Tekoäly HR-hallintoa ja vaatimustenmukaisuutta varten: Lakkaa huolehtimasta tarkastuksista
Henkilöstöhallinto toimii asiakirjojen ja sääntöjen pohjalta. Työntekijöiden sopimukset. Koulutustodistukset. Toimintaperiaatteiden vahvistukset. I-9-lomakkeet. Taustatarkastukset. Suorituksen parantamissuunnitelmat. Jokaisella työntekijällä on oma kansio. Jokaiseen tiedostoon liittyy vaatimuksia.
Jäikö jotain huomaamatta? Se on sääntöjen rikkominen. Epäonnistunut tarkastus. Mahdollinen oikeusjuttu. Kallis sakko.
Seuranta manuaalisesti on mahdotonta. Taulukot hajoavat. Ihmiset unohtavat. Vaatimukset muuttuvat. Valtioilla on erilaiset säännöt. Sertifikaatit vanhenevat. Koulutus myöhästyy.
Henkilöstöhallinto käyttää valtavasti aikaa vain seurantaan ja jahtaamiseen. "Allekirjoittivatko kaikki päivitetyn käsikirjan?" "Ovatko kaikki elintarvikkeiden käsittelijöiden luvat ajan tasalla?" "Mille työntekijöille on järjestettävä häirintäkoulutusta?"
Tekoäly hoitaa tämän. Se seuraa jokaista asiakirjaa. Seuraa jokaista vaatimusta. Merkitsee jokaisen aukon. Lähettää jokaisen muistutuksen. Luo jokaisen raportin. Automaattisesti.
Joukkueesi lakkaa jahtaamasta paperitöitä ja pelaamasta puolustusta. Tarkastuksista tulee yksinkertaisia. Vaatimusten noudattamisesta tulee hallittavissa olevaa. Riskit pienenevät.
Miksi henkilöstöhallinto on niin stressaavaa
Henkilöstöhallinto on yksityiskohtaista työtä. Jos jokin yksityiskohta jää huomaamatta, sillä on seurauksia.
Jokainen työntekijä tarvitsee tiettyjä asiakirjoja. Työsopimus. Verolomakkeet. I-9-tarkastus. Taustatarkastus. Toimintaperiaatteiden vahvistukset. Työnkuvaus. Tarvittavat todistukset. Koulutustiedot.
Näiden ei tarvitse olla vain olemassa - niiden on oltava ajan tasalla. Täydellinen. Oikein arkistoitu. Käytettävissä tarvittaessa. Säilytettävä määräajaksi säännösten mukaisesti.
Pienessä yrityksessä yksi henkilö voi hoitaa tämän. Kasvavassa yrityksessä? Mahdotonta. Liian monta työntekijää. Liian monta vaatimusta. Liian monta muutosta.
Asiakirjat asuvat eri paikoissa. Osa on HRIS-järjestelmässä. Jotkut sähköpostissa. Jotkut jaetuissa asemissa. Jotkut johtajien tiedostoissa. Tarvittavien asiakirjojen löytäminen tarkastuksen aikana on painajainen.
Vaatimustenmukaisuusvaatimukset muuttuvat jatkuvasti. Uusi työlainsäädäntö? Päivitä käytännöt. Uusi sertifiointivaatimus? Seuraa sitä. Uusi koulutusmääräys? Määritä se. Kuka varmistaa, että kaikki tämä tapahtuu? Yleensä ylikuormittunut henkilöstöpäällikkö taulukon kanssa.
Sitten on vielä voimassaolon päättyminen. Sertifikaatit vanhenevat. Taustatarkastukset vanhenevat. Koulutukset vanhenevat. Jos näitä ei huomaa, ei ole vaatimustenmukaista. Miten ne saadaan kiinni? Manuaalinen seuranta. Kalenterimuistutukset. Toivottavasti et missaa mitään.
Tarkastukset aiheuttavat paniikkia. "Näyttäkää I-9-asiakirjat kaikista viimeisten kolmen vuoden aikana palkatuista työntekijöistä." "Näyttäkää I-9-asiakirjat kaikista viimeisten kolmen vuoden aikana palkatuista työntekijöistä." Löydätkö ne kaikki? Ovatko ne täydellisiä? Onko ne täytetty oikein? Jos ei, sakot tulevat.
Tämä ei ole ongelma siksi, että henkilöstöhallinto on huono työssään. Ongelma johtuu siitä, että manuaalinen seuranta ei ole skaalautuvaa. Tekoäly korjaa tämän.
Mitä tekoäly tekee henkilöstöhallinnolle
Tekoäly ei korvaa henkilöstöhallinnon työntekijöitä. Se poistaa jatkuvan stressin, joka liittyy kaiken manuaaliseen seurantaan. Näin se onnistuu.
Asiakirjojen organisointi, joka todella toimii
Tekoäly järjestää jokaisen työntekijän asiakirjan automaattisesti.
Työntekijä lataa asiakirjan, esimies toimittaa sen, henkilöstöosasto skannaa sen ja lähettää sen edelleen sähköpostitse. Tekoäly ottaa sen vastaan. Lukee sen. Ymmärtää, mikä se on. Arkistoi sen oikeaan työntekijätietueeseen oikeaan kategoriaan.
Työsopimus? Filed under sopimukset. Koulutustodistus? Arkistoitu kehitysosioon, josta on poimittu valmistumispäivämäärä. Toimintaperiaatteiden tunnustaminen? Arkistoitu sääntöjen noudattamisen alle ja allekirjoituspäivämäärä otettu talteen.
Tekoäly poimii avaintiedot: päivämäärät, nimet, varmennusnumerot, voimassaolon päättymispäivät ja allekirjoitukset. Tiedot ovat haettavissa ja raportoitavissa.
Haluatko löytää kaikki työntekijät, joiden elintarvikkeiden käsittelijän lupien voimassaolo päättyy seuraavien 30 päivän aikana? Haku kestää kolme sekuntia. Tarvitsetko kaikki suoritusarvioinnit vuodelta 2023? Valmis hetkessä. Tarvitsetko I-9-asiakirjoja tietylle palkkaamiskaudelle? Valmis heti.
Ei enää kansioiden penkomista. Ei enää "tiedän, että meillä on tuo asiakirja jossain". Kaikki on järjestetty, haettavissa ja heti saatavilla.
Myös tämä on ongelmien havaitseminen. Tekoäly huomaa: "Tästä I-9:stä puuttuu kohdan 2 allekirjoitus." "Tässä sopimuksessa ei ole alkamispäivämäärää." "Tämä todistus on lukukelvoton." Merkitään asia välittömästi, jotta HR voi korjata sen, kun vielä on aikaa.
Vaatimustenmukaisuuden seuranta
Eri rooleilla on erilaiset vaatimukset. Eri paikkakunnilla on erilaiset määräykset. Manuaalinen seuranta on kokopäivätyötä.
Tekoäly seuraa kaikkea automaattisesti.
Määrität säännöt kerran: "Kaikkien kalifornialaisten työntekijöiden on saatava seksuaalisen häirinnän ehkäisemistä koskevaa koulutusta joka toinen vuosi." "Kaikkien kuljettajien voimassa olevat ajokortit on tarkistettava vuosittain." "Kaikkien johtajien on saatava dokumentoitu suorituksenhallintakoulutus 90 päivän kuluessa ylennyksestä."
Tekoäly valvoo, että jokainen työntekijä noudattaa kaikkia vaatimuksia.
Se tietää: "Tämän työntekijän elintarvikkeiden käsittelijän lupa päättyy 45 päivän kuluttua." "Tämä esimies ei ole suorittanut vaadittua koulutusta 90 päivän kuluessa." "Tämä esimies ei ole suorittanut vaadittua koulutusta 90 päivän kuluessa." "Tämän urakoitsijan taustatarkastus on vanhempi kuin mitä käytäntö sallii." "Tämän urakoitsijan taustatarkastus on vanhempi kuin käytäntö sallii."
Se hälyttää ennen kuin asiat tulevat myöhässä. Ei määräpäivänä, jolloin on jo liian myöhäistä. 60 päivää ennen. 30 päivää ennen. 14 päivää ennen. Muistutukset lisääntyvät, kunnes asia on hoidettu.
Se seuraa, mitä on tehty: "23 työntekijää täytti päivitetyn käsikirjan kuittauksen". 7 on vielä tekemättä." Näet tarkalleen, kenen on vielä tehtävä mitä.
Tarkastusten aikana voit todistaa vaatimustenmukaisuuden välittömästi. "Näytä, että kaikki työntekijät ovat suorittaneet vaaditun koulutuksen." Valmis. Ota raportti esiin. Tässä se on, suorittamispäivämäärät ja todistukset.
Sääntelymuutosten seuranta
Työlainsäädäntö muuttuu jatkuvasti. Uudet vaatimukset. Päivitetyt määräykset. Erilaiset säännöt eri lainkäyttöalueilla.
Miten pysyt mukana? Yleensä et pysy, ennen kuin jotain tulee esiin tilintarkastuksessa tai lakimies huomauttaa asiasta.
Tekoäly seuraa liiketoimintasi kannalta olennaisia sääntelyn muutoksia.
Se seuraa työlainsäädännön päivityksiä toimipaikoissasi. Se tunnistaa muutokset, jotka vaikuttavat käytäntöihisi tai käytäntöihisi. Se hälyttää sinua: "Kalifornian uusi laki edellyttää palkka-asteikon ilmoittamista työpaikkailmoituksissa 1. tammikuuta alkaen."
Se ei anna oikeudellisia neuvoja - siihen tarvitaan edelleen oikeudellista neuvontaa. Mutta se antaa sinulle tietoisuutta, jotta voit toimia ennakoivasti sen sijaan, että joutuisit yllätetyksi.
Tämä on erityisen arvokasta usean osavaltion tai kansainvälisen yrityksen kannalta. Kussakin paikassa on erilaiset säännökset. Yritätkö seurata niitä kaikkia manuaalisesti? Mahdotonta. Tekoäly tekee sen automaattisesti.
HR-raporttien tuottaminen
Raportit ovat jatkuvia HR:ssä. Henkilöstömääräraportit. Vaihtuvuusanalyysi. Monimuotoisuutta koskevat mittarit. Vaatimustenmukaisuuden tila. Koulutuksen toteutuminen. Aika palkkaamiseen. Kustannukset palkkausta kohden. Etujen rekisteröinti.
Jokainen raportti edellyttää tietojen hakemista järjestelmistä. Puhdistaminen. Lasketaan mittarit. Muotoilu. Tämä vie tunteja. Kun olet valmis, tiedot ovat jo vanhentuneita.
Tekoäly luo raportteja automaattisesti.
Määrittelet kerran, mitä tarvitset. Tekoäly hakee tiedot. Laskee mittarit. Luo raportin. Aikataulun mukaan - viikoittain, kuukausittain, neljännesvuosittain, miten vain haluat.
Henkilöstöraportti joka maanantaiaamu? Se tehdään automaattisesti. Vaihtuvuusanalyysi kunkin kuukauden lopussa? Luodaan ilman, että kukaan koskettaa sitä. Vaatimustenmukaisuuden mittaristo päivitetään päivittäin? Aina ajan tasalla.
Raportit ovat tarkkoja, koska tietoja ei tarvitse syöttää manuaalisesti. Ne ovat ajantasaisia, koska ne on automatisoitu. HR ei käytä tunteja niiden laatimiseen joka kerta.
Kun johto tai hallituksen jäsenet haluavat henkilöstötilastoja, sinulla on ne valmiina. Ei niin, että "kerään ne yhteen ja palaan asiaan viikon päästä". Vain "tässä ne ovat".
Asiakirjojen tarkastus ja puutteiden havaitseminen
Ovatko kaikki työntekijätiedostot täydelliset? Onko tarvittavat allekirjoitukset saatu? Säilytetäänkö asiakirjat asianmukaisesti?
Tämän tarkistaminen manuaalisesti on työlästä. Sinun pitäisi tarkistaa jokainen työntekijätiedosto. Tarkistaa jokainen vaatimus. Merkitä jokainen puute. Useimmat yritykset eivät tee tätä ennen kuin tarkastuksesta ilmoitetaan. Sitten alkaa paniikkitila.
Tekoäly tarkastaa dokumentaatiota jatkuvasti.
Se tarkistaa jokaisen työntekijän tiedoston vaatimusten mukaisesti. Se merkitsee puutteet: "15 työntekijältä puuttuu allekirjoitettu tarjouskirje." "8 työntekijällä on koulutustodistuksia, joiden voimassaolo päättyy seuraavien 30 päivän aikana." "Kolmesta tiedostosta puuttuu I-9:n osa 2.".
Se asettaa asiat tärkeysjärjestykseen riskien mukaan. I-9 puuttuu? Korkea riski, merkitse välittömästi. Vanhaa suorituskatsausta ei ole skannattu? Pieni riski, lisää siivouslistalle.
Sen sijaan, että joutuisit paniikkiin ennen tarkastuksia, sinulla on jatkuva näkyvyys. Näet: "Työntekijän dokumentaatio on 94% valmis. Tässä on 6% puutteita." Ja voit käsitellä niitä järjestelmällisesti.
Kun varsinainen tarkastus tapahtuu, olet valmis. Tiedostot ovat valmiit. Dokumentaatio on ajan tasalla. Kaikki on löydettävissä. Auditoinnit muuttuvat stressaavasta rutiiniksi.
Mitä tämä tarkoittaa sinulle
Henkilöstöjohtajille ja henkilöstöjohtajille
- Tilintarkastukseen soveltuvat tiedot. Milloin tahansa. Ei paniikkia. Tiedostot ovat täydelliset ja järjestyksessä. Dokumentaatio on löydettävissä välittömästi.
- Alhaisempi vaatimusten noudattamiseen liittyvä riski. Jatkuva seuranta havaitsee puutteet ennen kuin niistä tulee rikkomuksia. Mikään ei jää rakojen läpi.
- Selkeä näkyvyys HR-mittareihin. Raportit luodaan automaattisesti. Aina ajan tasalla. Ei manuaalista tietojen hakemista.
- Hallinnollisten kulujen vähentäminen. Vähemmän aikaa asiakirjojen arkistointiin ja seurantaan. Enemmän aikaa strategiseen HR-työhön.
- Nuku paremmin. Oikeasti. Kun tiedät, että sääntöjen noudattamista valvotaan ja asiakirjat ovat järjestyksessä, stressi vähenee huomattavasti.
- Skaalautuvuus. Yrityksen koko kaksinkertaistuu? Tekoäly hoitaa sen. Sama dokumentaation laatu ja vaatimustenmukaisuuden seuranta.
Henkilöstöpäälliköille ja hallintovirkamiehille
- Lopeta asiakirjojen etsiminen. Kaikki on järjestetty ja haettavissa. Löydät tarvitsemasi sekunneissa.
- Luota siihen, että sääntöjen noudattamista seurataan. Järjestelmä valvoo kaikkea. Saat hälytyksiä siitä, mikä tarvitsee huomiota, etkä ole jatkuvasti huolissasi.
- Vähemmän aikaa manuaaliseen tietojen syöttämiseen. Asiakirjat käsitellään automaattisesti. Tiedot poimitaan automaattisesti. Virheet vähenevät huomattavasti.
- Keskity ihmisiin, älä paperitöihin. Hallinnollinen taakka vähenee. Voit tehdä varsinaista HR-työtä, et loputonta asiakirjojen jahtaamista.
- Ei enää paniikkia ennen auditointia. Tiedostot ovat aina valmiina. Dokumentaatio on aina ajan tasalla. Tarkastuksista tulee rutiinia.
Liiketoimintaa varten
- Pienempi oikeudellinen riski. Vaatimusten noudattamista seurataan asianmukaisesti. Dokumentaatio valmis. Rikkomusten ja sakkojen mahdollisuus pienenee.
- Asianmukainen dokumentointi riita-asioissa. Jos työntekijän kanssa syntyy kiista tai oikeudellinen ongelma, sinulla on asiakirjat. Täydellinen ja järjestetty.
- Todisteet hyvistä käytännöistä. Oikeudenkäynneissä tai tarkastuksissa voit todistaa, että olet toiminut oikein. Selkeä kirjanpito. Asianmukaiset prosessit.
- Paremmat HR-tiedot päätöksiä varten. Tarkat mittarit henkilöstön määrästä, vaihtuvuudesta, monimuotoisuudesta ja koulutuksesta. Tee päätöksiä tietojen, ei arvailujen perusteella.
- Henkilöstöresurssien tehokas käyttö. Vähemmän aikaa hallintoon tarkoittaa enemmän aikaa ohjelmille, jotka todella kehittävät lahjakkuutta ja parantavat kulttuuria.
Mitä tekoäly ei tee
Selvitetään, mitä tekoäly ei pysty käsittelemään.
Tekoäly ei anna oikeudellista neuvontaa. Se voi seurata vaatimuksia ja osoittaa puutteita, mutta se ei voi kertoa, miten monimutkaisia säännöksiä on tulkittava. Siihen tarvitaan edelleen lakimiestä.
Tekoäly ei tee päätöksiä HR-käytännöistä. Pitäisikö jonkun työsopimusta jatkaa? Se on liiketoimintapäätös, ei tekoälyn päätös. Tekoäly vain varmistaa, että asiakirjat käsitellään asianmukaisesti, kun olet tehnyt päätöksen.
Tekoäly ei voi korjata huonoja prosesseja. Jos HR-dokumentointiprosessisi on pohjimmiltaan rikki - asiakirjat ovat hajallaan kaikkialla, ei ole johdonmukaisia menettelyjä eikä selkeitä vaatimuksia - tekoäly ei voi korjata sitä maagisesti. Sinun on ensin luotava asianmukaiset prosessit. Sitten tekoäly tekee näistä prosesseista skaalautuvia ja luotettavia.
Tekoäly vaatii edelleen ihmisen valvontaa. Se voi ilmoittaa, että asiakirja puuttuu, mutta jonkun on seurattava ja hankittava se. Se voi ilmoittaa, että koulutus on myöhässä, mutta jonkun on varmistettava, että työntekijä suorittaa sen loppuun.
Tekoäly huolehtii seurannasta ja organisoinnista. Ihmiset huolehtivat arvioinnista ja seurannasta.
Vaikutukset todellisessa maailmassa
Miltä tämä näyttää käytännössä?
Kasvava yritys ottaa tekoälyn käyttöön henkilöstöhallinnossa. Ennen: Henkilöstöhallinto käytti 15-20 tuntia viikossa asiakirjojen järjestämiseen, vaatimustenmukaisuuden seurantaan ja raportointiin. Sen jälkeen: 3-5 tuntia. Se tarkoittaa 10-15 tunnin säästöä viikossa. Periaatteessa puoli kokoaikaista työntekijää.
Odottamattoman DOL-tarkastuksen aikana he ovat valmiina. Täydelliset I-9-lomakkeet saadaan muutamassa minuutissa. Koulutustiedot tuotetaan välittömästi. Tilintarkastaja kommentoi, miten järjestyksessä heidän tietonsa ovat. Rikkomuksia ei havaittu. Ei sakkoja.
Vaatimustenmukaisuuden puutteet vähenevät "kymmenistä, joista emme luultavasti tiedä" "kolmeen järjestelmässä havaittuun avoimena olevaan asiaan, joihin on jo puututtu".
HR-raportit, joiden laatimiseen kului ennen kokonainen päivä? Luodaan automaattisesti. Johtajat saavat kuukausittaisen HR-kojelaudan ilman, että henkilöstöhallinto käyttää aikaa sen luomiseen.
Uusien työntekijöiden asiakirjojen valmistuminen paranee 85%:stä (liian moni asia jää tekemättä) 98%:hen (järjestelmä seuraa ja muistuttaa, kunnes se on tehty).
Tämä ei ole hypoteettista. Näin käy, kun tekoäly hoitaa henkilöstöhallinnon oikein.
Aloittaminen
Kaikkea ei tarvitse automatisoida kerralla. Aloita suurimmasta kipupisteestäsi.
Useimmissa yrityksissä se on asiakirjojen organisointi. Järjestä asiakirjat ensin ja tee niistä hakukelpoisia. Jo pelkästään se tuo valtavaa lisäarvoa.
Tai ehkä kyse on vaatimustenmukaisuuden seurannasta. Valitse yksi kriittinen vaatimus - todistukset, koulutus, I-9 - ja anna tekoälyn seurata sitä. Todista arvo. Laajenna sitten.
Tai ehkä se on raportointia. Automatisoi ensin aikaa vievin raporttisi. Näytä, että se toimii. Lisää sitten lisää.
Valitse yksi kappale. Toteuta se. Mittaa säästetty aika ja pienentynyt riski. Laajenna sitten järjestelmällisesti.
Jokaisen yrityksen henkilöstöhallinto on erilainen. Asiakirjoillasi on tietyt muodot. Vaatimustenmukaisuusvaatimukset ovat toimiala- ja toimipaikkakohtaisia. Raportointitarpeesi ovat liiketoiminnallesi ominaisia.
Tämän vuoksi HR-hallinnon tekoäly ei ole yksioikoinen ratkaisu. Se on konfiguroitava todellisia tarpeitasi varten. Todellisiin työnkulkuihisi. Todelliset asiakirjat ja järjestelmät.
Lopputulos
Henkilöstöhallinto ei ole hohdokasta. Mutta se on kriittistä. Huono hallinto johtaa sääntöjen noudattamatta jättämiseen, oikeudellisiin riskeihin, epäonnistuneisiin tarkastuksiin ja ajanhukkaan.
Tekoäly ei poista henkilöstöhallintoa. Se tekee siitä hallittavissa olevaa. Asiakirjat järjestetään automaattisesti. vaatimustenmukaisuutta seurataan jatkuvasti. puutteet havaitaan ennen kuin niistä tulee ongelmia. Raportit tuotetaan ilman manuaalista työtä.
Tuloksena on pienempi riski, vähemmän stressiä, enemmän aikaa strategiseen työhön ja luottamus siihen, että asiat hoidetaan asianmukaisesti.
Se ei ole hypeä. Sitä tekoäly tekee henkilöstöhallinnolle, kun se toteutetaan oikein.
Oletko valmis lopettamaan HR-vaatimustenmukaisuudesta huolehtimisen?
Emme myy yleisiä asiakirjahallintajärjestelmiä. Tarkastelemme erityisiä vaatimustenmukaisuusvaatimuksiasi. Asiakirjatyyppisi. Raportointitarpeesi. Riskialueesi.
Sen jälkeen rakennamme tekoälyn, joka sopii henkilöstöhallinnon haasteisiisi. Se ei ole yleinen järjestelmä, vaan sellainen, joka on konfiguroitu sen mukaan, miten yrityksesi todella toimii.
Ei hypeä. Ei ylimyyntiä. Vain käytännöllistä tekoälyä, joka tekee henkilöstöhallinnosta vähemmän stressaavaa ja luotettavampaa.
