Kami membangun alur kerja Power Automate yang menangani pemberitahuan, persetujuan, dan pembaruan data secara otomatis - langsung di dalam lingkungan Microsoft 365 Anda. Terstruktur, terdokumentasi, dan dibuat untuk terus bekerja dalam produksi - bukan hanya dalam demo.
Tim Anda melakukan berbagai hal secara manual yang dapat ditangani secara otomatis oleh Microsoft 365.
Mengejar persetujuan melalui email, memperbarui status secara manual, mengirim pengingat secara manual - ini adalah masalah yang bisa dipecahkan. Power Automate menghubungkan alat bantu Microsoft 365 Anda dan menangani tugas-tugas ini secara otomatis, sehingga tim Anda tidak perlu melakukannya. Pertanyaannya bukan apakah itu bisa diotomatiskan. Pertanyaannya adalah apakah alurnya dibangun dengan cukup baik untuk dipercaya.
Permintaan persetujuan yang hilang di kotak masuk
Sebuah email persetujuan terkubur di bawah lima puluh email lainnya. Pemberi persetujuan tidak merespons, tidak ada yang tahu statusnya, dan dua minggu kemudian seseorang baru menyadari bahwa prosesnya terhenti. Tidak ada jejak audit, tidak ada eskalasi, dan tidak ada catatan siapa yang menyetujui apa dan kapan. Ketika auditor bertanya, tidak ada yang bisa menjawab.
Pengingat manual untuk tugas yang sudah lewat jatuh tempo
Peninjauan kebijakan, pembaruan kontrak, tenggat waktu mitigasi, pemeriksaan kepatuhan - seseorang harus ingat untuk mengejarnya. Biasanya pengingat kalender akan dipindahkan, lalu dipindahkan lagi, lalu terlewatkan. Ketika tenggat waktu terlewat tanpa disadari, biayanya tidak sebanding dengan betapa sederhananya pengingat tersebut.
Data yang dimasukkan di satu tempat tidak akan pernah sampai ke tempat berikutnya
Pemasok baru ditambahkan ke dalam satu daftar tetapi tidak ke sistem keuangan. Status risiko diperbarui dalam daftar namun dasbor masih menunjukkan nilai yang lama. Pengguna mengetik ulang data antar alat bantu, menyebabkan kesalahan, dan tidak ada yang mempercayai satu pun sumber kebenaran.
Alur kerja yang kami bangun untuk klien kami.
Kami membangun alur Power Automate yang menghubungkan SharePoint, Outlook, Teams, dan alat Microsoft 365 lainnya. Dari peringatan tunggal hingga rantai persetujuan multi-langkah dengan eskalasi, kondisi, dan penanganan kesalahan.
Peringatan & Pemberitahuan Email
Email otomatis yang dipicu oleh peristiwa di daftar SharePoint Anda - item baru, perubahan status, pembaruan bidang, atau tanggal yang lewat. Dikonfigurasi untuk mengirim ke orang yang tepat, pada waktu yang tepat, dengan informasi yang tepat di badan pesan. Alur yang umum meliputi:
- Peringatan mitigasi yang terlambat - dikirimkan kepada pemilik risiko ketika mitigasi belum diperbarui setelah periode yang ditentukan
- Notifikasi penugasan pemangku kepentingan - mengirim email kepada pemangku kepentingan yang disebutkan namanya secara otomatis ketika mereka ditandai pada risiko atau item tindakan
- Peringatan perubahan status - memberi tahu pemilik ketika catatan di SharePoint berubah status
- Pengingat tenggat waktu yang akan datang - alur terjadwal yang memeriksa item dengan tanggal jatuh tempo dalam N hari ke depan dan mengirimkan ringkasan
- Peringatan eskalasi - mengirim ke manajer ketika tugas terlambat lebih dari ambang batas yang ditentukan
Alur Kerja Persetujuan
Alur persetujuan multi-langkah yang menggantikan persetujuan berbasis email dengan proses yang terstruktur dan dapat dilacak. Dibangun dengan logika perutean, eskalasi berbasis waktu, dan jejak audit lengkap. Alur yang umum meliputi:
- Persetujuan berurutan: Pemberi persetujuan A harus menyetujui sebelum Pemberi Persetujuan B diberitahu - dengan eskalasi otomatis jika tidak ada tanggapan dalam waktu N hari
- Persetujuan paralel: beberapa pemberi persetujuan diberitahukan secara bersamaan, aliran dilanjutkan ketika semua (atau kuorum) telah merespons
- Perutean bersyarat: jalur persetujuan ditentukan oleh nilai bidang - misalnya permintaan lebih dari €10.000 diajukan ke Direktur Keuangan, yang lainnya ke manajer lini
- Penanganan penolakan: item yang ditolak secara otomatis dikembalikan ke pengirim dengan komentar pemberi persetujuan dan langkah selanjutnya yang jelas
- Jejak audit: setiap keputusan persetujuan diberi stempel waktu dan dicatat dalam riwayat item SharePoint
Otomatisasi SharePoint
Aliran yang dipicu oleh peristiwa di daftar SharePoint Anda yang memperbarui catatan, membuat item terkait, atau memulai proses hilir. Contoh umum termasuk:
- Ketika status risiko berubah menjadi Ditutup, secara otomatis membuat catatan Pelajaran yang Dipetik dalam daftar terpisah
- Ketika pemasok baru ditambahkan, buat item tinjauan vendor yang sesuai dengan tanggal jatuh tempo yang ditetapkan 12 bulan ke depan
- Ketika tonggak pencapaian proyek ditandai selesai, perbarui status proyek dan beri tahu pemilik proyek
- Ketika item dibuat dalam satu daftar, salin bidang kunci ke daftar terkait dan pertahankan tautan di antara keduanya
Integrasi Sistem
Hubungkan Microsoft 365 dengan sistem lain menggunakan konektor standar dan premium Power Automate. Data mengalir di antara alat tanpa siklus ekspor/impor manual. Integrasi yang umum meliputi:
- SharePoint → Kalender Outlook: membuat atau memperbarui acara kalender dari item daftar SharePoint
- Microsoft Formulir → SharePoint: tangkap respons formulir langsung ke dalam daftar SharePoint terstruktur
- SharePoint → Tim: memposting kartu ke saluran Tim ketika item prioritas tinggi ditambahkan atau diperbarui
- Sistem eksternal → SharePoint: menerima data dari sistem pihak ketiga melalui webhook dan menuliskannya ke daftar SharePoint
Bagaimana cara kerjanya.
1. Pemetaan Proses
Sebelum membangun apa pun, kami memetakan proses yang ingin Anda otomatiskan secara detail: apa pemicunya, apa kondisinya, apa tindakannya, apa pengecualiannya, dan apa yang terjadi jika terjadi kesalahan. Hal ini didokumentasikan dan disetujui oleh Anda sebelum pengembangan dimulai. Alur yang dibangun di atas proses yang tidak jelas akan menghasilkan hasil yang tidak dapat diandalkan.
2. Membangun & Menguji
Alur dibuat dan diuji di lingkungan Microsoft 365 Anda menggunakan data uji yang realistis. Kami menguji tidak hanya jalur yang menyenangkan - pemicu kebakaran, alur berjalan, email masuk - tetapi juga kasus-kasus yang tidak terduga: apa yang terjadi ketika penyetuju tidak berada di kantor, ketika item SharePoint dihapus di tengah alur, ketika bidang alamat email kosong. Sebagian besar kegagalan aliran produksi berasal dari skenario ini.
3. UAT & Penandatanganan
Anda menguji alur tersebut dengan skenario nyata dari operasi Anda sehari-hari. Kami memperbaiki masalah apa pun, mendokumentasikan batasan yang diketahui, dan mengonfirmasi bahwa penanganan kesalahan dan jalur eskalasi berfungsi sesuai kesepakatan sebelum penandatanganan.
4. Serah Terima & Dokumentasi
Serah terima penuh termasuk deskripsi tertulis tentang kondisi pemicu, logika, dan tindakan setiap aliran - cukup jelas bagi tim Anda untuk memahami dan memelihara tanpa memerlukan kami. Termasuk 3 bulan perbaikan cacat. Dukungan berkelanjutan yang tersedia sebagai punggawa.
Apa yang diotomatisasi oleh klien kami.
Peringatan Terlambat Mitigasi
Alur terjadwal berjalan setiap hari, memeriksa semua mitigasi terbuka dalam daftar risiko untuk item yang tanggal pembaruan terakhirnya lebih dari 30 hari yang lalu, dan mengirimkan email yang dipersonalisasi ke setiap pemilik kontrol yang mencantumkan item yang sudah jatuh tempo. Pemilik risiko menerima ringkasan. Tidak perlu memeriksa daftar secara manual.
Pemberitahuan Pemangku Kepentingan
Ketika pemilik risiko menandai seorang kolega sebagai pemangku kepentingan dalam daftar risiko SharePoint, sebuah alur akan segera berjalan dan mengirimkan email terstruktur kepada orang tersebut dengan nomor referensi risiko, judul, dan tautan ke catatan. Pesan tersebut mengonfirmasi bahwa mereka telah diberikan akses dan mengundang masukan mereka. Sebelumnya hal ini dilakukan secara manual dengan meneruskan tangkapan layar.
Rantai Persetujuan
Permintaan pengadaan yang diajukan melalui formulir Aplikasi Daya Formulir ini memicu alur persetujuan berurutan: manajer lini terlebih dahulu, kemudian Direktur Keuangan jika nilainya melebihi ambang batas. Setiap pemberi persetujuan mendapatkan kartu adaptif Tim yang terstruktur dengan detail permintaan lengkap dan tombol Setujui/Tolak. Jika tidak ada tanggapan setelah 48 jam, sebuah pengingat akan menyala. Riwayat keputusan lengkap ditulis kembali ke item SharePoint.
Peringatan Perubahan Status
Ketika sebuah risiko dieskalasi dari Signifikan menjadi Mayor atau Kritis dalam daftar risiko, sebuah alur akan mengirimkan notifikasi langsung ke Kepala Risiko dan pemimpin fungsi terkait - bukan ringkasan harian, melainkan peringatan langsung. Email tersebut mencakup judul risiko, skor saat ini, pemilik, dan tautan langsung ke catatan.
Pengingat Peninjauan Dokumen
Alur terjadwal memeriksa pustaka kebijakan dan prosedur untuk dokumen-dokumen yang memiliki Tanggal Peninjauan Berikutnya dalam waktu 30 hari. Alur ini mengirimkan pengingat kepada pemilik dokumen dengan nama dokumen, versi saat ini, dan tenggat waktu peninjauan. Pengingat kedua akan muncul dalam 7 hari jika statusnya belum diperbarui. Sebelumnya dikelola melalui kalender bersama yang tidak dikelola oleh siapa pun.
Sinkronisasi Data Daftar Silang
Ketika catatan pemasok dalam daftar vendor diperbarui - perubahan kontak, pembaruan kontrak, perubahan status - sebuah alur memperbarui entri yang sesuai dalam daftar pelacakan pengadaan dan daftar risiko. Satu kali pembaruan, tiga daftar tetap sinkron. Menghilangkan ketidaksesuaian yang terjadi ketika pengguna memperbarui satu daftar namun melupakan daftar lainnya.
Harga yang transparan.
Kami bekerja berdasarkan waktu dan material. Anda membayar untuk hari yang benar-benar bekerja dengan tarif tetap per hari. Tidak ada kejutan harga tetap, tidak ada ruang lingkup yang merayap tanpa persetujuan Anda.
| Jenis aliran | Ruang lingkup umum | Biaya indikatif (bersih) |
|---|---|---|
| Alur notifikasi atau peringatan sederhana | 1-2 hari | €800-€1.600 |
| Alur kerja persetujuan multi-langkah | 3-6 hari | €2.400-€4.800 |
| Tarif harian | mulai €800/hari (bersih) - remote 100% | |
Aliran sering kali merupakan bagian dari suatu SharePoint atau Aplikasi Daya keterlibatan - keterlibatan gabungan mendapat manfaat dari tarif satu hari di seluruh cakupan.
Dipercaya oleh tim di seluruh Eropa.
LeapLytics membangun aliran Power Automate yang mengirimkan peringatan otomatis ketika mitigasi risiko sudah terlambat dan memberi tahu pemangku kepentingan ketika mereka ditugaskan untuk suatu risiko. Apa yang dulunya membutuhkan tindak lanjut manual sekarang terjadi tanpa perlu dipikirkan lagi.
- Risiko & Tim, Logistik, Jerman
Mengapa LeapLytics?
Kami menangani casing tepi
Aliran Power Automate dasar yang dibangun dalam 20 menit berfungsi dengan baik hingga item SharePoint dihapus di tengah-tengah persetujuan, akun pemberi persetujuan dinonaktifkan, atau bidang alamat email berisi kesalahan ketik. Skenario ini menyebabkan kesalahan yang tidak tertangani, kegagalan diam, dan alur yang berhenti berjalan tanpa disadari oleh siapa pun. Kami membangun penanganan kesalahan, logika coba lagi, dan pemberitahuan kegagalan ke dalam setiap alur sehingga ketika terjadi kesalahan - dan memang akan terjadi - orang yang tepat akan segera mengetahuinya.
Pengetahuan proses, bukan hanya membangun aliran
Kami tidak hanya menerjemahkan permintaan Anda ke dalam urutan pemicu-tindakan. Kami menanyakan apa yang terjadi ketika pemberi persetujuan sedang cuti, apa jalur eskalasinya, apa aturan bisnis untuk pengecualian tersebut. Mendapatkan logika proses dengan benar sebelum membangun alur akan menghemat lebih banyak waktu daripada melakukan kesalahan dan membangun ulang. Kami telah memetakan proses bisnis yang cukup untuk mengetahui pertanyaan mana yang harus diajukan.
Tumpukan M365, ujung ke ujung
Alur kami menghubungkan SharePoint, Aplikasi Daya, Tim, Outlook, dan Power BI. Jika Anda membutuhkan daftar SharePoint yang terstruktur dengan benar sebelum aliran dapat bekerja, kami juga melakukannya. Tim yang sama, keterlibatan yang sama, tarif hari yang sama - tidak ada serah terima antara aliran kerja yang terpisah.
Pertanyaan yang sering diajukan.
Apakah kami memerlukan lisensi tambahan untuk Power Automate?
Tidak, untuk kasus penggunaan standar. Power Automate dengan konektor M365 standar - SharePoint, Outlook, Teams, Forms - disertakan dalam sebagian besar paket Microsoft 365 termasuk Business Standard, E3, dan E5. Konektor premium (Salesforce, SAP, ServiceNow) atau aliran volume tinggi mungkin memerlukan lisensi tambahan. Kami akan mengonfirmasi hak Anda sebelum memulai dan memberi tahu jika ada lisensi tambahan yang diperlukan.
Dapatkah Power Automate terhubung ke sistem non-Microsoft?
Ya. Power Automate memiliki ratusan konektor. Konektor standar mencakup sebagian besar Microsoft dan layanan pihak ketiga yang umum tanpa biaya tambahan. Konektor premium untuk sistem perusahaan seperti Salesforce, SAP, atau ServiceNow memerlukan lisensi Power Automate Premium per pengguna. Kami akan memberi tahu Anda di awal konektor mana yang dibutuhkan oleh aliran Anda dan apa implikasi lisensinya.
Apa yang terjadi jika aliran putus setelah go-live?
Alur kami mencakup penanganan kesalahan yang menangkap kegagalan dan mengirimkan pemberitahuan langsung kepada pemilik yang ditunjuk - daripada gagal secara diam-diam. Kami juga menyediakan perbaikan cacat selama 3 bulan setelah go-live tanpa biaya tambahan, yang mencakup segala kegagalan yang muncul dari masalah dalam pembangunan kami.
Dapatkah Anda mendokumentasikan alurnya sehingga kami dapat memeliharanya sendiri?
Ya. Setiap keterlibatan mencakup dokumentasi tertulis dari setiap kondisi pemicu alur, cabang logika, tindakan, dan penanganan kesalahan - ditulis dalam bahasa yang sederhana, bukan hanya tangkapan layar dari kanvas alur. Tim Anda harus dapat memahami apa yang dilakukan oleh sebuah alur dan membuat penyesuaian kecil tanpa perlu menghubungi kami.
Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membangun aliran Power Automate?
Alur notifikasi atau peringatan sederhana - pemicu tunggal, kondisi tunggal, email tunggal - biasanya membutuhkan waktu 1-2 hari termasuk pengujian dan dokumentasi. Alur kerja persetujuan multi-langkah dengan perutean bersyarat, eskalasi, penanganan penolakan, dan penangkapan kesalahan biasanya membutuhkan waktu 3-6 hari. Kami memberi Anda ruang lingkup tertulis sebelum memulai.
Dapatkah Anda meninjau dan memperbaiki alur yang sudah kami buat sendiri?
Ya. Pengoptimalan alur dan pemecahan masalah adalah keterlibatan yang umum. Kami mengaudit alur yang ada, mengidentifikasi kesenjangan penanganan kesalahan dan masalah logika, dan memperbaiki apa yang menyebabkan masalah. Sering kali lebih cepat dan lebih murah daripada membangun ulang dari awal.
Sering dikombinasikan dengan Power Automate.
Pengembangan SharePoint
Sebagian besar aliran Power Automate dipicu oleh peristiwa dalam daftar SharePoint. Daftar yang terstruktur dengan baik dengan jenis kolom dan validasi yang tepat membuat alur lebih andal dan lebih mudah dikelola. Kami merancang dan membangun keduanya dalam satu keterlibatan jika diperlukan.
Aplikasi Daya
Formulir Power Apps menangkap data terstruktur; aliran Power Automate menangani apa yang terjadi selanjutnya - persetujuan, pemberitahuan, pembaruan catatan. Kedua layanan ini bekerja bersama secara alami, dan kami membangunnya bersama sebagai bagian dari keterlibatan yang sama di mana keduanya dibutuhkan.
Daftar Risiko
Peringatan mitigasi yang terlambat dan pemberitahuan pemangku kepentingan secara otomatis merupakan bagian inti dari penawaran risk register kami. Alur Power Automate disertakan sebagai standar dalam setiap pembuatan daftar risiko - bukan tambahan.
Siap berhenti melakukan berbagai hal secara manual?
Beri tahu kami proses mana yang ingin Anda otomatiskan - apa pemicunya, apa yang perlu terjadi, dan siapa yang perlu tahu. Kami akan kembali dengan cakupan indikatif dan estimasi dalam waktu 24 jam.
Atau kirimkan email langsung kepada kami di info@leaplytics.de
Layanan terkait: Pengembangan SharePoint - Aplikasi Daya - Konsultasi Power BI - Daftar Risiko
