräaika lähestyy tai on jo umpeutunut
- Jokaisella työntekijällä on oma tehtävälista, joten jokainen avaa sovelluksen ja näkee omat tehtävänsä, eikä yhteistä sekamelskaa, jossa näkyvät kaikkien muiden tehtävät
Kalenteri ja hallintapaneeli
Yksi näyttö, joka kertoo, ”mitä juuri nyt tapahtuu” – sekä työntekijälle että esimiehelle. Tyypillisiä ominaisuuksia ovat:
- Outlook-kalenterin integrointi henkilökohtaisiin ja jaettuihin tapaamisiin
- Johtajan hallintapaneeli, jossa läsnäolotiedot, keskeneräiset tehtävät ja tulevat lomat on koottu yhteen näkymään
- Suunniteltu tabletille, joka on sijoitettu toimiston keskelle yhteiseksi yleiskatsausnäytöksi, sekä henkilökohtaiseen puhelinkäyttöön
- Roolipohjainen näkyvyys – työntekijät näkevät omat tietonsa, esimiehet näkevät tiimin näkymän
Miten se toimii.
1. Vaatimukset ja tietomalli
Aloitamme kartoittamalla, mitä moduuleja tarvitset heti alusta alkaen ja mitkä voidaan ottaa käyttöön myöhemmin, miten Microsoft 365 -lisenssisi tukee Dataversea sekä ylityötunteja, lomapäivien kertymistä ja hyväksyntöjä koskevat tarkat säännöt. Nämä asiat dokumentoidaan ja sovitaan kanssasi ennen kehitystyön aloittamista – sääntöjen määrittäminen heti alussa estää niiden uudelleenmäärittelyn myöhemmin.
2. Rakenna ja toista
Sovellus rakennetaan suoraan Microsoft 365 -vuokraajasi Dataverse-alustalle. Jaamme toimivan version heti, kun keskeiset näytöt ovat käyttövalmiita, ja otamme palautteesi huomioon ennen logiikan ja hyväksymisprosessien viimeistelyä. Näet projektin etenemisen jo ennen lopullista hyväksyntää, et vasta hyväksynnän yhteydessä.
3. UAT-hallinta
Testaat sovellusta todellisissa työpäivissä – kirjautumalla töihin, pyytämällä lomaa sekä määrittämällä ja suorittamalla tehtäviä. Me huolehdimme testitapausten luomisesta, koordinoimme niiden suorittamista sekä seuraamme ja korjaamme mahdolliset virheet ennen järjestelmän käyttöönottoa.
4. Luovutus ja dokumentointi
Täydellinen luovutus, joka sisältää sovelluksen logiikan, Dataverse-tietomallin ja niiden taustalla olevien hyväksyntäprosessien dokumentoinnin näyttö kerrallaan. Tiimillesi myönnetään järjestelmänvalvojan oikeudet, ja sovellus siirtyy omistukseenne – se isännöidään teidän vuokralaisympäristössänne. Sisältää 3 kuukauden vikojen korjauspalvelun. Jatkuvaa tukea on saatavilla ennakkomaksuperusteisesti.
Aloita ytimestä, lisää loput myöhemmin.
Kaikki tiimit eivät tarvitse kaikkia moduuleja heti alusta alkaen. Suosittelemme yleensä aloittamaan niistä moduuleista, jotka korvaavat eniten manuaalista työtä, ja lisäämään loput vasta, kun ydinsovellus on jo päivittäisessä käytössä:
- Vaihe 1 – Ydin: Työajan seuranta, loma- ja poissaolojen hallinta, tehtävien hallinta, kalenteri sekä esimiehen hallintapaneeli
- Vaihe 2 – Laajennukset: Liiketoimintasi mukaan – ajoneuvokannan tai ajoneuvojen hallinta, asiakirjojen hallinta, CRM-integraatio tai tekoälyavusteiset toiminnot – voidaan lisätä samalle Dataverse-alustalle ilman, että olemassa olevaa järjestelmää tarvitsee rakentaa uudelleen
Avoin hinnoittelu.
Toimimme aika- ja materiaalipohjaisella mallilla. Maksat tosiasiallisesti työstetyistä päivistä kiinteän päivähinnan mukaan – ei arvailua kiinteän hinnan suhteen, ei piilokustannuksia.
| Moduuli | Tyypillinen soveltamisala | Ohjeelliset kustannukset (netto) |
|---|---|---|
| Työajan seuranta + ylityötuntien laskenta | 5–8 päivää | 4 000–6 400 euroa |
| Loma- ja poissaolojen hallinta sekä hyväksynnät | 4–7 päivää | 3 200–5 600 euroa |
| Tehtävien hallinta + kalenteri + koontinäyttö | 5–9 päivää | 4 000–7 200 euroa |
| Päivähinta | alkaen 800 €/vrk (netto) - 100% kaukosäädin | |
Moduulit määritellään ja hinnoitellaan yleensä erikseen, minkä jälkeen ne yhdistetään yhdeksi toimeksiannoksi ja päivähinnaksi, kun olet vahvistanut koko ensimmäisen vaiheen. Huomautus: Microsoft 365 -sopimuksestasi ja käyttäjämäärästä riippuen Dataverse saattaa edellyttää lisälisenssejä Power Apps -sovellukselle – tarkistamme käyttöoikeutesi ja ilmoitamme asiasta ennen tarjouksen laatimista.
Aiemmin työajan seuranta hoidettiin paperilla, lomahakemukset lähetettiin WhatsAppin kautta, eikä meillä ollut mitään kunnollista tapaa selvittää, kuka mitäkin tehtävää parhaillaan teki. Nyt kaikki on yhdessä sovelluksessa, joka toimii sekä toimiston tabletilla että jokaisen puhelimella – ja esimiehen näkymästä näkee suoraan, mitä on meneillään, ilman että tarvitsee kysellä ympäriinsä.
— Toimintapäällikkö, autoteollisuuden palvelut, Saksa
Miksi LeapLytics?
Suunniteltu kasvamaan, ei korvattavaksi
Suunnittelemme Dataverse-tietomallin alusta alkaen tulevia moduuleja silmällä pitäen – ajoneuvokannan hallinta, asiakirjojen hallinta, CRM, tekoälyominaisuudet – jotta moduulin lisääminen myöhemmin ei tarkoita jo olemassa olevan järjestelmän uudelleenrakentamista.
Sinun sovelluksesi, sinun vuokralaisesi, sinun tietosi
Kaikki on rakennettu Microsoft 365 -ympäristösi sisälle. Tietosi pysyvät siellä missä ne ovat. Kun luovutamme järjestelmän, saat järjestelmänvalvojan oikeudet ja täyden omistusoikeuden – et ole enää riippuvainen meistä tai kolmannen osapuolen alustasta.
Kysymme poikkeuksista ennen kuin niistä tulee ongelmia
Mitä tapahtuu, jos työntekijä unohtaa kirjautua ulos? Mitä tapahtuu, jos lomahakemus jätetään jälkikäteen? Kartoitamme nämä poikkeustapaukset jo vaatimusten määrittelyn yhteydessä, emme vasta järjestelmän käyttöönoton jälkeen, sillä silloin niiden ratkaiseminen on edullista.
Usein kysytyt kysymykset.
Tarvitsemmeko Dataversea, vai voiko tämän toteuttaa SharePoint-listoilla?
Pienelle tiimille, jolla on yksinkertaiset tarpeet, SharePoint-luettelot voivat olla sopiva ratkaisu. Suosittelemme yleensä Dataversea, kun työntekijätietoja, rooleja ja käyttöoikeuksia on laajennettava sujuvasti tai kun suunnittelet tulevia moduuleja, kuten ajoneuvokantaa tai CRM:ää. Annamme sinulle rehellisen suosituksen, joka perustuu tiimisi kokoon ja kehityssuunnitelmaan, emme anna valmiita vakiovastauksia.
Tarvitseeko Dataverse lisenssin?
Se on mahdollista, riippuen nykyisestä Microsoft 365 -tilauksestasi ja käyttäjien määrästä. Tarkistamme nykyiset käyttöoikeutesi ennen tarjouksen laatimista ja kerromme sinulle etukäteen tarkalleen, mitä mahdollisesti tarvitsee lisätä.
Toimiiko sovellus yhtä hyvin toimistomme tableteilla kuin puhelimillakin?
Kyllä. Sovellus on toteutettu responsiivisesti puhelimelle, tabletille ja tietokoneelle yhden Canvas-sovelluksen pohjalta, joten sama sovellus voi toimia henkilökohtaisena työkaluna käyttäjän puhelimessa ja jaettuna yleiskatsausnäyttönä toimiston tabletilla.
Voimmeko aloittaa pelkästään ajanseurannalla ja lisätä loput myöhemmin?
Kyllä – tämä on yleisin toimintatapa. Suunnittelemme tietomallin tukemaan kaikkia suunniteltuja moduuleja alusta alkaen, joten lomien hallinnan tai tehtävien seurannan lisääminen myöhemmin on laajennus, ei järjestelmän uudelleenrakentamista.
Kuka omistaa sovelluksen sen valmistuttua?
Kyllä. Sovellus on rakennettu suoraan Microsoft 365 -vuokraajaasi, ja saat täydet järjestelmänvalvojan oikeudet käyttöönoton yhteydessä. Sinua ei sido mihinkään toiseen palveluntarjoajaan kuin jo käyttämääsi Microsoft 365 -alustaan.
Voitteko myös ylläpitää sovellusta käyttöönoton jälkeen?
Kyllä. Jokaiseen toimeksiantoon sisältyy 3 kuukauden virheiden korjaus ilman lisäkustannuksia. Tämän jälkeen jatkuva ylläpito ja uudet moduulit ovat saatavilla kuukausittaista palkkiota vastaan.
Käytetään usein yhdessä työntekijäsovelluksen kanssa.
Tehosovellukset
Työntekijäsovellus on pohjimmiltaan Power Apps -kankaisovellus. Jos tarvitset työntekijäsovelluksen lisäksi muita erillisiä lomakkeita tai sovelluksia, kehitämme ne saman toimeksiannon puitteissa.
Power Automate
Hyväksymisilmoitukset, muistutukset myöhässä olevista tehtävistä ja hyväksymättömien lomapyyntöjen eskalointiprosessit toimivat kaikki sovelluksen taustalla Power Automate -palvelussa.
SharePoint
Niille tiimeille, jotka eivät ole vielä valmiita siirtymään Dataverseen, voimme rakentaa alustavan version SharePoint-luetteloihin ja siirtää sen myöhemmin häiritsemättä päivittäistä käyttöä.
Oletko valmis yhdistämään ajanhallinnan, tehtävät ja lomat yhteen sovellukseen?
Kerro meille tiimisi koko, nykyinen Microsoft 365 -sopimuksesi sekä mitkä moduulit ovat aluksi tärkeimpiä. Otamme sinuun yhteyttä 24 tunnin kuluessa ja annamme alustavan laajuusarvion sekä kustannusarvion.
Tai lähetä meille sähköpostia suoraan osoitteeseen info@leaplytics.de
Liittyvät palvelut: Tehosovellukset - Power Automate - SharePoint-kehitys - Power BI -konsultointi