Ir pirmdienas rīts. Jūs esat pavadījis lielāko daļu piektdienas, vācot statusa atjauninājumus no pieciem dažādiem projektu vadītājiem, saskaņojot starpposma datumus trijās izklājlapās un veidojot Power BI ziņojumu tā, lai tas nebūtu apkaunojošs izpildkomitejas priekšā. Informācijas panelis izskatās labi. Varbūt pat labi. Un tomēr - pirmais jautājums sanāksmē ir: "Vai mēs varam uzticēties šiem skaitļiem?".
Šis jautājums ir lielākās daļas projektu portfeļa atskaišu sagatavošanas sistēmu klusais neveiksmes cēlonis. Tā nav tehniska kļūda. Ne trūkstoši dati. Tikai lēna uzticības erozija, kas padara jūsu ziņojumu par sākumpunktu diskusijām, nevis par pamatu lēmumu pieņemšanai.
Ja tas izklausās pazīstami, problēma gandrīz noteikti nav Power BI. Tā ir tā, kā tiek strukturēti portfeļa ziņojumi - un kāpēc parastie labojumi situāciju pasliktina.
Kāpēc projektu portfeļa pārskatu sniegšana Power BI sistēmā ir neveiksmīga
Pastāv īpašs nosacījumu kopums, kas Power BI portfeļa paneli pārvērš par kaut ko, kas rada vairāk jautājumu nekā atbilžu. Neviens no tiem nav acīmredzams no malas, un tas ir viens no iemesliem, kāpēc tie ir tik neatlaidīgi.
1. Datu modelis ir veidots atsevišķiem projektiem, nevis portfeļiem. Lielākā daļa Power BI ieviešanu projektu vidēs sākas ar viena projekta datiem - grafiku, budžetu, resursiem - un pēc tam tiek paplašināta, lai aptvertu portfeli, uzkrājot vairāk tādu pašu datu. Rezultātā tiek izveidots pārskats, kas var pietiekami labi parādīt atsevišķa projekta statusu, bet sabrūk, kad tiek mēģināts atbildēt uz portfeļa līmeņa jautājumiem: Kurām programmām draud 3. ceturkšņa saistību neizpilde? Kur ir budžeta pārsniegšanas gadījumi visā portfelī? Pamatmodelis nekad nav bijis paredzēts, lai atbildētu uz šiem jautājumiem, un nekādi jauni pasākumi nenovērsīs strukturālo neatbilstību.
2. Statusa dati tiek saņemti nekonsekventi, un kvalitātes problēma nevienam nepieder. Portfeļa pārskatu sniegšana ir atkarīga no projektu vadītājiem, kas savlaicīgi un godīgi iesniedz statusa atjauninājumus. Praksē daži tos iesniedz agri, daži vēlu, daži iesniedz optimistiskus skaitļus, lai izvairītos no eskalācijas. Power BI obligāti ziņo par visu, ko tā saņem. Rezultātā PMO kļūst atbildīgs par ziņojumu, ko tas pilnībā nekontrolēja, un vadība kļūst skeptiska pret skaitļiem, kas var atspoguļot vai neatspoguļot realitāti. Tā nav cilvēku problēma. Tā ir procesa un pārvaldības problēma, ko pārņem ziņošanas slānis.
3. Ziņojums cenšas kalpot pārāk daudzām auditorijām vienlaicīgi. Operatīvo projektu vadītājiem ir nepieciešama uzdevumu līmeņa detalizācija. Programmu vadītājiem ir nepieciešama atskaites punktu izsekošana. Vadības komitejai ir nepieciešams portfeļa līmeņa RAG statuss un finansiālā ietekme. Ja viens Power BI pārskats mēģina to visu izdarīt - parasti ar plašu lapu un filtru kopumu -, tas galu galā neko no tā nedara īpaši labi. Vadošā līmeņa lietotāji pārtrauc to aplūkot, jo atrast vajadzīgo aizņem pārāk daudz laika. Projektu vadītāji to ignorē, jo detalizācija nav piemērota viņu darbam. Un PMO paliek ziņojums, ar kuru neviens nav pilnībā apmierināts.
Ko lielākā daļa PMOs izmēģina vispirms - un kāpēc tas nedarbojas
Ja portfeļa informācijas panelis nav piemērots, instinkts liek tam pievienot vēl vairāk. Vairāk filtru. Vairāk caurskatīšanas iespēju. Krāsainas statusa kolonnas, kas kaskādes veidā izkārtojas trīs hierarhijas līmeņos. Nosacīts formatējums, kas visu izceļ sarkanā krāsā, līdz nekas neizceļas. Esmu redzējis pārskatus ar septiņpadsmit lapām, kurus vadītāji navigē, lūdzot PMO dalīties ar savu ekrānu un klikšķināt viņiem.
Otrs izplatīts solis ir datu plūsmas pārbūve. Jauna SharePoint struktūra. Jaunas Power Query transformācijas. Dažreiz atbilstoša datu noliktava. Reizēm tas ir pareizs lēmums - taču tas ir mēnešiem ilgs projekts, kas nerisina, kāpēc esošais pārskats nav uzticams. Var būt pilnīgi tīri dati, no kuriem tiek sagatavots pārskats, kas tomēr nespēj veicināt lēmumu pieņemšanu.
Pastāv arī modelis, ko ir vērts nosaukt: Power BI aizstāšana ar specializētu PPM rīku, lai beigās tiktu galā ar tām pašām ziņošanas problēmām jaunā saskarnē. Mainās rīks. Pamatjautājumi par to, ko vadībai patiesībā ir nepieciešams redzēt un kā dati plūst no projektiem uz portfeli - tie paliek neatrisināti.
Godīgi sakot, šeit nav nekāda "zelta vidusceļa". Portfeļa pārskatu sniegšanas problēmas vienmēr ir daļēji datu, daļēji procesa un daļēji dizaina problēma. Ikviens, kurš apgalvo pretējo, pārāk vienkāršo. Taču parasti visātrāk novērš dizaina problēmu, un gandrīz vienmēr to risina kā pēdējo.
Kas patiesībā palīdz: Izstrādājiet lēmumu, nevis datus
Lietderīgāk ir sākt ar koordinācijas komitejas aktuālajiem jautājumiem - trīs vai četras lietas, par kurām viņiem ir jāaiziet no sanāksmes, pieņemot lēmumu, - un no tiem sākt izstrādāt atpakaļ. Nevis "kādi dati mums ir", bet "kas portfeļa īpašniekam ir jāredz, lai pieņemtu lēmumu par atlikto programmu?".
Praksē tas parasti nozīmē stingru nošķīrumu starp izpildvaras skatījumu un operatīvo skatījumu. Vadošajam līmenim ir nepieciešams portfeļa līmeņa apkopojums: vispārējā grafika stāvoklis, budžeta ietekme pa programmām, skaidrs signāls par to, kuri projekti ir eskalācijas kandidāti. Tam jābūt nolasāmam mazāk nekā divās minūtēs, neko nespiežot. Operatīvajā slānī - tajā, ko projektu vadītāji un programmu vadītāji faktiski izmanto - var būt detalizēti dati. Tās ir divas dažādas auditorijas ar atšķirīgām vajadzībām, un, mēģinot vienā pārskatā apkalpot abas, lielākā daļa Power BI portfeļa informācijas paneļu kļūdās.
Vizualizācijas izvēlei ir lielāka nozīme, nekā to apzinās vairums PMO. Luksofora statuss, kurā nav redzama tendence - vai projekts tikko kļuvis dzeltens vai ir bijis dzeltens sešas nedēļas - ir mazāk noderīgs, nekā izskatās. Ganta stila atskaites punktu pārskats, kas parāda grafika novirzes visā portfelī, sniedz informāciju, ko nevar sniegt datumu tabula. Vizuālā risinājuma izvēle nav dekoratīva; tā ir atšķirība starp ziņojumu, kas rosina pieņemt lēmumu, un ziņojumu, kas rosina uzdot jautājumu.
Tieši šajā jomā īpaši izveidotie Power BI vizuālie risinājumi projektu vadības kontekstam ir ļoti noderīgi. LeapLytics īpaši šim nolūkam veido sertificētus pielāgotus vizuālus, piemēram. Ganta diagrammas vizualizācija un luksofora indikatoriem, kas izstrādāti portfeļa ziņošanai, nevis pārņemti no vispārīgiem BI lietojuma gadījumiem. Tie neatrisina datu modeļa problēmu vai pārvaldības problēmu, bet, ja struktūra ir pareiza, tie padara rezultātus ievērojami saprotamākus cilvēkiem, kuriem tas ir vissvarīgāk.
Pirms un pēc: Kas mainās, kad portfeļa ziņošana patiešām darbojas
Vidēja lieluma infrastruktūras PMO - aptuveni 40 aktīvi projekti četrās programmās - nonāca līdz situācijai, kad ikmēneša portfeļa pārskatīšana aizņēma trīs stundas, nevis deviņdesmit minūtes, galvenokārt tāpēc, ka katrs ziņotais statuss izraisīja papildu diskusiju par to, vai skaitļi ir aktuāli. Projektu vadītāji jaunāko informāciju sniedza pa e-pastu. PMO manuāli atjaunināja galveno Excel failu. Power BI nolasīja datus no šī faila. Šī ķēde radīja vismaz nedēļas nobīdi starp realitāti un ziņojumu.
Pārveidošanai bija trīs daļas: standartizēts statusa iesniegšanas process ar fiksētu piektdienas beigu datumu, ko Power BI nolasa tieši, skaidri nodalīts izpildvaras vienas lapas (portfeļa RAG, pieci galvenie riski, budžeta novirze pa programmām) un programmas līmeņa operatīvais skats, kā arī aizstāta vispārējā stacked bar diagramma ar atbilstošu atskaites grafika grafiku, kas uzreiz parāda grafika novirzi.
Vadības sanāksmes laiks samazinājās no trim stundām līdz septiņdesmit minūtēm. Vēl svarīgāk, sākumjautājums vairs nebija "vai mēs varam tam uzticēties?", bet "ko mēs darām ar programmu B?". Šī pāreja - no datu apstiprināšanas uz lēmumu pieņemšanu - ir patiesais mērķis. Viss pārējais ir infrastruktūra.
Saskaņā ar PMI pētījums par PMO efektivitāti, organizācijas ar pilnveidotiem portfeļa ziņošanas procesiem ievērojami vairāk projektu pabeidz laikā un budžeta ietvaros. Tas nav saistīts ar pašu ziņošanu, bet slikta ziņošana aktīvi slēpj signālus, kas ļautu iejaukties savlaicīgāk.
Ar ko sākt
Ja jūsu portfeļa ziņojums rada vairāk debašu sanāksmēs nekā vadības lēmumu, visātrākā diagnostika ir uzdot jautājumu: ko izpildkomiteja faktiski nolemj, pamatojoties uz šo ziņojumu? Ja godīga atbilde ir "maz", ziņojums nepilda savu uzdevumu - neatkarīgi no tā, cik tehniski stabils ir Power BI pamataprīkojums.
Sāciet tur. Definējiet trīs lēmumus, kas koordinācijas komitejai jāpieņem katru mēnesi. Veidojiet atpakaļ. Tad uztraucieties par vizuālo noformējumu.
Ja tas jau ir pagājis un vājā vieta ir pats Power BI slānis, tad LeapLytics vizuālā bibliotēka ir vērts apskatīt - tā ir īpaši izstrādāta projektu vadības pārskatu sniegšanai, sertificēta Microsoft un pieejama izmēģināšanai. Sāciet bezmaksas izmēģinājuma versiju šeit un pārbaudiet tos, salīdzinot ar faktiskajiem portfeļa datiem.
